Konkret håndtering af ansvarlig forskningspraksis og forskningsfrihed i samarbejde med eksterne parter

Her finder du en oversigt over, hvordan du konkret håndterer ansvarlig forskningspraksis og forskningsfrihed ud fra den kategori for forskningssamarbejde, der passer til dit samarbejde med eksterne parter.


Konkret håndtering - samfinansieret forskning

Forskningsproces

Håndtering


Fase 1: Planlægning


Forberedelse

Afstem forventninger

Afstem forventningerne med den eksterne part til projektet, hinanden, de overordnede rammer og hvilke produkter, der skal komme ud af forskningssamarbejdet inkl. formidlings- og kommunikationsprodukter. Forsøg således at tænke hele processen igennem inden.

Sikr med institutlederen, at instituttet vil huse projektet og i givet fald på hvilke økonomiske vilkår.

Indgå en skriftlig samarbejdsaftale, når:

  • der er tvivl om, hvorvidt de centrale principper kan komme under pres. 
  • Aarhus Universitet og en ekstern part modtager tilskud til forskningssamarbejde fra en bevillingsgiver.
  • Aarhus Universitet modtager tilskud fra en ekstern part, som samtidig er samarbejdspartner i forskningsprojektet.
  • Aarhus Universitet modtager tilskud fra en ekstern part med særlige krav forbundet hertil.
  • der disponeres over resultater fra et samarbejdsprojekt med en ekstern part. Ved resultater forstås i denne kontekst immaterielle rettigheder/IP.

Hvis det eksterne samarbejde indbefatter deling af persondata, gælder der særlige regelsæt (GDPR), og der skal altid indgås en skriftlig samarbejdsaftale, og i tilknytning hertil den relevante aftale for deling af persondata.  

Kontakt TTO, hvis der er tvivl om der skal laves en skriftlig aftale.

Vær opmærksom på eventuel egen dobbeltrolle i fald AU-forskeren har dobbeltansættelse. Læs eventuelt mere om AU’s regler for bibeskæftigelse i personalepolitikken.    


Potentielle interessekonflikter


Afdæk potentiel interessekonflikt

Afdæk potentiel interessekonflikt. Dette gælder alle samarbejdsparter. Oplys nærmeste leder herom, inden samarbejdet indgås. Konferer med nærmeste leder, hvis der er tvivl om eventuel interessekonflikt.


Definition: Interessekonflikter er situationer, hvor finansielle eller andre interesser kan kompromittere eller påvirke den videnskabelige vurdering. Det afgørende er ikke, om der faktisk sker en påvirkning, men om der kan være grund til mistanke, berettiget eller uberettiget, om en påvirkning.


Samarbejdsaftale


Udarbejd en skriftlig samarbejdsaftale

Udarbejd en skriftlig samarbejdsaftale, hvis det er påkrævet jf. ovenstående.

Sørg for at inddrage TTO eller brug TTO’s fast track aftaler for samfinansieret forskning.

Sørg for, at der foreligger en fordeling af omkostninger på aftaleparterne og en præcisering af eventuelle andre økonomiske vilkår ved samarbejdets indgåelse (fx et totalbudget).

Sørg for godkendelse af aftaler om samfinansieret forskning hos TTO. Send kopi af de indgåede aftaler til TTO. 

Sørg for, at aftalen bliver underskrevet af institutlederen.

Journaliser samarbejdsaftalen og korrespondance herom. Det er AU-forskerens ansvar.

Se supplerende krav til forskningsprojekter og samarbejdsaftaler for de enkelte fakulteter:


Fase 2: Udførelse


Organisering og økonomi

Fastlæg ansvarsfordeling og økonomistyring

Fastlæg entydig rolle- og ansvarsfordeling, så den er kendt af alle involverede.

Beskriv organiseringen i samarbejdsaftalen (er indeholdt i TTO’s fast track aftaler)

Sørg for, at økonomistyringen er i henhold til Instruks Eksterne Midler.


Styregruppe


Afgør om der skal nedsættes en styregruppe

Afgør, om der skal nedsættes en styregruppe.


Definition: Styregrupper nedsættes typisk ved større projekter og ved flere end to samarbejdsparter. Alle samarbejdsparters interesser skal varetages i styregruppen. Styregruppen kan være pålagt specifikke opgaver af bevillingsgiver. Et styregruppemedlem fra AU agerer i styregruppen efter aftale med pågældendes institut- eller centerleder. Styregruppens funktion og organisering skal beskrives i samarbejdsaftalen. Her skal det også fremgå, hvordan uenighed i styregruppen behandles. Styregrupper kan ikke styre forskningen eller lede AU’s medarbejdere, men skal sikre koordinering og fremdrift samt overholdelse af budgettet og håndtere eventuelle interessekonflikter.


