Rammer og regelsæt
Finansministeriet udstikker de juridiske rammer for anvendelse af kreditkort på AU. P.t. ved Cirkulære af 20. april 2010 om anvendelse af betalingskort i staten.
AU kan jf. cirkulæret anvende kreditkort omfattet af Økonomistyrelsens aftaler om betalingskort.
I tillæg til nærværende politik findes nedenstående regelsæt for anvendelse af kreditkort på Aarhus Universitetet med beskrivelse af procedurer og formularer for oprettelse, anvendelse, afregning og lukning af kreditkort. I reglerne inkluderes beskrivelse af kreditkortets anvendelsesmuligheder og begrænsninger i samme.
Ansvar
Ansvaret for politik, samt tilhørende regelsæt for anvendelse af kreditkort på Aarhus Universitet ligger hos vicedirektøren for Økonomi på Aarhus Universitet. Kontrol af overholdelse af bemyndigelsesregler og fuldmagtsforhold i øvrigt følger universitets almindelige opgavesplit.
Hvem kan få kreditkort
Hvem kan få kreditkort
Kreditkort kan udstedes til personer med tilknytning til Aarhus Universitet, og som har et dansk cpr. nummer. Det er Aarhus Universitets decentrale enheder, der afgør og er ansvarlig for, hvilke personer, der skal udstedes kreditkort til.
Kreditmaksimum og forhøjelse
Kreditkortmaksimum og forhøjelse
Aarhus Universitets decentrale enheder kan fastsætte individuelle maksimumbeløb for kreditkortets anvendelse. Kreditmaksimum er som hovedregel kr. 50.000 løbende 30 dage, men kreditkortet rummer mulighed for en differentiering på kreditmaksimum fra kr. 5.000 til kr. 50.000.
Ansøgning om kreditmaksimum over kr. 50.000 kræver særlig begrundelse. Uanset størrelsen på kreditmaksimum, må kortholder ikke foretage enkeltkøb, der overstiger, hvad vedkommende i øvrigt har ret til at købe ind for på universitetets vegne ifølge de almindelige disponeringsregler, som udstikkes af hovedområderne.
Forhøjelse af kreditmaksimum
Hvis der er behov for forhøjelse af kreditmaksimum, skal kortholder selv ansøge (gøres via linket ”Foretag ændringer til eksisterende kreditkort” i højre side), hvorefter ansøgningen automatisk bliver videresendt til godkendelse ved den person, der kan godkende på den pågældende stedkode.
Ansøgninger, der godkendt inden kl. 14, effektueres samme dag.
Ansøgning om kreditkort
Ansøgning om kreditkort
Før man kan ansøge om et kreditkort, skal man være oprettet som bruger i universitetets rejseafregningssystem RejsUd.
Ansøgere om nyt kreditkort skal logge ind på kreditkortportalen og udfylde oplysninger om det ønskede kort.
Der udføres ingen personlig kreditvurdering af ansøgeren, da der er tale om firmakreditkort med firmahæftelse.
Ansøgning om nye kort sker via kreditkortportalen, som findes her sammen med proceduren for kreditforhøjelser og ændring af stedkode.
Ved ansøgning om AU-kreditkort bekræfter ansøger, at man har læst ”Regelsæt for anvendelse af kreditkort” og er indforstået med de angivne betingelser for anvendelse af kreditkortet.
Ansøgeren vil i løbet af ca. 2 uger modtage PIN-kode og kreditkort direkte fra kreditkortleverandøren, SEB Kort, på privatadressen. Hvis der er behov for, at kreditkortet leveres hurtigere, kan der laves en hastebestilling, hvor kortet vil blive leveret efter 1-2 arbejdsdage. Bemærk at SEB Kort opkræver et gebyr på kr. 250 for en sådan hastebestilling. I forbindelse med oprettelse af PIN-koden modtager du en SMS med instruktioner.
Kortholders forpligtelser
Kortholders forpligtelser
Kortholder skal opbevare kortet forsvarligt, og kortholder skal med jævne mellemrum kontrollere, at kortet ikke er mistet eller misbrugt.
Kortholder må ikke opbevare koden sammen med kortet eller skrive den på kortet. Koden skal læres udenad og brevet med koden destrueres.
Spærring af kreditkort
Spærring af kreditkort
Hvis kortholder mister kortet, hvis en anden får kendskab til kortholders pinkode, eller der i øvrigt er mistanke om svindel med kortet, skal kortholder sørge for spærring af kortet ved hurtigst muligt at ringe til SEB Kort tlf. (+45) 36 73 71 00, som er åbent døgnet rundt. Det er også muligt at spærre kreditkortet i Eurocard app’en.
