På AU foregår fakturabehandlingsprocessen fuldt elektronisk - lige fra fakturamodtagelse, bogføring og betaling til leverandør. Denne praksis betyder også, at AU ikke kan modtage papirfakturaer. Dette gælder dog kun for danske leverandører. Fakturaer fra udenlandske leverandører skal sendes til kreditorhotline@au.dk.
AU anvender systemet IndFak2 til modtagelse af fakturaer.
Der afholdes løbende rekvirentworkshops i anvendelse af IndFak2. For information om kommende kurser klik på kursuskalender under "Nyttige links og dokumenter" nedenfor.
Proceduren for omposteringer håndteres digitalt via omposteringer@au.dk, ligesom alle bilag arkiveres digitalt.
Alle decentrale økonomienheder skal indtaste omposteringer direkte i en sagsfinanskladde i Navision og efterfølgende sende færdiggjorte kladder til bogføring og arkivering i Regnskab.
For dem, der har anvisningsrettigheder, men ikke selv adgang til Navision, tilbyder Regnskab fortsat at taste kladder i Navision både for omposteringer inden for eget hovedområde og mellem hovedområder. Du finder link herunder til blanketter til brug ved omposteringer og intern handel.
Det er muligt at anvende 1-brugerprofil med prokura (1 sæt øjne) i forbindelse med bogføring af finansomposteringer for både resultatposter og balanceposter i sagsfinanskladder i Navision. Prokuragrænsen for anvendelsen af 1-brugerprofilen afgrænses til poster på beløb på kr.+/-5.000 pr. post i bogføringskladden og er gældende for alle delregnskaber.
Alle kladder med mindst én post, som overskrider prokuragrænsen er underlagt et krav om ’2 sæt øjne’, hvor én person danner kladden, og en anden foretager bogføringen.
Du kan med fordel bruge digital signatur.
Send sagsfinanskladde sammen med alle bilag til funktionspostkassen omposteringer@au.dk og alt efter, hvad du ønsker gjort, skal du skrive følgende ord i emnefeltet, som guider sagen korrekt videre i behandlingsprocessen:
OMPTAST
Omposteringer til tastning og bogføring i Regnskab (hvis du ikke har adgang til Navision)
OMPBOGFØR
Omposteringer til bogføring i Regnskab
OMPARKIV + bilagsnr.
Bilag ifm. en ompostering bogført på hovedområdet, som skal arkiveres. Hver finansjournal med tilhørende bilag sendes som 1 fil (navngivet med bilagsnummeret), men hver mail med sager til arkivering må gerne indeholde flere filer, dog max. 10 filer pr. mail.
Alle disse måder at fremsende omposteringssager på fører til digital arkivering af alle bilag.
Se en samlet oversigt over processen for omposteringer. og print en praktisk liste til opslagstavlen for de emneord, der skal bruges ved fremsendelse af bl.a. omposteringer
Hvis du vil have kvittering for betalingen, skal du sende en e-mail til: bankkvittering@au.dk
Med oplysninger:
Hvis du vil have kvittering for betalingen, skal du sende en e-mail til: bankkvittering@au.dk med RejsUd bilags nr. fra Navision.
Ved kreditkorttransaktioner forefindes ingen kvittering. Til brug for revisionen henvises til Aarhus Universitets årsrapport med revisionens påtegninger.
Bankkvitteringen skal helst bestilles inden 25 måneder fra betalingsdato og vil blive sendt til afsenders e-mail adresse.
Hvis betalingsdatoen er ældre end 25 måneder er ekspeditionstiden længere og Danske Bank tager et gebyr på 800 kr. pr. påbegyndt time for servicen.
(AU Regnskab tager forbehold for prisændringer fra Danske Banks side.)
Hvis du skal bruge en bankkvittering, fra en nu lukket bankkonto, tager Danske Bank et gebyr på 800 kr. pr. påbegyndt time.
(AU Regnskab tager forbehold for prisændringer fra Danske Banks side.)
Har du brug for en kopi af et bilag, herunder også AURUS-bilag? Så skriv til kopibilag@au.dk, og vi sender dig en kopi hurtigst muligt.