Projektledelse


Udpeg projektleder(e)

Udpeg projektleder(e).


Definition: Projektlederen har det praktiske ansvar for projektets gennemførelse. I samarbejder med to parter udpeger hver part typisk en projektleder, og disse to samarbejder om at sikre fremdrift og koordinering af projektet. En ekstern projektleder kan ikke styre forskningen på AU eller lede AU’s medarbejdere. En ekstern projektleder kan godt lede den centrale fremdrift af et projekt eller delprojekt. Projektledernes opgaver skal skrives ind i aftalen. Parterne må ikke udskifte projektleder uden gensidig godkendelse.


Følgegruppe


Afgør om der skal nedsættes en følgegruppe

Afgør, om der skal nedsættes en følgegruppe.


Definition: En følgegruppe fungerer som et advisory board og nedsættes typisk i visse større projekter. Den vil alene kunne have en rådgivende funktion. Følgegruppens medlemmer og gruppens funktion skal skrives ind i aftalen.


Fase 3: Dataadministrationen


Indsamling og opbevaring

Indsaml, opbevar og del videnskabelige data

Indsaml, opbevar og del videnskabelige data i overensstemmelse med universitetets Forskrift for håndtering og opbevaring af forskningsdata


Definition på forskningsdata: Ved data forstås alt systematisk indsamlet materiale til forskningsformål inkluderende elektroniske data fra fx registre, spørgeskemaer eller interviews, noter, tekster, litteratur, billeder, humant materiale, som fx blod eller væv, eller materiale fra dyr, herunder biobanker.


Fase 4: Publicering og formidling


Kvalitetssikring

Foretag peer review/fagfællebedømmelse

Sørg for, at forskningspublikationer gennemgår peer review/fagfællebedømmelse i henhold til god praksis inden for det pågældende område.


Definition: Peer review/fagfællebedømmelse bruges i forskningsverdenen til at kvalitetssikre forskningsproduktion. En publikation er peer reviewed/fagfællebedømt, når der er sket en faglig vurdering af publikationen af kyndige kolleger forud for optagelse i tidsskrift eller lignende. Fagfællebedømmelser kan være anonyme eller kan foretages af fx en redaktionskomite. Formen afhænger af fagområde og tradition. Herudover stilles følgende krav til fagfællebedømmelsen:

  • Fagfællebedømmelse skal altid ske før publicering.
  • Mindst én bedømmer skal være ekstern i forhold til forlaget/institutionen.
  • Bedømmere skal være forskningskyndige.
  • Bedømmelsen skal forholde sig til originalitet og den videnskabelige kvalitet i publikationen.

Kommentering og godkendelse


Afsæt tid til ekstern kommentering

Afsæt tid til, at den eksterne samarbejdsparter får mulighed for at kommentere udkast til den publikation, rapport etc., der publicerer eller formidler forskningsresultaterne, hvis det er aftalt i samarbejdsaftalen. Kommenteringen skal ske hurtigst muligt (samarbejdskategori er typisk afgørende for tidsfristen og reguleret i henhold til den konkrete bevillingsform).  Den eksterne part har ret til at foreslå ændringer i teksten, men i sidste ende er det AU-forskeren, der selv suverænt afgør tekstens indhold og formulering. Publikationen må dog ikke indeholde den eksterne parts fortrolige informationer.

Afsæt tid til, at den eksterne part får mulighed for at få udsat den planlagte publikation i en passende periode, hvis det er nødvendigt for at kunne sikre den eksterne parts immaterielle rettigheder. Udsættelsen er typisk 3 til 4 måneder og kan aldrig overstige 6 måneder fra modtagelse til kommentering. 

Sørg for, at eventuel kommentering og håndteringen heraf bliver dokumenteret. Det kan fx foregå i foregå i et selvstændig kommenteringsdokument, som det findes i Techs kvalitetsledelsessystem (Bilag H). NB!! Kan kun tilgås af ansatte ved TECH. Er du ikke ansat ved TECH, kan du kontakte Thomas Plesner, hvis du ønsker at bruge kommenteringsdokumenter).

Giv den eksterne part mulighed for at godkende udkast til publikation, hvis denne er medforfatter.

Journalisér al udveksling om kvalitetssikring, kommentering og godkendelse. Lav notater og journalisér dem, hvis afgørende udveksling foregår mundtligt.


Deklarering


Deklarer relevante forhold i publikationen

Deklarer alle relevante forhold tydeligt i den endelige publikation eller forskningskommunikation, så det er klart, at de centrale principper er overholdt. 

