Aarhus Universitet er dybt afhængig af at kunne rekruttere de rigtige medarbejdere – både til VIP- og TAP-stillinger. Vi i enhedsadministrationen spiller en helt central rolle i at få det til at ske.

For at øge kvaliteten af vores rekruttering og tiltrække et bredt felt til videnskabelige stillinger har Universitetsledelsen for nyligt principvedtaget et sæt normer, der nu skal drøftes med de akademiske råd. HR og institutsekretariaterne er samtidig i gang med at tilpasse de tilhørende arbejdsgange, der skal sikre en effektiv og hurtig proces båret af kvalitet i indhold og tempo.

Vi oplever af og til at modtage et for snævert felt af ansøgere til vores stillinger. En central del af de nye normer bliver derfor at sikre, at vi søger bredt, når vi eksempelvis søger forskere. Det er for eksempel vigtigt for at få en tilstrækkelig mængde ansøgninger, at der er kønsmæssig og international bredde blandt ansøgerne. Det får institutter og administrative enheder mulighed for at påvirke gennem et struktureret og strategisk arbejde med personaleplanlægning i henhold til deres faglige strategi.

Velkommen ombord!

Et vigtigt element i rekruttering af nye medarbejdere er, at der efter ansættelsen er et forløb, der sikrer, at den nye medarbejder kommer godt i gang. Den proces kaldes for onboarding.

På eksempelvis Institut for Agroøkologi har man haft særligt fokus på at prioritere onboarding i deres rekruttering af nye medarbejdere. På instituttet har man i 2017 arbejdet systematisk med modtagelsen af nye medarbejdere, hvor vejledninger og tjeklister bliver fulgt for at sikre, at opstarten forløber så gnidningsfrit som muligt.  

Instituttet sender en mail umiddelbart efter den nye kandidat er blevet ansat, hvor vedkommendes kontaktpersonen bliver præsenteret. Derudover modtager den nye medarbejder tættere på startdato en mere uddybende information om instituttet, kommende kontaktpersoner og en liste over relevante websider, medarbejderen med fordel kan orientere sig på inden ankomst. En central del af velkomsten på Institut for Agroøkologi er tildelingen af en såkaldt ”buddy”, der har til opgave at hjælpe den nye kollega i gang med de mere uformelle og sociale tiltag, der er på arbejdspladsen.  

De umiddelbare tilbagemeldinger er, at de nye medarbejdere værdsætter informationen, og at de hurtigt bliver integreret i det team eller den sektion, de er blevet en del af.

Der findes i det hele taget mange gode lokale onboarding-processer, som alle er tilpasset de respektive afdelinger og deres kulturer. Fælles for alle er, at man kan se, at onboarding har en positiv effekt i forhold til at få nye medarbejdere godt i gang på AU.

Der er selvfølgelig også udfordringer. Onboarding kræver tidsmæssig prioritering fra både ledere og kolleger, og det kan ofte være en udfordring i en travl hverdag. Fra HR’s side forsøger man derfor at rådgive i, hvordan man mest tidseffektivt kan planlægge sit onboarding-program for nye medarbejdere.

På det AU-fælles niveau har vi de senere år også lanceret en række onboarding-tiltag. For eksempel holder vi nu to gange årligt introduktionsdage, hvor rektor byder velkommen, og hvor nye medarbejdere introduceres til universitetets struktur, kommunikation og services.

De første indtryk tæller

En del af universitetets strategiske fokus handler om, at vi vil rekruttere og fastholde de bedste medarbejdere – både på VIP- og TAP-siden. For at nå den målsætning skal vi også blive verdensmestre i den administrative håndtering af ansættelser, så ansøgere og nye medarbejdere får et indtryk af AU, der afspejler organisationens professionalisme.  

Her spiller den enkelte HR- og institutsekretariatets-medarbejder en særlig vigtig rolle i at sikre, at ansættelses- og onboarding-proces opleves som professionel og smidig. Det er jo som bekendt de første indtryk, der tæller.

Men faktisk er de processer også noget, vi alle sammen kan bidrage til. For i rekrutteringsfasen er det måske dig, der kender den rigtige kandidat, og kan dele jobopslaget med vedkommende på fx LinkedIn.

Og når først den nye medarbejder er ansat, kan vi alle sammen bidrage til, at vedkommende bliver taget godt imod – og bliver introduceret til kulturen i afdelingen og sat ind i systemerne.  

Det håber jeg meget, at I fortsat vil hjælpe med.

·        Læs mere: Tjeklister og vejledning til introduktion af nye kolleger