Arrangementer, fredagsbarer og studenterforeninger på Nat-Tech

Første trin: Lav en aftale om lån lokale med dit institut

For at låne et lokale skal du først sende en forespørgsel om lån af lokale til det institut på Nat eller Tech, som du er tilknyttet via din uddannelse. Det er altid instituttet, som skal give den første godkendelse til lån af et lokale i deres område. Hvis du undtagelsesvist ønsker at låne et lokale, som er tilknyttet et andet hovedområde end dit eget, skal du kontakte det institut, som råder over lokalet. Er du i tvivl, om hvem det er, kan du altid kontakte Nat-Tech Bygningsservice for vejledning.  

De fleste institutter har en husrepræsentant, som de studerende kan kontakte for lån og lokale. Husrepræsentanten kan også hjælpe med generel vejledning om lokalets faciliteter, regler mv. Der kan være forskellige procedurer for lokalelån alt efter institut, så vi anbefaler, at du kontakter dit lokale institutsekretariat eller din uddannelseskoordinator. Find kontaktinformation via studieportalen her: Studieportal

Der gælder særlige regler for lån af Biologiens Hus, som du kan læse mere om her: Biologiens Hus

 

Andet trin: Udfyld blanketten til lån af lokaler

Når du har lavet en aftale om lån af et lokale, skal du udfylde og underskrive en lokalelånsaftale. Aftalen skal udfyldes med de generelle oplysninger om arrangementet, herunder dato, varighed, lokale, forventet deltagerantal, formål og arrangementsansvarlige. 

Særligt for fredagsbarerne: Husk at udfylde blanketten med alle datoer, hvor I ønsker at holde åbent. Det gælder både for normal fredagsbar  og udvidet fredagsbar.

Du skal sørge for at læse lokalelånsaftalen grundigt, så du kender betingelserne for lån af lokalet. Når du udfylder aftalen, skal du have styr på: 

1. Aarhus Universitets generelle bestemmelser for afholdelse af fester og fredagsbarer

Du skal sikre dig, at du har læst og forstået Aarhus Universitets generelle bestemmelser for afholdelse af fredagsbarer, fester mv.: Regler for fredagsbarer

2. Sikkerhed

Den arrangementsansvarlige skal være bekendt med og have fået instruks i det gældende brandreglement, flugtvejsplaner og evakueringsprocedure for lokalet. Der vil typisk også være skiltning i lokalet eller i gangarealet, som vejleder om sikkerheden. For at sikre dig at du kender reglerne og modtager den nødvendige instruks, bedes du kontakte driftsinspektøren i dit område: 

• Aarhus Nord Katrinebjerg
• Aarhus Syd Navitas
• Aarhus Øst Universitetsparken og Universitetsbyen
• Aarhus Vest Universitetsparken
• AU Viborg

Er du i tvivl, om hvem du skal kontakte, er du meget velkommen til at sende os en mail på: [email protected]. Så vil vi vejlede dig nærmere. 

3. Alkohol- og/eller lejlighedsbevilling

Hvis arrangementet involverer servering af alkohol, er du ansvarlig for, at der ligger en gyldig alkohol- eller lejlighedsbevilling. Hvis I ikke serverer alkohol, kræver det naturligvis ingen bevilling. Når du søger bevillingen ved Politiet, skal du medsende lokalelånsaftalen. Læs mere længere nede på siden. 

4. Adgangsforhold

5. Ansvar for kommunikation og ændringer til aftalen

Du påtager dig ansvaret for, at både dit institut og Nat-Tech Bygningsservice er ajourførte om arrangementets form, forventet deltagerantal og ansvarshavende person. Det gælder også, hvis der kommer ændringer, og i så fald skal du huske at indsende denne information skriftligt til begge parter. I nogle tilfælde kan det blive nødvendigt med en ny lokalelånsaftale - f.eks hvis I ønsker at skifte lokale. 

 

Tredje trin: Godkendelse ved Nat-Tech Bygningsservice

Når du har udfyldt lokalelånsaftalen, skal du indsende den til Nat-Tech Bygningsservice Administration, som underskrive blanketten til sidst. 

Den færdige lokalelånsaftale skal være underskrevet af:

• Arrangementsansvarlige
• Husrepræsentant eller institutsekretariat
• Nat-Tech Bygningsservice Administration

Nat-Tech Bygningsservice har journaliseringspligt og opbevarer alle dokumenter i AU's ESDH-system. Det anbefales, at arrangementsansvarlige eller foreningen også gemmer en kopi af aftalen i egne arkiver. 

