Arbejdspladskultur ved Nat-Tech Bygningsservice på Aarhus Universitet

Baggrund

I en organisation som Nat-Tech Byg med ca. 180 medarbejdere fordelt på mange lokaliteter og enheder kan det være vanskeligt at opretholde en fælles forståelse af organisationen, rollerne og opgaveløsningen.

Nat-Tech Byg skal have en sammenhængende ledelse, som understøtter medarbejderne og opgaverne. Det er essentielt for virksomhedens evner og succes, at medarbejdernes ideer og viden inddrages i dagligdagen.

For vores trivsel er gode relationer til kollegaer altafgørende og organisationen skal give lige rammer til alle ansatte.

Uformelle fora og ledere kan medvirke til at skabe usikkerhed og svække indsatsen over for fakulteter og faglige enheder. Uformelle fora og ledere, rygter og uklar kommunikation skaber utryghed og dårlig trivsel for medarbejderne. En høj trivsel, hvor medarbejderne inddrages og føler sig anerkendt i hverdagen, er væsentlig for arbejdspladsen og afgørende for universitetet.

Nat-Tech Byg har arbejdet med at forbedre organisationsforståelsen i ledergruppen og skabe en større klarhed omkring lederrollen, herunder vigtigheden af en sammenhængende ledelse. Ligeledes har organisationen arbejdet intensivt med en indsats overfor en nedladende omgangstone og utrygge arbejdsvilkår.

Nat-Tech Byg har et ønske om at være en inkluderende arbejdsplads med gode samarbejdsrelationer på tværs af enheder og geografi. Der er et klart ønske om at etablere en arbejdspladskultur, som understøtter den gode anerkendende arbejdsplads. Uden en tydelig og nedskrevet arbejdspladskultur, som udbredes i organisationen, vil det være vanskeligt at opnå de ønskede mål.

I forbindelse med etableringen af Nat og Tech fakulteterne i 2019 valgte den tidligere organisation (STBYG) at harmonisere organisationen, tilsvarende med henblik på at understøtte de to nye fakulteter bedst muligt og samtidig sikre en modernisering af organisations- og ledelsesstrukturen. Ligeledes blev navnet ændret til Nat-Tech Bygningsservice (Nat-Tech Byg).

Arbejdspladskulturen er udarbejdet for at sikre, at alle nuværende og kommende medarbejdere ved Nat-Tech Byg har en mulighed for at få kendskab til Nat-Tech Bygs fælles arbejdspladskultur, herunder et kendskab til organisations- og ledelsesstrukturen, værdigrundlag, rollefordelingen og til Nat-Tech Bygs praksisarkitektur. Folderen skal være med til at sikre udbredelsen og fastholdelsen af en fælles arbejdspladskultur.

Arbejdspladskulturen er udgivet i 2023 af Nat-Tech Bygningsservices ledelse i samarbejde med arbejdsmiljøgrupperne i Nat-Tech Byg og diverse fora i organisationen. Kulturhæftet er revideret i 2025.

Organisationsstruktur

De to fakulteter Natural Sciences og Technical Sciences råder over ca. 330.000 brutto etage kvadratmeter. Nat-Tech Byg har ca. 180 medarbejdere til at vedligeholde, udvikle, og servicere bygningsmassen ved Nat-Tech samt udføre forskellige facility management opgaver for enhederne. Nat-Tech Byg er præget af mange faste driftsopgaver kombineret med mange relativt store projektorienterede opgaver. Organisation og ledelsesstruktur er derfor opbygget som en kombination af linjeledelse og matrix organisation.

Nat-Tech Byg er organisatorisk opdelt i en Administrativ enhed, en Byg og Teknik enhed og seks driftsområder. Driftsområderne er underopdelt i en driftsenhed, en rengøringsenhed og eventuelt i en kantine enhed (Figur 1). Den Administrative enhed og Byg og Teknik enheden er støtteenheder for driftsområderne og ledelsen. Alle enheder har tilknyttet en daglig leder, som skal sikre en sammenhængende ledelse på tværs af Nat-Tech Byg, samarbejde med de øvrige enheder ved Nat-Tech Byg, sparring med medarbejderne og fordele ressourcer i overensstemmelse med organisationens ydelser, beslutninger og de faglige enheders behov.

De seks driftsområder er følgende:

Nat-Tech Byg AU Viborg. Enheden dækker Tech aktiviteter i Viborg (Foulum) og i Sønderjylland.
Nat-Tech Byg Sjælland dækker Tech aktiviteter i AU Roskilde (Risø) og i AU Flakkebjerg.
Nat-Tech Byg Aarhus syd dækker Tech aktiviteter på Navitas.
Nat-Tech Byg Aarhus nord er driftsorganisation på Katrinebjerg og dækker Nat, Tech, Arts og Fælles Administrationens aktiviteter på Katrinebjerg, Lystrup, Ole Rømer og i Skejby.
Nat-Tech Byg Aarhus vest dækker Nat og Tech aktiviteter på Gustav Wieds Vej, Langelandsgade, Ny Munkegade og i Ølsted.
Nat-Tech Byg Aarhus øst dækker Nat og Tech aktiviteter i Universitetsbyen, i Universitetsparken langs Ole Worms Allé, Wilhelms Meyers Allé og C.F. Møllers Allé, i Vennelystparken, i Botanisk Have og i Rønbjerg.

Enhedernes arbejdsopgaver

Nat-Tech Bygs administration tager sig af administrative opgaver i organisationen og assisterer bygningschefen i den daglige ledelse af organisationen. Administrationen er geografisk opdelt og har personale i AU Viborg, Aarhus og AU Roskilde. Enheden håndterer opgaver vedrørende rekruttering, personalejura, personalesamtaler, fraværshåndtering, tidsregistrering, adgangskontrol, fakturering, hjemmesider, journalisering, indkøb, kontrakter, rengøringsplaner, fredagsbarer og udfører mindre projekter for Nat-Tech Byg. Derudover håndterer enheden møde- og kalenderstyring for Bygningschefen og fungerer som personlig assistent. Administrationen udfører mange opgaver i tæt kontakt med det øvrige Administrationscenter og Aarhus Universitets fællesadministration. En række opgaver skal igennem den administrative enhed, f.eks. adgangskort til gæster og midlertidige kort, personalesager, underskrivelse af kontrakter og aftaler, som skal underskrives af Bygningschefen og arkiveres korrekt ved AU.

Byg og Teknik enheden er ansvarlig for at udføre planlagte vedligeholdelsesopgaver og renoveringer af bygningsmassen og skal i samarbejde med de faglige enheder tage sig af nybyggeri og større ombygninger. Ligeledes varetager enheden styring og optimering af de tekniske anlæg i tæt samarbejde med lokale medarbejdere i driftsområderne. Af tekniske anlæg kan specielt nævnes drift af kølering og samarbejdet med fællesskabet omkring de større infrastrukturer og serverfaciliteter. Alle vedligeholdelsesopgaver skal udføres af Byg og Teknik enheden, dog kan mindre vedligehold, som udføres i forbindelse med driftsopgaver (defekte motorer, defekt udstyr eller mindre installationer etc.) afholdes uden at Byg og Teknik er inddraget.

Driftsområderne er ansvarlige for den daglige drift og rengøring af bygningerne, ligesom de udfører alle facility management opgaver for de faglige enheder, herunder kantinedrift og serviceopgaver. Driftsområderne arbejder tæt sammen med administrationen om en lang række personalemæssige og faglige opgaver. Driftsområderne varetager ligeledes opgaver for Byg og Teknik enheden og har den daglige kontakt og koordinering af bygge- og renoveringsopgaver overfor brugerne. Ligeledes kan de i samarbejde med Byg og Teknik have opgaver med at koordinere eksterne håndværkere i mindre byggesager. Driftsopgaverne er for den største dels vedkommende beskrevet i Nat-Tech Bygs ydelseskatalog. Rengøringens arbejde udføres som systemrengøring og rengøringsopgaverne er beskrevet i rumprofiler. Ydelserne er ikke 100 % ens på alle lokaliteter, men er tilpasset de lokale fagligheder og enhedernes behov. Ændringer i ydelseskataloget kan altid forhandles med Nat-Tech Byg, blot skal omkostningerne holdes i ro. Alternativt aftales en ændring i bevillingen til enheden via Dekanen, eller der sker intern fakturering mellem institut og Nat-Tech Byg.

Driftsområderne har kontakten med brugerne i fagmiljøerne og er således vores fornemste ansigt udadtil.

Organisationsdiagram

Nat-Tech Byg organisationen ledes af en Bygningschef, som via lokale ledere har direkte ledelse af administrationsenheden. Under Bygningschefen er der en driftschef, som har ledelse af Driftsenheden.

Driftschefen er den øverste leder af driftsområderne og leder driften igennem seks driftsinspektører, to teamledere i rengøringen og en rengøringsleder. Driftschefen har ligeledes ansvaret for tre tværgående bånd (se figur 1), hvor driften skal sikre fællesopgaverne og sikre en fælles udvikling og ressourceudnyttelse. De tre bånd udgøres af et rengøringsbånd, et driftsbånd og et facility management (FM) bånd (øvrige FM opgaver). Øvrige FM opgaver dækker f.eks. over opgaver vedrørende gasdepoter, bilparker, opgaver for institutterne etc. De tykke pile mellem de orange ovaler og driftsområderne, enhederne (blå) og de tværgående bånd (grønne) symboliserer enhedernes muligheder for at dele hinandens ressourcer. Teamlederne, driftschefen og de tværgående bånd kan trække på ressourcer i Byg og Teknik, i administrationen og hos hinanden uden, at det nødvendigvis skal igennem ledelseslagene.

Ledelsesstrukturen i Nat-Tech Byg er således opbygget som en matrixorganisation. Med en matrixorganisation deler virksomheden ressourcerne og lederskabet er højere hos alle medarbejdere. Der arbejdes mere på tværs, f.eks. kan en leder fra ét område få medarbejdere fra et andet område over på sit projekt, hvis det er det, Nat-Tech Byg og brugerne får mest ud af.

Figur 1. Organisationsdiagram for Nat-Tech Byg

Figuren viser organisationsdiagrammet for Nat-Tech Byg. Organisationen er opdelt i en Byg og Teknik-afdeling, en Administrationsafdeling og seks driftsområder:

Nat-Tech Byg Aarhus øst med en drifts- og en rengøringsenhed. Rengøringsenheden er opdelt i to afdelinger, der hver koordineres af en tilsynsassistent.

Nat-Tech Byg Aarhus vest med en drifts- og rengøringsenhed. Rengøringsenheden er opdelt i tre afdelinger, der hver koordineres af en tilsynsassistent.

Nat-Tech Byg Aarhus nord med en drifts- og rengøringsafdeling.

Nat-Tech Byg Aarhus syd med en driftsenhed og en rengøringsenhed, der koordineres af en tilsynsassistent. Kantineenheden styres af administrationsafdelingen.

Nat-Tech Byg AU Viborg med en driftsenhed og en rengøringsenhed. Kantineenheden styres af administrationsafdelingen.

Nat-Tech Byg Sjælland med en rengøringsenhed og en driftsenhed.

Byg og Teknik-afdelingen og Administrationsafdelingen er serviceorganisationer for driftsområderne og kan i projekter trække på ressourcer i driftsområderne. Der er tre tværgående bånd, som koordinerer forskellige opgaver for organisationen. Driftschefen koordinerer de tre bånd.

Ledelsesstruktur

Nat-Tech Byg ledes af en Bygningschef. Bygningschefen refererer til Administrationschefen ved Nat-Tech Administrationscenter. Bygningschefen repræsenterer Bygningsservice i fællesadministrationen via medlemskab af ledergruppen for bygninger (LGB) og Masterplangruppen. Ligeledes repræsenterer Bygningschefen Nat-Tech Byg i ledelsen af Administrationscenteret.

Bygningschefen leder igennem tre lokale daglige ledere: Byg og Teknik enheden, Administrationsenheden og driftsenheden. Driftsenhederne ledes af Driftschefen (Figur 1, Organisationsdiagram).

