Der skal være plads til udvikling

Kan vi udvikle administrationen i en tid med svære økonomiske vilkår? Det var et af de spørgsmål, som jeg diskuterede med lederne i administrationen på et fællesmøde i sidste uge.

13.05.2016 | Arnold Boon

Gennem mine første fire måneder på posten som universitetsdirektør har jeg gjort mig mange tanker om, hvordan administrationen skal udvikle sig de kommende år. Det er et vilkår, at administrationens budget gradvis bliver mindre. Det vilkår skal vi arbejde fornuftigt med, så der fortsat er plads til udvikling.

I sidste uge inviterede jeg derfor alle funktionschefer i fællesadministrationen og de administrative centre til et gå-hjem-møde for at finde fælles fodslag om de strategiske pejlemærker for administrationen de kommende år. Jeg mener, vi foruden en sund økonomi skal have særligt fokus på:

  • Digitalisering
  • Procesoptimering
  • Kompetenceløft

Vi skal styrke digitaliseringen

På mødet talte vi om nødvendigheden af at styrke universitetets digitaliseringsindsats. Digitalisering handler ikke kun om it-understøttelse, men i høj grad også om måden, vi organiserer vores arbejdsgange på. Jeg har derfor igangsat et arbejde med at udforme en fælles ramme for universitetets digitaliseringsaktiviteter. Meget tyder også på, at vi bliver nødt til at investere betydeligt mere i digitalisering, end vi gør i dag. Det er en forudsætning for, at vi kan lykkes med mange af vores øvrige projekter. Læs mere om AU’s digitaliseringsindsats

Et af de områder, vi skal stramme op på, er antallet af procedurer og systemer, vi bruger til at løse vores opgaver. Jo mere man zoomer ud på organisationen, jo mere forskelligartet syner det administrative landskab. Vi løser den samme administrative opgave på mange forskellige måder og med forskellige systemer alt efter, hvor på universitetet man befinder sig.

Ved mødet i sidste uge spurgte en af funktionscheferne mig, hvad det er for nogle indikatorer, vi skal kigge efter for at undersøge, om vi arbejder sammenhængende og helhedsorienteret. Spørgsmålet har flere svar. Et af dem ligger for mig at se netop i vores it-understøttelse. Jeg mener, det kan spænde ben for vores daglige samarbejde, hvis vi og vores systemer så at sige ikke taler samme sprog. Samtidig kræver det mange ressourcer at vedligeholde tre systemer, hvis vi reelt kan nøjes med ét. Jeg mener, vi kan bruge de ressourcer bedre på andre måder. Vi er nødt til at foretage en skarp prioritering, så vi også får råderum til at investere i eksempelvis uddannelses- it og den administrative understøttelse, vi i dag åbenlyst mangler.

Fremover skal vi derfor arbejde på, at samme opgave løses med et sæt fælles procedurer og systemer. Og når vi laver undtagelser, skal de være velbegrundede. Jeg og den øvrige ledelse i administrationen vil i den kommende tid undersøge, hvordan vi kan lære af hinanden på tværs, og hvordan vi kan forenkle vores arbejdsgange. Disse overvejelser vil indgå i arbejdet med at udforme en fælles ramme for universitetets digitaliseringsaktiviteter.

Procesoptimering bidrager til sammenhængen

Et andet centralt tema på mødet var som nævnt procesoptimering i administrationen. Det er et emne, som jeg tidligere har skrevet om, og som jeg løbende vil vende tilbage til, for vi skal blive ved med at undersøge, om vi arbejder på den måde, der skaber det bedste udbytte for universitetet.

Ved mødet nævnte en af funktionscheferne en pointe, som jeg gerne vil adressere. Nemlig, at det ikke altid er de enheder, der investerer tid og penge i procesforbedring, som kan høste den største gevinst af indsatsen. Hvordan finder man så motivationen til at gå i gang?

Her skal vi have blik for helheden. Udover at levere høj kvalitet i den administrative service skal vi medvirke til at frigøre ressourcer til universitetets faglige aktiviteter. Hvis vi kan bidrage til at forenkle institutternes arbejdsgange, skal vi derfor gøre det. Det kræver, at vi arbejder for en mere sammenhængende administrativ service på tværs – ikke bare mellem administrative enheder, men også i samarbejdet med institutterne.

De administrative kompetencer skal løftes

Når de administrative opgaver udvikler sig, skal medarbejdernes kompetencer følge med. På mødet fortalte jeg derfor, at vi skal begynde at kigge mere systematisk på, hvilke kompetencer vi forventer at få brug for om fem år. På den måde kan vi lave en målrettet indsats for udvikling af medarbejdernes kompetencer og en strategisk plan for, hvilke kompetencer vi skal lægge vægt på i vores rekruttering af nye medarbejdere. Det arbejde vil vi tage hul på til efteråret.

Set fra min stol fik vi et godt udbytte af dette første fællesmøde, og det er en aktivitet, jeg planlægger at gentage med jævne mellemrum– også med deltagelse af institutsekretariatsledere. Jeg er også i gang med en besøgsrunde til vicedirektørområder og administrative centre, hvor I som medarbejdere får mulighed for at give jeres besyv med. Har I allerede nu input til de emner, jeg her har beskrevet, og idéer til, hvordan vi kan forbedre administrationen, så send mig dem gerne – enten i en kommentar her på bloggen eller i en mail til director@au.dk.

Fællesadministration

Har du spørgsmål/kommentarer?

Send dit spørgsmål eller din kommentar til director@au.dk. Husk at tilføje i din mail, om kommentaren/spørgsmålet må offentliggøres her på siden.    

Har du spørgsmål/kommentarer? 

Jeg vil bruge bloggen til at fortælle om de tanker, jeg gør mig om udviklingen i administrationen og om de udfordringer og projekter, som administrationen har fokus på. Men jeg vil også bede om input fra jer.

Send dit spørgsmål eller din kommentar til director@au.dk. Husk at tilføje i din mail, om kommentaren/spørgsmålet må offentliggøres her på siden.  

Jeg vil bestræbe mig på at svare på henvendelser inden for et par dage.