Følgende skal som minimum klart fremgå:

  • potentielle interessekonflikter
  • finansiering
  • forfatterskab
  • kvalitetssikring (fagfællebedømmelser)
  • karakteren af den eksterne parts bidrag

Offentliggørelse og presse


Deklarer ift. eventuelt pressemateriale og øvrig kommunikation

Vær opmærksom på, at ovenstående vedr. deklarering også gælder for eventuelt pressemateriale og øvrig kommunikation.

Deklarer derudover alle forhold, der kan indeholde potentielle interessekonflikter omkring forskningen eller den enkelte forsker i eventuelt pressemateriale og anden kommunikation.

Vær opmærksom på den eksterne parts pressemateriale og øvrig kommunikation. Det skal godkendes, hvis Aarhus Universitets navn bruges. Kontakt nærmeste leder i tvivlstilfælde.

Angiv den eksterne part som kilde, hvis dennes pressemateriale og øvrig kommunikation offentliggøres på AU’s platforme.

Overhold Danske Universiteters Principper for god forskningskommunikation.


Forfatterskab


Angiv eksterne samarbejdsparter som forfattere

Angiv eksterne samarbejdsparter som forfattere i henhold til AU’s regler om, hvornår man optræder som forfattere. 


Definition: Man optræder som forfatter, hvis man har bidraget væsentligt til den pågældende videnskabelige publikation, og hvis bidraget er anerkendt af alle øvrige forfattere, og hvis bidraget som minimum kan specificeres til at indeholde:

  • Væsentlige bidrag til idé eller design, dataindsamling, analyse eller fortolkning af data.
  • Væsentlige bidrag til publikationens udarbejdelse.

Se uddybning om forfatterskab i Politik for Forskningsintegritet, Forskningsfrihed og Ansvarlig Forskningspraksis.

Konkret håndtering - rekvireret forskning og anden indtægtsdækket virksomhed

Forskningsproces

Håndtering


Fase 1: Planlægning


Forberedelse

Afstem forventninger

Afstem forventningerne med den eksterne part til projektet, hinanden, de overordnede rammer og hvilke produkter, der skal komme ud af forskningssamarbejdet inkl. formidlings- og kommunikationsprodukter. Forsøg således at tænke hele processen igennem inden.

Sikr med institutlederen, at instituttet vil huse projektet og i givet fald på hvilke økonomiske vilkår.

Indgå en skriftlig samarbejdsaftale, når:

  • der er tvivl om, hvorvidt de centrale principper kan komme under pres. 
  • Aarhus Universitet og en ekstern part modtager tilskud til forskningssamarbejde fra en bevillingsgiver.
  • Aarhus Universitet modtager tilskud fra en ekstern part, som samtidig er samarbejdspartner i forskningsprojektet.
  • Aarhus Universitet modtager tilskud fra en ekstern part med særlige krav forbundet hertil.
  • der disponeres over resultater fra et samarbejdsprojekt med en ekstern part. Ved resultater forstås i denne kontekst immaterielle rettigheder/IP.

Hvis det eksterne samarbejde indbefatter deling af personoplysninger, gælder der særlige regelsæt (GDPR), og der skal altid indgås en skriftlig samarbejdsaftale, og i tilknytning hertil den relevante aftale for deling af persondata.    

Kontakt TTO, hvis der er tvivl om der skal laves en skriftlig aftale.

Vær opmærksom på eventuel egen dobbeltrolle i fald AU-forskeren har dobbeltansættelse. Læs eventuelt mere om AU’s regler for bibeskæftigelse i personalepolitikken.   

AU-forskeren skal altid kunne stå inde for metodevalget, og princippet om armslængde og uvildighed gælder uanset. 


Potentielle interessekonflikter


Afdæk potentiel interessekonflikt

Afdæk potentiel interessekonflikt. Dette gælder alle samarbejdsparter. Oplys nærmeste leder herom, inden samarbejdet indgås. Konferer med nærmeste leder, hvis der er tvivl om eventuel interessekonflikt.


Definition: Interessekonflikter er situationer, hvor finansielle eller andre interesser kan kompromittere eller påvirke den videnskabelige vurdering. Det afgørende er ikke, om der faktisk sker en påvirkning, men om der kan være grund til mistanke, berettiget eller uberettiget, om en påvirkning.


Samarbejdsaftale


Udarbejd en skriftlig samarbejdsaftale

Udarbejd en skriftlig samarbejdsaftale jf. ovenstående.

Sørg for at inddrage TTO eller brug TTO’s fast track aftaler for rekvireret forskning og anden indtægtsdækket virksomhed.  

Sørg for, at der foreligger et budget med de samlede omkostninger, som samarbejdspartneren skal afholde, og en præcisering af eventuelle andre økonomiske vilkår ved samarbejdets indgåelse (fx et totalbudget).