Ledelsesopgaverne i driftsområderne er opdelt i forhold til deres størrelse og i forhold til faglighederne. De lokale teamledere i rengøringen, rengøringsledere, kantineledere og driftsinspektører er ligestillet og har hver især ansvaret for en del af organisationen, herunder den daglige ledelse af et antal medarbejdere, men de har lidt forskellige faglige opgaver. Således har driftsområderne følgende lokale ledelser:

Nat-Tech Byg AU Viborg. Til enheden er knyttet en driftsinspektør til driften og en teamleder til rengøringen. Kantinen i AU Viborg har en fællesledelse bestående af to medarbejdere.
Nat-Tech Byg Sjælland. Til enheden er knyttet en driftsinspektør.
Nat-Tech Byg Aarhus syd. Til enheden er knyttet en driftsinspektør til driften, en rengøringsleder og en kantineleder tilknyttet administrationsafdelingen.
Nat-Tech Byg Aarhus nord. Til enheden er knyttet en driftsinspektør og en rengøringsleder.
Nat-Tech Byg Aarhus øst. Til enheden er knyttet en driftsinspektør og en rengøringsleder.
Nat-Tech Byg Aarhus vest. Til enheden er knyttet en driftsinspektør og en rengøringsleder.

Ledelsen anvender følgende fora i den strategiske ledelse af i Nat-Tech Byg:

Strategisk ledelsesforum med deltagelse af bygningschef, driftschef og samtlige team- og fagledere.
Bygningsdriftsforum med deltagelse af bygningschef, driftschef, administrativ leder, leder af Byg og Teknik, fagledere, rengøringsledere, teamleder i rengøringen og driftsinspektører.
Rengøringsforum med deltagelse af driftschef, rengøringsledere og teamleder i rengøringen.
Driftsforum med deltagelse af driftschef og driftsinspektører.

Arbejdstidsfordeling for personaleledere

Alt efter lederens placering i organisationen, vil de skulle anvende forskellig tid på opgaver såsom sparring/rådgivning med medarbejdere, administrative og driftsopgaver, ledelse samt dannelse af det organisatoriske overblik (Figur 3).

Sparring. Gensidig sparring mellem leder og medarbejderne er med til at sikre læring, refleksion og en bedre begrundet praksis. Sparring giver lederen og medarbejderen et værdifuldt indblik i, hvordan de organisatoriske rammer og strategier understøtter dialogen med brugerne. Sparring kan anses som situationsbestemt ledelse, men med valget af gensidig sparring som begreb frem for ledelse, gør vi opmærksom på, at det er vigtigt at inddrage medarbejdernes erfaring og viden i beslutningsprocesserne omkring opgaveløsningen og dermed sikre, at medarbejdernes ideer og viden inddrages. Fagledere vil ofte udover sparring skulle rådgive organisationen indenfor det fagspecifikke område.
Administrative og driftsopgaver. Alle ledere har administrative og driftsopgaver, som de skal udføre for, at organisationen kan agere korrekt i forhold til medarbejdere og fagmiljøerne. De administrative opgaver fylder kun i mindre grad hverdagen for lederne, men de er en vigtig del for at sikre en god opgaveafvikling og er derfor højt prioriteret i opgaveporteføljen for en leder. Et godt samarbejde med administrationen er central for lederne og uden en god koordinering med Nat-Techs Bygs administration, vil medarbejderne ofte blive svigtet, hvilket kan danne grobund for uklarheder og berettiget utilfredshed.
Ledelse. Lederne har en ledelsesopgave i at sikre, at Nat-Tech Bygs visioner og værdier kommer til udtryk igennem enhedens handlinger og kommunikation. Lederne skal aktivt bidrage til, at de lokale enheder bliver hørt i det strategiske arbejde og sikre, at beslutninger udføres i de lokale enheder. En god ledelse er sammen med medarbejdere kernen i enhver virksomhed.
Organisatorisk overblik. Ledere skal have det organisatoriske overblik og løbende følge udviklingen i de faglige enheder og i enhedsadministrationen med henblik på at kunne prioritere optimalt i forhold til opgaver og ressourcer. Aarhus Universitet er en meget dynamisk arbejdsplads med videnstunge og meget fleksible arbejdsgange. Lederen skal bidrage til Nat-Tech Bygs løbende udvikling og tilpasse sig behovene. Lederne skal have overblik over organisationen, se nye muligheder og systematisk arbejde på at udvikle organisationen, bygningsmassen og medarbejderne. Ved løbende at udvikle os, kan vi sikre AU de bedste rammer for forskning, uddannelse og innovation.

Figur 3. Arbejdstidsfordeling for personaleledere

Den procentvise fordeling af arbejdstiden for personaleledere på henholdsvis sparring, administrative/drifts opgaver, ledelse og organisatorisk overblik. Kantineleder, teamleder i rengøringen og driftsledere, er benævnt teamlederne. Administrationslederen, projektchefen, driftschefen og bygningschefen har også en teamleder funktion, men arbejdstidsfordeling er afvigende fra de andre teamleder og er derfor vist separat.

Roller i organisationen

Nat-Tech Byg skal sikre, at ideer og kreativitet kan udfolde sig i organisationen og alle ansatte har en ligeværdig mulighed for at deltage i udviklingen af Nat-Tech Byg. Vi skal alle lytte og være opmærksomme på input til forbedringer af eksempelvis operationelle processer og services. Alle input, uanset hvor de kommer fra, er lige værdsat og kan være afgørende for, at organisationen får succes. Vi kommer i mål med vores vision, hvis alle medarbejdere udviser tillid og respekt for kollegaer og samarbejdspartnere. Vi har et fællesansvar for Nat-Tech Bygs kerneopgaver og resultater.

Nat-Tech Byg vil være en mangfoldig og rummelig arbejdsplads, hvor alle ansatte – uanset køn, alder, nationalitet, religion, seksuel orientering eller handicap – har lige rettigheder og muligheder i deres arbejde og karriereforløb. Vi ser medarbejder-mangfoldighed som en ressource og ønsker en arbejdspladskultur, hvor alle ansatte kan udfolde og udvikle sig i deres arbejdsliv.

De forskellige roller i organisationen skal være synlige og kendte, herunder skal vi sikre åbenhed omkring vores egen rolle. Alle medarbejdere i Nat-Tech Byg har en arbejdsopgavebeskrivelse (AOB) (funktions-beskrivelse) for egne opgaver. Arbejdsopgavebeskrivelsen er med til at afklare rollefordelingen i organisationen, herunder hvilken beslutningskompetence den enkelte medarbejder har. Nat-Tech Byg ønsker, at lederne evner en stor grad af strategisk ledelse og bør kunne tage væsentlige beslutninger i organisationens interesse.

Medarbejderne ved Nat-Tech Byg har i meget høj grad selvledelse inden for rammerne af Nat-Tech Bygs strategi og krav til kvalitet og egenkontrol. Medarbejderne kan sparre med den lokale ledelse og kollegaer og udfører selvstændigt deres opgaver og tilrettelægger afviklingen af opgaverne. Selvledelse gør det muligt for medarbejderne at prioritere opgaver i forhold til deres vigtighed for brugerne og Aarhus Universitet. F.eks. kan en rengøringsassistent vurdere at bruge ekstra tid i et beskidt lokale, selvom det betyder, at vedkommende har mindre tid til rådighed andre steder, eller flytter sine ydelser for at sikre brugernes behov på et aktuelt tidspunkt. Kort sagt er medarbejderne fleksible og klar på at ændre i opgaverækkefølgen eller tage en opgave, hvis noget uforudset dukker op.

Der er nogle overordnede rollebeskrivelser for de forskellige funktioner og roller i enheden, som det er vigtigt at have fokus på. Nat-Tech Byg følger delegeringsbestemmelserne på AU, og lederfunktionerne er derfor inddelt i niveauer.

Bygningschef

Bygningschefen (ledelsesniveau 4) er den øverste ansvarlige leder af Nat-Tech Byg og skaber resultater gennem Nat-Tech Bygningsservice for at sikre gode rammer og godt arbejdsmiljø for medarbejdere og studerende på fakulteterne Nat og Tech. Bygningschefen repræsenterer Nat-Tech Byg udadtil, herunder overfor Administrationschefen, fakulteterne og overfor fællesadministrationen, herunder specielt AU-Bygninger. Bygningschefen deltager blandt andet i ledelsen af Nat-Tech Administrationscenter og deltager i udviklingen og planlægningen af Aarhus Universitets bygningsmasse med specielt fokus på udvikling og tilpasning af bygningsmassen ved Nat-Tech. Bygningschefen er igennem administrationscenteret budgetansvarlig overfor fakulteterne.

Bygningschefen træffer de strategiske og taktiske beslutninger i organisationen i tæt samarbejde med medarbejdere, ledere, enheder og ledelsen af administrationscenteret og fakulteterne. Det er Bygningschefen der kan ansætte og afskedige medarbejdere i Nat-Tech Byg.

Nat-Tech Bygs Administrationsenhed og Byg og Teknik enheden er direkte ophængt under bygningschefen.

Administrationsleder

Administrationslederen (ledelsesniveau 5) varetager den daglige ledelse af det administrative team og kantinerne, herunder koordinering og planlægning af arbejdsopgaver og den daglige sparring om opgaverne. Administrationslederen er desuden sparringspartner for ledelsen og personlig assistent for bygningschefen (kalenderstyring, mødehåndtering, sekretærfunktion mv.) Administrationslederen skal løbende sikre optimering af de administrative processer og arbejde for et godt samarbejde i Nat-Tech Byg med det øvrige Administrationscenter, fællesadministrationen og med de faglige enheder ved Nat-Tech.

Projektchef

Projektchefen (ledelsesniveau 5) er leder af Byg og Teknik, herunder personaleleder for gruppen. Projektchefen koordinerer og planlægger arbejdsopgaver og den daglige sparring om opgaverne. I tæt samarbejde med de faglige enheder ved Nat-Tech og driftsområderne prioriteres og afklares omfanget af opgaverne, herunder udarbejdelsen af byggeprogrammer og ideoplæg, som grundlag for en egentlig projektering og etablering af det økonomisk grundlag for opgaverne. Byg og Teknik lederen har ansvar for projekterne og afrapportering sker til ledelsen i Nat-Tech Byg.

Driftschef

Driftschefen (ledelsesniveau 5) er personaleleder for de seks driftsledere, rengøringsledere og teamledere i Bygningsdriften ved Nat-Tech Byg. Driftschefen refererer til Bygningschefen. Driftschefen skal sikre, at ledelsesbeslutninger effektueres og udrulles i driftsområderne, herunder sikre den nødvendige sparring og opfølgning med ledelsesteamet i rengøringen og i driften. Driftschefens opgave er i samarbejde med driftsenhederne og Bygningschefen, at sikre den daglige drift af bygninger samt varetage facility opgaver for de faglige enheder. Driftschefen er ansvarlig for den løbende udvikling og optimering af driften via projekt og opgavestyring. Driftschefen har ansvaret for at skabe den funktionelle koordinering af lederteamet således, at der skabes fokus på en fælles arbejdspladskultur, det gode arbejdsmiljø samt på de fælles mål herunder sikre, at matrixorganisationen kan arbejde på tværs af enheder og geografi. Driftschefen har et stort ansvar for at opnå og bevare en god og inkluderende arbejdsplads, som samtidig er effektiv og blandt de bedste til drift af bygningsmassen og servicering af faglige enheder.

Driftschefen skal koordinere samarbejdet mellem driftsenhederne og de centrale organisationer. Driftschefen deltager i Byg og Tekniks projektmøder og skal sikre at samarbejdet med driftsenhederne om de enkelte projekter bliver optimal. Således er driftschefen central for bindeleddet mellem de centrale enheder og de lokale enheder og skal sikre at Nat-Tech Byg er en sammenhængende organisation.

Driftschefen deltager i udbud af artikler og ydelser sammen med AU indkøb samt implementering af disse i driften. Driftschefen vil i kraft af de tværgående bånd i organisationen få ansvar for fællesprojekter og i kraft af sin faglighed få ansvar for faglige projekter.

Teamledere

Driftsinspektør, kantineleder, rengøringsleder, teamleder i rengøringen, administrationsleder og leder af Byg og Teknik har alle en teamlederrolle og benævnes i dokumentet ofte som teamledere. Teamledernes opgave er at skabe resultater igennem deres enheder og ansatte.

