Organisering af bygningsområdet ved Nat og Tech

Nat-Tech Bygningsservice varetager den daglige drift, vedligehold og servicering af bygningsmassen ved Nat og Tech. Nat-Tech Byg har ca. 180 medarbejdere (172,26 årsværk) og håndterer ca. 330.000 brutto kvadratmeter fordelt på seks driftsområder på Nat og Tech (se organisationsdiagram).

Aarhus Universitet (AU) ejer ikke selv bygningsmassen, men lejer primært hos den statslige Bygningsstyrelse, BYGST, men også hos andre udlejere –bl.a. Forskningsfondens Ejendomsselskab, FEAS.

Da AU ikke selv ejer bygningerne, har AU som udgangspunkt kun ansvaret for den indvendige vedligeholdelse, mens den udvendige vedligeholdelse (bygningsskallen) påhviler udlejer.

Bygningsmassen på Nat og Tech er meget forskelligartet og spænder fra forskningslaboratorier og avancerede forskningsfaciliteter over traditionelle kontorarealer og undervisningslokaler til stalde og lader. Det stiller selvfølgelig specielle krav til kompetencerne i Nat-Tech Byg. Derfor har man valgt selv at varetagetage en stor del af bygningsdrift og rengøring med egne medarbejdere. Det er opfattelsen, at dette er både økonomisk og kvalitetsmæssigt fordelagtigt ift. at have konkurrenceudsat opgaverne. For at sikre et kvalificeret sammenligningsgrundlag har Nat-Tech Byg dog løbende konkurrenceudsat omkring 15% af opgaverne. Til udvikling af byggeprojekter tilknyttes fagspecifikke projektledere fra Nat-Tech Byg, og projekterne afvikles med inddragelse af AU Bygninger.

Nat-Tech Byg er organisatorisk opdelt i en Administrativ enhed, en Byg og Teknik-enhed og seks driftsområder. Driftsområderne er underopdelt i en driftsenhed, en rengøringsenhed og eventuelt i en kantine enhed (Figur 1). Den Administrative enhed og Byg og Teknik enheden er støtteenheder for driftsområderne og ledelsen. Alle enheder har tilknyttet en daglig leder, som skal sikre en sammenhængende ledelse på tværs af Nat-Tech Byg, samarbejde med de øvrige enheder ved Nat-Tech Byg, sparring med medarbejderne og fordele ressourcer i overensstemmelse med organisationens ydelser, beslutninger og de faglige enheders behov.

De seks driftsområder er følgende:

• Nat-Tech Byg AU Viborg. Enheden dækker Tech aktiviteter i Viborg (Foulum) og i Sønderjylland.
• Nat-Tech Byg Sjælland dækker Tech aktiviteter i AU Roskilde (Risø) og i AU Flakkebjerg.
• Nat-Tech Byg Aarhus syd dækker Tech aktiviteter på Navitas.
• Nat-Tech Byg Aarhus nord er driftsorganisation på Katrinebjerg og dækker Nat, Tech, Arts og Fælles Administrationens aktiviteter på Katrinebjerg, Lystrup, Ole Rømer og i Skejby.
• Nat-Tech Byg Aarhus vest dækker Nat og Tech aktiviteter på Gustav Wieds Vej, Langelandsgade, Ny Munkegade og i Ølsted.
• Nat-Tech Byg Aarhus øst dækker Nat og Tech aktiviteter i Universitetsbyen, i Universitetsparken langs Ole Worms Allé, Wilhelms Meyers Allé og C.F. Møllers Allé, i Vennelystparken, i Botanisk Have og i Rønbjerg

Enhedernes arbejdsopgaver

Nat-Tech Bygs administration tager sig af administrative opgaver i organisationen og assisterer bygningschefen i den daglige ledelse af organisationen. Administrationen er geografisk opdelt og har personale i Aarhus og Roskilde. Enheden håndterer opgaver vedrørende rekruttering, personalejura, personalesamtaler, fraværshåndtering, tidsregistrering, adgangskontrol, fakturering, hjemmesider, journalisering, indkøb, kontrakter, rengøringsplaner, fredagsbarer og udfører mindre projekter for Nat-Tech Byg. Derudover håndterer enheden møde- og kalenderstyring for Bygningschefen og fungerer som personlig assistent. Administrationen udfører mange opgaver i tæt kontakt med det øvrige Administrationscenter og Aarhus Universitets fællesadministration. En række opgaver skal igennem den administrative enhed, f.eks. adgangskort til gæster og midlertidige kort, personalesager, underskrivelse af kontrakter og aftaler, som skal underskrives af Bygningschefen og arkiveres korrekt ved AU.