Sørg for, at aftalen bliver underskrevet af institutlederen.

Journaliser samarbejdsaftalen og korrespondance herom. Det er AU-forskerens ansvar.

Se supplerende krav til forskningsprojekter og samarbejdsaftaler for de enkelte fakulteter:


Fase 2: Udførelse


Organisering og økonomi

Fastlæg ansvarsfordeling og økonomistyring

Fastlæg entydig rolle- og ansvarsfordeling, så den er kendt af alle involverede.

Beskriv organiseringen i samarbejdsaftalen (er indeholdt i TTO’s fast track aftaler).   

Sørg for, at økonomistyringen er i henhold til Instruks Eksterne Midler.


Fase 3: Dataadministrationen


Indsamling og opbevaring

Indsaml, opbevar og del videnskabelige data

Indsaml, opbevar og del videnskabelige data i overensstemmelse med universitetets Forskrift for håndtering og opbevaring af forskningsdata


Definition på forskningsdata: Ved data forstås alt systematisk indsamlet materiale til forskningsformål inkluderende elektroniske data fra fx registre, spørgeskemaer eller interviews, noter, tekster, litteratur, billeder, humant materiale, som fx blod eller væv, eller materiale fra dyr, herunder biobanker.


Fase 4: Publicering og formidling


Kvalitetssikring

Foretag peer review/fagfællebedømmelse

Sørg for, at forskningspublikationer gennemgår peer review/fagfællebedømmelse i henhold til god praksis inden for det pågældende område.


Definition: Peer review/fagfællebedømmelse bruges i forskningsverdenen til at kvalitetssikre forskningsproduktion. En publikation er peer reviewed/fagfællebedømt, når der er sket en faglig vurdering af publikationen af kyndige kolleger forud for optagelse i tidsskrift eller lignende. Fagfællebedømmelser kan være anonyme eller kan foretages af fx en redaktionskomite. Formen afhænger af fagområde og tradition. Herudover stilles følgende krav til fagfællebedømmelsen:

  • Fagfællebedømmelse skal altid ske før publicering.
  • Mindst én bedømmer skal være ekstern i forhold til forlaget/institutionen.
  • Bedømmere skal være forskningskyndige.
  • Bedømmelsen skal forholde sig til originalitet og den videnskabelige kvalitet i publikationen.

Kommentering og godkendelse


Afsæt tid til ekstern kommentering

Afsæt tid til, at den eksterne samarbejdsparter får mulighed for at kommentere udkast til den publikation, rapport etc., der publicerer eller formidler forskningsresultaterne, hvis det er aftalt i samarbejdsaftalen. Kommenteringen skal ske hurtigst muligt (samarbejdskategori er typisk afgørende for tidsfristen og reguleret i henhold til den konkrete bevillingsform).  Den eksterne part har ret til at foreslå ændringer i teksten, men i sidste ende er det AU-forskeren, der selv suverænt afgør tekstens indhold og formulering. Publikationen må dog ikke indeholde den eksterne parts fortrolige informationer.

Afsæt tid til, at den eksterne part får mulighed for at få udsat den planlagte publikation i en passende periode, hvis det er nødvendigt for at kunne sikre den eksterne parts immaterielle rettigheder. Udsættelsen er typisk 3 til 4 måneder og kan aldrig overstige 6 måneder fra modtagelse til kommentering.  

Sørg for, at eventuel kommentering og håndteringen heraf bliver dokumenteret. Det kan fx foregå i selvstændige kommenteringsdokumenter, som på TECH (kan kun tilgås af ansatte ved TECH. Er du ikke ansat ved TECH, kan du kontakte Thomas Plesner, hvis du ønsker at bruge kommenteringsdokumenter).

Giv den eksterne part mulighed for at godkende udkast til publikation, hvis denne er medforfatter.

Journalisér al udveksling om kvalitetssikring, kommentering og godkendelse. Lav notater og journalisér dem, hvis afgørende udveksling foregår mundtligt.

Omfang af eventuel hemmeligholdelse, ejerskab over resultater, data og publiceringsret skal fastlægges i samarbejdsaftalen.


Deklarering


Deklarer relevante forhold i publikationen

Deklarer alle relevante forhold tydeligt i den endelige publikation eller forskningskommunikation, så det er klart, at de centrale principper er overholdt. 

Følgende skal som minimum klart fremgå:

  • potentielle interessekonflikter
  • finansiering
  • forfatterskab
  • kvalitetssikring (fagfællebedømmelser)
  • karakteren af den eksterne parts bidrag

Offentliggørelse og presse


Deklarer ift. eventuelt pressemateriale og øvrig kommunikation

Vær opmærksom på, at ovenstående vedr. deklarering også gælder for eventuelt pressemateriale og øvrig kommunikation.