Teamlederne giver tillidsvækkende sparring, motiverer og understøtter medarbejderne og går forrest i opgaveløsningen. Teamlederne udstikker tydeligt hvilke rammer, det forventes, at medarbejderen overholder. Teamlederen delegerer opgaver til medarbejderne, således at medarbejderne får optimale

betingelser for at fungere og udføre opgaverne i overensstemmelse med Nat-Tech Bygs strategi og arbejdspladskultur.

Teamlederne kommunikerer tydeligt, åbent og ærligt. De lytter opmærksomt og søger aktivt løbende dialog med ledelsen og medarbejdere. Teamlederne oversætter, skaber mening, sammenhæng og retning sammen med deres medarbejdere.

Teamlederne har alle nogle faste administrative opgaver, som de skal udføre for Nat-Tech Byg. Det drejer sig om følgende centrale opgaver:

Personaleledelse og medvirken i diverse personalemæssige opgaver.
Afholdelse af MUS og GRUS (Gruppe Udvikling Samtale).
Registrering og afrapportering af fravær til ledelsen og medarbejdere.
Planlægning og afrapportering af ferie til ledelsen og medarbejdere.
Afrapportering af tidsregistrering til ledelsen og medarbejdere.
Indkøb, herunder ansvaret for at indkøb sker i overensstemmelse med AUs indkøbsaftaler etc. Teamlederne har en rekvirent rolle i AUs fakturasystem og er ansvarlige for, at indkøbte artikler er til stede og anvendes i enhederne.

Driftsinspektører

Driftsinspektøren (ledelsesniveau 6) varetager den daglige ledelse af et Facility Management (FM) team herunder koordinering og planlægning af arbejdsopgaver og den daglige sparring om opgaverne. Driftsinspektøren har ansvaret for den daglige drift, service af bygninger og infrastruktur samt service af de faglige enheder i bygningsafsnittet. Driftsinspektøren kan om nødvendigt varetage drift af eget bygningsafsnit. Andre arbejdsopgaver er deltagelse i bygge- og renoveringsprojekter, herunder koordineringen af projekter med de faglige miljøer. Driftsinspektøren skal sikre ressourcer til koordinering og gennemførsel af projekter igangsat af Byg og Teknik enheden eller ledelsen og aktivt deltage i udviklingen og udførslen af projekter.

Driftsinspektøren kan trække på hjælp fra de øvrige dele af organisationen, f.eks. andre driftsområder, Byg og Teknik eller Administrationen.

Rengøringsleder

Rengøringslederen (ledelsesniveau 6) varetager den daglige ledelse af deres rengøringsområde (flere enheder) igennem koordinerende tilsynsassistenter. Derudover kan en rengøringsleder have centrale opgaver for Nat-Tech. En rengøringsleder har ikke egen rengøring, men kan om nødvendigt hjælpe med rengøringsopgaver i tilfælde af sygdom eller specielle situationer. I eget rengøringsområde har lederen ansvaret for indkøb af rengøringsmidler og udstyr, kvalitetskontrol af rengøringen samt udførsel af de generelle teamlederopgaver. Ligeledes skal rengøringslederen koordinere opgaverne med fagmiljøerne. Rengøringsleder deltager i udbudsopgaver indenfor rengøringsområdet, herunder indkøb af artikler.

Teamledere i rengøring

Teamledere i rengøringen (ledelsesniveau 6) varetager den daglig ledelse af et mindre rengøringsteam. Funktionen indeholder både rollen som tilsynsassistent og som rengøringsleder for et afsnit og dækker typisk en mindre geografisk enhed med under tyve ansatte. Teamleder i rengøringen udfører ikke fællesopgaver for rengøringen ved Nat-Tech Byg, men deltager på lige fod med rengøringsledere i ledelsen af Nat-Tech Byg. Teamleder i rengøringen har en vis mængde egen rengøring svarende til ca. 60% af arbejdstiden, mens den øvrige del af arbejdstiden anvendes til koordinering af rengøringsplaner i det aktuelle rengøringssystem (Data Knowhow), indkøb af rengøringsmidler og udstyr, egen kontrol af rengøringen, sparring med medarbejdere og koordinering med de faglige miljøer. Personaleledelse er i samarbejde med administrationslederen. Teamledere deltager i udbudsopgaver indenfor rengøringsområdet, herunder indkøb af artikler.

Kantineleder

Kantineledere (ledelsesniveau 6) varetager den daglige ledelse af en kantine, herunder koordinering og planlægning af arbejdsopgaver for kantinens medarbejdere. Kantinelederen har ansvaret for menu, indkøb, produktionen samt overholdelsen af egenkontrol og samarbejdet med myndigheder på området. Kantinelederen har personaleopgaver som de øvrige teamledere. Kantinelederne har ansvaret for afholdelsen af lokale kantineudvalgsmøder med de faglige enheder i området og skal sikre brugerinddragelse i menuer og leverancer.

Medarbejdere uden personaleledelse

Tilsynsassistent

Tilsynsassistenter i rengøringen udfører koordinerende opgaver for et mindre team af rengøringsassistenter, typisk mindre end 15 medarbejdere. Tilsynsassistenter har egen rengøring svarende til 80% af arbejdstiden, den øvrige tid anvendes til koordinering af opgaver, ferieplaner, planlægning af afløsning og sparring med rengøringslederen om diverse opgaver. Tilsynsassistenten fører tilsyn med rengøringskvaliteten i området og sammen med rengøringslederen sikrer de opdatering af rengøringsplanerne for afsnittet. Tilsynsassistenten er i vid udstrækning selvledende indenfor Nat-Tech Bygs politikker og krav om kvalitet og egenkontrol.

Rengøringsassistent/sanitør

Rengøringsmedarbejderen udfører serviceopgaverne i henhold til aftalte opgaver og rengøringsplaner. Rengøringsmedarbejderen har ansvar for eget område og tilrettelægger opgaveudførelsen i tæt samarbejde med brugere og leder. Rengøringsmedarbejderen kommer næsten overalt i bygningerne og rapporterer om fejl og mangler i installationer og overflader til driftsenheden i området. Det sikrer, at Nat-Tech Byg kan være på forkant med opgaveløsningen, og de har derfor en vigtig funktion for Nat-Tech Byg. Ligeledes er rengøringsmedarbejderne ved Nat-Tech Byg tættest på brugernes hverdag og fungerer i mange sammenhænge som ambassadører for Nat-Tech Byg. Rengøringsfunktionen er utrolig vigtig i vort image overfor brugerne og forsømmelser ses hurtigt. I Nat-Tech Byg er vi bevidste om områdets betydning og skal sikre den nødvendige støtte, også overfor brugerne.

Køkkenmedarbejder

Nat-Tech har i kantiner ansat forskellige fagligheder til at producere måltider til medarbejdere og studerende samt tage sig af frontbetjeningen af brugere. I de små kantiner indgår køkkenmedarbejdere ofte i et meget tæt team med kantinelederne, mens i de større kantiner har køkkenmedarbejderen mere specialiserede opgaver. Køkkener kan ofte været præget af hurtige skift og periodevist højt tempo, afløst af mere rolige perioder med produktion og rengøring. Køkkenmedarbejdere kommer tæt på brugerne og har stor vigtighed for brugernes forståelse af Nat-Tech Byg.

FM-medarbejder

FM medarbejderen udfører service og driftsopgaver i bygningerne. Opgaverne er mangeartede og dækker over opgaver relateret til drift af bygninger og infrastruktur samt opgaver, der udføres for brugere og de faglige enheder. Opgaverne fremgår af Nat-Tech Bygs ydelseskatalog og varierer mellem driftsområderne.

FM medarbejderen indgår i teams, som har et fælles ansvar for driften i et driftsområde. I flere driftsområder har FM medarbejderen ansvaret for alle driftsopgaver i et givent bygningsafsnit på ca. 10.000 netto kvadratmeter og sekundær ansvar på andre. I andre områder er det teamet, som er fælles om at løse opgaver i hele enhedens bygningsområde og arbejder med specialistroller. Mange af driftens opgaver er ikke synlige for brugerne og det er af stor vigtighed, at Nat-Tech Byg sikrer denne forståelse i fagmiljøerne, alternativt får vi typisk problemer med en ”dem og os” kultur.

Administrativ medarbejder

Medarbejderne i Administrations enhed understøtter Nat-Tech Bygs opgaver. De tager sig af ansættelser og afsked, registrering af ferie og fravær samt understøtter ledelsen og beslutningsprocesser i organisationen. Administrationen er ansvarlig for adgangskontrolsystemerne og arbejder tæt sammen med institutterne omkring oprettelse og vedligehold af diverse brugerprofiler. Administrative medarbejdere udvikler løbende deres opgaveportefølje og deltager ofte i projektorienterede opgaver i samarbejde med Bygningschefen. Administrationen har en del brugerkontakt og en fælles holdning til opgaveløsningen er central for administrationen.

Projektleder i Byg & Teknik

Medarbejderne i Byg og Teknik enheden er projektledere på alle Nat-Tech Bygs byggerier, ombygninger og renoveringer. En stor opgave for enheden er det overordnede ansvar for Nat-Tech Bygs bygningsmanagement systemer, herunder udvikling og drift af disse. Enheden yder support til de lokale driftsområder og rådgiver omkring infrastruktur og bygningsdele. Projektlederne skal typisk arbejde sammen med institutpersonale og driftsenhederne. Det kræver en god forståelse af mennesker og gode egenskaber til at aflæse behov.

Mødefora

Møder i organisationen har flere formål. De faste mødefora har, udover direkte faglige- og ledelsesmæssige opgaver til formål, at sikre en sammenhængende ledelse og en fællesforståelse for opgaver og beslutninger. Mødefora skal understøtte opgaveløsningen, sikre udfoldelsen af sammenhængende strategi og ledelse og et højt informationsniveau. Derudover skal møderne være med til at understøtte social integration, gode relationer mellem medarbejderne og give deltagerne mulighed for at blive inddraget i diverse beslutningsprocesser. Til formålet har Nat-Tech Byg flere faste mødefora med forskellige fokus og opgaver (Tabel 1). Nogle møder har karakter af driftsmøder, hvor opgaver fordeles og beslutninger udfoldes. Driftsmøder har blandt andet til opgave at koordinere og planlægge de daglige driftsopgaver, økonomistyring samt fordele de nødvendige ressourcer til opgaver. Møderne er ofte korte og kan afvikles virtuelt. Andre møder er med til at fastlægge Nat-Tech Bygs strategi og handleplaner, som typisk er afhængige af forudgående lokale diskussioner i de forskellige enheder/teams. Denne type møder er længere og kræver tid til refleksion og ideudveksling.

Ud over de faste mødefora kan der nedsættes det nødvendige antal ad hoc grupper og mødefora til at løse specifikke problemstillinger eller projekter.