Byg og Teknik enheden er ansvarlig for at udføre planlagte vedligeholdelsesopgaver og renoveringer af bygningsmassen og skal i samarbejde med de faglige enheder tage sig af nybyggeri og større ombygninger. Ligeledes varetager enheden styring og optimering af de tekniske anlæg i tæt samarbejde med lokale medarbejdere i driftsområderne. Af tekniske anlæg kan specielt nævnes drift af kølering og samarbejdet med fællesskabet omkring de større infrastrukturer og serverfaciliteter. Alle vedligeholdelsesopgaver skal udføres af Byg og Teknik enheden, dog kan mindre vedligehold, som udføres i forbindelse med driftsopgaver (defekte motorer, defekt udstyr eller mindre installationer etc.) afholdes uden at Byg og Teknik er inddraget.

Driftsområderne er ansvarlige for den daglige drift og rengøring af bygningerne, ligesom de udfører alle facility management opgaver for de faglige enheder, herunder kantinedrift og serviceopgaver. Driftsområderne arbejder tæt sammen med administrationen om en lang række personalemæssige og faglige opgaver. Driftsområderne varetager ligeledes opgaver for Byg og Teknik enheden og har den daglige kontakt og koordinering af bygge- og renoveringsopgaver overfor brugerne. Ligeledes kan de i samarbejde med Byg og Teknik  have opgaver med at koordinere eksterne håndværkere i mindre byggesager. Driftsopgaverne er for den største dels vedkommende beskrevet i Nat-Tech Bygs ydelseskatalog. Rengøringens arbejde udføres som systemrengøring og rengøringsopgaverne er beskrevet i rumprofiler.  Ydelserne er ikke 100 % ens på alle lokaliteter, men er tilpasset de lokale fagligheder og enhedernes behov. Ændringer i ydelseskataloget kan altid forhandles med Nat-Tech Byg, blot skal omkostningerne holdes i ro. Alternativt aftales en ændring i bevillingen til enheden via Dekanen,  eller der sker intern fakturering mellem institut og Nat-Tech Byg.

Driftsområderne har kontakten med brugerne i fagmiljøerne og er således vores fornemste ansigt udadtil.

For at sikre en dialog med institutter og centre omkring de daglige driftsopgaver, herunder opgaver som institutter ønsker udført i forhold til ydelseskatalog, er enhver bygning eller ethvert bygningsafsnit tilknyttet både en lokal driftsinspektør og en rengøringsleder eller en teamleder i rengøring. Disse ”partnere” kan kontaktes og har ansvaret for at sikre en god dialog vedrørende daglig drift, og når det er nødvendigt sikre inddragelse af Nat-Tech Byg's ledelse, teknikgruppe, administration og evt. dekanat eller det centrale AU.

Partnere udgør således instituttets forbindelsesled til den øvrige Nat-Tech Byg-organisation - herunder også omkring energiledelse, optimeringer og udførelse af renoveringer og ombygninger.

Driftsinspektør og rengøringsleder/teamleder i rengøring (partnerne) har beslutningskompetence indenfor den daglig drift og rengøring af bygninger/bygningskomplekser.

Partnermodellen sikrer således den daglige drift og inddragelse af både Nat-Tech Byg og institutter i byggesager. Men partnerne kan ikke foretage økonomiske prioriteringer af f.eks. større byggesager. Det skal ske i fakultetsledelsen, institutternes lokaleudvalg og i lokaliteternes bygningsstyregrupper. Institutter kan ikke på egen hånd udføre bygningsmæssige ændringer. Nat-Tech Byg skal altid involveres og sikrer, at AU-standarder og krav overholdes i byggesager.

Institutternes partnere på bygningsområdet fremgår på hjemmesiden, hvor det fremgår, hvem der er driftsinspektør og rengøringsleder/teamleder i rengøring på de respektive lokaliteter: Kontakt os

For at sikre fælles retning med en klar opgave-, ansvars- og rollefordeling mellem dekanat, Administrationscenter og institutter og centre er der etableret en styringsmodel for bygningsområdet på hhv. Nat og Tech.  

Forud for etableringen af et bygge- eller driftsprojekt ved Nat-Tech Byg skal projektets indhold, budget og finansiering altid godkendes af de ledelsesniveauer, som har de rigtige beslutningsmandater ift. projektets økonomiske omfang (jf. Beskrivelser af beslutningsmandat).

Alle projekter ved Nat-Tech Byg skal derfor beskrives i en projektbeskrivelse, som indeholder alle relevante oplysninger, inkl. projektets formål, interessenter, tidsplan, budget, finansiering, opgavebeskrivelse mv.