Deklarer derudover alle forhold, der kan indeholde potentielle interessekonflikter omkring forskningen eller den enkelte forsker i eventuelt pressemateriale og anden kommunikation.

Vær opmærksom på den eksterne parts pressemateriale og øvrig kommunikation. Det skal godkendes, hvis Aarhus Universitets navn bruges. Kontakt nærmeste leder i tvivlstilfælde. 

Angiv den eksterne part som kilde, hvis dennes pressemateriale og øvrig kommunikation offentliggøres på AU’s platforme.

Overhold Danske Universiteters Principper for god forskningskommunikation.


Forfatterskab


Angiv eksterne samarbejdsparter som forfattere

Angiv eksterne samarbejdsparter som forfattere i henhold til AU’s regler om, hvornår man optræder som forfattere. 


Definition: Man optræder som forfatter, hvis man har bidraget væsentligt til den pågældende videnskabelige publikation, og hvis bidraget er anerkendt af alle øvrige forfattere, og hvis bidraget som minimum kan specificeres til at indeholde:

  • Væsentlige bidrag til idé eller design, dataindsamling, analyse eller fortolkning af data.
  • Væsentlige bidrag til publikationens udarbejdelse.

Se uddybning om forfatterskab i Politik for Forskningsintegritet, Forskningsfrihed og Ansvarlig Forskningspraksis.

Konkret håndtering - bevillinger uden krav, donationer og gavebreve

Forskningsproces

Håndtering


Fase 1: Planlægning


Forberedelse

Afstem forventninger

Afstem forventningerne med den eksterne part til projektet, hinanden, de overordnede rammer og hvilke produkter, der skal komme ud af forskningssamarbejdet inkl. formidlings- og kommunikationsprodukter. Forsøg således at tænke hele processen igennem inden.

Sikr med institutlederen, at instituttet vil huse projektet og i givet fald på hvilke økonomiske vilkår.

Afgør om der skal indgås en skriftlig samarbejdsaftale jf. nedenstående. 

Hvis det eksterne samarbejde indbefatter deling af persondata, gælder der særlige regelsæt (GDPR), og der skal altid indgås en skriftlig samarbejdsaftale, og i tilknytning hertil den relevante aftale for deling af persondata.   

Vær opmærksom på eventuel egen dobbeltrolle i fald AU-forskeren har dobbeltansættelse. Læs eventuelt mere om AU’s regler for bibeskæftigelse i personalepolitikken.   

Bemærk, at hvis bevillingen indeholder krav om modydelser, kan det kan have momsmæssige konsekvenser. Se miniguide.


Potentielle interessekonflikter


Afdæk potentiel interessekonflikt

Afdæk potentiel interessekonflikt. Dette gælder alle samarbejdsparter. Oplys nærmeste leder herom, inden samarbejdet indgås. Konferer med nærmeste leder, hvis der er tvivl om eventuel interessekonflikt.


Definition: Interessekonflikter er situationer, hvor finansielle eller andre interesser kan kompromittere eller påvirke den videnskabelige vurdering. Det afgørende er ikke, om der faktisk sker en påvirkning, men om der kan være grund til mistanke, berettiget eller uberettiget, om en påvirkning.


Skriftlig aftale


Afgør om bevillingsskrivelsen er tilstrækkelig

Afgør om bevillingsskrivelsen er tilstrækkelig som skriftlig aftale, det vil den typisk være. Kontakt TTO på tto@au.dk (om generelle ting vedr. aftaler) eller debitorgruppen i AU Økonomi (specifikke spørgsmål om bevillingsskrivelser), hvis der er tvivl. 

Sørg for, at der foreligger en fordeling af omkostninger på aftaleparterne og en præcisering af eventuelle andre økonomiske vilkår ved samarbejdets indgåelse (fx et totalbudget).

Journaliser bevillingsskrivelse (eller evt. aftale) og korrespondance herom. Det er AU-forskerens ansvar.

Tilsagn om betingelsesløse donationer skal tilgå Økonomi på fakultetets administrationscenter. 

Se supplerende krav til forskningsprojekter og samarbejdsaftaler for de enkelte fakulteter:


Fase 2: Udførelse


Organisering og økonomi

Fastlæg ansvarsfordeling og økonomistyring

Fastlæg entydig rolle- og ansvarsfordeling, så den er kendt af alle involverede.

Sørg for, at økonomistyringen er i henhold til Instruks Eksterne Midler.