Type	Opgave/formål	Kompetence	Deltagere og ansvar	Mødeantal og varighed
Strategi Ledelsesforum	Strategisk planlægning, udvikling og evaluering af Nat-Tech Bygs samlede virksomhed. Udgangspunktet for arbejdet er Administrationscenterets strategi og mål. Koordinering af Nat-Tech Bygs organisations- og personaleudvikling, udvikling af handleplaner og prioritering af økonomi og resurser. Strategien er udgangspunkt for den overordnede planlægning i alle øvrige enheder og teams i organisationen.	Beslutte	Bygningschef (ejer), Driftschef, administrationsleder, Projektchef, driftsinspektører, teamledere i rengøringen, rengøringsledere	2 pr. år, 1 dagsmøde og 2 dags seminar
Ledelsesmøde	Information og koordineringsmøde mellem driftsområder, Administration, Byg og Teknik og bygningschef	Beslutte, informere, udføre	Bygningschef (ejer) Driftschef, administrationsleder, Projektchef, driftsinspektører	4 pr. år, 4 timer
Tværgående Rengøringsforum	Rengøringsforum eller det tværgående rengøringsbånd skal udvikle og udføre fællesopgaver vedr. rengøringen. Udarbejde handleplaner og standarder samt tage tværgående initiativer. Gruppen skal løbende prioritere opgaver, uddannelse, effektiviseringer, metoder etc.	Beslutte, informere, indstille, udføre	Driftschef (ejer), Teamledere i rengøringen, Rengøringsledere	6 pr. år, 3-4 timer
Tværgående Driftsforum	Driftsforum eller det tværgående driftsbånd skal udvikle og udføre fællesopgaver, tage tværgående initiativer på området og udvikle standarder. Gruppen skal løbende prioritere opgaver, uddannelse, effektiviseringer, metoder etc. Gruppen udarbejder indstillinger og laver handleplaner på området	Beslutte, informere, indstille, udføre	Driftschef (ejer), Driftsinspektører	6 pr år, 3-4 timer
Bygningsforum	Koordinering, planlægning og udvikling af fællesopgaver mellem bygningsdriften og Byg og Teknik enheden. Gruppen sikre opsamling af ombygninger, renoveringer og ønsker i bygningsmassen, herunder eventuelle brugerønsker.	Beslutte, informere, indstille, Udføre	Bygningschef (ejer), Driftschef, Projektchef, Driftsinspektører, fagledere og medarbejdere i Byg og Teknik	4 pr. år, 3 timer
Projekteringsmøder	Møde mellem Byg og Teknik, og driftsenheder i forbindelse med opstart og afvikling af byggesager i et givent driftsområde. Møderne skal sikre at driften informeres, involveres og høres i forbindelse med renoveringsprojekter, herunder i nødvendigt omfang skal rengøringen inddrages. Sikre at projekt får den nødvendige driftsmæssige information til at sikre projektets gennemførelse.	Informere, aftale, indstille	Driftschef (ejer), driftsinspektører, fagledere og medarbejdere i Byg og Teknik og i driftsområdet. Rengøring inddrages når det er relevant.	Hver 14 dage i forbindelse med byggesager
Byggesikkerhedsmøde – byggesager	Koordinering der sikrer fremdrift og information til driften og dermed videre til institutterne		Projektleder (ejer), driftsinspektører, FM og rengøringsmedarbejdere	Ugentlig afhængig af projektets størrelse
Lederkoordinering projekter	Møde mellem Projektchef og Driftschef Sikre og koordinere information på overordnet niveau for alle projekter og snitflader		Projektchef og Driftschef (ejere)	Ugentligt – 1 time.
Projektbeskrivelsesmøder	Godkendelse og verificering af økonomi, tidsplan og omfang af projektbeskrivelser.		Koordinator (ejer), Bygningschef, Projektchef, Driftschef.	Ugentligt – 1 time.
Administrationsmøde	Koordinering og planlægning af administrative opgaver, samt fordele og sikre de nødvendige ressourcer. Optimering af administrative processer samt samarbejde med det øvrige Administrationscenter og Aarhus Universitet.	Beslutte, informere, indstille, udføre	Administrationsleder (ejer) Medarbejdere i administrationen	Ugentligt, 1 time
Koordineringsmøder	Formålet er at koordinere og sikre afviklingen af opgaverne i Nat-Tech Byg samt sikre tidsplaner og de nødvendige ressourcer.	Beslutte, informere, udføre	Bygningschef (ejer), Driftschef administrationsleder, Projektchef	Ugentlig, 1 time
Lokale teammøder	Koordinering og planlægning af de daglige driftsopgaver, økonomistyring og fordele og sikre de nødvendige ressourcer til opgaverne. Optimering af arbejdsgange og sikre et godt samarbejde med de faglige miljøer. Driften skal sikre ressourcer til koordinering og gennemførsel af projekter igangsat af Byg og Teknik enheden eller ledelsen	Beslutte, informere, rådgive	Enhedens leder (ejer), Medarbejdere i enheden, herunder evt. tilsynsassistenter.	Ugentligt, 0,5 – 1 time Månedligt for rengøring med flere afdelinger.

Relationer

Nat-Tech Byg ønsker at understøtte den gode anerkendende arbejdsplads. En god arbejdspladskultur fremmer arbejdsglæden og danner basis for, at vi kan levere en god ydelse.

En god arbejdspladskultur er andet og mere end ledelse og retningslinjer. Helt overordnet handler det om relationer til og forståelse for hinanden. Et øget kendskab til hinanden og den individuelle baggrund er vigtig for Nat-Tech Byg. Organisationen skal understøtte mulighederne for, at vi opbygger gode relationer.

Vi vil gerne støtte og opfordre til, at vi lærer vores kollegaer at kende. En kollegial snak om de ting, der rør sig på arbejdet eller i privaten, styrker glæden ved at komme på arbejde. Arbejdsglæde er meget vigtig, fordi den er med til at skabe rammer for en god arbejdsplads, hvor du trives.

Vis omsorg over for dine kollegaer og brug din empati til at forstå, hvordan modparten har det. Men bevar en professionel distance, da det ellers kan opleves som omklamrende. Omsorg uden distance kan føles som at blive talt ned til og give en følelse af manglende respekt eller ligefrem være nedsættende.

En god arbejdspladskultur er en kultur, hvor man trygt kan sige sin mening uden at være bange for bagefter at opleve ubehagelige reaktioner. En kultur der gør det muligt at få hjælp og støtte, når man har brug for det. Det er vigtigt at huske, at alle på arbejdspladsen medbringer en personlig "bagage" eller virkelighed, som påvirker arbejdspladsens kultur. Man kan sige, kulturen delvis bliver et produkt af den kultur, arbejdspladsen understøtter og den enkelte medarbejders virkeligheder.

Vær opmærksom på hvem du taler til

Der er stor forskel på, om du taler til brugerne i fagmiljøerne eller din slyngveninde på arbejdspladsen. Dette virker måske åbenlyst, men tænk over hvem du henvender dig til, eller hvem der hører dig og tilpas din kommunikation efter målgruppen.

Omgangstone og anerkendende kommunikation

Anerkendelse, tillid, respekt og hensyn er hjørnesten i et godt arbejdsmiljø. Vi er en multikulturel arbejdsplads. Tænk derfor altid over, hvordan du behandler dine kolleger.

I en personalegruppe påvirker man hinanden meget – både på godt og ondt. Man opbygger en fælles måde at kommunikere på, som blandt andet kommer til udtryk i omgangstonen. Husk altid hvordan vi som organisation ønsker omgangstonen skal være og tilpas kommunikationen tilsvarende.

Anerkend ressourcer og faglighed hos dine kollegaer. Anerkend den enkeltes indsats og anstrengelser. Vær villig til at give kollegaer feedback på en positiv og inkluderende måde, det er med til at skabe en god energi på arbejdspladsen. Det handler ikke kun om at give positive tilbagemeldinger på en kollegas oplæg til et møde - husk de små gode kollegiale gerninger på arbejdspladsen, der gør arbejdsdagen endnu bedre. Fortæl dine kolleger om de positive oplevelser på arbejdspladsen.

Det er de små ting i dagligdagen, der tæller. Måden vi siger ”godmorgen” og ”farvel” på har stor betydning for fællesskabet.

Arbejdspladsen kan understøtte relationsopbygning igennem en praksisarkitektur, som ikke kun drejer sig om retningslinjer for arbejdsgange, pligter og rettigheder, men tillige har praksisser, som understøtter den gode arbejdsplads og giver medarbejdere muligheder for at opbygge gode relationer til hinanden og øge kendskabet til hinanden. Vi skal undgå, at organisationens strukturelle problemer bliver forvandlet til den enkelte ansattes personlige problem.

Nat-Tech Byg har nultolerance over for mobning og chikane. Hvis du oplever det selv eller ser det ske, bør du kontakte din arbejdsmiljørepræsentant, ledelsen, eller din tillidsrepræsentant. Vi skal huske, at mennesket først og fremmest er socialt og løbende forholder sig til hinanden og her skal vi skabe rammer, som undgår chikaneforhold.

Praksis arkitektur

Praksisser er en beskrivelse af, hvordan vi som samlet organisation agerer og udfører den rolle, vi har. Det kan være vaner, skikke, forskellige værdier, organisationen, og f.eks. hvordan vi ansætter og tager imod nye medarbejdere, og hvordan vi siger farvel til medarbejdere. Praksisser er forbundne. F.eks. er nogens praksisser andres arbejdsmiljø og nogens arbejdsmiljø er andres praksisser.

Det er vigtigt, at vi som organisation har en praksis arkitektur, som spiller sammen og styrker organisationen. For eksempel vil det skade organisationen, hvis vi har en politik, hvor vi gerne vil understøtte medarbejderes ønske om at udbygge sociale relationer, men samtidig har en praksis, som ikke giver mulighed for det.

På vores arbejdsplads har vi allerede en kultur bestående af praksisser. Praksisser er dog ikke summen af individuelle handlinger, men former for sociale og gensidige handlinger. Vi har masser af kutymer og traditioner, samarbejdsformer, procedurer og regler, ledelsesformer etc. Nogle er formelle retningslinjer og regler, arrangementer og faglige praksisser, andre er uformelle og evt. domineret af lokale kliker, uformelle grupper eller enkelte personer. Praksisser kan være med til at forhindre social integration eller styrke social integration. Praksisser kan hæmme eller understøtte hinanden. Vi skal derfor sikre, at vores praksisser er i samspil med praksisser generelt på AU, generelt med administrationscenteret og indenfor vores egen organisation. Det gør vi ved, at alle har mulighed for at kende til praksisser og kan se, hvordan de selv kan arbejde i dem og løbende have fokus på handlinger og konsekvenser men også byde ind med ideer og muligheder.

På Aarhus Universitet er der nedskrevet en lang rækker praksisser og retningslinjer, f.eks. i personalehåndbogen, og fakulteterne har ligeledes udbygget disse med en række overordnede praksisser, som vi alle skal efterleve eller har mulighed for at gøre brug af. Disse vil vi ikke gentage i vores egen arbejdsplads kultur. På vores egen hjemmeside har vi ligeledes beskrevet praksisser, som vi bør have kendskab til.

På punkter hvor vi afviger eller udbygger praksisser i forhold til AU, Administrationscenteret eller fakulteter, vil de blive beskrevet i nedenstående punkter.

Fælles praksisser

Sociale praksisser

Traditioner styrker relationer mellem mennesker og glæden til at møde på arbejde. Frokostpausen og sociale arrangementer er gode steder at bygge tættere relationer til dine kolleger, da stemningen ofte er god og hyggelig under pauserne.

Socialt udvalg

Vi ønsker, du skaber gode relationer på tværs af alle enheder. Nat-Tech Byg har et socialt udvalg, der dækker alle tjenestesteder på tværs af geografi. Enhederne indstiller årligt medlemmer til de sociale udvalg. Udvalget har til formål at arrangere sociale tiltag med et fagligt indhold. Arrangementerne skal favne bredt, således at der gives størst mulighed og lyst til at kunne deltage på tværs af køn, religion og fysisk formåen. Alle er velkommen til at komme med ideer til Det Sociale Udvalg, og ledelsen vi gøre sit bedste for at understøtte fælles arrangementer på tværs af Nat-Tech Byg.

Normtid ved arrangementer

Deltagelse i sociale arrangementer i og udenfor arbejdstiden udløser ikke afspadsering, selvom arrangementet strækker sig ud over din normtid. Alle medarbejdere, som deltager i fx social tur, julefrokoster, Nat og Tech sommerfester eller holder 1. maj fri, får dermed normtid.
Fælles fagligt/socialt arrangement
En gang om året vil BYG afholde et fælles arrangement for alle enheder af faglig karakter. Formålet er, at vi skal lære noget på tværs. Hvis du har et godt emne, så hold dig endelig ikke tilbage med at foreslå det til din leder eller til det faglige udvalg.

Julehygge

Nat-Tech Byg Ledelsen tager rundt på alle vores lokationer for at ønske god jul over en bid brød.

Julefrokost

Administrationscenterets julefrokost (en på hver lokalitet) er et af årets faste sociale holdepunkter, som vi opfordrer alle til at deltage i.

Personlige gæster

Vi ser gerne at din nærmeste familie/ nærmeste pårørende får et godt og indgående kendskab til din arbejdsplads. Du er velkommen til at vise din arbejdsplads frem eller måske tage dem med til personale grillhygge. Men husk at det altid er god skik at vende tidspunktet for besøget med nærmeste leder, så besøget ikke falder ubelejligt. Hvis du viser rundt på et institut, skal institutlederen være indforstået med, at du viser institutarealerne frem.

