For at gøre dialogen om APV-resultaterne engagerende og for at sikre, at forskellige perspektiver kommer i spil, kan det være hjælpsomt at strukturere samtalerne i højere grad, end du normalt er nødt til.
Det første, du skal gøre dig klart er, hvad du ønsker at opnå med dialogmødet. Først når formålet er klart, kan du vælge den rigtige metode til dialogmødet. Hvilken metode, der er god, afhænger af formål, antal medarbejdere og situationen i enheden. Ved flere formål kan metoderne kombineres.
A. Fremlægge rapporterne og (anonymt) udvælge de indsatsområder, enheden/instituttet skal arbejde videre med (se dialogmetode A)
B. Give medarbejderne mulighed for dialog om, hvordan de læser rapporterne, og hvad deres forhåbninger og konkrete idéer til arbejdet med arbejdsmiljøet er (se dialogmetode B)
C. Instituttet/enheden i fællesskab prioriterer de tre vigtigste indsatsområder, formulerer dem som mål og udarbejder idéer til tiltag (se dialogmetode C)
D. Medarbejderne får ejerskab for de trivselsfremmende tiltag, fordi de selv har udarbejdet en meningsfuld handlingsplan i grupper (se dialogmetode D)
E. Uddybe data og/eller indsatsområder gennem gruppesamtaler (se dialogmetode E)
Forventningsafstemning med medarbejderne om opfølgning er grundlæggende for gode og tillidsfulde dialogmøder og de efterfølgende handlinger, som forbedrer arbejdsmiljøet.
Afhængigt af hvad APV-rapporterne viser, vil nogle enheder hurtigt kunne planlægge en meningsfuld opfølgningsproces og tidligt kommunikere den ud. Andre steder må processen planlægges og kommunikeres i etaper, alt efter hvad dialogmøderne bringer med sig. I alle tilfælde er det vigtigt, at alle ved, hvad næste skridt er, og hvem der har ansvar for at tage dette.