Hvornår er det en god ide at udlicitere?

Aarhus Universitet skal arbejde for, at beslutninger om udlicitering altid sker med omtanke og under hensyn til, hvordan opgaver løses bedst og mest effektivt for universitetet. Derfor har vi i universitetsledelsen vedtaget en strategi for konkurrenceudsættelse af driftsopgaver.

31.10.2018 | Arnold Boon

Universitetsledelsen har i juni vedtaget en strategi for konkurrenceudsættelse af driftsopgaver. Ambitionen med den nye strategi er, at vi træffer velbegrundede beslutninger for, hvornår en driftsopgave udliciteres - og hvornår den ikke gør. 

Når vi i administrationen løser universitetets tekniske og administrative opgaver, spiller vi en vigtig rolle i forhold til at skabe de bedst mulige rammer, understøttelse og vilkår for uddannelse og forskning – universitetets kerneopgaver i forhold til det omgivende samfund. 

Det er til kerneopgaverne, vi skal prioritere så stor en del af vores økonomiske og tidsmæssige resurser som muligt. Det er en konstant udfordring i en organisation som vores, der påvirkes udefra af besparelser på forskning og uddannelse. Vi skal anvende vores midler fornuftigt. 

Vi er også forpligtet til at overholde lovgivning på området. Opgaver der udføres af en institution som AU, og som en ekstern leverandør også vil kunne udføre, skal sendes i udbud eller på anden måde markedsvurderes med passende mellemrum. 

Administrationen bidrager til denne økonomiske prioritering og lever op til lovkravene ved løbende at vurdere, om vi selv skal løfte en given driftsopgave – eller om det giver mening at overdrage opgaven til eksterne leverandører. 

Det har vi gjort inden for områder som for eksempel vagt og sikring, renovation, vask af tekstiler, revision, vinduespudsning, håndværkerydelser, forsendelse og advokatbistand. 

Med den nye strategi for konkurrenceudsættelse af driftsopgaver vil vi gerne sikre en endnu mere systematisk og strategisk tilgang til udlicitering på AU – og ikke mindst sikre, at de medarbejdere, der bliver berørt af eventuelle, fremtidige udliciteringer, bliver hørt og inddraget i processen. Det sidste ligger mig meget på sinde, så lad mig først uddybe det – inden jeg skitserer, hvorfor vi i universitetsledelsen har vedtaget strategien – og hvad de overordnede sigtelinjer i den er. 

Før en konkurrenceudsættelse af en driftsopgave vil AU lægge stor vægt på at inddrage og orientere relevante medarbejdere. Det vil ske i regi af samarbejdsudvalget, hvor medarbejdernes synspunkter inddrages i ledelsens endelige beslutning. 

I tilfælde af at udlicitering finder sted, er det universitetets forudsætning, at medarbejderne følger med opgaven til den eksterne leverandør. Medarbejderne vil i disse tilfælde blive overdraget til den eksterne leverandør med deres nuværende løn- og ansættelsesvilkår i henhold til principperne i virksomhedsoverdragelsesloven. 

I vurderingen af om en opgave skal udliciteres vil vi for eksempel kigge på, om der findes et reelt marked for opgaven med passende konkurrence, om der er tale om opgaver, hvor AU kan have svært ved at tiltrække kompetencer - og om der er erfaringer fra andre offentlige organisationer med udbud af opgaven. 

Et andet redskab, vi kan anvende for at vurdere, om en driftsopgave skal udliciteres, er et såkaldt kontrolbud, hvor vi nøje beregner de omkostninger, AU har ved fortsat at løse opgaven selv (lønudgifter, øvrig drift, afskrivning på udstyr osv.). Der vil selvfølgelig også blive medregnet et overhead, der afspejler de indirekte omkostninger til ledelse og administration. 

Udlicitering af driftsopgaver er ikke et mål i sig selv. Men det vil kunne ske, hvis vi som ledelse konkluderer, at det er den bedste beslutning for AU. 

Jeg vil som altid gerne opfordre til, at I stiller spørgsmål til strategien for konkurrenceudsættelse af driftsopgaver. I kan enten tage fat i jeres nærmeste leder eller komme med spørgsmål eller kommentarer direkte i kommentarsporet eller i en mail til mig. Det er I meget velkomne til.

Fællesadministration

Har du spørgsmål/kommentarer?

Send dit spørgsmål eller din kommentar til director@au.dk. Husk at tilføje i din mail, om kommentaren/spørgsmålet må offentliggøres her på siden.    

Har du spørgsmål/kommentarer? 

Jeg vil bruge bloggen til at fortælle om de tanker, jeg gør mig om udviklingen i administrationen og om de udfordringer og projekter, som administrationen har fokus på. Men jeg vil også bede om input fra jer.

Send dit spørgsmål eller din kommentar til director@au.dk. Husk at tilføje i din mail, om kommentaren/spørgsmålet må offentliggøres her på siden.  

Jeg vil bestræbe mig på at svare på henvendelser inden for et par dage. 

1429077 / i40