Beredskab og sikkerhed ved arrangementer
Når du planlægger og afvikler events eller konferencer på Aarhus Universitet, er det vigtigt at have fokus på sikkerhed og beredskab. Formålet er at forebygge ulykker og sikre, at du som arrangør kan handle hurtigt og effektivt, hvis der opstår en akut situation.
Erfaringer fra de seneste år har vist, at uforudsete hændelser, både lokale og globale, kan påvirke planlægningen og gennemførelsen af arrangementer. Derfor arbejder AU løbende på at styrke beredskabet og skabe tydeligere rammer for, hvordan vi håndterer situationer både inden for og uden for arrangørens kontrol.
På medarbejdersiderne finder du generel information om AU’s samlede beredskab og sikkerhedsindsatser. Beredskabet skal hjælpe dig som ansat til at kunne:
- Forebygge livstruende situationer
- Håndtere akutte situationer
- Sikre den fortsatte drift efter akutte situationer
Beredskab og sikkerhed ved events og konferencer
I forbindelse med events og konferencer anbefales det, at du som arrangør overvejer sikkerheden grundigt allerede i planlægningsfasen. For nogle typer arrangementer, f.eks. større events eller konferencer med mange deltagere kan det være en god idé at udarbejde en egentlig beredskabsplan (en skabelon er under udarbejdelse og vil i løbet af foråret 2026 blive gjort tilgængelig her på siden).
Som en del af AU’s arbejde med beredskab ser vi også løbende på, hvordan vi skal forholde os til force majeure – altså situationer, som ligger uden for arrangørens kontrol, og som kan forhindre eller væsentligt ændre gennemførelsen af et arrangement. Det kan f.eks. være ekstreme vejrforhold, strømnedbrud, tekniske nedbrud, offentlige påbud eller akutte trussels- og sikkerhedssituationer. Formålet er at sikre klare retningslinjer for, hvordan sådanne hændelser håndteres i praksis.
AU’s eventteam arbejder løbende med at udvikle og rådgive om sikkerheds- og beredskabsindsatser i forbindelse med events og konferencer. Denne side opdateres derfor efter behov med ny information, værktøjer og skabeloner, som du kan bruge i din planlægning.
Fem gode råd til dig som arrangør
Nedenfor finder du fem enkle råd, der kan hjælpe dig med at styrke sikkerheden ved dit arrangement:
1. Kend dit sted
Tal med bygningens driftspersonale om flugtveje, samlingssteder og procedurer for evakuering af bygningen i tilfælde af brand, ulykke eller anden hændelse. Vær opmærksom på at følge brandreglerne ift. opstilling og placering af møbler og andet inventar. Drøft også, hvor mange personer lokalet/lokalerne er beregnet til, og orientér dig om, hvor nærmeste hjertestarter og andet sikkerhedsudstyr er placeret. Sørg også for, at de vigtigste nøglemedarbejdere eller medarrangører kender de vigtigste procedurer.
2. Udpeg ansvarlige personer
Afklar og kommuniker, hvem der er primær ansvarlig ved dit arrangement i tilfælde af en hændelse, der kræver præcise beslutninger og handling, f.eks. brand, ulykke, sygdom. Det er vigtigt, at kommandoveje og beslutningskompetencer er besluttet inden en hændelse indtræffer.
3. Tænk kommunikation og risikovurdering ind
Overvej, hvordan der hurtigt kan kommunikeres med deltagere og personale i en akut situation, og sørg for, at relevante kontaktoplysninger er let tilgængelige.
Vær samtidig opmærksom på, om arrangementets tema eller oplægsholdere kan opfattes som kontroversielle og dermed kræve særlige sikkerhedsmæssige overvejelser. Eventuelle bekymringer bør drøftes med nærmeste ledelse eller om nødvendigt med Østjyllands Politi. Hvis der er behov for yderligere afklaring, kan AU-arrangører tage kontakt til Østjyllands Politi på [email protected] for rådgivning om, hvordan situationen bedst håndteres. Det vil typisk også være relevant at orientere Anders Moestrup, beredskabskoordinator ved AU (kontaktoplysninger under 'Kontakt').