I mailen bedes du oplyse:
EAN-nr. og CVR
Ved bestilling skal EAN-nr. og CVR som minimum altid oplyses til leverandøren
Find jeres EAN-nummer på denne side
Aarhus Universitet har CVR nummeret:
31 11 91 03
"Fejl-faktura" fra leverandør
Hvis du modtager en "fejl-faktura", skal du kontakte leverandøren for en kreditnota og sende fakturaen tilbage til Fakturamanager med forklaring i kommentarfeltet.
Er det ikke din faktura?
Hvis du modtager en faktura i IndFak2 som ikke er til dig skal du returnere den til fakturamanager med en forklaring i kommentarfeltet.
Faktura på kr. 0,-
Hvis der modtages en elektronisk faktura på 0 kr. sendes den ikke i flow, men afvises i Kreditor. 0-fakturaer til AU's IT afdelinger vil blive sendt ud til orientering, disse afvises og sendes retur til Kreditor, som derefter sletter dem.
Udenlandske fakturaer
Udenlandske fakturaer modtages i papirform og skal hurtigst muligt videre til kreditorhotline@au.dk.
Når du sender mailen, bedes du i emnefeltet skrive, hvilket hovedområde og institut, henvendelsen drejer sig om – eksempelvis BSS-ECON.
Den udenlandske faktura oprettes som en manuel faktura i IndFak2 og sendes i flow på samme måde som de elektroniske fakturaer.
Kreditnotaer
Hvis du afventer en kreditnota kan du returnere fakturaen til fakturamanager med kommentar herom. Fakturamanager gemmer fakturaen og afventer kreditnotaen. Hvis faktura og kreditnota udligner hinanden afvises de begge i Kreditor. Hvis ikke sendes de i flow.
Vælger du at beholde fakturaen hos dig selv i IndFak2 kan du med fordel sætte etiketten ”afventer kreditnota”
Hvad er en bufferrekvirent
På mange institutter opereres med en ”Bufferrekvirent” som får fremsendt fakturaer som Regnskab, Kreditor ikke kan placere. Inden en faktura sendes til Bufferrekvirenten har Kreditor kontaktet leverandøren for nærmere angivelse af en kontaktperson.
Hvornår betales en faktura?
En faktura betales altid på datoen for sidste frist for betaling. Dette uanset hvornår fakturaen varemodtages eller godkendes i IndFak2. Regnskab, Kreditor laver betalinger som udgangspunkt hver dag.
Fra Disponenten (projektøkonomen/ forretningscontrolleren) har godkendt fakturaen kan der gå op til 1 uge før fakturaen bliver betalt. Dvs. Rekvirenten skal sørge for at bekræfte varemodtagelse af faktura hurtigst muligt og inden betalingsfristen.
Hvorfor er betalingsfristen overskredet?
Hvis du modtager en faktura som er ”rød” allerede ved modtagelsen kan det være fordi fakturaen er modtaget langt senere end fakturadatoen. Dette vil også gøre sig gældende, hvis en faktura ikke kommer rigtigt frem. Når Regnskab, Kreditor beder om en genfremsendelse sker det med den oprindelige fakturadato.
Hvis du ønsker at se hvornår fakturaen er kommet frem kan du åbne historikken i fakturaen, hvor det ses hvornår fakturaen er indlæst.
Send information til Kreditor via IndFak2
Hvis du har brug for at give besked til Regnskab, Kreditor i en faktura i indfak skal du ændre momskoden til 77.
Du skriver beskeden i kommentarfeltet. Det samme gør sig gældende, hvis en faktura skal deles mellem flere projekter. Husk i kommentarfeltet at notere fordelingen mellem de angivne projekter.
Vedligeholdelse af EU-projekter
Regnskab, Kreditor vedligeholder dokumentation for EU-projekter og andre projekter, hvor bevillingsgiver kræver særlig dokumentation, eksempelvis Danida og Interreg-projekter.
Har du spørgsmål til EU-projekternes dokumentation kan du kontakte eubilag@au.dk.
Spørgsmål eller kommentarer til en betaling, købsfaktura, leverandør ect.?
send en mail til kreditorhotline@au.dk.
Notér gerne i emnefeltet, hvilket hovedområde og institut, henvendelsen drejer sig om.
Spørgsmål eller kommentarer til vedligeholdelse af EU-dokumentation?
send en mail til eubilag@au.dk