I Nat-Tech Byg skal projektbeskrivelsen som minimum godkendes af Bygningschef, Projektchef og Driftschef. På baggrund af projektøkonomiens størrelse skal det angives i projektbeskrivelsen, hvilket ledelsesniveau udover Nat-Tech Byg har beslutningsmandat til projektet, og hvem der dermed skal godkende beskrivelsen og underskrive kontrakterne, inden projektet igangsættes. Det kan f.eks. være Administrationschef, Institutleder eller Dekan. Dekanen skal altid godkende projekter med en økonomisk ramme, som ligger over Bygningschefens bevilling. Større byggeprojekter drøftes på bygningsstyregruppemøder jf. styringsmodel for bygningsområdet på Tech og Nat. 

Projekter, der er helt eller delvist finansieret af en anden enhed (f.eks. institut), skal altid godkendes af enhedens ledelse.

Udover at sikre den rette godkendelse har projektbeskrivelsen også til formål at sikre klar og tydelig kommunikation mellem Nat-Tech Byg, ordregiver, interessenter, de udførende aktører og Nat-Tech Økonomi.

Når en projektbeskrivelse godkendes, betyder det, at projektet godkendes med de estimater og løsningsforslag, som er præsenteret i projektbeskrivelsen. Hvis der sker ændringer i løsning eller budgetestimat undervejs i byggeprocessen er det projektejers ansvar at sikre korrekt informationsflow med brugerne og at registrere større ændringer i projektbeskrivelsen og lokaleplanen. Hvis ændringerne til projektet og/eller budgettet er af væsentlig karakter, forventes det, at projektejer sikrer godkendelse af projektændringerne og den reviderede økonomi.

Hvis der sker hændelser i byggeprocessen, som gør, at projektet sættes på pause eller nedlægges, er det projektejers ansvar at sikre den rette bruger- og ledelsesinvolvering. Dette gælder også, hvis projektbeskrivelsen er godkendt af f.eks. et institut. Det forventes, at projektejer har afsøgt alle relevante løsningsscenarier, inden projektet nedlægges, samt at man har drøftet sagen med Projektchef og/eller Bygningschef. Hvis et projekt nedlægges, skal dette nedskrives i projektbeskrivelsen med dato, og projektbeskrivelsen skal sendes til alle involverede interessenter på institut-/centerniveau, Nat-Tech Byg’s ledelse og Nat-Tech Økonomi.

Retningslinjer for udarbejdelse af projektbeskrivelser

Hvis projektet opfylder én eller flere af nedenstående parametre, kræver det en projektbeskrivelse. Bemærk at det ikke er den økonomiske ramme, der bestemmer, om der skal laves projektbeskrivelse.

• Projektet medfører væsentlig ændring af bygningsmassen og/eller brugeroplevelsen på Nat-Tech.
• Projektet involverer parter eller afdelinger på tværs af Nat-Tech og/eller AU.
• Hvis projektets omfang og betaling kan diskuteres, og hvis projektet kræver en nærmere undersøgelse af bygningsforhold.
• Projektet er et ønske fra en anden enhed såsom et institut/center.

Flere oplysninger om projektbeskrivelser og aktive/afsluttede projekter kan findes her: Læs om bygningsudviklingen ved Nat-Tech

Brugergruppe

I forbindelse med konkrete byggesager bør institutter/centre nedsætte en brugergruppe med specielt fokus på medarbejdere og repræsentation fra enhedens arbejdsmiljøorganisation. Den interne kommunikation sekretariatsbetjenes af den respektive enhed.

Arbejdsgruppen præsenteres for byggeriets faser, herunder for hvordan institutter inddrages i byggeprocesser, og hvordan rollerne for deltagelse skifter i løbet af faserne

Intern kommunikation om byggesager

Ifm. byggesager og flytninger er det vigtigt at sikre en rettidig og grundig kommunikation til instituttets medarbejdere. Derfor opfordres til, at institutter/centre udpeger en ansvarlig for at formidle beslutninger, processkridt og evt. ændringer i planer. Arbejdet skal foregå i tæt samarbejde med arbejdsgruppen og institutledelse.

Institutter og centre definerer kommunikationsopgaven, herunder hvem der gør hvad, hvornår.

Institutterne opfordres til at udarbejde en drejebog for kommunikationsopgaven ifm. større byggesager. Det kan være en ide at udsende ugebreve med relevant information vedrørende renoveringen/flytningen til enhedens ansatte.