Sociale medier

Anvendelse af sociale medier som E-mails, twitter, LinkedIn, Facebook, Messenger og Instagram er blevet almindelig. Anvender du disser medier i forbindelse med arbejdet, er det vigtigt, at du følger universitetets politik for anvendelsen af mailsystemet og for håndtering af personfølsomme informationer. Ligeledes er det vigtigt, at du holder en god tone i kommunikationen. Det kan være ganske vanskeligt at skrive i disse medier, idet muligheden for at aflæse din kommunikation er meget reduceret. Ironi, sarkasme eller blot klare beskeder kan hurtigt virke sårende, dikterende etc., fordi de ikke kobles med den synlige kommunikation, f.eks. af et smil, et blink med øjet eller anden kommunikation, som aflæses visuelt.

Nat-Tech Byg har ikke bestemte krav til sociale medier, men lige så inkluderende sociale medier kan være, lige så ekskluderende kan de virke. Derfor vær omhyggelig med den gode tone og anvend ikke ironi, sarkasme, hård eller nedladende sprogbrug, som giver mulighed for fortolkning. Det er vigtigt, vi hjælper hinanden med at skabe en god brug af de sociale medier og være åben overfor en løbende diskussion af tonen og anvendelsen af systemerne. Vær sikker på at alle har mulighed for at anvende den platform, I kommunikerer på, således at valget i sig selv ikke ekskluderer kollegaer.

Administrative praksisser

Indkøb af mobil og IT-udstyr

Alle medarbejdere ved Nat-Tech skal have mulighed for at tilgå en arbejdsstation for at tjekke mails. Alt efter hvilken funktion du har, stiller Nat-Tech Byg mobil og andet IT-udstyr til rådighed. Det er din leders opgave at bestille udstyret til dig. Hvis du oplever problemer med udstyret, skal du henvende dig til din leder.

Jobafhængigt er der mulighed for hjemmeopkobling.

Husk multimediebeskatning efter gældende retningslinjer.

Arbejdstøj

Facility Management medarbejdere, rengøringsassistenter, kantinemedarbejdere samt andet nøglepersonale har mulighed for at få arbejdstøj stillet til rådighed. I Nat-Tech Byg har vi en B2B løsning for arbejdstøj og medarbejderne skal bestille arbejdstøj i webshops med B2B løsning. Det er Nat-Tech Bygs ønske at ensarte beklædningen og skabe genkendelighed overfor brugerne. Se AU.dk for beløbsgrænserne for indkøb af arbejdstøj.

Facility Management medarbejdere har et fast beløb til rådighed om året til indkøb af arbejdstøj. Fodtøj udover sikkerhedssko skal disponeres indenfor rådighedsbeløbet. Derudover kan der indkøbes sikkerhedssko i nødvendigt omfang, dog maksimum ét par om året. Arbejdstøj består af: Jakker, bukser, skjorter, sweatshirts, T-shirts, træsko, gummistøvler og sandaler.

Rengøringspersonale har et fast beløb til rådighed om året til arbejdstøj. Ansatte, som arbejder med de store gulvvaskemaskiner, har derudover mulighed for køb af sikkerhedssko/skridsikre sko og tildeles et fast beløb til nye sko hvert 2. år. Rengøringspersonale, som har arbejdsopgaver udenfor, kan ved behov tildeles ny jakke hvert 2. år.

Vi anbefaler, at du skriver navn på dit arbejdstøj.

Kurser

Nat-Tech Bygningsservice prioriterer vi at tilbyde medarbejderne at komme på kurser, som kan styrke deres kompetencer inden for deres fagområde. Ønsker den pågældende teamleder at sende en medarbejder på kursus, skal teamlederen give administrationen besked, hvorefter de vil sørge for tilmelding samt sørge for at ansøge om godtgørelse og befordring mm.

Indkøbsaftaler

Hvis du skal foretage et køb på vegne af Aarhus Universitet, skal du altid overholde de indkøbsaftaler, som Aarhus Universitet er underlagt. Disse aftaler gælder, uanset om der faktureres direkte til Aarhus Universitet, eller om du selv lægger pengene ud for derefter at få dit udlæg refunderet. Indkøb skal være aftalt med nærmeste leder.

Nye medarbejdere

Ansættelse ved Nat-Tech Byg

Det er administrationschefen for Nat-Tech Administrationscenteret, der har den overordnede ansættelsesbemyndigelse. Ved Nat-Tech Byg er den uddelegeret til Bygningschefen. Nat-Tech Byg Administration varetager de administrative funktioner i forbindelse med ansættelsesprocessen i samarbejde med teamlederen. Ansættelsesudvalget består oftest af en administrativ medarbejder, teamleder og en medarbejder fra den aktuelle afdeling. Det er ledelsen, der vælger ansættelsesudvalget, men ledelsen skal tage hensyn til bredden i organisationen, og alle har lige ret til at komme i betragtning til et ansættelsesudvalg.

Modtagelse

Den lokale teamleder er ansvarlig for at tilsende den nye medarbejder et velkomstbrev fra Nat-Tech Byg i forbindelse med ansættelsen. Ligeledes er det teamlederens forpligtigelse, at den nye medarbejder får udleveret den personlige arbejdsopgavebeskrivelse (AOB), som skal danne grundlag for en klar aftale om arbejdet og hvilke fora, medarbejderen deltager i, samt ikke mindst vores Arbejdspladskulturdokument. Teamlederen er ansvarlig for selve opstartsprocessen med rundvisning, bestilling af adgangskort, oplæring mv. Derudover er teamlederen ansvarlig for at sikre social integration af Nat-Tech Bygs nye kollega. Det sker fx ved frokosten og sociale arrangementer, hvor den nyansatte får sat ansigt på de nye kolleger og får lejlighed til at opleve omgangsformen og Bygs arbejdspladskultur. At blive hilst på om morgenen og blive spurgt til, hvordan det går, opleves af mange nyansatte som vigtige tegn på at blive accepteret og anerkendt. En god relation til teamet og lederen har stor betydning for den nyansattes identifikation med arbejdspladsen.

Teamlederen er forpligtiget til at gennemgå AOB og arbejdspladskulturdokumentet med den nye medarbejder således, at evt. spørgsmål kan afklares hurtigt efter opstart. Rengøring skal også gennemgå rengøringsplaner.

Fratrædelse

Opsigelse fra medarbejder

Medarbejderen skal sende sin opsigelse skriftligt til nærmeste leder. Herefter vil medarbejderen modtage en kvittering på opsigelse i sin digitale postkasse. Ved fratrædelses skal et eventuelt over- eller underskud på medarbejderens flextidsaftale være i nul. Planlagt ferie afholdes fortsat som aftalt. Ønskes yderligere ferie og særlige feriedage afholdt, skal det være aftalt med lederen senest den 15. i afsluttende måned. I forbindelse med fratrædelse skal medarbejderen aflevere telefon, nøglekort, arbejdstøj eller andre af arbejdspladsens tilhørende effekter til sin leder sidste arbejdsdag.

Fratrædelsessamtale

Ved fratrædelse tilbydes medarbejderen en fratrædelsessamtale med lederen. Fratrædelsessamtale afholdes for at få medarbejderen til at fortælle, hvad den har fået ud af sin ansættelse, hvad kunne Nat-Tech Byg evt. gøre anderledes, hvilke opgaver er blevet løst, og hvilke udfordringer medarbejderen har mødt.

Arbejdstid og tidsregistrering

Arbejdstid

I Nat-Tech Byg har de fleste medarbejdere enten fast arbejdstid eller en fleksaftale. Indgåede fleksaftaler mellem Nat-Tech Byg og organisationerne kan findes på administrationscenterets hjemmeside. De fleste lokale enheder har 10 minutters fælles koordinering om formiddagen, hvor dagens opgaver fordeles. Medbring gerne en kaffekop til koordineringen. Som fuldtidsansat har du dagligt 29 minutters betalt pause. Fordi pausen er betalt, forventes du at stå til rådighed, og du må derfor ikke forlade arbejdspladsen i pausen.

Timegrip

Nat-Tech Byg anvender tidsregistreringssystemet Timegrip for at sikre en tilfredsstillende og let registrering af fravær og ferie, ligesom det skaber ligeværdige arbejdsvilkår for kantine, rengørings- og Facility Management personalet samt stabsmedarbejderne. Vi har valgt at benytte Timegrip til at registrere din arbejdstid, idet Bygs medarbejdere møder ind mange forskellige steder på AU. Du kan stemple ind og ud på samtlige af de opstillede Timegrip terminaler - du behøver altså ikke at stemple ind og ud på den samme terminal. Indstempling kan foretages ved arbejdstidens begyndelse. Hvis du stempler ind f.eks. 15. minutter før arbejdstids start, vil flekssaldo først påvirkes og tælle fra arbejdstidens starttidspunkt. Udstempling foretages, når arbejdstiden slutter, og også her gælder det, at du ikke kan stemple ud efter arbejdstiden, med mindre andet er aftalt med din nærmeste leder.

Oplever du fejl ved en terminal, bedes du indmelde fejlen til administrationen hurtigst muligt.

Du skal downloade app’en TimegripTM på din telefon. Her kan du følge din daglige arbejdstid, din flekssaldo og indsende ferieønsker.

Flexjobbere skal også benytte Timegrip.

Tilkald/Pålagt overarbejde

Overarbejde kan kun ske i samråd med teamleder. Ved tilkald eller pålagt overarbejde skal du udfylde en tilkaldeblanket og aflevere den til din teamleder. Blanketten findes på siden for medarbejdere ved Nat-Tech Bygs hjemmeside.

Ferie

Ferieplanlægning

Afholdelse af ferie aftales med teamleder og indmeldes via Timegrip. Der er tre årlige deadlines for indmeldelse af ferie (Figur 4). Administrationen registrerer ferien i MitHR. Deadline for indmeldelse af ferie til Nat-Tech Byg administration er:

Hovedferien afholdes i perioden den 1. maj til den 30. september og skal være indmeldt senest den 1. april til administrationen af teamleder.
Ferie, der afholdes i perioden den 1. oktober til den 31. december, skal være indmeldt senest den 1. september til administrationen af teamleder. Restferie skal være indmeldt til samme dato, ellers vil det blive varslet til afholdelse.
Ferie, der afholdes i perioden den 1. januar til den 30. april, skal være indmeldt senest den 1. december til administrationen af teamleder. Særlige feriedage skal være indmeldt til samme dato, ellers vil det blive varslet til afholdelse.

Ændring af ferie

Du og din teamleder kan efterfølgende aftaler ændringer af indmeldt ferie, hvis arbejdet tillader det.

Fravær

Spørgsmål omkring fravær rettes til nærmeste teamleder.

Sygdom og andet fravær

Hvis du er syg eller forhindret i at komme på arbejde, skal du ringe til din nærmeste leder og melde dig fraværende. Teamlederen melder herefter sygdom/fravær ind i Timegrip. Administrationen registrerer dig som sygemeldt i MitHR. Når du igen møder på arbejde og indstempler i Timegrip, bliver du automatisk registeret som raskmeldt.

Sygefraværssamtaler

Ved hyppigt eller atypisk fravær vil der blive afholdt en sygefraværssamtale for at afdække eventuelle behov hos medarbejderen, som arbejdspladsen kan afhjælpe. Ønsket er, at medarbejderen bevarer sin tilknytning til arbejdspladsen også under sygdom etc. Til samtalen vil teamlederen og en repræsentant fra Nat-Tech Byg administration være til stede. Medarbejderen vil altid blive tilbudt at medbringe en bisidder. Der udarbejdes referat af samtalen.

Under samtalen vil man drøfte status på sygefravær, helt eller delvis genoptagelse af arbejdet og evt. skånebehov. Alt efter situationen vil der blive udarbejdet en mulighedserklæring, hvor ens personlige læge skal give sin vurdering og attestere, eller lægen kan blive bedt om en varighedserklæring.

Ved længerevarende sygdomsforløb vil vi løbende være i dialog med medarbejderen dels for at sikre kontakten og dels for at klarlægge evt. mulighed for tilbagevenden til arbejdspladsen. Kontakten til arbejdspladsen er vigtig for den ansatte, og det er vigtigt, den opretholdes.