Fase 3: Dataadministrationen


Indsamling og opbevaring

Indsaml, opbevar og del videnskabelige data

Indsaml, opbevar og del videnskabelige data i overensstemmelse med universitetets Forskrift for håndtering og opbevaring af forskningsdata


Definition på forskningsdata: Ved data forstås alt systematisk indsamlet materiale til forskningsformål inkluderende elektroniske data fra fx registre, spørgeskemaer eller interviews, noter, tekster, litteratur, billeder, humant materiale, som fx blod eller væv, eller materiale fra dyr, herunder biobanker.


Fase 4: Publicering og formidling


Kvalitetssikring

Foretag peer review/fagfællebedømmelse

Sørg for, at forskningspublikationer gennemgår peer review/fagfællebedømmelse i henhold til god praksis inden for det pågældende område.


Definition: Peer review/fagfællebedømmelse bruges i forskningsverdenen til at kvalitetssikre forskningsproduktion. En publikation er peer reviewed/fagfællebedømt, når der er sket en faglig vurdering af publikationen af kyndige kolleger forud for optagelse i tidsskrift eller lignende. Fagfællebedømmelser kan være anonyme eller kan foretages af fx en redaktionskomite. Formen afhænger af fagområde og tradition. Herudover stilles følgende krav til fagfællebedømmelsen:

  • Fagfællebedømmelse skal altid ske før publicering.
  • Mindst én bedømmer skal være ekstern i forhold til forlaget/institutionen.
  • Bedømmere skal være forskningskyndige.
  • Bedømmelsen skal forholde sig til originalitet og den videnskabelige kvalitet i publikationen.

Deklarering


Deklarer relevante forhold i publikationen

Deklarer alle relevante forhold tydeligt i den endelige publikation eller forskningskommunikation, så det er klart, at de centrale principper er overholdt. 

Følgende skal som minimum klart fremgå:

  • potentielle interessekonflikter
  • finansiering
  • forfatterskab
  • kvalitetssikring (fagfællebedømmelser)
  • karakteren af den eksterne parts bidrag

Offentliggørelse og presse


Deklarer ift. eventuelt pressemateriale og øvrig kommunikation

Vær opmærksom på, at ovenstående vedr. deklarering også gælder for eventuelt pressemateriale og øvrig kommunikation.

Deklarer derudover alle forhold, der kan indeholde potentielle interessekonflikter omkring forskningen eller den enkelte forsker i eventuelt pressemateriale og anden kommunikation.

Vær opmærksom på den eksterne parts pressemateriale og øvrig kommunikation. Det skal godkendes, hvis Aarhus Universitets navn bruges. Kontakt nærmeste leder i tvivlstilfælde.  

Angiv den eksterne part som kilde, hvis dennes pressemateriale og øvrig kommunikation offentliggøres på AU’s platforme.

Overhold Danske Universiteters Principper for god forskningskommunikation.


Forfatterskab


Angiv eksterne samarbejdsparter som forfattere

Angiv eksterne samarbejdsparter som forfattere i henhold til AU’s regler om, hvornår man optræder som forfattere. 


Definition: Man optræder som forfatter, hvis man har bidraget væsentligt til den pågældende videnskabelige publikation, og hvis bidraget er anerkendt af alle øvrige forfattere, og hvis bidraget som minimum kan specificeres til at indeholde:

  • Væsentlige bidrag til idé eller design, dataindsamling, analyse eller fortolkning af data.
  • Væsentlige bidrag til publikationens udarbejdelse.

Se uddybning om forfatterskab i Politik for Forskningsintegritet, Forskningsfrihed og Ansvarlig Forskningspraksis.

Konkret håndtering - forskningsbaseret myndighedsbetjening

Forskningsproces

Håndtering


Fase 1: Planlægning


Forberedelse

Afstem forventninger

Afstem forventningerne med den eksterne part til projektet, hinanden, de overordnede rammer og hvilke produkter, der skal komme ud af forskningssamarbejdet inkl. formidlings- og kommunikationsprodukter. Forsøg således at tænke hele processen igennem inden.

Sikr med institutlederen, at instituttet vil huse projektet og i givet fald på hvilke økonomiske vilkår.

Hvis det eksterne samarbejde indbefatter deling af persondata, gælder der særlige regelsæt (GDPR), og der skal altid indgås en skriftlig samarbejdsaftale, og i tilknytning hertil den relevante aftale for deling af persondata.  

Vær opmærksom på eventuel egen dobbeltrolle i fald AU-forskeren har dobbeltansættelse. Læs eventuelt mere om AU’s regler for bibeskæftigelse i personalepolitikken.

AU-forskeren skal altid kunne stå inde for metodevalget, og princippet om armslængde og uvildighed gælder uanset. 


Potentielle interessekonflikter


Afdæk potentiel interessekonflikt

Afdæk potentiel interessekonflikt. Dette gælder alle samarbejdsparter. Oplys nærmeste leder herom, inden samarbejdet indgås. Konferer med nærmeste leder, hvis der er tvivl om eventuel interessekonflikt.