Drejebog for flytning

Ansvaret for en flytning er naturligt placeret ved de pågældende institutter/centre. Her er viden om enheden forankret samt kontakten til medarbejdere. Nat-Tech Byg understøtter enhederne i flytteprocessen, herunder hjælper med planlægning og praktiske opgaver.

I forbindelse med flytninger skal der udarbejdes en drejebog for flytningen, der sikrer, at institutter/centre kommer sikkert omkring alle led i en flytning. Den konkrete drejebog udarbejdes af institutterne med hjælp fra Nat-Tech Byg, hvis det ønskes. Drejebogen kan tage udgangspunkt i en overordnet drejebog for flytninger udarbejdet af Nat-Tech Byg. Drejebogen vil indeholde en overordnet beskrivelse af hvilke beslutninger, der træffes hvornår og af hvem. Herunder risikovurderinger ift. de enkelte skridt i flytteprocessen.

Overordnet drejebog: Drejebog – rollefordeling og information vedrørende flytning ved Nat-Tech

Overordnet finansiering af bygningsområdet

Omkostninger til bygningsområdet afholdes delvis af fællesområdet ved AU og delvis af fakulteterne.

Husleje, skatter og afgifter, udgifter til forsyninger, renovation, diverse ydelser og aftaler betales i første omgang af fællesskabet og fordeles derefter til fakulteterne, som kan viderefordele udgifterne til institutter og enheder. Omkostninger til daglig drift og rengøring, vedligehold, ombygninger og renoveringer afholdes af fakulteterne, som viderefakturerer til enhederne.

Daglig drift og rengøring af bygninger/bygningskomplekser

Omkostninger dækkes af fakultetet, og Nat-Tech Byg varetager udførelsen.

Økonomien sikres via Nat-Tech Byg’s årsbudget. De daglige bygningsfunktioner, så som rengøring, brand-, adgangskontrol-, vand-, varme-, el-, indbyggede køleanlæg etc. samt funktionen af vinduer, døre, og overflader er Nat-Tech Byg’s ansvar og sikres af den lokale driftsinspektør og rengøringsleder i samarbejde. Institutter og ansatte indmelder fejl og mangler til den lokale drifts- og rengøringsleder, som skal sikre afhjælpning af problemerne.

Normalt skal Nat-Tech Byg’s lokale repræsentanter meddele Nat-Tech Byg’s ledelse, når en reparation overstiger kr. 50.000, og inddrage Nat-Tech Byg’s ledelse, når en reparation overstiger kr. 100.000. Nat-Tech Byg følger delegationsbestemmelserne på Aarhus Universitet: Delegeringsbestemmelser på AU

I forbindelse med den daglige drift sker der et vist vedligehold af bygningerne. Udover disse opgaver udfører Nat-Tech Byg praktiske opgaver for institutterne, opgaverne varierer efter lokalitet og er tilpasset de lokale forhold. Nat-Tech Byg har et ydelseskatalog, hvoraf fremgår, hvilke opgaver Nat-Tech BYG udfører på lokaliteterne: FM ydelseskatalog.

Ombygninger og renoveringer

Har en gruppe/sektion/forsker eller et institut et ønske om at få renoveret eller ombygget et bygningsafsnit skal institut (institutlederen) orienteres, og instituttet er forpligtet til at sikre dækning af omkostningerne. Nat-Tech Byg varetager opgavebeskrivelsen, økonomioverslag, indhentning af tilbud og udførelsen. Læs mere under "Projektbeskrivelser".

Mindre sager udføres af den lokale Bygningsdrift, større sager sker med inddragelse af Byg og Teknik enheden ved Nat-Tech Byg. I forbindelse med ombygninger kan det være nødvendigt at udføre større vedligeholdelsesarbejder, disse vil efter aftale kunne dækkes af Nat-Tech Byg’s budgetter.

Større strategiske bygningsændringer, rokader og byggerier

Skal der udføres større strategiske ændringer i udnyttelsen af bygningsmassen eller udføres nybyggeri aftales opgaven mellem dekan, institut og Nat-Tech Byg. Læs mere under "Projektbeskrivelser". Nat-Tech Byg tager sig af de bygningsmæssige forhold og kan hjælpe institutterne med de praktiske opgaver. Nat-Tech Byg udvikler i tæt samarbejde med institutter ideskitser, rumprogrammer og er ansvarlig for inddragelse af øvrige AU, rådgivere, entreprenører etc., ligesom Nat-Tech Byg sikrer udførelsen af de bygningsrelaterede opgaver.

Omkostningerne til de bygningsmæssige forhold dækkes af fakultetet, mens fordelingen af omkostninger til flytning, anden inventar, løsøre etc. aftales mellem fakultet og de berørte institutter.

