Kreditkortpolitik på Aarhus Universitet

Rammer og regelsæt

Finansministeriet udstikker de juridiske rammer for anvendelse af kreditkort på AU. P.t. ved Cirkulære af 20. april 2010 om anvendelse af betalingskort i staten.

AU kan jf. cirkulæret anvende kreditkort omfattet af Økonomistyrelsens aftaler om betalingskort.

I tillæg til nærværende politik findes nedenstående regelsæt for anvendelse af kreditkort på Aarhus Universitetet med beskrivelse af procedurer og formularer for oprettelse, anvendelse, afregning og lukning af kreditkort. I reglerne inkluderes beskrivelse af kreditkortets anvendelsesmuligheder og begrænsninger i samme.

Ansvar

Ansvaret for politik, samt tilhørende regelsæt for anvendelse af kreditkort på Aarhus Universitet ligger hos vicedirektøren for Økonomi på Aarhus Universitet. Kontrol af overholdelse af bemyndigelsesregler og fuldmagtsforhold i øvrigt følger universitets almindelige opgavesplit.

Regelsæt for anvendelse af kreditkort på Aarhus Universitet

  • Hvem kan få kreditkort

    • Hvem kan få kreditkort

      Kreditkort kan udstedes til personer med tilknytning til Aarhus Universitet, og som har et dansk cpr. nummer. Det er Aarhus Universitets decentrale enheder, der afgør og er ansvarlig for, hvilke personer, der skal udstedes kreditkort til.

       

  • Kreditmaksimum og forhøjelse

     
    • Kreditkortmaksimum og forhøjelse
      Aarhus Universitets decentrale enheder kan fastsætte individuelle maksimumbeløb for kreditkortets anvendelse. Kreditmaksimum er som hovedregel kr. 50.000 løbende 30 dage, men kreditkortet rummer mulighed for en differentiering på kreditmaksimum fra kr. 5.000 til kr. 50.000.

      Ansøgning om kreditmaksimum over kr. 50.000 kræver særlig begrundelse. Uanset størrelsen på kreditmaksimum, må kortholder ikke foretage enkeltkøb, der overstiger, hvad vedkommende i øvrigt har ret til at købe ind for på universitetets vegne ifølge de almindelige disponeringsregler, som udstikkes af hovedområderne.

      Forhøjelse af kreditmaksimum
      Såfremt en kortholder har behov for en forhøjelse af kreditmaksimum, skal den ansvarlige decentrale leder (ofte institutlederen, ellers person med videredelegering) sende en mail med anmodning herom med oplysning om:

    • Kortholders navn

    • Kortholders AUID

    • Om det er en permanent forhøjelse eller midlertidig forhøjelse (i så fald inkl. periode)

    • Nyt beløbsmaksimum

      Mailen sendes til kreditkort@au.dk. Anmodninger om forhøjelser modtaget inden kl. 14 effektueres samme dag.
       


       
       
  • Ansøgning om kreditkort

     
    • Ansøgning om kreditkort
      Før man kan ansøge om et kreditkort, skal man være oprettet som bruger i universitetets rejseafregningssystem RejsUd.

      Ansøgere om nyt kreditkort skal logge ind på kreditkortportalen og udfylde oplysninger om det ønskede kort.

      Der udføres ingen personlig kreditvurdering af ansøgeren, da der er tale om firmakreditkort med firmahæftelse.

      Ansøgning om nye kort sker via kreditkortportalen, som findes her sammen med proceduren for kreditforhøjelser og ændring af stedkode.

      Ved ansøgning om AU-kreditkort bekræfter ansøger, at man har læst ”Regelsæt for anvendelse af kreditkort” og er indforstået med de angivne betingelser for anvendelse af kreditkortet.

      Ansøgeren vil i løbet af ca. 2 uger modtage PIN-kode og kreditkort direkte fra kreditkortleverandøren, SEB Kort, på privatadressen. Hvis der er behov for, at kreditkortet leveres hurtigere, kan der laves en hastebestilling, hvor kortet vil blive leveret efter 1-2 arbejdsdage. Bemærk at SEB Kort opkræver et gebyr på kr. 250 for en sådan hastebestilling. I forbindelse med oprettelse af PIN-koden modtager du en SMS med instruktioner.

