Fælles projektmodel
Formål og mål
Formål
- Fælles metodik for digitaliseringsprojekter, der involverer AU IT.
- Værktøj og støtte til projektledere i gennemførslen af projekter.
Mål
- Fælles måde at gennemføre projekter - faseopdelt med gate-godkendelser.
- Fælles måde at beskrive projektrammerne i PID (projektinitieringsdokumentet) - grundlag for ressourceallokering og ændringshåndtering.
- Fælles måde at beskrive systemforvaltning - sikring af aftaler om drift, support og funktionel vedligehold.
- Fælles rapporteringsmetode - synlighed om sundhed og fremdrift.
- Sikring af at grundlæggende projektleverancer gennemføres.
- Fokus på opmærksomhedspunkter for projektgennemførslen på AU.
- Afstemning af forventninger til gennemførsel hos projektets interessenter.
Projektforløb for gennemførelsesfasen
Som en hjælp kan du her finde en udspecificering af gennemførelsesfasen i henholdsvis et SCRUM projektforløb og et vandfaldsprojektforløb. Det er dog ikke et krav, at du benytter SCRUM eller vandsfaldsmodellen.
Minimumleverancer
Her beskrives for hver fase, hvad formålet er, hvilke leverancer der skal gennemføres samt kommer med nogle opmærksomhedspunkter, der kan være gode at overveje i forbindelse med ledelsen af projektet.
Leverancerne skal betragtes som MINIMUMSLEVERANCER for fasen. Hvis der er nogle af de generelle leverancer beskrevet på oversigten, projektet ikke planlægger at gennemføre i den beskrevne fase, skal PFU godkende fravalget/flytningen af leverancen.
Man kan få hjælp fra AU IT når man skal i gang med at bruge modellen.
- Her kan du se kravene til minimumsleverancer (de er markeret med rød)
Hvad betyder det for projekterne?
Alle prioriterede projekter skal:
› Rapportere månedligt til PFU/LEA i fælles statusrapportskabelon.
› Arbejde med ændringshåndtering i hele projektets livscyklus.
• Er det ikke beskrevet i de godkendte projektrammer, er det en ændring.
› Tildeles ressourcer fra alle deltagende organisatoriske enheder, således at projektet kan gennemføres indenfor de godkendte projektrammer.
• Kan medføre at interne projekter i de enkelte områder må vige pladsen for prioriterede projekter igangsat af andre områder.
› Afslutningsgodkendes i PFU
• Skal ske af hensyn til:
• Metodemæssig godkendelse af afslutningen
• Sikring af at eventuelle projektevalueringenserfaringer indarbejdes i model og værktøjer
Prioriterede projekter, der besættes med en eller flere projektledere (uanset organisatorisk tilhørsforhold), skal yderligere:
› Følge den fælles projektmodel.
› Sikre PID reviewes metodemæssigt af PFU inden styregruppens forretningsmæssige godkendelse.
› Have en styregruppe.
• AU IT chefgruppen skal være repræsenteret i styregruppen.
› Udpege én overordnet ansvarlig projektleder i de projekter, der har mere end en
Retningslinjer for arkivering af projektdokumentation
Det er projektejerens ansvar, at der oprettes en projektsag i workzone, at den indeholder alle relevante dokumenter og at den beskyttes med indblik, hvis sagen indeholder følsomme dokumenter.
Ofte vil det være projektlederen, der gennemfører oprettelsen samt den praktiske journalisering efter aftale med projektejer.
Projektsagen kan med fordel oprettes, når projektet er godkendt og igangsættes, dog senest ved projektets afslutning. Projektsagen afsluttes, når projektet afsluttes. Projektsagens dokumenter kan med fordel løbende journaliseres. Det skal dog senest ske ved projektets afslutning.
Læs om retningslinjer for journalisering af projekter i Workzone
Governance af modellen
Der er etableret en række Governancefora omkring arkitektur, systemforvaltning og projektledelse. Systemchefgruppen er det forum der har ansvaret for at professionalisere projektledelsen og en af de opgaver der følger med dette er ansvaret for at vedligeholde projektmodellen og udbrede kendskabet til den.
Det betyder at ændringer til projektmodellen skal godkendes af systemchefgruppen og at ansvaret for at kommunikere disse ændringer ligger hos systemchefgruppen.
Systemchefgruppen har nedsat et projektledelsesforum som, på tværs af administrationen skal bidrage til vidensdeling, erfaringsudveksling og udbredelse af kendskabet til projektmodellen og de ændringer som sker til den.