Definition: Interessekonflikter er situationer, hvor finansielle eller andre interesser kan kompromittere eller påvirke den videnskabelige vurdering. Det afgørende er ikke, om der faktisk sker en påvirkning, men om der kan være grund til mistanke, berettiget eller uberettiget, om en påvirkning.


Aftaler og økonomi


Afdæk omkostninger og indgå aftale

Sørg for, at der foreligger en fordeling af omkostninger på aftaleparterne og en præcisering af eventuelle andre økonomiske vilkår ved samarbejdets indgåelse (fx et totalbudget).

Se supplerende krav til forskningsprojekter og samarbejdsaftaler for de enkelte fakulteter:

Indgå aftale - Aftaler om myndighedsbetjening varetages af de respektive dekaner. Opgaver uden for rammeaftalens arbejdsprogrammer involverer institutlederen/-ledelsen sammen med projektlederen jf. Procedure 1 i Kvalitetsledelsessystem for myndighedsrådgivning ved TECH.

Sørg for, at økonomistyringen er i henhold til Instruks Eksterne Midler.  


Fase 2: Udførelse


Organisering

Fastlæg ansvarsfordeling

Fastlæg entydig rolle- og ansvarsfordeling, så den er kendt af alle involverede.


Styregruppe


Afgør om der skal nedsættes en styregruppe

Afgør, om der skal nedsættes en styregruppe.


Definition: Styregrupper nedsættes typisk ved større projekter og ved flere end to samarbejdsparter. Alle samarbejdsparters interesser skal varetages i styregruppen. Styregruppen kan være pålagt specifikke opgaver af bevillingsgiver. Et styregruppemedlem fra AU agerer i styregruppen efter aftale med pågældendes institut- eller centerleder. Styregruppens funktion og organisering skal beskrives i samarbejdsaftalen. Her skal det også fremgå, hvordan uenighed i styregruppen behandles. Styregrupper kan ikke styre forskningen eller lede AU’s medarbejdere, men skal sikre koordinering og fremdrift samt overholdelse af budgettet og håndtere eventuelle interessekonflikter.


Projektledelse


Udpeg projektleder(e)

Udpeg projektleder(e).


Definition: Projektlederen har det praktiske ansvar for projektets gennemførelse. I samarbejder med to parter udpeger hver part typisk en projektleder, og disse to samarbejder om at sikre fremdrift og koordinering af projektet. En ekstern projektleder kan ikke styre forskningen på AU eller lede AU’s medarbejdere. En ekstern projektleder kan godt lede den centrale fremdrift af et projekt eller delprojekt. Projektledernes opgaver skal skrives ind i aftalen. Parterne må ikke udskifte projektleder uden gensidig godkendelse.


Følgegruppe


Afgør om der skal nedsættes en følgegruppe

Afgør, om der skal nedsættes en følgegruppe.


Definition: En følgegruppe fungerer som et advisory board og nedsættes typisk i visse større projekter. Den vil alene kunne have en rådgivende funktion. Følgegruppens medlemmer og gruppens funktion skal skrives ind i aftalen.


Fase 3: Dataadministrationen


Indsamling og opbevaring

Indsaml, opbevar og del videnskabelige data

Indsaml, opbevar og del videnskabelige data i overensstemmelse med universitetets Forskrift for håndtering og opbevaring af forskningsdata.  


Definition på forskningsdata: Ved data forstås alt systematisk indsamlet materiale til forskningsformål inkluderende elektroniske data fra fx registre, spørgeskemaer eller interviews, noter, tekster, litteratur, billeder, humant materiale, som fx blod eller væv, eller materiale fra dyr, herunder biobanker.


Fase 4: Publicering og formidling


Kvalitetssikring

Foretag peer review/fagfællebedømmelse

Sørg for, at forskningspublikationer gennemgår peer review/fagfællebedømmelse i henhold til god praksis inden for det pågældende område.


Definition: Peer review/fagfællebedømmelse bruges i forskningsverdenen til at kvalitetssikre forskningsproduktion. En publikation er peer reviewed/fagfællebedømt, når der er sket en faglig vurdering af publikationen af kyndige kolleger forud for optagelse i tidsskrift eller lignende. Fagfællebedømmelser kan være anonyme eller kan foretages af fx en redaktionskomite. Formen afhænger af fagområde og tradition. Herudover stilles følgende krav til fagfællebedømmelsen:

  • Fagfællebedømmelse skal altid ske før publicering.
  • Mindst én bedømmer skal være ekstern i forhold til forlaget/institutionen.
  • Bedømmere skal være forskningskyndige.
  • Bedømmelsen skal forholde sig til originalitet og den videnskabelige kvalitet i publikationen.

