Drejebog – rollefordeling og information vedrørende flytning

Enheden har selv ansvar for at udarbejde en flytteplan og kommunikere den ud internt. Indenfor de tildelte kvadratmeter er det enheden selv, der står for fordelingen af kontorpladser. Nat-Tech Byg er behjælpelig med guidelines for hvor mange kvadratmeter, det anbefales at stille til rådighed pr. ansat.

Det er instituttets/centerets ansvar at bestille og koordinere selve flytningen med flyttefirma. I forbindelse med større flytninger skal flyttefirmaet skal adviseres i god tid om datoen for flytningen. En måned før flytningen fastsættes den endelige dato med flyttefirmaet og Nat-Tech Byg informeres om datoen.

Find information om AU's aktuelle aftaler om flytteydelser her: Indkøbsaftaler

Husk at oplyse flyttefirmaet om det er en intern flytning (flytningen uden bil) eller en ekstern flytning (flytning med bil). Flyttefirmaet har udarbejdet en pakkeinstruks, som skal følges. Alt, som kan være i kasser, skal pakkes i kasser. Øvrigt større apparatur vil flyttefirmaet kunne sætte i bure, på paller eller på anden vis transportere. Flyttekasser og mærkater bestilles hos flyttefirmaet. Kun det, som der er mærkat på, vil blive flyttet. Bemærk flyttefirmaet flytter ikke nødvendigvis farligt gods, væsker og kemikalier. 

Flytning af kemikalier

Sikkerhedsrådgiverenheden ved AU kan være behjælpelig med hvorledes farligt gods transporteres, herunder forsendelse af kemikalie-, klinisk risiko- og radioaktivt affald, forsendelse af kemikalier med fragtmand samt kørsel med kemikalier i virksomhedens biler. Kontakt sikkerhedsrådgiver her: Sikkerhedsrådgiverenheden

Flytning af særligt laboratorieudstyr

Ved flytning af særligt laboratorieudstyr anbefaler Nat-Tech Byg at enheden kontakter leverandøren af det respektive udstyr og aftaler nedpakning og opstilling af udstyr. Ved flytning af større kompliceret udstyr bør man anvende BMS, der har en afdeling til opgaven.

Oprydning og fraflytning af nuværende lokation

Den lokale Bygningsdrift er behjælpelig med at bestille container til affald, f.eks. papir, IT-skrot eller makuleringsmateriale. Kontakt bygningsdriften når containerne skal tømmes. Nedenstående er en general oversigt over, hvordan fraflyttede faciliteter skal efterlades. Ved behov for driftsmæssig assistance kan bygningsdriften bistå (nedtagning af tavler, knagerækker o. lign.). Alt, hvad der bliver efterladt, har Nat-Tech Byg råderum over og vælger, hvad der skal gøres ved det. Det er ikke tilladt at tage inventar mv. med hjem, selvom det ikke ser ud til at skulle bruges igen. Nat-Tech Byg kan ikke give dispensation herfra.

Kontor

• Alt løsøre skal fjernes, dette gælder også skraldespande, ledninger, kontorudsmykning m.v.
• Alt papirmateriale og bøger skal enten flyttes med eller smides ud inden flytning. Husk at sortere GDPR-materiale.
• Fastmonterede ophæng må gerne blive hængende f.eks. skinner til hylder opslagstavler/whiteboards, billeder/plakater, knager (ting der skal skrues ned). Husk at være opmærksom på, at der er skinner og hylder på det nye kontor.
• Gulvet skal være ryddet.
• Der må efterlades større inventar som f.eks. skriveborde, stole, reoler mv., hvis det er aftalt med enheden og Nat-Tech Byg.

Depot/Værksteder

• Alt løsøre skal fjernes. Der må ikke efterlades gamle lagerting, bøger, papir, arkivmateriale mv. Derudover må der ikke efterlades feltudstyr. Hvis der er større feltudstyr, som der ikke kan fjernes før flytning, skal det aftales med Nat-Tech Byg.
• Der må ikke efterlades større inventar som f.eks. møbler medmindre det er aftalt med Nat-Tech Byg.
• Fastmonterede genstande, må efterlades.