Lokalelåneaftalen sendes til [email protected] 

Aarhus Universitet støtter det gode foreningsliv, og det er muligt for alle studerende på AU, at indgå i et fællesskab i en studenterforening. Studenterdrevne foreninger skal have et uddannelsesmæssigt ophav eller studierelevant formål. Alle nye foreninger skal godkendes af det pågældende institut, som foreninger hører under, og godkendes af Nat-Tech Bygningsservice. Nat-Tech Bygningsservice holder et register over studenterforeninger på Nat-Tech, og det er foreningens ansvar at indmelde ændringer til disse, så oplysningerne altid er ajourførte. 

Husk at du som forperson skal være orienteret om de generelle retningslinjer for studenterforeninger på Aarhus Universitet. Dem finder du her: Studenterforeninger. 

Hvis du ønsker at oprette en ny studenterforening på Nat-Tech, skal du udfylde blanketten "Registrering af studenterforening", som du finder nederst på siden. Du skal udfylde følgende information: 

• Foreningens oplysninger
• Forperson
• Bestyrer
• Bevillingshaver

Registreringsblanketten skal underskrives af foreningens forperson, husrepræsentant eller institutsekretariat og Nat-Tech Bygningsservice. 

Husk at indsende blanketten til: [email protected]

Skift af forperson

Når der sker et skifte i bestyrelsen, og der er fundet en ny forperson, skal du huske at indmelde ændringerne til både jeres husrepræsentant eller institutsekretariat og Nat-Tech Bygningsservice. Du skal udfylde blanketten: "Registrering af ny forperson". Du skal udfylde følgende information: 

• Foreningens oplysninger
• Tidligere forperson
• Ny forperson 

Registreringsblanketten skal underskrives af foreningens forperson, husrepræsentant eller institutsekretariat og Nat-Tech Bygningsservice.

Husk at indsende blanketten til: [email protected]

Ved arrangementer med alkohol skal der altid være ædru-vagter til stede hele aftenen. Antallet af ædru-vagter skal vurderes efter arrangementets størrelse. Ædru-vagterne har i samarbejde med den arrangementsansvarlige ansvar for sikkerheden i lokalet under arrangementet. 

Alkohol- og lejlighedsbevillinger skal sendes til [email protected]

En alkoholbevilling er en varig tilladelse til at servere alkohol, som typisk gives til f.eks. fredagsbarer, som har gentagende arrangementer i samme lokale. En lejlighedsbevilling er en midlertidig tilladelse til at servere alkohol ved et enkelt arrangement, f.eks. en Tutorfest.

• Ansøg om alkoholbevilling: Ansøg om alkoholbevilling | | Politi
• Ansøg om lejlighedsbevilling:  Udskænkning af alkohol (lejlighedstilladelse) | | Politi

Fredagsbarens alkoholbevilling gælder som udgangspunkt i 8 år. Det er dog vigtigt at være opmærksom på, at hvis fredagsbaren får et nyt CVR-nummer eller ændrer adresse, skal der ansøges om en ny alkoholbevilling.

OBS! Ved udskiftninger i fredagsbarens bestyrelse skal man have et tillæg til sin alkoholbevilling. I den forbindelse skal man gøre følgende:

1. Anmelde ændringerne i bestyrelsen til politiet
2. Sende kopi af billed-id (pas eller kørekort) på de nye bestyrelsesmedlemmer til politiet.
3. Sende en kopi af det seneste generalforsamlingsreferat – hvoraf den nye bestyrelse fremgår.
4. Sende en kopi af tillægget fra politiet til [email protected]

Lokalet skal efterlades i ordentlig stand, så almindelig rengøring kan gennemføres den følgende hverdag. Hvis oprydning er mangelfuld, eller der ikke er gjort tilstrækkeligt rent, vil foreningen eller den arrangementsansvarlige modtage en regning på ekstra rengøring fra Nat-Tech Bygningsservice. Grove eller gentagende mangler i oprydning eller rengøring, samt evt. hærværk, kan resultere i, at foreningen får frataget retten til at låne et lokale ved Nat-Tech. 

Særlig aftale om rengøring skal ske ved Nat-Tech Bygningsservice Administrationen: [email protected]

Fredagsbarerne skal føre logbog. Logbogen skal ligge i fredagsbaren og kunne forvises myndighederne, institutter eller Nat-Tech Bygningsservice. Hent skabelonen til logbogen på nedenstående link:

Logbogsskabelon

For arrangementer, hvor der ønskes overnatning (fx Summer Schools), gælder særlige regler:

• Overnatning skal godkendes af de institutter, som har bygningen. Brug af bad og toiletter skal altid godkendes af alle påvirkede institutter.
• Overnatning skal godkendes af Nat-Tech Bygningsservice
• Arrangementer i parkarealet i Universitetsparken skal godkendes af AU Bygninger

 

Sikkerhedskrav: 

• Der skal være mindst en vågen ansvarlig person (“levende vagt”) til stede hele natten.
• Overnatning må kun ske på etager med flugtveje i niveau (vinduer i jordhøjde).
• Der kræves godkendelse fra brandmyndighederne.