For nogle uger siden skrev jeg, at smartere arbejdsgange skal lette administrationen. Den økonomiske situation gør, at vi skal undersøge, hvordan vi kan effektivisere os til lavere omkostninger samtidigt med, at vi bevarer eller forbedrer den administrative service. Kort sagt: Kan vi levere mere for mindre?

Mange af de ord, jeg allerede her har brugt, vil måske blive opfattet som varm luft og skabe associationer til samlebåndsarbejde meget fjernt fra de komplekse emner, vi arbejder med i administrationen. Og nu bruger jeg endnu et af den slags ord: Procesoptimering.

Aarhus Universitets administration er ikke en produktionsvirksomhed. I hvert fald består en stor del af de administrative “produkter” af usynlige processer dybt inde i medarbejdernes computere og hjerner. Men jeg tror alligevel, at mange vil kunne genkende oplevelsen af, at opgaverne i perioder hober sig op, at flaskehalse i organisationen fører til forsinkelse, og at information går tabt på opgavernes vej rundt i organisationen.

Den type udfordringer er de administrative enheder og medarbejdere allerede godt i gang med at afhjælpe. Tjek&Go er et godt eksempel, og den kommende tid giver vi det arbejde en saltvandsindsprøjtning for at skabe overblik og gennemføre forbedringer på tværs af organisationen. 

Effektivisering er dog ikke alt. Vi skal også bruge procesoptimeringen til at skabe råderum til at udvikle jeres projekter og kompetencer. Vi skal give jer gode muligheder for at bringe jeres viden og erfaringer i spil. Sådan kan vi højne kvaliteten og effektiviteten i opgaveløsningen, selvom realiteten også er, at vi gradvis over de kommende år bliver færre medarbejdere til at løfte opgaverne.

Sådan skal vi arbejde med procesoptimering

Jeg har bedt konsulenthuset Carve, der har stor erfaring med procesoptimering på universiteter, hjælpe os med at undersøge, om kan vi udnytte vores ressourcer bedre.

Carve skal ikke rulle store løsninger ud på tværs af organisationen, men i stedet lære os en systematik og metode, der gør os selv i stand til løbende at forbedre vores arbejdsgange nu og i fremtiden. Vi skal også blive bedre til at lære af hinanden. Forskellige medarbejdere kan have udviklet hver sin metode til at løse den samme opgave, og den erfaring skal vi udnytte til vores fordel, så vi i fællesskab når frem til den metode, der giver det bedste resultat.

I første omgang sætter vi fokus på projektøkonomi og uddannelsesadministration. Frem til sommer gennemfører vi pilotprojekter om studieadministration på Administrationscenter Arts, økonomiforvaltning på Administrationscenter Health og projektadministration i vicedirektørområdet AU Økonomi og Bygninger. Her vil Carve hjælpe med at analysere vores arbejdsgange fra start til slut for på den måde at gøre vores drift gennemsigtig.

Arbejdet vil tage udgangspunkt i de udfordringer, der er mest relevante for de medvirkende lokale enheder, og vi vil bruge erfaringerne fra pilotprojekterne til at fortsætte arbejdet andre steder i organisationen.

En forudsætning for, at vi får et godt udbytte af projektet, er, at medarbejdere og ledere på alle niveauer samarbejder om opgaven. Har I spørgsmål til processen, kan I tage fat i jeres nærmeste leder eller skrive direkte til mig - enten i en kommentar her på bloggen eller på director@au.dk. Jeg ser frem til at samarbejde med jer om det og dele vores erfaringer undervejs.