Lokale praksisser

Vi ønsker, at alle enheder har de samme vilkår for at afholde sociale arrangementer, derfor opfordrer vi til, at du fortæller ledelsen, om I afholder grillfest, brunch, julekomsammen eller andet i jeres afdeling. Hvis I gør det, har vi mulighed for at tilbyde de andre enheder de samme goder, og derved opnår vi i fællesskab en retfærdighedsfølelse og samhørighed på tværs af enhederne. Nat-Tech Byg yder gerne økonomisk støtte til afholdelse af lokale faglige/sociale arrangementer, blot teamlederen aftaler og afstemmer arrangementet med driftschefen.

Nat-Tech Byg Stab

Administration og Byg & Teknik

Godmorgen. Når man møder ind på arbejde, er det kutyme at sige godmorgen til dem, man møder eller får øjenkontakt med. Hilsekulturen er uanset rang.

Fælles morgenbrød. Hver fredag er der fælles morgenmad i kaffestuen (1522-221) kl. 09:00. Medarbejderne skiftes til at medbringe morgenmad ud fra en liste. Er man forhindret i at medbringe morgenbrød på sin dag, skal man prøve at bytte med en af de andre.

Der er aftalt i fællesskab, at morgenmaden skal holdes på et minimum. Dvs. et morgentilbud fra evt. Føtex eller hjemmebag. Der medbringes smør og evt. lidt ost og marmelade. Det er vigtigt, at niveauet holdes på et rimeligt niveau. Alle skal have mulighed for at kunne og have lyst til at være med.

Det er frivilligt, om man vil være med på morgenbrødslisten. Ønsker man at deltage, meldes det ind til Bygningsadministrationslederen.

Fælles frokost. Vi tilstræber os på at spise frokost sammen, når det er muligt ift. arbejdsopgaver. Frokosten afholdes enten i et ledigt mødelokale eller på kontorer med mødeborde, dog med respekt for medarbejderne på kontoret. Frokosten starter ca. kl. 11:30-12:00, men det kan variere. Kutymen er, at en tilfældig medarbejder tager initiativ til frokost og banker på de andre kontorer og spørger, om man vil være med til at spise.

Kaffestuen (1520-215). Vi er alle i fællesskab ansvarlig for at holde orden i kaffestuen og rydde op efter os. Brugt service vaskes op eller stilles i opvaskemaskinen.

Vedligehold af kaffemaskine. Kaffemaskinen bliver rengjort af studentermedhjælper. Kaffemaskinen skal dog fyldes en gang i mellem, og her skal alle bidrage med opgaven. Møder du en tom kaffemaskine, er det din opgave at fylde den op.

Fødselsdag. Når en kollega har fødselsdag, pyntes vedkommendes kontor med flag. Har man lyst til at blive fejret, kan man mødes til en kop kaffe eller kage i løbet af dagen.

Opstart af ny medarbejder. Når en ny medarbejder starter i kontorfællesskabet, mødes vi i kaffestuen til fælles morgenmad for at byde medarbejderen velkommen.

Teamlederen er ansvarlig for den nye medarbejders introduktionsforløb og der er et fast setup for en ”startpakke” ift. adgangskort, kontorudstyr, introplan mm., så vi sikrer en god opstart i afdelingen.

Årshjul for sociale arrangementer. Som udgangspunkt afholdes to sociale arrangementer i løbet af året: Et forårsarrangement og en sommerfest, hvor det ene arrangement er med påhæng. Medarbejderne skiftes til at planlægge arrangementerne. Budget til arrangementerne aftales med bygningschefen. Alle er velkommen til at planlægge andre sociale arrangementer i løbet af året, enten afdelingsvis eller samlet for begge afdelinger.

Fakulteterne Natural Science og Technical Science afholder begge sommerfester, som Nat-Tech Bygningsservice er inviteret til, dog opfordres medarbejderne i Byg til at prioritere deltagelse i Technical Sciences sommerfest, da alle Bygs lokationer er inviteret til denne.

Generalforsamling og kulturministre. Til generalforsamlingen vælges hvert år fire nye kulturministre, som skal planlægge forårs- og sommerarrangementet. Der vælges yderligere en ansvarlig for gavekassen og en ansvarlig for morgenbrødslisten på mødet. Det er kulturministrenes ansvar at planlægge næste års generalforsamling.

Gaver. Vi har en fælles gavekasse, hvor der indbetales kr. 75. pr. person via mobile Pay. Når kassen er ved at være tom, vil der blive anmodet om yderligere 75 kr. Ansvar for gavekassen går på omgang.

Der gives gaver til følgende begivenheder:

Runde fødselsdage, bryllup, barsel samt begravelse af partner og børn (beløb 500 kr.)
Udlærte kontorelever, fratrædelser, værtsgaver, konfirmation samt længerevarende sygdom (beløb 300 kr.)
Organisationen giver blomster ved: dødsfald (samlever og børn), barselsbuket, kritisk sygdom hos medarbejder eller medarbejders samlever. Nærmeste leder er ansvarlig.
Ved særlige begivenheder/årsager kan det revurderes, hvem vi giver gave til fra gavekassen.

Det er frivilligt, om man ønsker at være med i gavekassen, men man skal være oplyst om, at hvis man ikke ønsker at deltage med indbetaling, da får man ikke en gave ved en af de ovennævnte anledninger.

Der vil altid være gråzoner og tilfælde, som afviger fra det normale. Efter aftale med bygningschefen kan der derfor blive tale om erkendtligheder ved andre lejligheder.

Nat-Tech Byg Aarhus Øst

Aarhus Øst - Rengøring

Godmorgen og farvel. Vi siger godmorgen og farvel til dem, vi møder eller får øjenkontakt med.

Møder. Vi holder personalemøder og møder med Driftschefen.

Pauser. Afdeling i Universitetsbyen: Pause fra kl. 09:00–09:30. Om torsdagen spiser alle rundstykker sammen. Afdeling i Universitetsparken. Pause fra 8:30–9:00. Om fredagen spiser alle rundstykker sammen.

Den gode tone. Vi taler ordentligt til hinanden og er gode til at hjælpe hinanden og have interesse for hinandens områder. Vi er meget forstående overfor hinandens forskelligheder og meninger. Der skal være tryghed i teamet.

Sociale arrangementer. Afdeling i Universitetsparken. Sommerudflugt og grillarrangement med driften.

Aarhus Øst - FM

Godmorgen. Vi starter dagen med et smil og et hej. Når vi møder ind, hilser vi på kollegerne i nærområdet og giver hinanden en kort status på, hvad der rører sig i de fælles bygninger. Rengøringspersonalet er ofte mødt før os, og det giver en fin mulighed for at opdatere hinanden. Vi hilser også på de brugere, vi møder, og gør os umage for at give hinanden en god start på dagen.

Formiddagskaffe og frokost. Kaffen smager bedst sammen. Det er et sted, hvor ordet er frit, og tonen positiv. I Universitetsbyen holder driftsteknikere dagligt formiddagskoordineringsmøde og frokost med rengøringen, mens driftsteknikere i Universitetsparken holder koordineringsmøde med rengøringen efter behov. Til frokost samles man ofte i mindre grupper. Her tales om dagens opgaver, deles erfaringer og man nyder det sociale samvær.

Teammøder. Hver uge mødes hele driftsteamet. Driftsinspektøren deler nyheder fra ledelsen, gennemgår forskellige temaer og der udveksles erfaringer. Det er også her, vi mødes til et rundstykke eller kage f.eks. ved nyansættelser. Fylder man rundt eller ved andre særlige begivenheder giver man kage, og vi har aftalt, at vi som driftsteam samler ind til en gave.

Sociale arrangementer. 1 gang årligt holdes der teammøde i den enkeltes område, så hele teamet er opdateret på det driftstekniske og kan træde ind som stedfortræder, om nødvendigt. Mødet afsluttes med fælles kaffe og kage.

Sommeren byder på fælles grillarrangement med rengøringen, hvor vi kan slappe af og hygge os sammen.

Julehygge. Op til jul pynter vi frokoststuen sammen med rengøringen, nyder saft og æbleskiver og hygger os. Derudover tager vi på en årlig juletur, som runder året af med varme og fællesskab.

Nat-Tech Byg Aarhus Vest

Aarhus Vest - Rengøring

Fælles pause. Det tilstræbes, at der er fælles pause i kaffestuerne kl. 9:00 hver dag. Hvis man af en hvilken som helst årsag ikke kan/ønsker at holde fælles pause i kaffestuen kl. 9.00, er det accepteret, at man ikke gør det.

Fælles morgenbrød. Hver fredag er der fælles morgenmad i kaffestuerne kl. 9:00. Medarbejderne skiftes til at medbringe morgenmad ud fra en liste. Er man forhindret i at medbringe morgenbrød på sin dag, skal man prøve at bytte med en af de andre. Hvert hold har en fælleskasse, der købes smør, ost m.m. fra.

Der gives ligeledes morgenbrød, når man går på ferie, og når man har fødselsdag.

Kaffestuerne. Vi er alle i fællesskab ansvarlig for at holde orden i kaffestuen og rydde op efter os. Bordet aftørres efter brug, og brugt service vaskes op eller stilles i opvaskemaskine. Opvasketjansen kan gå på tur.

Fødselsdage. Når en kollega har fødselsdag, pyntes der med flag, og personen fejres. Man holder ligeledes af at lave harmløse drillerier f.eks. ved at pynte rengøringsvognen med flag eller pakke den ind, så fødselaren møder ind til en sjov overraskelse.

Gavekasse. Der er gavekasse, hvor det er aftalt, at der købes gave til fødselsdage, barsel, jubilæum, begravelse/bisættelse, bryllup, kobberbryllup, sølvbryllup m.m. Der gives blomster fra kassen ved længerevarende sygdom/operation.

Man samler ind, når der er noget, der skal gives til.

Arrangementer. Man holder julearrangement med pakkeleg. Man holder ligeledes noget sommerarrangement samt arrangerer ture, hvor de f.eks. tager ud og bowler. Der er også påskebanko.

Der deltages desuden i AU arrangementer (julefrokost) og PASTA arrangementer, hvis der er stemning for det. På Fysik bliver hele rengøringsholdet f.eks. inviteret til hygge af Fysikshow og Fredagsbaren én gang om året.

Personalemøde. Der afholdes personalemøde med rengøringsleder én gang pr. måned. Vi har fokus på, at der er opmærksomhed under møderne. Man går f.eks. meget op i, at mobiltelefoner ikke er fremme under møderne.

Aarhus Vest - FM

Fælles møder. Hver arbejdsdag kl. 9:00 mødes hele gruppen til fælles koordineringsmøde. Der er mødepligt.

Mandag er der gennemgang af faktura, hvor driftsinspektøren gennemgår de fakturaer, som er kommet i løbet af ugen. Det gøres for at lave modtagekontrol, og for at den enkelte medarbejder får et indblik i, hvad priserne er på de ydelser og materialer, der bliver indkøbt. Det giver også et indblik i, hvad der bliver udført i de andre bygninger, som hører under Nat-Tech-Byg-Vest.

Onsdag er der fællesmøde, som går efter en fast dagsorden.

Tirsdag, torsdag og fredag kan der tages andre emner op, det er også her, at der kan bedes om hjælp til opgaver og løsninger.

Driftsmøder. Ud over de ovennævnte møder holder driftsinspektøren faste møder ude hos de enkelte FM-medarbejdere, hvor der følges op på aktuelle opgaver og sikkerhedsprocedure. Driftsinspektøren laver ”huskelister”.

Fælles morgenbrød. Hver fredag kl. 8:45 er der fælles morgenbrød.

Fælles frokost. Som udgangspunkt samles alle til fælles frokost i frokostrummet i 1535-123 kl. 12:00, hvis arbejdet tillader det.

Den gode tone. Hver onsdag, når der er fællesmøde, er det den, der har "vagt ugen", der indtil næste fællesmøde er ambassadør for den gode tone, samt ordstyrer på de koordineringsmøder, der er i gruppen. Gruppen har en god tone, og humor er en del af det fælles sprog. Nat-Tech-Byg Vest gruppen har aftalt, at der er ”højt til loftet”. Det må aldrig være personligt, når der laves sjov. Ambassadøren sørger for oprydning af bordet i frokostrummet.