Laboratorier

• Kemikalierester skal bortskaffes korrekt inden flytning. Overflader samt stinkskabe og lafbænke skal rengøres. Ligeledes skal fryseskabe og køleskabe tømmes og rengøres, hvis det ikke tages med.
• Alle forsøgsrelevante ting, insekter, planter skal flyttes med eller bortskaffes.
• Nagelfast inventar må efterlades.
• Større inventar/udstyr må ikke efterlades eks. fryseskabe, køleskabe, stole, rullebord, skriveborde mv. medmindre det er aftale med Nat-Tech Byg.
• Ved fraflytning af særlige laboratorier er det enhedens ansvar at disse nedklassificeres inden fraflytning. Nedklassificering skal meddeles de relevante myndigheder. Kontakten til myndigheder skal gå gennem instituttets sikkerhedsorganisation. Den projektansvarlige for området påser, at kompetente personer udfører nedenstående opgaver:
  • Samtlige kitler anbringes i polyvinylacetatposer, der lukkes og sendes til vask.
  • Autoklavespande bringes til autoklavering.
  • Det er instituttets ansvar at LAF-bænke - inklusive filtre - dekontamineres. Dokumentation om rengøringen og nedklassificering sendes efterfølgende til NY Byg. LAF-bænke påklistres mærket med teksten rengjort.
  • Det er instituttets ansvar at rengøre stinkskabe i laboratorierne inden fraflytningen. Nat-Tech Byg informeres om rengøringen. Stinkskabene påklistres mærket med teksten rengjort.
  • Potentielt kontamineret udstyr rengøres inden de fjernes fra lokalet.
  • Alle øvrige utensilier fjernes fra lokalet.
  • Alle arbejdsflader (laboratorieborde, vaske og vaskeborde, stinkskabe m.v.) desinficeres med 70% ethanol eller Virkon®, hvorefter der rengøres grundigt med en neutral sæbe.
  • ArSiMa-advarselsskilte nedtages.
  • Den projektansvarlige adviserer Nat-Tech Byg om nedklassificeringen. Tidspunktet for nedklassificeringen noteres i lokalets logbog og meddeles skriftligt til sikkerhedsorganisationen og den relevante myndighed.

Gangarealer

• Alle plakater, evt. opsatte skilte, opslagstavler/whiteboards og inventar skal fjernes. Må kun efterlades hvis det er fastmonteret.
• Evakueringsveste, brandslukker og skraldespande skal som udgangspunkt blive. Hvis den fraflyttende lokalitet opsiges af AU, medtages evakueringsveste, brandslukkere og skraldespande

Køkkener

• Her må der kun efterlades nagelfast inventar.
• Alle skabe skal tømmes for udstyr (kaffe, the, opvasketabs, rengøringsmidler, service, havregryn, sukker mm.).
• Køleskab, fryser og opvaskemaskine aftales fra sag til sag med Nat-Tech Byg om det skal blive, medtages eller skrottes inden flytning.

Fællesrum/mødelokaler

• Alt løsøre skal fjernes f.eks. whiteboards, ledninger mv.
• AV-udstyr fjernes/nedtages af IT.
• Større inventar må ikke efterlades eks. stole, borde, reoler medmindre det er aftalt med Nat-Tech Byg.

Udenomsarealer/carporte og garager

• Skal fremstå ryddeligt - alt gammelt og nyt feltudstyr skal enten tages med eller smides ud. Der må ikke efterlades materiale på grunden.
• Nagelfaste hylder og reoler kan efterlades.

Kølerum/Fryserum

• Tømmes for alt som enten medbringes eller bortskaffes. Nagelfaste hylder og reoler efterlades.

Nat-Tech Byg sørger for, at der er trådløst og kablet internet tilgængeligt i bygningerne. Enheden skal sende en samlet oversigt til Nat-Tech IT-support via Cherwell portalen https://support.au.dk med en oversigt over, hvor mange stik, der skal åbnes pr. lokale. Nat-Tech IT-support står for patchingen.