       

  • Kortholders forpligtelser

    • Kortholders forpligtelser

      Så snart ansøgeren har modtaget kreditkortet, skal kortholder underskrive kortet i underskriftsfeltet på bagsiden af kortet.

      Kortholder skal opbevare kortet forsvarligt, og kortholder skal med jævne mellemrum kontrollere, at kortet ikke er mistet eller misbrugt.

      Kortholder må ikke opbevare koden sammen med kortet eller skrive den på kortet. Koden skal læres udenad og brevet med koden destrueres.

       

  • Spærring af kreditkort

    • Spærring af kreditkort

      Hvis kortholder mister kortet, hvis en anden får kendskab til kortholders pinkode, eller der i øvrigt er mistanke om svindel med kortet, skal kortholder sørge for spærring af kortet ved hurtigst muligt at ringe til SEB Kort tlf. (+45) 36 73 71 00, som er åbent døgnet rundt.

      Når et kreditkort er blevet spærret, vil SEB Kort automatisk bestille et erstatningskort og ny PIN-kode. Bemærk at SEB Kort opkræver et gebyr på kr. 150 for et erstatningskort.

      Hvis kortholder akut står uden et betalingsmiddel, kan SEB Kort evt. hjælpe med nødkontanter.

       

  • Indsigelse

    • Indsigelse

      Har du ikke modtaget de varer, som du har bestilt? Er du blevet opkrævet et køb flere gange?

      I begge tilfælde skal du som det første kontakte forretningen, hvor du har handlet. Forretningen eller virksomheden, hvor du har handlet, er ansvarlig for eventuelle fejl. Derfor skal du starte med at kontakte dem, inden SEB Kort kan hjælpe dig. Ofte løser problemet sig ved at tale sammen, men hvis din henvendelse til forretningen ikke hjælper, kan du reklamere over fejlen til SEB Kort:

      https://eurocard.dk/kundeservice/indsigelse/

       

  • Ny PIN-kode 

    • Ny PIN-kode

      KortPIN-koden er personlig og kan fås ved at:    

    • Kortholder logger på Eurocard.com/Mit Eurocard og identificerer sig ved hjælp af sin Nem-ID.

    • Sende mail til kreditkort@au.dk for bestilling af PIN-kode brev.
      Det bliver sendt fra banken til kortholders folkeregisteradresse.

    • Kortholder ringer til Eurocard på +45 36737450. Kortholder bør have sit kreditkort ved hånden, da support teamet har brug for oplysninger, der findes på kortet.
      PIN-koden sendes til kortholders folkeregisteradresse. 

       

  • Erstatningskort

    • Erstatningskort

      Hvis en kreditkortholders kreditkort er ødelagt eller beskadiget, skal der udstedes et erstatningskort.

      For at få et erstatningskort skal man udfylde blanketten Ansøgning og bemyndigelseserklæring og her vælge menupunktet Erstatningskort.

      Ansøgningen skal udfyldes direkte på nettet, hvorefter den udskrives og underskrives af den ansøgende kortholder samt ansvarlige decentrale leder (ofte institutlederen).

      Den underskrevne ansøgning scannes og fremsendes på mail til følgende mailadresse:

      kreditkort@au.dk

      Der vil blive udstedt et erstatningskort med samme kortnummer og PIN-kode som tidligere. Ansøgeren vil normalt modtage et erstatningskort på privatadressen efter 3 arbejdsdage.
      Bemærk at SEB Kort opkræver et gebyr på kr. 150 for et erstatningskort.

       

  • Anvendelse af kreditkort

    • Anvendelse af kreditkort
       

    • Kreditkortet skal anvendes i forbindelse med betaling af...

      • Udgifter vedrørende og under rejser, herved skal den rejsende kun behandle omkostninger vedr. rejser i RejsUd.

      • Private mindre udgifter under rejser, som har direkte sammenhæng med rejsen eller ophold herunder, og som kortholder selv skal betale i forbindelse med rejseafregningen. Udgifterne må maksimalt svare til time- og dagpengesatsen pr. dag.

