Nu ruller digitaliseringssatsningen i enhedsadministrationen

Vi har i enhedsadministration sat gang i et par spændende, konkrete udmøntninger af AU’s digitaliseringssatsning. Disse to projekter vil jeg gerne fortælle lidt om i denne måneds blog – ligesom jeg gerne vil minde om et par af mine hovedbudskaber i forhold til satsningen og hvordan den påvirker jer som medarbejdere.

24.05.2019 | Arnold Boon

Det ene af projekterne er udrulningen af Office 365 på Aarhus Universitet. Ganske kort forklaret er det en cloud-løsning, der kommer til at erstatte vores nuværende Office-pakke og som blandt andet kommer til at bidrage med et godt fildelingsmodul. Det er noget, jeg flere gange har hørt både forskere og teknisk/administrative medarbejdere efterspørge, så det er jeg glad for, at vi snart kan tilbyde.

Det andet projekt er, at vi har sat gang i processen frem mod at finde en afløser til ph.d.-planner-systemet. Vi har i mange år haft god gavn af det nuværende system i forhold til at løse mange af de administrative opgaver på phd-området, men da leverandøren ikke ønsker at videreudvikle på systemet, er vi nu nødt til at finde en anden løsning. 

Jeg ser frem til, at vi får taget hul på arbejdet med at finde en ny og bedre løsning. Dette projekt er en del af et større arbejde med at forny IT-systemerne omkring vores uddannelser – et stort projekt, der også rækker ud over AU og ind på de andre universiteter i Danmark.

Det er først og fremmest vigtigt, når vi udruller sådanne store projekter, at vi tager os den fornødne tid til det. Med det mener jeg, at de afdelinger – herunder vores IT-supportcentre – der løfter en særlig stor del af opgaven, skal hjælpes med ekstra hænder, så der for nogle medarbejdere bliver skabt plads til, at de kan arbejde 100% på udviklingen – og altså fritages for den daglige drift. Det vil vi afsætte ekstra midler til at kunne gøre.

Et andet vigtigt område at berøre i forhold til digitalisering, er den usikkerhed det kan skabe hos jer som medarbejdere. Når vi fra ledelsens side taler om digitaliseringsprojekter, er der nok mange, der automatisk tænker, at det betyder organisatoriske omvæltninger og bortfald af arbejdsopgaver.

Sådan ser jeg ikke kun digitalisering. Digitalisering handler for mig om, at vi som organisation kommer til at arbejde på andre måder og skal løfte nye og andre opgaver. Derfor skal vi afsætte ressourcer til, at I som medarbejdere kan udvikle jeres kompetencer – og ikke mindst tilegne jer nye, som matcher den nye virkelighed digitaliseringen har med.

De forandringer digitaliseringen medfører vil vi fra ledelsen side være transparente omkring. Derfor vil jeg også gerne opfordre jer som medarbejdere til at spørge ind, hvis der er ting i undrer jer over. Og så vil jeg som altid også gerne opfordre til løbende at tage dialogen om, hvordan I som medarbejdere, kan udvikle jeres kompetence.

Sidst men ikke mindst, vil jeg også, som jeg gjort før, pointere, at digitalisering ikke kun handler om implementering af nye systemer. Tværtimod. Det handler i højere grad om, at vi ændrer vores arbejdsprocesser og vores mindsets – tænker digitalisering ind i de arbejdsopgaver vi har og tænker på, hvordan vi bedst muligt skaber værdi for vores studerende og forskere. Hvis ikke vi gør det, så misser vi alt for mange af fordelene ved digitalisering.

Har du kommentarer eller spørgsmål til ovenstående, så hører jeg som altid gerne fra dig – du kan skrive dine kommentarer til denne email.  

 

Kommentarer på bloggen:

Spørgsmål fra Anders Bruun Uhrenholt Christensen, 3. juni 2019:

Først vil jeg sige at det er rigtigt fint at der afsættes ekstra midler til at implementere vores nye løsninger. Jeg har altid oplevet at vores it-support har været dygtige og villige til at hjælpe hurtigt, og det håber jeg vi fortsat kan regne med. Personligt er jeg mest interesseret i den sidste del, hvor der står at digitalisering også handler om at ændre vores arbejdsprocesser. Da jeg for snart fem år siden fik opgaven med at ansætte og aflønne mentorer for RSC, tog en ”ansættelse” i gennemsnit 20 minutter, men efter en målrettet indsats med udvikling af Excel- og brevfletningsløsninger, og ibrugtagelse af e-boks, kom den tid ned på 5 minutter. Nu tager det dog mellem 10-15 minutter pga. nye systemer der er mindre brugervenlige end de gamle, nye interne regler, nye lover (GDPR), og et stadig langsommere netværk. Så min første opfordring er at vi husker at stille krav til de løsninger der kommer, og de løsninger vi har, så de ikke sænker vores arbejde unødigt. Særligt er det et problem at flere og flere løsninger bliver browserbaseret, hvor genvejstaster og tabulatorstier traditionelt har haft et svært. Det er altså helt lavpraktisk hvor jeg kan se de største gevinster kan hentes, men det kræver at vi slutbrugere kommer i dialog med dem der udvikler og vedligeholder løsningerne. Sekundært skal vi arbejde med at sikre en stabil og hurtig it-infrastruktur, samtidig med at vi overvejer hvilke konsekvenser det kan have andre steder, når vi ændre vores interne regler. Tak for muligheden for at fremsætte mit eget synspunkt. Jeg uddyber gerne, hvis det skulle have interesse.

Svar til Anders Bruun Uhrenholt Christensen fra Arnold Boon, 4. juni 2019:

Kære Anders, Tusind tak fordi du deler dine synspunkter med mig og dine kollegaer. Jeg er helt enig i, at vi altid skal stille store krav til vores nye systemer - og at der altid løbende bør være dialog mellem udviklere og brugere. Dog skal det siges – som du også selv er inde på – at nye krav såsom jo af og til opstår, og det kræver nogle gange nye systemer og processer, som kan afstedkomme længere processer – især i starten. Jeg er ligeledes enig i vigtigheden af, at vi også skal overveje konsekvenserne, når vi laver ændringer af enhver slags – her har vi som ledelse et særdeles vigtigt ansvar. Tak igen for dine synspunkter.

Venlig hilsen,

Arnold

Fællesadministration

Har du spørgsmål/kommentarer?

Send dit spørgsmål eller din kommentar til director@au.dk. Husk at tilføje i din mail, om kommentaren/spørgsmålet må offentliggøres her på siden.    

Har du spørgsmål/kommentarer? 

Jeg vil bruge bloggen til at fortælle om de tanker, jeg gør mig om udviklingen i administrationen og om de udfordringer og projekter, som administrationen har fokus på. Men jeg vil også bede om input fra jer.

Send dit spørgsmål eller din kommentar til director@au.dk. Husk at tilføje i din mail, om kommentaren/spørgsmålet må offentliggøres her på siden.  

Jeg vil bestræbe mig på at svare på henvendelser inden for et par dage.