Inden for den forskningsbaserede myndighedsbetjening kan fagfællebedømmelsen gennemføres af en intern fagfælle, der ikke har bidraget til den konkrete opgave, men har kompetencer inden for området. Dette under hensyn til de korte tidsfrister. Retningslinjerne er beskrevet i Kvalitetsledelsessystem for myndighedsrådgivning ved TECH i Procedure 7. Den faglige kvalitetssikring besluttes i forbindelse med udarbejdelse af beskrivelsen af opgaveløsningen jf. Procedure 6. Publicering i videnskabelige tidsskrifter foregår efter normale procedurer med fagfællebedømmelse/peer review.

Kommenteringsfristen for den interne fagfællebedømmelse aftales ved igangsætning af opgaven eller senest ved fremsendelse af udkast.


Kommentering og godkendelse


Afsæt tid til ekstern kommentering

Afsæt tid til, at den eksterne samarbejdsparter får mulighed for at kommentere udkast til den publikation, rapport etc., der publicerer eller formidler forskningsresultaterne, hvis det er aftalt i samarbejdsaftalen. Kommenteringen skal ske hurtigst muligt (samarbejdskategori er typisk afgørende for tidsfristen og reguleret i henhold til den konkrete bevillingsform).  Den eksterne part har ret til at foreslå ændringer i teksten, men i sidste ende er det AU-forskeren, der selv suverænt afgør tekstens indhold og formulering. Publikationen må dog ikke indeholde den eksterne parts fortrolige informationer.

Afsæt tid til, at den eksterne part får mulighed for at få udsat den planlagte publikation i en passende periode, hvis det er nødvendigt for at kunne sikre den eksterne parts immaterielle rettigheder. Udsættelsen er typisk 3 til 4 måneder og kan aldrig overstige 6 måneder fra modtagelse til kommentering.  

Sørg for, at eventuel kommentering og håndteringen heraf bliver dokumenteret. Det kan fx foregå i selvstændige kommenteringsdokumenter, som på TECH (kan kun tilgås af ansatte ved TECH. Er du ikke ansat ved TECH, kan du kontakte Thomas Plesner, hvis du ønsker at bruge kommenteringsdokumenter). 

Giv den eksterne part mulighed for at godkende udkast til publikation, hvis denne er medforfatter.

Journalisér al udveksling om kvalitetssikring, kommentering og godkendelse. Lav notater og journalisér dem, hvis afgørende udveksling foregår mundtligt.

Det er undtagelsesvist muligt for rekvirenten at bede AU om at udsætte publicering med op til syv arbejdsdage. En sådan udsættelse bør være aftalt på forhånd.  


Deklarering


Deklarer relevante forhold i publikationen

Deklarer alle relevante forhold tydeligt i den endelige publikation eller forskningskommunikation, så det er klart, at de centrale principper er overholdt. 

Følgende skal som minimum klart fremgå:

  • potentielle interessekonflikter
  • finansiering
  • forfatterskab
  • kvalitetssikring (fagfællebedømmelser)
  • karakteren af den eksterne parts bidrag

Offentliggørelse og presse


Deklarer ift. eventuelt pressemateriale og øvrig kommunikation

Vær opmærksom på, at ovenstående vedr. deklarering også gælder for eventuelt pressemateriale og øvrig kommunikation.

Deklarer derudover alle forhold, der kan indeholde potentielle interessekonflikter omkring forskningen eller den enkelte forsker i eventuelt pressemateriale og anden kommunikation.

Vær opmærksom på den eksterne parts pressemateriale og øvrig kommunikation. Det skal godkendes, hvis Aarhus Universitets navn bruges. Kontakt nærmeste leder i tvivlstilfælde.  

Angiv den eksterne part som kilde, hvis dennes pressemateriale og øvrig kommunikation offentliggøres på AU’s platforme.

Overhold Danske Universiteters Principper for god forskningskommunikation.


Forfatterskab


Angiv eksterne samarbejdsparter som forfattere

Angiv eksterne samarbejdsparter som forfattere i henhold til AU’s regler om, hvornår man optræder som forfattere. 


Definition: Man optræder som forfatter, hvis man har bidraget væsentligt til den pågældende videnskabelige publikation, og hvis bidraget er anerkendt af alle øvrige forfattere, og hvis bidraget som minimum kan specificeres til at indeholde:

  • Væsentlige bidrag til idé eller design, dataindsamling, analyse eller fortolkning af data.
  • Væsentlige bidrag til publikationens udarbejdelse.

Se uddybning om forfatterskab i Politik for Forskningsintegritet, Forskningsfrihed og Ansvarlig Forskningspraksis.