Retningslinjer for flersproglig kommunikation i AU Administration

Aarhus Universitet (AU) har dansk som sit første sprog og engelsk som sit andetsprog.

At have dansk som første sprog og engelsk som andetsprog betyder, at AU ledes og administreres på dansk (internt og i forhold til de danske myndigheder), men samtidig at:

  • AU er forpligtet til at kommunikere på såvel dansk som engelsk, således at medarbejdere og studerende er i stand til at fungere i organisationen uanset deres sproglige baggrund.
  • Studerende og videnskabelige medarbejdere, der ikke behersker dansk, skal have mulighed for at kommunikere med relevante dele af AU administration på engelsk.
  • Kommunikation vedrørende studerendes og medarbejderes ret og pligt skal forefindes på såvel dansk som engelsk.
  • Skriftlig, direkte kommunikation i breve/mails skal foreligge på såvel dansk som engelsk.
  • Webkommunikation med relevans for ikke-dansktalende studerende, medarbejdere eller andre interne eller eksterne interessenter skal forefindes på engelsk.

Kvalitetskrav til AU Administrations kommunikation på engelsk

Kvalitet i administrationens kommunikation på engelsk kan vurderes ud fra følgende parametre:

  • At nødvendige informationer foreligger rettidigt i forhold til modtagerens behov
  • At nødvendige informationer er let tilgængelig for modtageren
  • At det sproglige niveau er passende i forhold til mediet

Rettidighed og tilgængelighed

Princippet om let, rettidig adgang til informationer på et givent sprog skal integreres i kommunikation om strategi og drift. Det bør bl.a. tilstræbes, at hvor der er tale om to sprogversioner, offentliggøres disse samtidigt. Hvis de to sprogversioner ikke kan udkomme samtidigt, bør afsenderen:

  • Informere tydeligt (på engelsk) om, hvornår den engelsksprogede udgave udkommer
  • Informere om, hvor i organisationen, man kan henvende sig for at få hjælp

Passende sprogligt niveau

For at understøtte det daglige arbejde og prioritering af ressourcer anbefales det, at VD-områderne på grundlag af viden om målgruppe og kompetencer afklarer lokalt, hvornår en tekst skal bearbejdes af professionelle sprogspecialister og hvornår medarbejdernes egne sprogkundskaber er tilstrækkelige. 

For at støtte medarbejderne i sprogarbejdet stiller AU Kommunikation sprogteknologiske værktøjer, style guides og referenceværker til rådighed, ligesom AU’s dansk-engelsk terminologiliste udvikles og vedligeholdes.

Stavemåder

Universitetets officielle engelske tekster, herunder webtekster, udfærdiges på standard britisk engelsk, hvad angår stavemåder og tegnsætning. Det gælder også oversættelse af AU’s enheds- og stillingsbetegnelser, studierelaterede termer, HR termer osv.

De tilsvarende danske tekster udformes i henhold til Dansk Sprognævns anbefalinger og Retskrivningsordbogen.

Kompetenceudvikling

Som en del af den samlede personalepolitik vil sproglig opgradering indgå i den ordinære proces vedr. kompetenceudvikling for medarbejdere i AU Administration.

Udmøntning af principper for flersproglig kommunikation

Administrative medarbejdere på Aarhus Universitet skal som udgangspunkt kunne kommunikere med alle studerende og ansatte på dansk og engelsk, hvor det er nødvendigt eller hensigtsmæssigt i dagligdagen. Dokumenter, der mest hensigtsmæssigt er formuleret på engelsk, skal ikke pr. automatik oversættes til dansk.

Meddelelser fra ledelsen eller administrationen

Meddelelser fra ledelsen eller administrationen som enten sendes direkte eller videresendes til studerende eller medarbejdere udformes som udgangspunkt både på dansk og engelsk. Det er afsenderens (eller den ansvarlige enheds) ansvar at vurdere, om en meddelelse længere nede i informationskæden vil blive modtaget af ikke-dansktalende, og i givet fald medsende den samme information på engelsk (evt. tilpasset målgruppen).

Webkommunikation

Informationskampagner, lancering af tjenester, annoncering af tidsfrister, politikker og lignende skal som udgangspunkt også foreligge på engelsk. Webredaktører bør altid vurdere nødvendigheden af og sørge for oversættelse/versionering af websider i henhold til kvalitetskravene.

Ret og pligt

Dokumenter vedrørende studerendes eller medarbejderes ret og pligt skal foreligge på både dansk og engelsk, herunder blanketter, der skal underskrives af medarbejdere eller studerende. Med ret og pligt menes dokumenter, som beskriver rettigheder (f.eks. information om lønforhold, ferie- og adgangsforhold) og pligter knyttet til studerende og medarbejdere (f.eks. eksamenstilmelding, instrukser vedrørende arbejdsgange mv.)

Resumé

Større produkter som brochurer, procesbeskrivelser og ministerielle bekendtgørelser og cirkulærer skal ikke pr. automatik oversættes til engelsk. Afsenderen bør i stedet overveje, om der skal laves en kort version på engelsk. Den korte engelske version skal som minimum indeholde information om, hvor i administrationen man som ikke-dansktalende kan henvende sig for at få uddybende forklaring af indholdet i hoveddokumentet.

I forbindelse med oversatte juridiske dokumenter er det den danske version, der er juridisk gældende, hvilket skal angives i forbindelse med oversættelsen (In the event of any inconsistency between the Danish and English language versions of the document, the Danish version prevails).

Afholdelse af møder og arrangementer

Arrangører af ledelses- og administrative møder med deltagelse af ikke-dansktalende medarbejdere eller studerende bør overveje, om mødet skal afholdes på engelsk eller om man på anden vis kan imødekomme de ikke-dansktalende.

Redskaber og systemer

Redskaber og systemer (eksempelvis rejseafregningssystemer, økonomisystemer, selvbetjeningssystemer, fakturahåndteringsværktøjer mv.), som anvendes af forskere og studerende, skal så vidt muligt have en sprogoption.

Skiltning og skabeloner

Der bør udarbejdes en underpolitik om skiltning og skabeloner for bl.a. mailsignaturer, stillingsbetegnelser og brevpapir i relation til sprogpolitikken.

Baggrund for principperne for flersproglig kommunikation i AU Administration

Aarhus Universitets ambitioner om at være et førende internationalt orienteret universitet samt globaliseringen generelt betyder, at langt flere forskere, undervisere og studerende end tidligere er mobile, og at AU modtager langt flere udenlandske forskere, undervisere og studerende end nogensinde før.

Forsknings- og udviklingsarbejde finder sted i netværk, der går på tværs af landegrænser, og et tæt samspil med et bredt spektrum af aktører i udlandet er således blevet et grundvilkår for at få adgang til talent og opnå international kvalitet og konkurrencedygtighed i alle dele af universitetets aktiviteter.

Med denne internationalisering kommer en flerkulturel campus. Aarhus Universitet tæller p.t. 4.000 internationale bachelor- og kandidatstuderende, 30 % af alle ph.d.-studerende har en international baggrund og universitetets medarbejdere repræsenterer 79 nationaliteter.

Dette kræver en strategisk stillingtagen til, hvordan der kommunikeres på AU, og hvilke sprog der kommunikeres på. Som et element til understøttelse af dette er der udarbejdet retningslinjer for flersproglig kommunikation i administrationen på AU.