Én sammenhængende administration på AU

Sådan lød overskriften på det gå-hjem-møde, jeg i onsdags holdt for de administrative ledere i administrationen og i fagmiljøerne. Målet var at styrke relationen mellem de administrative enheder, fakulteterne og institutterne.

10.06.2016 | Arnold Boon

Jeg har tidligere peget på digitalisering, procesoptimering og kompetenceløft som redskaber, vi den kommende tid vil arbejde med for at forbedre arbejdsgangene i administrationen. Men vores organisering er en af de ting, jeg ikke mener, vi skal ændre på. Jeg synes, vi har en robust organisation med en god balance mellem den nære administrative service til de faglige enheder og stordriftsfordelene ved at samle tværgående opgaver.

Selvom vores organisationsdiagram ser ud som det skal, er det et dårligt pejlemærke for, hvordan vi skal samarbejde. Vi har en naturlig tendens til at orientere os mod den enhed, vi hører til. En sammenhængende administrativ service på tværs af organisatoriske enheder kommer derfor ikke af sig selv - det er noget, vi skal lægge os i selen for at skabe. Og det begynder for mig at se med de administrative ledere i administrationen og fagmiljøerne.

Derfor holdt jeg i onsdags et fællesmøde for vicedirektører, administrationschefer, funktionschefer, chefrådgivere og sekretariatsledere - den samlede administrative ledelse på universitetet. Interessen for at mødes på tværs var stor, og jeg kunne høre, at snakken gik livligt i lokalet. Det er et godt udgangspunkt for, at vi kan blive bedre til at dele vores viden og lære af hinandens gode erfaringer.

På mødet fortalte jeg, at jeg synes, vores nuværende samarbejde i nogen grad er præget af en kunde- og leverandørlogik, hvor vi står på hver sin side af disken og kræver det, vi mener, er vores ret. Jeg vil gerne, at vi i stedet ser på vores samarbejde som et samspil med én fælles kerneopgave.

Men hvilken kerneopgave?

Det bad jeg de administrative ledere hjælpe med at svare på. Ved gå-hjem-mødet blev de sat sammen i grupper, som fik til opgave at beskrive den overordnede opgave, som alle administrative medarbejdere uanset faglighed skal arbejde ind i - kort sagt: Hvad skal vi som administration gøre for hvem, og hvorfor?

Det kom der mange interessante forslag ud af (Se alle i bunden af blogindlægget). Da vi lavede en hurtig afstemning blandt forslagene, blev vinderen denne sætning:

“Vi løser de administrative opgaver på Aarhus Universitet, så studerende og ansatte kan koncentrere sig om den faglige kerneopgave.”

Fra ord til handling

Flere af de andre forslag lagde vægt på universitetets forpligtelse til at gøre gavn for samfundet og den faglige stolthed i det administrative arbejde. Mange brugte også ord som “professionel” og “effektiv”. Og alle sætninger rummer elementer, som vi kan bruge til at stykke en fælles fortælling sammen. Nok så vigtigt skal vi sørge for, at det ikke bliver tomme ord, vi automatisk lirer af os, når nogen spørger til vores arbejde. Vi skal have knyttet mening og indhold til ordene - og vi skal omsætte dem til handling.

Jeg vil meget gerne have flere bud på, hvordan vi kan formulere vores kerneopgave som administration - hvad mener I overordnet set, vi skal gøre for hvem, og hvorfor? Giv jeres besyv med enten i en kommentar her på bloggen eller i en mail til director@au.dk.

Forslag til kernefortælling

S1: AU’s administration arbejder for at skabe optimale forudsætninger, så forskere, undervisere og studerende kan levere viden og uddannelse til samfundet

S2: AU's administration skal understøtte vores forskere undervisere og studerende, således at deres ressourcer frigøres og de får optimale rammer for at kunne opnå de bedste resultater til gavn for samfundsudviklingen.

S3: Vi skal bidrage til kerneaktiviteterne med en sammenhængende, professionel og effektiv administration, så AU kan levere uddannelse, forskning og rådgivning af højeste internationale kvalitet til gavn for samfundet

S4: Vi understøtter og bidrager professionelt til udviklingen af kerneaktiviteterne ved Aarhus Universitet, så alle ansatte og studerende oplever en sammenhængende og brugerorienteret administration

S5: Vi skal levere en professionel og samspillende service til de faglige miljøer, de studerende og ledelsen, så AU skaber værdi for samfundet.

S6: Vi skal levere professionel, effektiv, lovlig og sammenhængende administrative bidrag til drift og udvikling for VIP, studerende og eksterne samarbejdspartnere for at understøtte universitetets kerneopgaver til gavn for samfundet.

S7: Administrationen skal via en engageret, helheds- og løsningsorienteret og effektiv indsats, udvikle den administrative service til medarbejdere og studerende og bidrage til kvalitet i kerneaktiviteterne til gavn for universitetet og samfundet

S8: Administrationen skal med en professionel og sammenhængende indsats understøtte, at Aarhus Universitet skaber og deler viden til gavn for samfundet.

S9: Vi løser de administrative opgaver på Aarhus Universitet, så studerende og ansatte kan koncentrere sig om den faglige kerneopgave. 

Fællesadministration

Har du spørgsmål/kommentarer?

Send dit spørgsmål eller din kommentar til director@au.dk. Husk at tilføje i din mail, om kommentaren/spørgsmålet må offentliggøres her på siden.    

Har du spørgsmål/kommentarer? 

Jeg vil bruge bloggen til at fortælle om de tanker, jeg gør mig om udviklingen i administrationen og om de udfordringer og projekter, som administrationen har fokus på. Men jeg vil også bede om input fra jer.

Send dit spørgsmål eller din kommentar til director@au.dk. Husk at tilføje i din mail, om kommentaren/spørgsmålet må offentliggøres her på siden.  

Jeg vil bestræbe mig på at svare på henvendelser inden for et par dage.