Opstart af ny medarbejder. Driftsinspektøren laver en turnusliste, så den nye medarbejder kommer 1-2 dage ud i de enkelte bygningsområder i Nat-Tech Byg Vest området. Der gennemgår den ”gamle” FM-medarbejder anlæggene og gennemgår det, som den ”gamle FM-medarbejder” er specialist i. Det sker inden den nye medarbejder starter op i sit eget område.

Arbejdsform. Der arbejdes i selvstyrende grupper, sådan at den FM-medarbejder man har som primær/sekundær makker, er den, man først søger hjælp og sparring med. Feriedage og flex dage, koordineres så den primære og sekundære medarbejder ikke er væk, samtidig.

Sociale arrangementer. Der holdes et årligt grill-arrangement, og ved festlige lejligheder købes der is i Nat-Tech Byg Vest. Derudover er der nogle arrangementer, som gælder hele Nat-Tech Byg samt AU.

Nat-Tech Byg Aarhus Nord

Aarhus Nord - Rengøring & FM

Godmorgen. Når vi møder ind, er det normal kutyme at sige godmorgen til kollegaer. Rengøringen møder ind før driften og er altid klar med et ”godmorgen” til andre.

Kl. 9 kaffe. Når kl. bliver 9, plejer vi at hilse på hinanden med en kop kaffe, te eller kakao. Rengøringen holder dagens koordineringsmøde ved samme lejlighed, hvor der er møde pligt inden for rimelighedens grænser. Vi kan ikke alle være i frokoststuen, men vi henter alle ”koppen” ved samme kaffemaskine, så der er lejlighed for et hej og en snak.

Fælles morgenbrød. Hver fredag er der fælles morgenmad i kaffestuen (Hopper 5346, lokale 043) kl. 9:00 for driften og rengøringen. Indkøb af rundstykker går på tur. Det er frivilligt at være med.

Kaffemaskinen (mødestedet). Vi er alle i fællesskab ansvarlig for at holde kaffemaskinen ren. Den daglige rengøring og fyldning af maskinen varetages efter et turnusskema.

Fødselsdag. Når en kollega har fødselsdag, flages der på gangen. Ofte har fødselaren rundstykker eller lignende med.

Sociale arrangementer. Ud over de gode arrangementer, der afholdes fælles med resten af Administrationscentret, holder vi et grillarrangement om sommeren, hvor der gerne spilles spil. Vi holder også en fælles julefrokost, hvor vi mødes på en restaurant og har en hyggelig aften.

Gaver. Vi samler ind til gaver ved runde fødselsdage og særlige mærkedage. Vi har defineret de forskellige mærkedage og beløb i en liste.

Fælles gymnastik. Vi har tidligere haft fælles gymnastik hver torsdag. Det er aftalt, at vi starter op igen. Det plejer at være rigtig hyggeligt. Vi forventer opstart efter sommeren 2022, når vi har fundet nyt lokale (pga. alle ombygningerne). Vi bruger elastik, bolde, klude og måtter, og det er frivilligt at deltage.

Spontanitet. Afdelingen er altid klar til gode forslag, såsom en fælles selvbetalt frokost, en tur til fx. Den Gamle By eller bare en gåtur i området.

Nat-Tech Byg Aarhus Syd

Aarhus Syd - Rengøring

Godmorgen og farvel. Vi siger godmorgen og farvel til dem, vi møder eller får øjenkontakt med.

Møder og pauser. Pause fra 8:30–9:00. Vi spiser rundstykker sammen 1 gang pr. måned. Vi holder personalemøder med info fra driften og møder med Driftschefen.

Den gode tone. Vi taler ordentligt til hinanden.

Sociale arrangementer. Fælles sociale arrangementer (festudvalg Navitas rengøring) + grill med driften.

Aarhus Syd - FM

Godmorgen og farvel. Vi siger godmorgen, når vi møder ind, og vi siger tak for i dag/vi ses, når vi går hjem.

Respekt. Vi udviser almindelig høflighed og respekt over for hinanden, vi lytter aktivt og involveret, når en anden person taler både om arbejdsrelaterede og private emner, og vi respekterer hinandens forskelligheder og prioriteringer.

Vi har en bred accept af, at vi er forskellige og har forskellige styrker, viden og interesser. Vi ser dette som en styrke, der gavner både den enkelte og afdelingen.

Fælles morgenmad. Der er fælles morgenmad hver fredag. Det kører i en turnusordning, og er man forhindret i at medbringe på ens dag, aftaler man at bytte med en kollega. Fredagsmorgenmad består, medmindre andet er aftalt, af to stykker morgenbrød og en kage pr. mand. Smør indkøbes efter behov, og pålæg medbringes.

Sociale arrangementer. Vi tilstræber at holde 3-4 sociale arrangementer om året. Vi holder så vidt muligt vores sociale arrangementer sammen med rengøring og også gerne kantine for at styrke sammenholdet og samarbejdet.

Vi tilstræber at: Spise ude sammen i løbet af året. Holde sommerarrangement hvor vi griller eller lignende. Sige tak for i år med et arrangement lige inden jul.

Vidensdeling og socialisering. Vi prioriterer den uformelle vidensdeling i hverdagen, både for den faglige og sociale værdi.

Aarhus Syd - Kantine

Godmorgen. Når en kollega møder ind, er det kutyme at gå en runde og sige godmorgen til alle kollegaerne.

Frokost. I det omfang det er muligt, så spiser kollegaerne sammen i frokoststuen. Dette sker dog i hold, da vi skal holde åbent i kantinen.

Arbejdsdagen. Selvom man har hver sit ansvarsområde, er det forventet, at man hjælper hinanden færdig. Det skaber glæde og overskud. Vi arbejder som et hold, ikke som et individ.

Arbejdsstrukturen i kantinen er bygget op omkring rotation af ansvarsområde, så den enkelte medarbejder jævnligt oplever nye udfordringer. Det er også med til at højne respekten for kollegaernes ansvarsområde.

Man er selv med til at strukturere sin hverdag dog inden for de rammer, der er givet.

Sociale arrangementer. Vi bestræber os på at afholde minimum 2 sammenkomster i løbet af året. Gerne en form for julefrokost og en sommer-hygge dag. Derudover arrangerer kollegaerne også en fredagsøl en gang imellem.

Møder. Der afholdes møder efter behov i teamet. Der skal dog planlægges 2 møder årligt med driftschefen, og kantinelederen holder jævnligt møde med den lokale rengøringsleder og driftsinspektøren for at koordinere praktiske forhold i og omkring kantineområdet.

Gaver. Gaver bliver man i fællesskab enige om hvornår gives, men gerne til runde fødselsdage, bryllupper og lignende. Ligeledes forventes det, at man giver et bidrag til blomster ved begravelser og kritiske sygdomme.

Nat-Tech Byg AU Viborg

AU Viborg - Rengøring

Mødetid. Vi møder alle ind kl. 6.00, siger godmorgen og drøfter afløsning ved fravær.

Møder og pauser. Hver dag kl. 8:00 holder vi koordineringsmøde, hvor vi gennemgår dagens øvrige opgaver. Vi holder frokostpause hver dag kl. 11:00. Vi har fredagsbrødordning samtidig med koordineringsmødet, hvor vi skiftes til at tage brød med. Vi holder et månedligt personalemøde i begyndelsen af hver måned.

Fælles morgenmad. Der er fælles morgenmad med FM og kantinen den første fredag hver måned. Man betaler hver især for sin morgenmad som købes i kantinen eller medbringes.

Vi sætter os gerne blandet, så vi kan lære hinanden endnu bedre at kende.

Fødselsdagsfejring. Vi laver lodtrækning om hvem man skal give gave til, som er fra hele gruppen. Vi har en fælles gavekasse med kantinen, hvor vi giver gaver til runde fødselsdage, jubilæum m.m.

Sociale arrangementer. Til jul holder vi julehygge og middag sammen med FM og kantinen. Vi prioriterer også at mødes til sociale arrangementer udenfor arbejdstiden.

AU Viborg - FM

Møder og pauser. Koordineringsmøde er hver dag kl. 09.00 – 09.15. Vi planlægger dagens opgaver, gennemgår Dalux og drøfter øvrige aktiviteter. Her kan man også bede om hjælp til større eller komplekse opgaver. Hvis mødet trækker ud, skyldes det vigtige arbejdsopgaver, der skal afklares. Driftsinspektøren afslutter koordineringsmødet.

Frokostpausen er fra kl. 11.45 – 12.14. Pausen er prioriteret til hygge og afslapning, og vi bestræber os på at overholde tiden. Da pausen varer 29 minutter, står vi naturligvis til rådighed, hvis der opstår behov for akut hjælp fra kunder.

Fælles morgenmad. Fælles morgenmad afholdes sammen med rengøringen den første fredag i måneden kl. 9.00. Mulighed for at bestille brød i kantinen. Bestilling skal være kantinen i hænde senest torsdagen før. Kaffen medbringes fra vores egne maskiner (aftalt med kantinen). Vi opfordrer til, at alle sætter sig blandet – så får vi en snak med kollegaer, vi ikke taler med til daglig.

Sociale arrangementer. Vi afholder indimellem hyggelige aktiviteter efter fyraften, fx: Gåture, bowling, filmaftener, spisning og social hygge i byen.

Til jul holder vi fælles julemiddag sammen med rengøringen.

AU Viborg - Kantine

Godmorgen. Vi møder ind lidt i kl. 6:00 og siger godmorgen. Herefter går vi i gang i hver vores del af køkkenet.

Pauser og frokost. I det omfang det er muligt, holder vi en kort pause klokken 05:15. Vi spiser fælles frokost ca. 12:30, hvis der er tid til det. Den første fredag i måneden er der fælles morgenmad med rengøring og driften, det er vi med til, hvis vi kan nå det. Man betaler hver især for sin morgenmad.

Gaver. VI samler ind og giver fødselsdagsgaver til hinanden. Sammen med rengøring er vi med i en fælles gavekasse, der giver til runde dage med mere.

Sociale arrangementer. Vi har af og til sociale arrangementer efter arbejdstiden sammen med rengøring og driften.

Nat-Tech Byg Sjælland

AU Roskilde - FM

Godmorgen. Når man møder ind på arbejde, er det kutyme at sige godmorgen til kollegaerne.

Koordineringsmøde. Hver dag kl. 8.45 - 9.00 afholdes koordineringsmøde, hvor der er mødepligt, og hvor dagens opgaver bliver gennemgået

Fælles morgenbrød. Sidste torsdag i hver måned er der fælles morgenmad i kaffestuen (lok. B0.15) kl. 9. Medarbejderne skiftes til at medbringe morgenmad ud fra en liste. Er man forhindret i at medbringe morgenbrød på sin dag, skal man prøve at bytte med en af de andre.

Der er aftalt i fællesskab, at vi alle giver 30,- kr. til den, som skal købe morgenmaden inkl. smør m.m.. Indkøber bestemmer selv, hvor og hvad der købes ind. Det er vigtigt, at man ikke begynder at køre det op på et højere niveau, da alle skal have mulighed for at kunne og have lyst til at være med.

Det er frivilligt, om man vil være med på morgenbrødslisten. Ønsker man ikke at deltage, meldes det til indkøber jf. listen.

Fælles frokost. Det tilstræbes, at der er fælles frokost i kaffestuen for dem, der har mulighed for det. Kutymen er, at alle som oftest spiser kl. 11.30.

Kaffestuen (B0.15). Vi er alle i fællesskab ansvarlig for at holde orden i kaffestuen og rydde op efter os. Bordet aftørres efter brug hvis nødvendigt, og brugt service vaskes op.

Kaffemaskinen bliver rengjort af brugerne, når den trænger.

Fødselsdag. Når en kollega har fødselsdag ønskes tillykke. Det er frivilligt, om man har lyst at give kage eller lignende.

Opstart af ny medarbejder. Når en ny medarbejder starter i kontorfællesskabet, mødes vi i kaffestuen til fælles morgenmad for at byde velkommen til.