      • Udgifter til mindre indkøb (udlæg) på vegne af universitetet samt til særlige indkøb på internettet, hvor betaling ikke kan gennemføres (eller vanskeligt lader sig gøre) på normal måde ved en elektronisk faktura.

    • Som eksempler på rejseudgifter, hvor kreditkortet skal anvendes, skal nævnes...

      • Billetkøb som foretages gennem AU's rejseleverandør CWT og/eller direkte hos flyselskaberne

      • Taxa, medmindre der er etableret lokal taxa bon ordning

      • Udgifter til parkering

      • Hotel, inkl. forudgående reservation og garantistillelse

      • Udgifter til rejsefortæring

      • Repræsentation på rejsen

      • Udgifter til færgebilletter

      • Broafgift, medmindre der er lokal aftale om anvendelse af brobizz

      • Brændstof i forbindelse med kørsel i tjenestebil med mindre der anvendes ”benzinkort”

    • Som eksempler på private mindre udgifter under rejser kan nævnes...

      • Udgifter til fortæring, som skal dækkes af time- og dagpenge

      • Kreditkortet må aldrig anvendes til køb af varer til privatbrug.

    • Som eksempler på udgifter til mindre indkøb på vegne af universitetet skal nævnes...

      • Repræsentationsudgifter.

      • Udgifter til fortæring

      • Indkøb af bøger på konferencer

    • Kontante hævninger i Danmark er ikke tilladt.

      Kreditkortet kan anvendes til hævning af kontanter i udlandet (herunder i internationale lufthavne i Danmark umiddelbart før afrejse) dog som hovedregel maksimalt kr. 2.000. Der kræves en særlig begrundelse i forbindelse med rejseafregningen, hvis der undtagelsesvis har været behov for at hæve et større beløb.

      Ved dokumenteret bortkommet bagage må kreditkortet anvendes til køb af nødvendigt tøj mv., men beløbet skal betragtes som privat forbrug og skal tilbagebetales, idet disse udgifter efterfølgende afregnes fra Europæiske Rejseforsikring direkte til den rejsende.

       

  • Indbetaling af overskydende beløb

    • indbetaling af overskydende beløb

      Kontante hævninger i udlandet skal begrænses mest muligt. Eventuel overskydende valuta kan indbetales enten i Danske Banks afdeling i Københavns Lufthavn eller hos Exchange*m i Billund Lufthavn. Som supplement hertil har AU lavet en særlig indbetalingsprocedure, hvor kortholder kan indsætte det overskydende beløb på AU’s bankkonto med

      reg. nr. 4387
      kontonummer 11280234


      Det er vigtigt, at kortholder oplyser sin AU ID/eller sit navn samt RejsUd dokumentnummer som reference for indbetalingen. Universitetet accepterer således ikke kontant tilbagebetaling af evt. overskydende valuta fra kontanthævninger i forbindelse med afregning af udgifter.

       

  • Lufthavn – lounges

    • Lufthavn - lounges

      Eurocard udstedt under Moderniseringsstyrelsens kreditkortaftale leveres uden loungeadgang. Derfor må medarbejderne evt. fremvise deres private kreditkort for at få adgang til lufthavn-lounges, eller medarbejderen kan for egen regning betale for at få adgang til lounges.

       

  • Afregning af kreditkorttransaktioner

    • Afregning af kreditkorttransaktioner

      Kortholder skal via universitetets rejseafregningssystem sørge for at lave afregninger for kreditkorttransaktionerne, og kortholder skal vedhæfte scannet dokumentation for alle de afholdte udgifter. Bortkomne bilag kan undtagelsesvis erstattes af tro- og love-erklæring.

      Afregning i universitetets rejseafregningssystem kan foretages af kortholderen selv fra en PC med internetadgang eller foretages af en sekretær.

      Rejseafregningen håndteres og godkendes i overensstemmelse med den sædvanlige procedure.

      Hvis der bestilles fly, tog eller hotel lang tid før rejsen, skal der påbegyndes en rejseafregning i RejsUd, hvor kreditkorttransaktionerne trækkes ind. Rejseafregningen skal først færdiggøres, når alle udgifter til rejsen er afholdt. Herved opnås et samlet overblik over rejsens udgifter.

