Drejebog – proces for byggesag
Drejebogen indeholder en overordnet beskrivelse af en byggesag fra ideskitse til aflevering af det færdige byggeri eller renovering.
Bygningsområdet er omkostningstungt og bør være præget af langsigtede beslutninger. Ligeledes er byggesager resursekrævende og udvikling af bygningsmassen ved fakultetet eller lokalt ved et institut skal derfor være i overensstemmelse med institutternes langsigtede strategi for forskning, udvikling og uddannelse. Ansvaret for beslutninger og økonomi for større strategiske byggesager er placeret i fakultet eller ved AU, mens mindre lokale byggesager kan forankres i et institut/center. Instituttet eller centeret er dog i alle henseende vigtige i byggesager, idet viden om enheden og arbejdsmetoder er forankret lokalt, og det er enhederne som har den nære dialog og kontakten til medarbejderne. Det er Nat-Tech Bygningsservice (Nat-Tech Byg) ansvar at afvikle en byggesag, herunder planlægning og løsning af de praktiske opgaver.
Nat-Tech Byg's kerneopgave er at skabe rammer der sikrer, at fremtidige arealbehov kan opfyldes under hensyntagen til økonomi, optimal arealudnyttelse og - udvikling. Nat-Tech Byg understøtter enhederne med specialiseret rådgivning og projektgennemførelse inden for nybyggeri, ombygninger og indretning, infrastruktur. Ved større ombygninger/flytninger bistår Nat-Tech Byg, med planlægning, rumprogrammer, projektering og udførsel, herunder indhentning af eksterne rådgivere, entreprenører etc. Dette arbejde sker ligeledes i tæt dialog med fakultetet og enheder. Samarbejdet mellem Nat-Tech Byg, fakultetet og institutterne er derfor essentiel for en sikker udvikling af bygningsmassen.
Står I med en flytning? Læs mere her: Drejebog – rollefordeling og information vedrørende flytning
For information om de generelle retningslinjer for indkøb og vedligehold af inventar: Retningslinjer for indkøb af møbler, indretning og vedligehold
Drejebogen er senest opdateret 13-03-2026.
Styringsmodel på bygningsområdet
For at sikre fælles retning med en klar opgave-, ansvars- og rollefordeling mellem dekanat, Administrationscenter og institutter og centre er der etableret en styringsmodel for bygningsområdet på hhv. Nat og Tech. Modellen er med til at fastsætte omfang og ressourcer for større byggesager på Nat-Tech.
Læs om styringsmodellen på bygningsområdet for Nat-Tech her: Styringsmodel for bygningsområdet
Byggesagers projektmodel
Renoveringsprojekter og nybyggeri ved Nat-Tech udføres som en traditionel byggeproces, som i stor udstrækning følger byggeriets standard projektfaser (ideskitse, projektbeskrivelse, byggeprogram, dispositionsforslag, projektforslag, myndighedsprojekt, projektering, licitation, udførelse, aflevering og ibrugtagning). I de fleste tilfælde vil vi vælge en fag- eller hovedentreprisemodel for udbuddet og dermed gennemløbes nedenstående milepæle. I de tilfælde hvor projektet skal afvikles i hovedentreprise skal vi kun udvikle de to første led, dog i en udvidet form.
Større projekter skal altid foreligges den pågældende lokations Bygningsstyregruppe. Læs mere om styringsmodellen for bygningsområdet på Nat-Tech her: Styringsmodel for bygningsområdet
Ideskitse/projektbeskrivelse
En medarbejder, sektion, lokaleudvalg eller institut udarbejder en kort beskrivelse og evt. en skitse af de ideer, der begrunder opstart af en byggesag. Skitsen skal efterfølgende udarbejdes som projektbeskrivelse, der indeholder detaljeret information om projektets formål, interessenter, tidsplan, budget, finansiering, opgavebeskrivelse mv. Projektbeskrivelser er et krav for alle byggesager uanset om der er tale om ombygninger og renoveringer eller større strategiske byggesager. Projektbeskrivelsen skal indeholde en økonomisk ramme og skal foreligges ledelsesgruppen i Nat-Tech Byg samt lokaleudvalget, som skal godkende det fortsatte arbejde.
Læs mere om projektbeskrivelser og godkendelse af projekter her: Projektbeskrivelser og godkendelse
Byggeprogram
På basis af ideskitsen udarbejder Nat-Tech Byg i samarbejde med en brugergruppe et udvidet byggeprogram. Brugergruppen og Nat-Tech Byg skal evt. koordinere udvikling af rumprogram med et antal lokale arbejdsgrupper, som varetager mindre afsnit eller f.eks. laboratorier. Nat-Tech Byg's byggeprogram er i store og hele er en kombination af ideskitse, byggeprogram og ca. 80 % dispositionsforlag og ca. 30% projektforslag. Nat-Tech Byg's byggeprogram består af en disponering af lokaler, gange og infrastruktur, en detaljeret rumbeskrivelse inklusiv alle tekniske tilslutninger og anlæg, samt beskrivelse af AU's krav til overflader, materialer, teknisk, infrastruktur, adgangskontrol og bygningens management system.