Når man arbejder med planer for udvikling, er det vigtigt, at man kan få et kvalificeret bud på omkostninger ved gennemførelse af planen.

Det kritiske i dette er kravet til præcision. I en normal situation rammer Nat-Tech Bygs overslag rimelig tæt – plus/minus 10% på det endelige resultat. I perioder med uro, som i 2022, er det umuligt at give et estimat, der skal være bare nogenlunde validt i mere end et år.

På basis af eksisterende huslejekontrakter og lejeniveauer på diverse lokaliteter skal der udarbejdes et katalog over huslejeomkostninger for diverse bygningskategorier, f.eks. rene kontorer, undervisningsbygninger, blandende kontor og laboratoriebygninger, laboratoriebygninger, stalde, varme og kolde depoter etc. Dette priskatalog skal løbende revideres i takt med prisudviklingen på området.

Nybyggeri

For at undgå suboptimering skal vi have etableret en økonomistyring af planlagte nybyggerier vha. en simpel modelleringsmodel.

Der er brug for en gennemsnitlig kvadratmeterpris pr. bygningsfunktion (mødelokaler, kontor, lager, stalde (eksisterende/nye/lokalitet/miljø), lab mm.). Det kan forenkle og lette/muliggøre den nødvendige økonomistyring på institutter og fakultet.

Renoveringer

For renoveringer og ombygninger vil det ikke være muligt at lave et katalog over omkostninger - kun grove skøn – blandt andet pga. forskellen i eksisterende bygningsmasse. Dog er det muligt for Nat-Tech Byg at give et overslag over priser på renoveringer og ombygninger ud fra erfaringer med lignende renoveringer.

Bygningsområdet er omkostningstungt. Derfor er det vigtigt både at have styr på de aktuelle udgifter og gode værktøjer til at budgettere udgifterne på sigt.

Ift. til de fremtidige omkostninger er det vigtigt både at have godt styr på et instituts forventede behov – typisk i takt med udviklingen af et institut – og et rimeligt skøn over omkostningsniveauet ved en evt. udvidelse – f.eks. m²-prisen på nybyggeri, husleje, bygningsdrift osv.

Behovsanalyse - institut

Det er afgørende vigtigt at forstå et instituts fremtidige behov på bygningsområdet. Dette skyldes ikke mindst, at området rummer modsatrettede behov – f.eks. er det på den ene side et økonomisk tungt område, hvorfor man ønsker at udskyde beslutninger om investeringer længst muligt. På den anden side er det et område, der tager tid at udvikle – ikke mindst fordi der forudsættes myndighedsgodkendelser, ligesom bygningerne ofte kræver avancerede installationer og infrastruktur.

Analysen skal danne grundlag for den fremtidige udvikling på lokaliteterne. Det giver en mulighed for at udnytte synergi på tværs af faglige enheder og skabe konkurrencedygtige og fremtidssikrede forsknings- og uddannelsesmiljøer – herunder sikre infrastruktur og målestationer, der understøtter myndighedsrådgivningen.

Tidlig kendskab til og forståelse for de fremtidige behov kan endvidere medvirke til at skabe følgeskab til beslutninger og proces hos instituttets medarbejdere. Derfor er det vigtigt, at institutterne tager ansvaret for udarbejdelsen af planer for den fremtidige udvikling. Det kan f.eks. være en opgave, der er forankret i institutternes lokaleudvalg og efterfølgende godkendes i lokalitetens Bygningsstyregruppe. Den konkrete organisering er op til institutledelsen, der igangsætter behovsanalyse-processen.

Nat-Tech Byg udarbejder udkast til skabelon for behovsanalysen, evt. med afsæt i beskrivelser for den fremtidige bygningsudvikling ved enheden. Skabelonen skal ud over de bygningsmæssige planer indeholde et udkast til en økonomisk prognose for udvikling i bygningsmassen.

Da arbejdet med disse planer i stort omfang involverer Nat-Tech Byg og Nat-Tech Økonomi, skal der laves en prioritering af enhedernes udarbejdelse af behovsanalyser. Enheder, som står overfor større ændringer, skal prioriteres fremfor andre.

Power BI

For at sikre et bedre overblik, planlægning og styring af bygningsområdet er det vigtigt at få en nemmere og bedre adgang til bygningsdata – at bygningsdata stilles til rådighed f.eks. ved hjælp af PowerBI ligesom på andre administrative områder

Det er ydermere vigtigt af hensyn til bedre overblik, planlægning og styring at etablere et katalog over aftaler og kontrakter på bygningsområdet.