Arrangementer i lokaler ved Nat-Tech på Aarhus Universitet

På Nat-Tech kan du låne lokaler til både sociale og faglige arrangementer. Uanset om du planlægger en workshop, en studiecafé, en fest eller en social sammenkomst, findes der lokaler, der kan understøtte dit arrangement. Bemærk at uddannelsesmæssige aktiviteter og undervisning altid har fortrinsret til lokalerne på Nat-Tech. Her på siden kan du finde mere information om lokalebooking.

Medarbejderarrangementer

Medarbejdere på Nat-Tech kan låne fakulteternes lokaler til faglige og sociale arrangementer, når lokalerne ikke anvendes til undervisning eller arbejdsrelaterede aktiviteter, såsom møder. Lokaler må ikke benyttes til private arrangementer.

Lokaler bookes som udgangspunkt via Outlook-kalenderen. Har du brug for vejledning, kan du læse mere her: Sådan bruger du kalenderen i Outlook. Nogle områder kan have særlige retningslinjer for booking. Kontakt derfor sekretariatet i din afdeling eller Nat-Tech Bygningsservice, hvis du er i tvivl.

Ønsker du at booke et arrangement i en af kantinerne på Aarhus Universitet, skal du kontakte kantinen direkte. Find overblik over kantiner her: Kantiner på Aarhus Universitet

Den person, der foretager lokalebookingen, registreres som udgangspunkt som arrangementsansvarlig. Den arrangementsansvarlige er ansvarlig for:

At booke et lokale som er ledigt og egnet til formålet ift. personbelastning, sikkerhed mv.
At være bekendt med gældende brandreglement, flugtvejsplaner og evakueringsprocedure for lokalet. Der vil typisk også være skiltning i lokalet eller i gangarealet, som vejleder om sikkerheden. Kontakt Nat-Tech Bygningsservice hvis du er i tvivl.
At kontakte Nat-Tech Bygningsservice, hvis arrangementet kræver særlige adgangsforhold. Kontakt os senest 14 dage før arrangementet.
At lokalet efterlades opryddet og rengjort, så det kan bruges den følgende hverdag.

Hvis der er tale om en fest med salg af alkohol, er du ansvarlig for at undersøge om der evt. kræves lejlighedsbevilling. Læs mere her: Østjyllands Politi: Udskænkning af alkohol (lejlighedstilladelse) | Offentlige arrangementer | Politi

Arrangementer for eksterne virksomheder

Nat-Tech's lokaler kan i særlige tilfælde stilles til rådighed for eksterne virksomheder, når der er en relevant tilknytning til universitetets aktiviteter, forskning eller læringsmiljø.

Ansvar og booking

Eksterne virksomheder skal henvende sig til det relevante institut, hvis de ønsker at benytte universitetets faciliteter. Instituttet vurderer herefter henvendelsen og kontakter Nat-Tech Bygningsservice for den videre behandling.

Det er altid det enkelte institut, der indgår aftaler med den eksterne virksomhed og har det fulde ansvar for arrangementet. Alle arrangementer med eksterne deltagere eller virksomheder skal godkendes af Nat-Tech Bygningsservice.

Eksterne virksomheder kan først få adgang til at booke lokaler, når semesterskemaerne er endeligt fastlagt. Der kan derfor ikke foretages reservationer langt frem i tiden, før undervisningsplanlægningen er afsluttet.

For studenterdrevne arrangementer, som drives af en ekstern virksomhed (eksempelvis UNF), kræver Nat-Tech Bygningsservice, at der ligger en formel skriftlig aftale mellem virksomheden og instituttet. Benyt gerne Nat-Tech Bygningsservices skabelon for lokalelånsaftaler, som kan hentes her: Lokalelånsaftale

Rengøring og aflevering af lokaler

Nat-Tech Bygningsservice udfører ikke ekstra rengøring før arrangementet. Lokalerne stilles til rådighed i den stand, de befinder sig i efter normal brug.

Efter arrangementet skal lokalet efterlades ryddeligt og i samme stand, som det blev overtaget. Ønskes der ekstra rengøring før eller efter arrangementet, skal dette aftales gennem instituttet.

Brug af Universitetsparken

Ønsker man at afholde et arrangement i Universitetsparken, skal ansøgningen altid behandles af AU Bygninger. Arrangementer kan alene placeres i den sydlige del af parken. Kontakt AU Bygninger her: AU Bygninger

Studenterdrevne arrangementer