I mindre sager kan Nat-Tech Byg's byggeprogram danne basis for den endelige projektering af opgaven. Byggeprogrammet giver mulighed for at etablere et godt økonomioverslag og en tidsramme for projektet ligesom det er et stærkt grundlag for at involvere eksterne rådgivere og entreprenører. Byggeprogrammet bør indeholde en risikovurdering af de forskellige elementer, herunder en vurdering af de økonomiske rammer i relation til opgaves størrelse Byggeprogrammet skal godkendes af brugergruppen, som det endelige oplæg til byggeriet. Brugerne kan herefter ikke kræve ændringer i byggesagen, medmindre alvorlige forhold taler herfor. Byggeprogram skal desuden godkendes af lokaleudvalg og i større sager af styregruppen inden det fortsatte arbejde. I det resterende arbejde er brugerne involverede med kontrol af projektmateriale og valg af materialer og farver etc. Byggeprogrammet danner basis for den videre udvikling af byggesagen, enten lokalt af Nat-Tech Byg eller ved involvering af eksterne rådgivere.
Dispositionsforslag
På basis af Nat-Tech Byg's lokaleprogram udvikles et dispositionsforslag, som udover disponering af rum indeholder, gange, føringsveje, evt. teknikskakte, etc. I princippet giver dispositionsforslaget kun mindre ny information i forhold til Nat-Tech Byg's byggeprogram, men det giver en milepæl, som sikrer overensstemmelse med byggeprogrammet og milepælen kan anvendes til at stoppe projektet i forhold til eksterne partnere. Ofte vil man kunne fortsætte arbejdet med et egentligt projektforslag uden videre godkendelser.
Projektforslag
Projektforslaget er en videreudvikling af dispositionsforslaget med flere detaljer og fastlæggelse af principper etc. Projektforslaget danner basis for at fastlægge den styrende økonomi for et projekt. Afleveres til godkendelse af brugergruppe, som skal udføre kvalitetskontrol og sikre at projektforslaget er i overensstemmelse med byggeprogrammet, Herefter skal forslaget godkendes af lokaleudvalg og eller styregruppe. I mange mindre byggesager vælger man at slå dispositionsforlag og projektforslag sammen til et dokument, som godkendes samlet. Det økonomiske overslag kan anvendes til udarbejdelse af et aktstykke til godkendelse i folketingets finansudvalg.
Myndighedsprojekt
Myndighedsprojektet skal udarbejdes til godkendelse af myndighederne, kommune, brandingeniør, etc. Ligeledes kan det danne basis for diverse tilslutninger, f.eks. el, vand og varme. Brugergruppen skal udføre kvalitetskontrol evt. sammen med Nat-Tech Byg, og sikre at myndighedsprojektet er i overensstemmelse med byggeprogrammet.
Endelig projekt
Selve projekteringen og udarbejdelse af udbudsmateriale sikrer alle detaljerne i projektet. Brugergruppen og Nat-Tech Byg skal udføre kvalitetskontrol og sikre at projektet er i overensstemmelse med byggeprogrammet.
Udbud og licitation
Brugergruppen og Nat-Tech Byg deltager i bedømmelsen og valg af entreprenører. Det endelige tilbud skal godkendes af lokaludvalg og eller af styregruppen.
Udførelse og aflevering
Brugergruppen eller dele heraf deltager sammen med Nat-Tech Byg i bygherremøder. Bygherremøderne skal godkende valg af materialer, farver, sanitet og synlige elementer i lokalerne. Nat-Tech Byg koordinerer processen med brugere og det øvrige AU. Den daglige ledelse af udførelsen sker igennem en byggeleder, enten udpeget af Nat-Tech Byg eller af Ekstern rådgiver. Byggelederen har kontakten med entreprenører. Brugergruppen kan igennem Nat-Tech Byg få afklaret forhold vedrørende afviklingen af byggesagen.
Roller i byggesager
Projektmodellen sikrer en entydig rolle- og ansvarsfordeling mellem de involverende parter gennem byggeprocessen. Lokaleudvalg og eller institutleder skal sammen med Nat-Tech Byg aftaler rammerne for byggeriet i overensstemmelse med opgavestiller og styregruppe. Nat-Tech Byg skal sikre at inddrage styregruppen i de nødvendige beslutningsprocesser og sammen med Bygningsstyregruppen eller lokaludvalg afgøre hvilken form for udbud projektet skal have og dermed hvilke dele af projektmodellen, som skal indbygges. Institutlederen og eller lokaleudvalg har ansvaret for processen internt i instituttet, herunder sikre, at arbejdsmiljøorganisationen og de berørte medarbejdere og studerende inddrages. Brugere kan evt. inddrages via et antal lokale arbejdsgrupper, som repræsenteres af brugergruppen i beslutningsprocesserne
Økonomi
Inden en ombygning, renovering eller større byggesag igangsættes (lokaleprogram) skal ansvaret for økonomien være placeret i organisationen. Midlerne kan komme fra flere kilder, men der må ikke være tvivl om hvem der dækker hvad. Kun strategiske byggesager kan forventes at blive finansieret af fakultet, mindre sager afvikles for lokale midler, mens Nat-Tech Byg i et vist omfang kan bidrage, hvis byggesagen omfatter større vedligeholdelsesarbejder på ældre infrastruktur.