Når et kreditkort er blevet spærret, vil SEB Kort automatisk bestille et erstatningskort og ny PIN-kode. Bemærk at SEB Kort opkræver et gebyr på kr. 150 for et erstatningskort.
Hvis kortholder akut står uden et betalingsmiddel, kan SEB Kort evt. hjælpe med nødkontanter.
Indsigelse
Indsigelse
Har du ikke modtaget de varer eller tjenesteydelser, som du har bestilt? Er du blevet opkrævet et køb flere gange?
I begge tilfælde skal du som det første kontakte forretningen, hvor du har handlet. Forretningen eller virksomheden, hvor du har handlet, er ansvarlig for eventuelle fejl. Derfor skal du starte med at kontakte dem, inden SEB Kort kan hjælpe dig. Ofte løser problemet sig ved at tale sammen, men hvis din henvendelse til forretningen ikke hjælper, kan du reklamere over fejlen til SEB Kort:
https://eurocard.dk/kundeservice/indsigelse/
PIN-kode
PIN-kode
KortPIN-koden er personlig og kan fås ved at:
Kortholder åbner Eurocard app’en, hvor PIN-koden kan findes.
Kortholder logger på Eurocard.com/Mit Eurocard og identificerer sig ved hjælp af sin Nem-ID.
Sende mail til kreditkort@au.dk for bestilling af PIN-kode brev.
Det bliver sendt fra banken til kortholders folkeregisteradresse.
Kortholder ringer til Eurocard på +45 36737450. Kortholder bør have sit kreditkort ved hånden, da support teamet har brug for oplysninger, der findes på kortet.
PIN-koden sendes til kortholders folkeregisteradresse.
Erstatningskort
Erstatningskort
Hvis en kreditkortholders kreditkort er ødelagt eller beskadiget, skal der udstedes et erstatningskort.
Dette kan bestilles via linket ”Foretag ændringer til eksisterende kreditkort” i højre side.
Der vil blive udstedt et erstatningskort med samme kortnummer og PIN-kode som tidligere. Ansøgeren vil normalt modtage et erstatningskort på privatadressen efter 3 arbejdsdage.
Bemærk at SEB Kort opkræver et gebyr på kr. 180 for et erstatningskort.
Anvendelse af kreditkort
Anvendelse af kreditkort
Kreditkortet skal anvendes i forbindelse med betaling af...
Udgifter vedrørende og under rejser, herved skal den rejsende kun behandle omkostninger vedr. rejser i RejsUd.
Private mindre udgifter under rejser, som har direkte sammenhæng med rejsen eller ophold herunder, og som kortholder selv skal betale i forbindelse med rejseafregningen. Udgifterne må maksimalt svare til time- og dagpengesatsen pr. dag.
Udgifter til mindre indkøb (udlæg) på vegne af universitetet samt til særlige indkøb på internettet, hvor betaling ikke kan gennemføres (eller vanskeligt lader sig gøre) på normal måde ved en elektronisk faktura.
Som eksempler på rejseudgifter, hvor kreditkortet skal anvendes, skal nævnes...
Billetkøb som foretages gennem AU's rejseleverandør CWT og/eller direkte hos flyselskaberne
Taxa, medmindre der er etableret lokal taxa bon ordning
Udgifter til parkering
Hotel, inkl. forudgående reservation og garantistillelse
Udgifter til rejsefortæring
Repræsentation på rejsen
Udgifter til færgebilletter
Broafgift, medmindre der er lokal aftale om anvendelse af brobizz
Brændstof i forbindelse med kørsel i tjenestebil med mindre der anvendes ”benzinkort”
Som eksempler på private mindre udgifter under rejser kan nævnes...
Udgifter til fortæring, som skal dækkes af time- og dagpenge
Kreditkortet må aldrig anvendes til køb af varer til privatbrug.
Som eksempler på udgifter til mindre indkøb på vegne af universitetet skal nævnes...
Repræsentationsudgifter.
Udgifter til fortæring
Indkøb af bøger på konferencer
Kontante hævninger i Danmark er ikke tilladt.
Kreditkortet kan anvendes til hævning af kontanter i udlandet (herunder i internationale lufthavne i Danmark umiddelbart før afrejse) dog som hovedregel maksimalt kr. 2.000. Der kræves en særlig begrundelse i forbindelse med rejseafregningen, hvis der undtagelsesvis har været behov for at hæve et større beløb.
Ved dokumenteret bortkommet bagage må kreditkortet anvendes til køb af nødvendigt tøj mv., men beløbet skal betragtes som privat forbrug og skal tilbagebetales, idet disse udgifter efterfølgende afregnes fra Europæiske Rejseforsikring direkte til den rejsende.
Læs mere om anmeldelse af skade, bagage forsinkelse m.v.
