Vi må ikke glemme udviklingen …

Den daglige drift er uden tvivl vores vigtigste kerneopgave i administrationen. Det er essentielt, at den bliver udført med stor professionalisme og sikkerhed, så alting forløber som det skal i fagmiljøerne – til gavn og glæde for universitetets forskere, studerende og ikke mindst os selv i administrationen.

27.09.2018 | Arnold Boon

Men kommer vi til ensidigt kun at fokusere på driften - glemmer vi at have udviklingen af driften for øje - risikerer vi at misse et vigtigt tog, som vi så senere må løbe meget stærkt for at nå. Udvikling af driften skal ske sideløbende med, at vi løser de konkrete driftsopgaver. Ideelt set. Jeg ved godt, at det er en udfordring i hverdagen, hvor driften ofte presser sig på og fylder arbejdsdagen ud.

Så hvordan sikrer vi, at der bliver tid og ressourcer til løbende udvikling? Et for mig åbenlyst sted at starte er ved at sikre os, at det udviklingsprojekt, vi sætter i søen, er realistisk i målsætningen. Det skal måske oven i købet være begrænset til nogle få helt simple mål.

Det kan også nogle gange være en hjælp, hvis projektet er begrænset tidsmæssigt. Hvad skal vi inden for de næste tre måneder? Hvilke synlige resultater kan vi nå at skabe?

Ikke alle udviklingsprojekter behøver at være store omfattende ændringer. De kan variere i omfang, eller de kan tages over flere omgange. Udviklingsprojekter er på den måde begrænsningens kunst. Begrænsning kan også være med til at sikre succesen. Jeg har til tider set projekter, hvor målsætningen har været for bredt favnende og ikke været rammesat tidsmæssigt, og det har gjort projekterne svære at gennemføre.

Projektstyring er et oplagt nøgleord i den forbindelse – og har man ikke de fornødne kompetencer til at dette i afdelingen i forhold til et givent projekt, så er det vigtigt, at de bliver udviklet hos såvel medarbejdere som ledere.

Et andet hjælpemiddel til bedre projekter kunne også helt konkret være fælles projektrum. Med det mener jeg deciderede arbejdspladser delt af forskellige afdelinger på tværs af de administrative områder og centre. Sådanne rum giver mulighed for løbende dialog og for at arbejde intenst i perioder med konkrete projekter.

Endelig er det min opfattelse, at en vigtig del af at prioritere udvikling højere – er at vi skal turde at skære opgaver væk. Vi er gode til at finde på nye opgaver, men er vi gode nok til at skære opgaver væk? Det skal ikke være rutinen eller ”plejer”, men værdien af opgaven, som bestemmer, om den fortsat skal løses.

I den forbindelse er det som altid vigtigt med løbende dialog mellem ledelse og medarbejdere. Jeg vil gerne opfordre jer som medarbejdere til en gang imellem at give jeres opgaver et eftersyn og gøre jeres leder opmærksom på, hvis der er opgaver, der kan gøres simplere eller måske kan skæres væk. Eller hvis man har andre gode forslag til, hvordan der kan skabes bedre plads til udviklingen af de administrative services.

At man kan løse de daglige driftsopgaver tilfredsstillende, er med til at give arbejdsglæde. Det samme er udviklingsopgaver. Derfor er det ikke bare vigtigt for universitetet, at vi finder en fornuftig balance mellem drift og udvikling. Det er efter min bedste overbevisning også vigtigt for jer som medarbejdere.  

Fællesadministration

Har du spørgsmål/kommentarer?

Send dit spørgsmål eller din kommentar til director@au.dk. Husk at tilføje i din mail, om kommentaren/spørgsmålet må offentliggøres her på siden.    

Har du spørgsmål/kommentarer? 

Jeg vil bruge bloggen til at fortælle om de tanker, jeg gør mig om udviklingen i administrationen og om de udfordringer og projekter, som administrationen har fokus på. Men jeg vil også bede om input fra jer.

Send dit spørgsmål eller din kommentar til director@au.dk. Husk at tilføje i din mail, om kommentaren/spørgsmålet må offentliggøres her på siden.  

Jeg vil bestræbe mig på at svare på henvendelser inden for et par dage. 

1429077 / i40