Årshjul for sociale arrangementer. Som udgangspunkt afholdes et socialt arrangement fælles med Byg fra alle AU lokationer i løbet af foråret. En gang årligt er der teambuildings dag for Roskilde/Flakkebjerg, og det går på, om skift hvem der arrangerer. Formålet er at styrke samarbejdet mellem lokationerne.

Derudover står Personaleforeningen FLORA for alle andre sociale arrangementer i AU Roskilde for BYG SJL (Adm. Centret og DCE), som også inkluderer julearrangement.

Julefrokost. Der holdes fælles julefrokost i Roskilde og Flakkebjerg og det går på skift hvilket sted der arrangerer og afholder.

Gaver. Ved runde fødselsdage samler vi ind til en fælles gave. Der er ikke sat noget fast beløb, men ofte ligger det på 50,- kr. Organisationen giver blomster ved: Dødsfald (ægtefælde og børn), fødsel, kritisk sygdom.

AU Flakkebjerg - Rengøring & FM

Godmorgen. Når man møder ind på arbejde, er det kutyme at sige godmorgen til kollegaerne.

Koordineringsmøde. Hver dag kl. 8.45 - 9.00 afholdes koordineringsmøde, hvor der er mødepligt, og hvor dagens opgaver bliver gennemgået

Fælles morgenbrød. Der spises fælles morgenmad, når der holdes fællesmøde med drift og rengøring. Der er som regel booket et møderum til sammenkomsten.

Fælles frokost. Det tilstræbes, at der er fælles frokost i kantinen for dem, der har mulighed for det. Kutymen er, at alle som oftest spiser kl. 12.00.

Fødselsdag. Når en kollega har fødselsdag, ønskes tillykke. Det er frivilligt, om man har lyst at give kage eller lignende.

Opstart af ny medarbejder. Når en ny medarbejder starter i AU Flakkebjerg, mødes vi til fælles morgenmad for at byde velkommen til.

Årshjul for sociale arrangementer. Som udgangspunkt afholdes et social arrangement fælles med Byg fra alle AU lokationer i løbet af foråret. En gang årligt er der teambuildings dag for Roskilde/Flakkebjerg, og det går på, om skift hvem der arrangerer. Formålet er at styrke samarbejdet mellem lokationerne.

Derudover står Personaleforeningen for alle andre sociale arrangementer i AU Flakkebjerg, som også inkluderer julearrangement.

Julefrokost. Der holdes fælles julefrokost i Roskilde og Flakkebjerg og det går på skift hvilket sted der arrangerer og afholder.

Gaver. Organisationen giver blomster ved: Dødsfald (ægtefælde og børn), fødsel, kritisk sygdom.

Bilag

Øvrige praksisser, som kan være gode at kende

Personaleforeninger

Ansatte i Nat-Tech Byg har mulighed for at melde sig ind i Nat-Techs personaleforeninger, der har filialer i AU Viborg, AU Roskilde og Aarhus.

PASTA er Personaleforeningen for ansatte i Administrationscenter Nat-Tech. Læs om PASTA’s faste medlemsfordele, arrangementer, særlige tilbud og andet godt.

Arbejder du i AU Roskilde eller AU Viborg har du mulighed for at melde dig ind i henholdsvis FLORA (DCE og AU Roskilde Adm. Centers Personaleforening) eller Personaleforeningen AU Viborg.

Motionscentre

På AU finder du en række motionsrum og træningsfaciliteter for medarbejdere. For at benytte faciliteterne skal man nogle steder være medlem af den lokale personaleforening og andre steder kræves der medlemskab af motionsklubben.

Som ansat ved AU kan du melde dig ind i Aarhus Universitets Motionscenter. Motionscenteret ligger tæt på campus og tilbyder både styrketræning, holdtræning, badminton og hockey.

Ansatte med base på Navitas kan melde sig ind i Navitas Fitness.

For ansatte i AU Viborg er der mulighed for at benytte opholdsrummet, motionsrummet til styrketræning eller melde dig på et fitnesshold.

Ansatte i AU Roskilde har mulighed for at benytte Risø Motionscenter.

Campus Kor

Campuskoret er et kvindekor. Koret synger et bredt repertoire af sange - viser, klassiske og rytmiske. Koret øver i Aarhus.

DHL stafet

Nat-Tech Byg støtter op om DHL, og vi vil gerne opfordre vores medarbejdere til at deltage. Tag dine kollegaer i hånden og tilmeld jer som et hold.

Feriefonden

Du kan leje Feriefondens ferieboliger i Danmark og udlandet, når du er ansat ved Aarhus Universitet..

Jubilæum

Hvis du har 25-, 40- eller 50-års jubilæum i statens tjeneste, belønnes du med gratiale og en dags ekstraordinær frihed.

Kantiner

Der findes adskille kantiner på AU. Kantinerne er for studerende og ansatte. Der kan bestilles forplejning i kantinerne til møder, receptioner mv.

Book en tjenestebil

Du kan låne en tjenestebil til tjenstlige formål i Danmark ved at booke den i outlook-kalenderen.

Husk at indskrive antal kørte kilometer (nøjagtig beregnet) i kørebogen, som er placeret i handskerummet. Kørebogen udfyldes desuden med AUID, afdeling, sagsnummer og aktivitetsnummer. Hvis oplysningerne i kørebogen viser sig at være utilstrækkelige, vil det resultere i et gebyr.

Book et løbehjul

Nat-Tech Byg har indkøbt to løbehjul. Ønsker du at låne et løbehjul, så tag fat i driften Aarhus vest. Vær opmærksom på, at der gælder de samme færdselsregler for el løbehjul som for cykler, og du skal benytte cykelhjelm.

Book en cykel

Driften på Campus Aarhus råder over cykler både på Katrinebjerg, i parken og på Navitas.

I Nat-Tech Byg Aarhus nord foregår udlån af cykler ved, at man skriver sine initialer på tavlen i feltet for den cykel, man tager.

Driften i AU Viborg, AU Flakkebjerg og Årslev råder også over cykler. I AU Viborg har cyklerne ingen fast holdeplads, de bruges fortrinsvis mellem kontorbygningerne og staldene. I AU Roskilde er cyklerne ved at blive udfaset, fordi man i Risø er flyttet tættere på hinanden.

Du har også mulighed for at låne en fællesadministrations cykel via outlook-kalenderen. Cyklerne på campus og på Navitas står i cykelkælderen, hvor egen cykel også kan parkeres. Der er også mulighed for at låne en cykelhjelm.

Gæstehåndværkere

Gæstehåndværkere kan parkere på AU, så længe de kører i en firmabil med synligt CVR-nummer. Fordi der er CVR-nummer på firmabilen, skal der ikke oprettes gæsteparkering i systemet.

Hvis gæstehåndværkeren ankommer i privat bil, skal der parkeres uden for AU’s område.

Nat-Tech Bygs Administrations enhed kan hjælpe dig med at få oprettet et gæsteadgangskort. Send en mail til Mail: [email protected]

Du kan læse mere om vores politik for gæstehåndværkere i folderen ”Instruktion til fremmede håndværkere hos Nat-Tech Bygningsservice”, hvor du blandt andet kan få svar på, hvordan du skal forholde dig i forsikringsspørgsmål.

IT-systemer

AU.DK

På au.dk kan du blandt andet finde information om AU’s fakulteter og institutter.

Medarbejder.AU.DK

På medarbejder.au.dk kan du blandt andet se registeret ferie og fravær.

Timegrip

Timegrip er den tidsregistreringsløsning Nat-Tech Byg anvender.

ADK-Adgangskontrol

Uden for normal arbejdstid er der adgangskontrol til bygningerne med adgangskort og kode.

REJSUD

REJSUD er et modul, der anvendes til rejseafregning.

SDI - Statens Digitale Indkøb

SDI er et modul, der anvendes til fakturafakturering.

NAVISION

NAVISION er statens regnskabs- og budgetsystem.

WorkZone (WZ)

Aarhus Universitet anvender Workzone som journaliseringssystem, hvor relevante og lovpligtige dokumenter arkiveres. Lovpligtige dokumenter er alle dokumenter, som er en del af den administrative sagsbehandling, og WZ er således godkendt til håndtering af personfølsomme oplysninger.

Data Knowhow

Data Knowhow er det rengøringsprogram, der anvendes til planlægning og fordeling af Byg’s rengøringsopgaver.

Andre systemer

AIA - Automatisk indbrudsalarm

Et automatisk indbrudsalarmanlæg der bruges til automatisk at registrere indtrængen eller forsøg på indtrængen og alarmerer om dette, enten lokalt, til alarmcentral eller begge dele. AIA findes som udgangspunkt på alle vores bygninger, på døre, porte & vinduer. Overvågning af disse foregår f.eks. med magnetkontakter og glasbrudsdetektorer. De er koblet til udenfor normal arbejdstid, og det er lokale & geografiske forhold, der tilkendegiver, hvornår det er slået til og fra. Hvis du skal på arbejde udenfor normal arbejdstid, så er det vigtigt at drøfte med din nærmeste leder, hvordan du skal forholde dig på området, når du skal koble anlægget fra og til.

Vores driftsfolk passer og justerer tidspunkterne i samarbejde med Universitetet og kan kontaktes ved særlige behov eller fejl.

CTS system

Alle anlæg og tekniske maskiner i samtlige bygninger på Nat-Tech computerstyres via et CTS system. Herfra kan man styre vakuum, gas, køl, luft og justering af de rette temperaturer etc. i alle bygningerne via en computer.

Driftsfolkene i de 6 driftsområder passer, justerer og fejlsøger i systemerne.

De teknisk ansvarlige er enheden Byg og Teknik.

Dalux

Dalux er det program, hvor al information og dokumentation om Aarhus Universitets bygninger behandles. Dokumentationen består primært af bygnings- og installationstegninger samt drifts- og vedligeholdelsesvejledninger. Informationer om, hvem der bruger vores arealer og til hvad, samles også her.

Dalux benyttes også til digital indmeldelse af fejl, mangler og øvrige opgaver til Nat-Tech Byg’s driftsenhed via ”FM Helpdesk”.

Arbejdspladskultur for Nat-Tech Bygningsservice

Formålet med en fælles arbejdspladskultur

Baggrund

Organisationsstruktur

Enhedernes arbejdsopgaver

Organisationsdiagram

Ledelsesstruktur

Arbejdstidsfordeling for personaleledere

Roller i organisationen

Bygningschef

Administrationsleder

Projektchef

Driftschef

Teamledere

Driftsinspektører

Rengøringsleder

Teamledere i rengøring

Kantineleder

Medarbejdere uden personaleledelse

Tilsynsassistent

Rengøringsassistent/sanitør

Køkkenmedarbejder

FM-medarbejder

Administrativ medarbejder

Projektleder i Byg & Teknik

Mødefora

Relationer

Vær opmærksom på hvem du taler til

Omgangstone og anerkendende kommunikation

Praksis arkitektur

Fælles praksisser

Sociale praksisser

Socialt udvalg

Normtid ved arrangementer

Julehygge

Julefrokost

Personlige gæster

Sociale medier

Administrative praksisser

Indkøb af mobil og IT-udstyr

Arbejdstøj

Kurser

Indkøbsaftaler

Nye medarbejdere

Ansættelse ved Nat-Tech Byg

Modtagelse

Fratrædelse

Opsigelse fra medarbejder

Fratrædelsessamtale

Arbejdstid og tidsregistrering

Arbejdstid

Timegrip

Tilkald/Pålagt overarbejde

Ferie

Ferieplanlægning

Ændring af ferie

Fravær

Sygdom og andet fravær

Sygefraværssamtaler

Lokale praksisser

Nat-Tech Byg Stab

Administration og Byg & Teknik

Nat-Tech Byg Aarhus Øst

Aarhus Øst - Rengøring

Aarhus Øst - FM

Nat-Tech Byg Aarhus Vest

Aarhus Vest - Rengøring

Aarhus Vest - FM

Nat-Tech Byg Aarhus Nord

Aarhus Nord - Rengøring & FM

Nat-Tech Byg Aarhus Syd

Aarhus Syd - Rengøring

Aarhus Syd - FM

Aarhus Syd - Kantine

Nat-Tech Byg AU Viborg

AU Viborg - Rengøring

AU Viborg - FM

AU Viborg - Kantine

Nat-Tech Byg Sjælland

AU Roskilde - FM