Indbetaling af overskydende beløb
indbetaling af overskydende beløb
Kontante hævninger i udlandet skal begrænses mest muligt.
Hvis der er hævet kontanter skal kreditkorttransaktionen afregnes som privat udgift i RejsUd og hvis afregningen går i minus, skal beløbet indbetales til AU’s bankkonto med
reg.nr. 4387
kontonummer 11280234
Det er vigtigt, at kortholder oplyser sin AU ID/eller sit navn samt RejsUd dokumentnummer som reference for indbetalingen.
Lufthavn – lounges
Lufthavn - lounges
Eurocard udstedt under Moderniseringsstyrelsens kreditkortaftale leveres uden loungeadgang. Derfor må medarbejderne evt. fremvise deres private kreditkort for at få adgang til lufthavn-lounges, eller medarbejderen kan for egen regning betale for at få adgang til lounges.
Afregning af kreditkorttransaktioner
Afregning af kreditkorttransaktioner
Det er kortholderens ansvar at sørge for at lave afregninger for kreditkorttransaktionerne via universitetets rejseafregningssystem. Kortholder skal vedhæfte scannet dokumentation for alle de afholdte udgifter. Bortkomne bilag kan undtagelsesvis erstattes af tro- og love-erklæring.
Afregning i universitetets rejseafregningssystem kan foretages af kortholderen selv fra en PC med internetadgang eller foretages af en sekretær.
Rejseafregningen håndteres og godkendes i overensstemmelse med den sædvanlige procedure.
Hvis der bestilles fly, tog eller hotel lang tid før rejsen, skal der påbegyndes en rejseafregning i RejsUd, hvor kreditkorttransaktionerne trækkes ind. Rejseafregningen skal først færdiggøres, når alle udgifter til rejsen er afholdt. Herved opnås et samlet overblik over rejsens udgifter.
Kreditkorttransaktioner, der vedrører flere mindre udlæg, skal som udgangspunkt samles i én afregning, da det mindsker administrationen omkring behandlingen.
Hvert område modtager månedligt en oversigt over uafregnede kreditkorttransaktioner på den relevante stedkode, og som et supplement til kortholderens eget ansvar, opfordres de administrative enheder til, at informationerne fra disse lister bruges aktivt og systematisk til at følge op ved kortholdere, der mod forventning har udestående afregninger liggende i RejsUd. Dels mhp. at bidrage til at undgå iværksættelsen af løntræk, som ikke er ønskeligt for medarbejderen, og dels for at minimere omstændelig administration omkring en unødvendig overskridelse af områdets regelsæt. Og ikke mindst mhp. at områdets reelle udgifter fremgår af regnskabstallene umiddelbart efter afholdelsen, hvilket først sker ved den kontering, der oplyses ved afregningen.
Løntræk ved manglende afregning
Løntræk ved manglende afregning
Ved ansøgning om et AU-kreditkort, bekræfter ansøgeren at være indforstået med, at der kan foretages løntræk, hvis kortholderen undlader at afregne sine kreditkorttransaktioner i RejsUd inden for den fastlagte frist. Det er ved hvert enkelt fakultet hhv. Fællesområdet besluttet, at der automatisk foretages løntræk på kortholderen af beløb, som måtte overskride 90 dage i RejsUd uden at blive afregnet. Dette skal altid bestræbes overholdt. Private udgifter skal afregnes som sådanne i RejsUd og må ikke afsluttes ved blot at afvente løntræk.
Hvert område modtager månedligt en oversigt over uafregnede kreditkorttransaktioner på den relevante stedkode, og der opfordres til, at informationerne fra disse lister bruges aktivt og systematisk til at følge op ved kortholdere, der har udestående afregninger liggende i RejsUd. Dels mhp. at bidrage til at undgå iværksættelsen af løntræk, som ikke er ønskeligt for medarbejderen, og dels for at minimere omstændelig administration omkring en unødvendig overskridelse af regelsættet. Og ikke mindst mhp. at områdets reelle udgifter fremgår af regnskabstallene umiddelbart efter afholdelsen, hvilket først sker ved den kontering, der oplyses ved afregningen.
Ved behov for hjælp eller vejledning omkring oversigten over transaktioner eller løntræk er man altid velkommen til at kontakte Servicegruppen eller skrive på kreditkort@au.dk.
Lukning af kreditkort
Lukning af kreditkort
Universitetet kan uden varsel eller begrundelse lukke et kreditkort, hvis situationen kræver det.
Hvis en kortholders tilknytning til Aarhus Universitet ophører, har den pågældende decentrale enhed pligt til at inddrage kortet (på lige fod med nøgler, telefon, udstyr osv.). Enheden klipper kortet i to stykker og giver meddelelse til AU Regnskab ved mail til kreditkort@au.dk, der varetager afmelding over for kreditkortleverandøren. I forbindelse med lukning af kreditkort skal der altid foretages slutafregning med aktuelle underbilag og dokumentationer.
