Kender du vores indkøbspolitik?
Med udgangspunkt i en konkret sag på Aarhus Universitet fra 2013, hvor de gældende udbudsregler ikke blev overholdt, skriver universitetsdirektør Arnold Boon i denne måned om vigtigheden af, at relevante medarbejdere kender AU’s indkøbspolitik.
Jeg blev for nylig interviewet af en journalist fra Jyllands-Posten (JP), som var interesseret i at høre nærmere om vores indkøbspolitik på Aarhus Universitet.
Baggrunden for journalistens interesse var, at Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte før jul kom med deres redegørelse i en sag på Aarhus Universitet fra 2013, hvor de gældende udbudsregler ikke blev overholdt. Det skete i forbindelse med indkøb af AV-udstyr til indretning af et nyt auditorium på Moesgaard Museum. Redegørelsen - som havde været to år undervejs - har JP fået aktindsigt i.
Som jeg også redegør for i interviewet med JP strammede vi op på indkøbspolitiken i 2015, efter at Rigsrevisionen havde anført det som et problemfelt, som universiteterne skulle stramme op på. Siden har vi i universitetsledelsen haft særligt fokus på løbende at få indkøbsreglerne opdateret, styrket og på at udbrede kendskabet til dem internt.
Et af kritikpunkterne i redegørelsen var for eksempel, at universitetet skulle have betalt godt 67.000 kr. i dobbeltfakturering. Det er korrekt, men fejlen er et enkeltstående tilfælde – og den blev korrigeret, så snart den blev opdaget.
Et andet eksempel er en udgift, der var blevet bogført året før den egentlige levering. Vi skal selvfølgelig så vidt muligt anvende udgifterne i samme periode, som de bogføres. Men modsat statslige institutioner, kan vi som selvejende institution videreføre budgetterne fra år til år. Det gør i sagens natur, at incitamentet for at ”brænde benzin af i december” forsvinder.
Sagen er afsluttet – men vi skal fortsat have fokus
Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte betragter i dag sagen som afsluttet - og kvitterer i deres redegørelse for den opstramning, AU har gennemført på området. De anbefaler dog, at vi fortsat har særligt fokus på området. Det er jeg helt enig i. Det er uhyre vigtigt, at vi følger reglerne og vejledningerne på området.
Først og fremmest skal alle relevante medarbejdere kende vores indkøbspolitik. Den kan findes på vores hjemmeside og giver et 2-siders overblik over vores politik for indkøbsaftaler, vores indkøbsprincipper og organiseringen på området.
Derudover er det vigtigt, at vi anvender de eksisterende indkøbsaftaler, når det er er muligt. Dem kan man læse mere om på hjemmesiden, hvor man også kan finde en guide til, hvad man gør, hvis der ikke findes en aftale. Endelig kan man på hjemmesiden også finde en kort guide til, hvordan man vurderer dit indkøb.
Jeg vil gerne understrege, at det er enormt vigtigt for Aarhus Universitet at undgå sager som den fra 2013 i fremtiden. Så har du spørgsmål til vores indkøbspolitik, så stil dem gerne i kommentarsporet – eller i en mail til indkøb (udbud@au.dk).