Bestilling af flytning af printere skal ske via indkøbsportalen https://medarbejdere.au.dk/administration/it/koeb-it-udstyr-og-software

Sagen skal indeholde:

• Kontaktperson, navn og telefonnr. på personen. (TLS kontakter personen på flyttedagen)
• Hvilke printere – her serienummer, modelnummer og printernavn
• Hvorfra og hvortil – her den fulde adresse på begge lokaliteter og oplysning om, hvilket netværksstik printeren flyttes fra, og hvilket netværksstik printeren flyttes til, og hvilken dato ønskes det gjort. Hvis datoen ændres, skal der så hurtigt som muligt gives besked i sagen. Vær opmærksom på at responstiden kan være lang.
• Når printeren fysisk er flyttet, gives der besked i sagen til Nat-Tech IT-support, som derefter omdøber printeren. Nat-Tech IT-support giver besked til leverandøren om ny adresse til levering af toner og service på printeren
• Printere, der ikke har serviceaftale, kan flyttes af de almindelige flyttefolk. Dette er typisk også billigere.

Når en enhed (institut, afdeling mv.) flytter til en anden vejadresse, gives besked til Intern Post på [email protected].

Enheden bedes oplyse:

• adressen enheden flytter fra
• adressen enheden flytter til
• tidspunktet for flytningen

Hvis enheden har indgået kundeaftaler med kurerfirmaer, bedes enheden orientere/opdatere enhedens kundeoplysninger.

Husk: Giv besked til Enhedsregistret - læs mere her: Enhedsregister. Denne ændring vil slå igennem alle steder og således også på medarbejdernes adressetilknytning.

På Virk.dk kan enhedens adresse ændres. Bemærk at hvis flere enheder deler bygning, vil der være behov for at kontakte Erhvervsstyrelsens Kundecenter ([email protected]), og forklare, at der i den fleretages bygning, hvor enheden flytter ind, allerede er tilmeldt en enhed under Aarhus Universitet på adressen. Selvom alle centre og institutter er inden for samme branche, er det vigtigt for enheden, at enhedens P-nummer også fremgår af adressen, dels fordi enheden er fraflyttet enhedens tidligere adresse, dels er det vigtigt af hensyn til leverandører, post, mm.

Hvis enheden flytter til en anden postadresse, skal p-nummeret ændres. En virksomhed kan registrere flere p-enheder, hvis virksomheden udøver aktivitet på forskellige adresser eller udøver forskellige aktiviteter på samme adresse.

Nat-Tech HR kan være behjælpelig med hvordan p-nummeret ændres.

Nat-Tech Byg er behjælpelig med at få oprettet parkeringspladser til tjenestebiler.

Nat-Tech Byg udfaser skraldespande på kontorer til restaffald, som et led i AU's klimastrategi. Hvis enheden benytter sig af skraldespande til restaffald på kontorerne i dag, betyder det, at skraldespandene ikke må flyttes med til enhedens nye lokation. Nat-Tech Byg tilbyder i stedet enhedens medarbejdere en fiks pose, der kan klæbes på skrivebordskanten, hvor medarbejderen kan samle skrald. Som tidligere er det medarbejdernes ansvar at smide posen ud i de hertil store skraldespande, der er placeret i gangarealet/tekøkkenet. Alternativt til den lille pose kan Nat-Tech Byg tilbyde et stykke dansk brugsdesign i form af en Magrethe skål. Se nedenstående billeder.

Poserne til at klæbe på skrivebordet udleveres af rengøringen. Enheden aftaler med den ansvarlige for rengøringen, hvor rengøringen placerer en stak poser f.eks. i kopi- eller postrum, som enhedens medarbejdere kan hente efter behov

Indkøb af kaffemaskiner er Nat-Tech Byg ikke behjælpelig med. Nat-Tech Byg (FM) er behjælpelig med tilslutningen af kaffemaskinen, mht. til vand, strøm og evt. hul i bordpladen. Tilslutningen sker først, når kaffemaskinen er fysisk til stede i tekøkkenet. Nat-Tech Byg bestiller håndværkere. Flere kaffefirmaer tilbyder tilslutning, det bedes enheden ikke benytte sig af.

Nat-Tech Byg kan være behjælpelig med indkøb og opsætning af hårde hvidevarer, når der er behov. Bemærk dog at det er enheden selv, der er ansvarlig for finansieringen af hårde hvidevarer. 