      Kreditkorttransaktioner, der vedrører flere mindre udlæg skal som udgangspunkt samles i én afregning, da det bidrager til en mindre administrativ tung håndtering.

      På fakultetsniveau er der udarbejdet rykkerprocedurer i forbindelse med afregning af kreditkorttransaktioner. Områderne modtager månedligt en oversigt over ikke afregnede kreditkorttransaktioner fra AU Regnskab.

       

  • Løntræk

    • Løntræk

      I henhold til ansøgningsblanketten ved kreditkortets udstedelse kan der foretages løntræk, hvis en medarbejder undlader at afregne sine kreditkorttransaktion i RejsUd. Det er fastlagt ved det enkelte fakultet, om løntræk sker automatisk efter et lokalt fastsat antal dage, eller om det sker på opfordring fra fakultetet. Oplysninger om dette findes lokalt.

       

  • Lukning af kreditkort
     

    • Lukning af kreditkort

      Universitetet kan uden varsel eller begrundelse lukke et kreditkort, hvis situationen kræver det.

      Hvis en kortholders tilknytning til Aarhus Universitet ophører, har den pågældende decentrale enhed pligt til at inddrage kortet (på lige fod med nøgler, telefon, udstyr osv.). Enheden klipper kortet i to stykker og giver meddelelse til AU Regnskab ved mail til kreditkort@au.dk, der varetager afmelding over for kreditkortleverandøren. I forbindelse med lukning af kreditkort skal der altid foretages slutafregning med aktuelle underbilag og dokumentationer.

       

Om kreditkortet

  • Der udstedes Eurocard (Corporate) via SEB Kort. Kreditkortene udstedes som firmakreditkort med firmahæftelse. Universitetet er forpligtet af Moderniseringsstyrelsens aftale om betalingskort under staten, der afgør hvilket kortselskab samt korttype, der kan anvendes.

  • Kortet skal være forsynet med den pågældende medarbejders navn samt ”Aarhus Universitet”

  • Kreditkortet er et personligt kort og må aldrig overdrages til andre

Handel på nettet

  • Første gang du nethandler med dit nye Eurocard, skal du aktivere din MasterCard Secure Code. Det svarer til at indtaste din pinkode i en almindelig fysisk butik. Du kan aktivere koden på tre forskellige måder.

  • Du kan starte din aktivering ved at gå ind på Mit Eurocard. Når du har logget dig på siden, skal du vælge ”Ny bruger af Mit Eurocard”. Her kan du vælge mellem to måder at aktivere din MasterCard SecureCode:
  1. En engangskode sendt via SMS. Du vil her få en ny kode via SMS, hver gang du handler på nettet
  2. NemID

For at imødekomme EU’s skærpede krav om sikker nethandel træder nye regler i kraft fra d. 22. februar 2022 for, hvordan du bruger dit Eurocard til online-køb. For at kunne bruge dit kort på nettet fremover skal du downloade Eurocard-app’en i enten App Store eller Google Play. App’en hedder Eurocard (bemærk – ikke Eurocard Pro).

Hidtil har du skullet godkende dine online-køb enten via SMS eller NemID/MitID, men fremover bliver Eurocard-app’en den nye verifikationsmetode til at godkende alle de køb, du foretager på nettet med dit AU-kreditkort. Ud over dette sikkerhedstiltag er der flere andre gode funktioner i app’en, man som korthold har gavn af, så app’en er også et godt hjælpemiddel på farten.

Sådan gør du:

  1. Download Eurocard-app'en gratis fra App Store eller Google Play.
  2. Log ind med NemID/MitID og aktivér Face/Touch ID.
  3. Så er du klar!

Tip! Tillad notifikationer i app'en, så du endnu nemmere kan verificere dine online-køb.

De tekniske krav til din mobil vil stå på siden, hvor du downloader app’en.

Få hjælp, så du kan handle på nettet
Du kan ringe til SEB Kort på tlf. (+45) 36 73 74 50 på hverdage mellem kl. 8.30-16.30, hvis du har spørgsmål til app’en eller andet eller brug for hjælp til at aktivere din kode. Så kan du fremover bestille varer på nettet.