Kortholder kan selv bestille kreditkortet lukket via linket ”Foretag ændringer til eksisterende kreditkort” i højre side.
Aktivering af kreditkort
Aktivering af kreditkort
Kreditkortet aktiveres automatisk første gang et køb godkendes med PIN-kode (dvs. køb i en fysik butik).
Kreditkortet kan også aktiveres via Mit Eurocard eller i Eurocard app’en.
Tilknytning af kreditkort i Wallet/Apple Pay/PayPal/MobilePay
Tilknytning af kreditkort i Wallet/Apple Pay/PayPal/MobilePay
Du kan og må godt tilknytte dit AU-kreditkort til enten Wallet, Apple Pay, PayPal eller MobilePay, men skal dog være opmærksom på følgende ting:
Hvis du har flere kort tilknyttet din Wallet/Apple Pay/PayPal/MobilePay, skal du huske at skifte mellem de enkelte kort, så AU-kreditkortet kun bliver brugt til udgifter, som AU skal betale.
Hvis du kommer til at bruge AU-kreditkortet til private udgifter, skal transaktionerne afregnes i RejsUd med konteringen ”Private udgifter”. Hvis der ikke er andre udgifter i din afregning, som beløbet kan modregnes i, får du en mail fra Rejsegruppen med information om, hvortil du skal indbetale beløbet.
Du er forpligtet til at sørge for at eventuelle tilbagebetalinger kommer til AU.
Når man får et beløb retur i sin Wallet/Apple Pay/PayPal/MobilePay, som f.eks. fra en aflyst DSB billet, kan det i nogle tilfælde ske, at beløbet kommer til det kort, man har kaldt sit hovedkort og ikke til det kreditkort, som har afholdt udgiften.
Gebyr til forretningssted
Gebyr til forretningssted
Det er tilladt for forretningsstederne at pålægge et gebyr for brug af et Corporate MasterCard.
Gebyret er typisk mellem 0,75 og 1,5% - det er dog tilladt for forretningsstedet at opkræve mere, hvis de betaler mere for indløsning af beløbet.
Såfremt der pålægges et gebyr, skal det fremgå af kvitteringen og der skal oplyses om det.
Fornyelse af kreditkort
Fornyelse af kreditkort
SEB Kort danner automatisk et nyt kreditkort den 20. i måneden før et kreditkort udløber og sender det til kortholders folkeregisteradresse.
Der vil dog ikke blive sendt et fysisk kort, hvis der ikke har forbrug på kreditkortet de sidste 2 år. I dette tilfælde vil fornyelsen være i form af et digitalt kort.
Der udstedes Eurocard (Corporate) via SEB Kort. Kreditkortene udstedes som firmakreditkort med firmahæftelse. Universitetet er forpligtet af Økonomistyrelsens aftale om betalingskort under staten, der afgør hvilket kortselskab samt korttype, der kan anvendes.
Kortet skal være forsynet med den pågældende medarbejders navn samt ”Aarhus Universitet”
Kreditkortet er et personligt kort og må aldrig overdrages til andre
Første gang du nethandler med dit nye Eurocard, skal du aktivere din MasterCard Secure Code. Det svarer til at indtaste din pinkode i en almindelig fysisk butik. Du kan aktivere koden på forskellige måder.
For at imødekomme EU’s skærpede krav om sikker nethandel træder nye regler i kraft fra d. 22. februar 2022 for, hvordan du bruger dit Eurocard til online-køb. For at kunne bruge dit kort på nettet fremover skal du downloade Eurocard-app’en i enten App Store eller Google Play. App’en hedder Eurocard (bemærk – ikke Eurocard Pro).
Hidtil har du skullet godkende dine online-køb enten via SMS eller NemID/MitID, men fremover bliver Eurocard-app’en den nye verifikationsmetode til at godkende alle de køb, du foretager på nettet med dit AU-kreditkort. Ud over dette sikkerhedstiltag er der flere andre gode funktioner i app’en, man som korthold har gavn af, så app’en er også et godt hjælpemiddel på farten.
Sådan gør du:
Tip! Tillad notifikationer i app'en, så du endnu nemmere kan verificere dine online-køb.
De tekniske krav til din mobil vil stå på siden, hvor du downloader app’en.
Få hjælp, så du kan handle på nettet
Du kan ringe til SEB Kort på tlf. (+45) 36 73 74 50 på hverdage mellem kl. 8.30-16.30, hvis du har spørgsmål til app’en eller andet eller brug for hjælp til at aktivere din kode. Så kan du fremover bestille varer på nettet.