4. Find nærmeste hjertestarter og førstehjælpsudstyr
Orientér dig i, hvor nærmeste hjertestarter findes, inden arrangementet begynder. Læs mere om AU's 60 hjertestartere her. Det kan samtidig også være en god idé at medbringe en førstehjælpskasse.
5. Evaluer og lær
Efter arrangementet kan det være nyttigt at gennemgå, om der var noget i sikkerhedsarbejdet, der kan forbedres til næste gang.
Opstilling, kapacitet og brandsikkerhed
Når du booker lokaler til konferencer og lignende arrangementer på AU, er du som arrangør forpligtet til at opgive retvisende information om, hvordan lokalet skal bruges, samt hvor mange deltagere du forventer. Det er nødvendigt for at sikre, at lokalet er egnet til arrangementet – både i forhold til afvikling og sikkerhed.
I forhold til selve opstillingen i lokalet er du som arrangør ligeledes forpligtet til at følge de anvisninger, der er givet for det pågældende lokale i forhold til kapacitet, opstilling og brandregler. Ønsker du en anden opstilling end den godkendte, skal dette altid aftales med og godkendes af bygningsservicepersonalet på forhånd.
Er du i tvivl om regler eller muligheder, kan du som arrangør kontakte bygningsservicepersonalet. De kan rådgive om korrekt opstilling og gældende sikkerhedskrav og hjælpe med at sikre, at alle regler overholdes.
Samme retningslinjer gælder i øvrigt for arrangementer og events, der er initieret af studerende.
Førstehjælp i din afdeling
Som en del af et godt sikkerheds- og beredskabsarbejde anbefales det, at relevante medarbejdere har opdaterede førstehjælpskompetencer. Via HR kan du bestille førstehjælpskurser til hele afdelinger eller teams. Lær mere og tilmeld på HR’s side om førstehjælpskurser
Force Majeure
Hvis der opstår en force majeure-situation, suspenderes Aarhus Universitets forpligtelser i henhold til den indgåede aftale mellem dig som deltager og Aarhus Universitet.
Vi vil altid bestræbe os på at minimere eventuelle tab. Bemærk, at Aarhus Universitet ikke kan holdes ansvarlig for udgifter til hotel, transport eller andre eksterne omkostninger.
Force majeure dækker blandt andet, men er ikke begrænset til:
- Ekstreme vejrfænomener og naturkatastrofer
- Lovgivningsmæssige eller myndighedspålagte restriktioner
- Længerevarende strømsvigt eller nedbrud i kritisk infrastruktur
- Cyberangreb eller alvorlige sikkerhedshændelser
- Brand, eksplosion eller tekniske fejl i servermiljøer
- Arbejdskonflikter og strejker
- Nationale eller globale krisesituationer
- Epidemier samt nationale og internationale sundhedskriser
- Krig, terrorhændelser, sabotage eller tilsvarende sikkerhedstrusler
Ved indtræden af en force majeure-situation vil Aarhus Universitet informere berørte deltagere så hurtigt som muligt.
Der kan desuden gælde særlige betingelser for det enkelte arrangement. Disse vil i så fald fremgå i forbindelse med tilmelding.
Nyttige links
Her finder du links, der kan være nyttige i forbindelse med beredskab og sikkerhed ved events og konferencer:
- AU’s samlede beredskab og sikkerhedsindsatser
- Find nærmeste hjertestarter (AU har 60 hjertestartere)
- QR-kode til hjertestarter.dk
- HR’s side om førstehjælpskurser
- Konferencehåndbogen (find svar og inspiration i Konferencehåndbogen i forbindelse med planlægning af events og konferencer)
Kontakt
Kontakt ved generelle spørgsmål om beredskab og sikkerhed
Har du spørgsmål vedrørende AU’s generelle beredskab, er du velkommen til at kontakte beredskabskoordinator, Anders Kragh Moestrup, [email protected].
