Knap så meget kontrol …

Hvornår er nok nok? Eller endda fuldt ud tilstrækkeligt? I denne måneds blog vil jeg gerne sætte fokus på kontrol versus tillid - og fornuftig brug af ressourcer.

30.08.2018 | Arnold Boon

Vi skal som offentlig institution sikre os, at vi anvender vores ressourcer rigtigt, udviser sparsommelighed og ikke mindst overholder de krav og love, vi er underlagt. Det er derfor, at vi har forskellige kontrolprocedurer, når vi for eksempel modtager og betaler for en vare eller ydelse, når vi ansætter en medarbejder eller udskriver et eksamensbevis.  

Men vi skal samtidig passe på, at vi ikke kontrollerer for meget. Det skal vi, dels fordi kontrol er enormt ressourcekrævende, men også fordi vi vil have et arbejdsmiljø på Aarhus Universitet, der er præget af tillid til medarbejderne.

Det er mit indtryk, at vi i nogle tilfælde har for meget kontrol. Jeg vil derfor gerne opfordre til, at vi i administrationen kigger på, om vi har fået vedtaget lidt for mange regler, som vi så efterfølgende skal kontrollere? Mit centrale budskab er, at vi skal være bevidste om væsentligheden af vores kontrolregler.

Vi skal med andre ord løbende turde udfordre kontrolniveauet. Er det eksempelvis fornuftigt, at vi bruger lige så mange kræfter på at kontrollere en rejseafregning på 100 kr. som en rejseafregning på 10.000 kr.? Giver det mening, at en leder skal godkende et indkøb på 500 kr.? Og hvor mange par øjne skal se på en ompostering på 5.000 kr.?

Min vurdering er, at der er områder hvor vi kan kontrollere mindre – og stadig drive en professionel administration, der lever op til kravene.

Jeg tænker eksempelvis på, om vi kan forenkle den administrative håndtering af små eksterne bevillinger? Om vi kan forenkle reglerne og dokumentationskrav for intern bespisning og kontrol af kørebøger? Om vi har for mange blanketter, der skal underskrives af ledere? Om vi har for meget kontrol med eksamenssnyd? Det vil jeg gerne, at vi i den kommende tid er ekstra opmærksomme på.

Ansvaret for, at vi udvikler os hen imod et AU med knap så meget kontrol, ligger primært hos lederne, som jeg forventer kan identificere, når der er for meget kontrol i forhold til risiko. Det er ligeledes ledernes rolle at være med til at skabe et arbejdsmiljø præget af tillid til medarbejderne.

Som medarbejder bør man altid kunne gå til sin leder, hvis man har gode ideer til, hvordan der kan lempes på kontrollen med henblik på at spare ressourcer og skabe mere tillid. Det håber jeg meget, at I vil gøre.

Skriv også gerne i kommentarfeltet, hvis du har konkrete forslag til, hvordan vi rammer det helt rigtige kontrolniveau på AU.

Fællesadministration

Har du spørgsmål/kommentarer?

Send dit spørgsmål eller din kommentar til director@au.dk. Husk at tilføje i din mail, om kommentaren/spørgsmålet må offentliggøres her på siden.    

Har du spørgsmål/kommentarer? 

Jeg vil bruge bloggen til at fortælle om de tanker, jeg gør mig om udviklingen i administrationen og om de udfordringer og projekter, som administrationen har fokus på. Men jeg vil også bede om input fra jer.

Send dit spørgsmål eller din kommentar til director@au.dk. Husk at tilføje i din mail, om kommentaren/spørgsmålet må offentliggøres her på siden.  

Jeg vil bestræbe mig på at svare på henvendelser inden for et par dage. 

1429077 / i40