Vi får brug for åbenhed, tålmodighed og samarbejde

Lige nu oplever mange, at nye systemer står i kø til at se dagens lys på AU – især på det studieadministrative område. Med langsigtede forandringsprocesser foran os vil jeg derfor gerne give mine fem bud på, hvordan vi i administrationen kan bidrage til at løfte universitetet gennem en tid præget af forandringer.

27.11.2019 | Arnold Boon

Vi har netop offentliggjort, at universitetets LMS – Blackboard – skal skiftes i 2021. Lige rundt om hjørnet venter et nyt planlægningssystem for undervisning og eksamen, på det internationale område er vi i gang med at implementere MoveOn, som fremadrettet skal håndtere ind-og udrejsende studerende. Næst i rækken står Digital Eksamen og STADS – og det er kun på det studieadministrative område.

Det vil blive intenst i de kommende år – både på det tekniske og organisatoriske plan. Baggrunden for systemskifterne er lovpligtige udbud, teknologisk forældelse og en broget systempark. Jeg ser det samtidig som vores chance for at finde tidssvarende løsninger, der matcher studerende og medarbejderes behov og digitale muligheder.

I praksis kommer vi til at gå fra egenudviklede systemer til fælles standardiserede løsninger, hvor ansvaret for udvikling, opdatering og løbende vedligehold ligger hos højtspecialiserede, markedsledende leverandører – helt i tråd med AU’s digitaliseringsstrategi. Og nye systemer er ikke bare systemer – det er løsninger, der kalder på nye måder at arbejde på og nye måder at være bruger på, hvad enten man er administrativ medarbejder, underviser eller studerende. Det handler om meget mere end at sætte strøm til nye og smartere løsninger – der bliver også udviklet nye fælles rammer og retningslinjer, som får indflydelse på dagligdagen – både i fagmiljøerne og i administrationen. Ikke fra den ene dag til den anden, men over tid.

Her kommer mine fem bud på, hvordan vi bedst møder de forandringer, der præger vores arbejde i en digital brydningstid.

#1: Vi har et fælles mål om at skabe de bedste rammer for uddannelse og undervisning

Først og fremmest skal vi have universitetets fælles mål for øje. Uden formål, ingen mening! Så når vi udfordres af nye processer og tidskrævende implementeringer, skal vi være gode til at formidle det højere formål – nemlig, at vi vil skabe de bedst tænkelige rammer for uddannelse og undervisning.

Det betyder, at vi som udgangspunkt sætter den studerende i centrum for de beslutninger, vi træffer. Ser vi eksempelvis på Kopernikus og udskiftningen af STADS, ligger fokus på at give de studerende en mere sammenhængende brugerrejse og gøre det muligt for dem at handle proaktivt på deres egen situation, for eksempel i form af øget selvbetjening.

#2: Vi skaber resultaterne sammen med fagmiljøerne

Mange af de systemer, der står til udskiftning, berører fagmiljøerne direkte – både undervisere og studerende. Derfor skal de gode løsninger skabes af administrationen og fagmiljøerne i fællesskab.

Som man vil kunne se i organiseringen af de enkelte projekter, er der gjort meget ud af at sikre en bred sammensætning af repræsentanter i styregrupper og arbejdsgrupper – på tværs af VIP- og TAP-miljøer og på tværs af fakulteter. Jeg vil samtidig gerne opfordre til, at samarbejdet gødes på det uformelle plan. Vi skal hver især være gode til at gå i dialog med undervisere og studerende – tage snakken og lytte – både når det går godt, og når der er udfordringer.

#3: Åbenhed for nye måder at løse opgaver på er en fordel

Hvis der er noget, vi ved, så er det, at digitalisering løbende forandrer vores hverdag. Engang købte man en cd med 10 numre for at høre ét hit. I dag kan vi vælge præcis det nummer, vi har lyst til at høre via abonnement på en streamingtjeneste. Engang gik vi i banken og mødtes med vores bankrådgiver. I dag kan vi klare det meste fra vores tablet hjemme i stuen. På samme måde forandrer den digitale udvikling løbende måden at undervise og studere på – det ser vi allerede med øget brug af educational IT, papirløse eksamener og mere selvbetjening.

Det lyder banalt, men hvis vi er nysgerrige og åbne over for digitale forandringer og nye løsninger, er jeg overbevist om, at fordele opvejer ulemper på den lange bane. Vi behøver ikke frygte, at administrative opgaver forsvinder – men de kan ændre sig. Og nye processer etableres ikke fra den ene dag til den anden – de afprøves løbende med respekt for de erfaringer, man gør sig undervejs og med opmærksomhed på behovet for uddannelse og støtte.

#4: Tålmodighed er en dyd

Jeg er selv et utålmodigt menneske, og jeg anerkender, at nye IT-systemer og processer kan udfordre både tolerancen og forståelsen over for et systemskifte.  Det kræver tålmodighed på to planer. Både i den overgangsfase, hvor man skal lære systemet at kende og overvinde de barrierer, der er forbundet med det. Og i arbejdet med nye processer, der skal tilpasses nye systemer – et arbejde, der sjældent går i en lige linje, men sker i samarbejde og dialog med andre. Tålmodighed er den dyd, der skal forhindre frustrationer i at tage over – sammen med fokus på det fælles mål.

#5: Højt informationsniveau

At være informeret er en forudsætning for at være rustet til forandringer. Det skal være muligt at gå til sin nærmeste leder og få svar på spørgsmål. Og det skal være nemt at kunne holde sig orienteret.

På det studieadministrative område har vi etableret en kommunikationsplatform for de mange systemskifter og forandringsprocesser. Indsatsen er døbt ”Den digitale studierejse på AU” og skal bidrage til at skabe overblik. Jeg vil opfordre til, at alle interesserede orienterer sig på den nye webportal, hvor man også kan abonnere på en nyhedsmail fra ledelsen i Studiesystemer under AU Uddannelse.

De digitale forandringer på det studieadministrative område repræsenterer imidlertid kun et hjørne af AU’s samlede digitaliseringsstrategi – universitetet barsler med flere nye tiltag, blandt andet udrulning af Office 365. Alt sammen noget, der skal bidrage til, at AU også i fremtiden kan leve op til de forventninger, studerende og medarbejdere har til et moderne universitet.

Jeg håber, at mine fem bud kan inspirere på tværs af de administrative områder til at se, hvordan vi hver især og sammen bedst tilgår de løbende digitale forandringer, der er et grundvilkår i vores arbejde.

Fællesadministration

Har du spørgsmål/kommentarer?

Send dit spørgsmål eller din kommentar til director@au.dk. Husk at tilføje i din mail, om kommentaren/spørgsmålet må offentliggøres her på siden.    

Har du spørgsmål/kommentarer? 

Jeg vil bruge bloggen til at fortælle om de tanker, jeg gør mig om udviklingen i administrationen og om de udfordringer og projekter, som administrationen har fokus på. Men jeg vil også bede om input fra jer.

Send dit spørgsmål eller din kommentar til director@au.dk. Husk at tilføje i din mail, om kommentaren/spørgsmålet må offentliggøres her på siden.  

Jeg vil bestræbe mig på at svare på henvendelser inden for et par dage.