Låseplanen udarbejdes af driftsinspektøren sammen med enheden. Driftsinspektøren står for førstegangsudleveringen af nøgler. Der udleveres master nøgler, ansatte nøgler og studenter nøgler.

Det kan tage tid at få skiftet låsecylindere så kontakt driftsinspektøren en til to måneder før indflytning, afhængig af omfanget.

Det pålægger enheden at indsamle nøgler på den fraflyttede lokation, disse skal indleveres til driftsinspektøren på lokationen. Fremadrettet kan enheden mod betaling bestille ekstra nøgler ved driftsenheden.

Enhedens ledelse udvælger hvilke sekretærer, der skal administrere adgangssystemet til bygningerne. Udvalgte sekretærer meldes ind til Nat-Tech Byg på mail: [email protected]. Herefter vil Nat-Tech Byg oprette og tildele dem sekretærrollen i ADK-systemet. Nat-Tech Byg vil stå for oplæring i ADK-systemet. De nuværende adgangsprofiler i bygningerne vil blive gennemgået og undersøgt, om der skal laves ændringer.

Hvis det ønskes, kan der indkøbes knagerækker til kontorerne. Nat-Tech Byg står for indkøbet, men enheden skal selv finansiere. Nat-Tech Byg indkøber ydermere knager til viskestykker til tekøkkener og knager til toiletterne, hvis der er behov.

Nat-Tech Byg indkøber efter aftale med enheden hyldesystem til kontorerne. Der indkøbes 3 vanger og 5 hylder pr. fastansat.

Whiteboards og tavler kan opsættes på de vandrette ophængsskinner. Der tilbydes også kroge til ophæng af billeder på de vandrette ophængsskinner.

Nat-Tech Byg indkøber kun hyldesystem til kontorer. Ønskes der hyldesystem til gangareal, depotrum mv. skal enheden selv finansiere. Nat-Tech Byg er behjælpelig med indkøb.

Nat-Tech Byg står for indkøb af gardiner. Enheden orienteres inden indkøb. Gardiner opsættes kun i kontorer samt de laboratorier, hvor afskærmning er nødvendigt. Der indkøbes som udgangspunkt ikke gardiner til gangarealer og tekøkkener.

Opgaven med udvendig skiltning ligger hos AU Bygninger. Nat-Tech Byg informerer enheden og sætte gang i processen i forhold til opdatering af pyloner og tekst på facade og yderdøre.

Indvendig skiltning er Nat-Tech Byg ansvarlig for. Ved hvert lokale opsættes et skilt indeholdende bygningsnummer og lokalenummer. Skiltet er af typen piktogram (teknik, rengøring, bad, toilet), kontorskilt (A5) eller et laboratorieskilt (A4). Grundplansskilte opsættes ved indgange, mens etageplansskiltene opsættes strategisk i forhold til hovedtrafikvejene. Nat-Tech Byg kontakter enheden i forhold til godkendelse af teksten i grund- og etageplanskiltene.

AU Bygninger er ansvarlige for evakueringsplaner (veste, samlingspladser mv). Evakueringsplanerne udarbejdes i samarbejde med Nat-Tech bygningsdriften. Enheden orienteres som minimum herom. I umiddelbar nærhed af evakueringsplanerne opsætter Nat-Tech Byg et bygningsinformationsskilt. Bygningsinformationsskiltet indeholder kontaktoplyser på det drifts- og rengøringspersonale, der er ansvarlig for den pågældende bygning, samt alarmeringsoplysninger.

Nat-Tech Byg står for indkøb og finansiering af standardindretningen af undervisningslokaler, men enheden tages naturligvis med på råd. Særlige ønsker og indkøb står enheden selv for. 

Enheden er selv ansvarlig for indkøb, indretning og finansiering af møbler til kontorer, mødelokaler mv. Inden indkøb af møbler, kontakt gerne Nat-Tech Byg, da vi har diverse møbler på lager. Bemærk der skal påregnes leveringstid ved indkøb af nye møbler.

Nedtagning af AV-udstyr skal udføres af Nat-Tech IT. Kontakt derfor gerne Nat-Tech IT ved flytning af møde IT-udstyr. Indkøb af nyt AV-udstyr til mødefacilitering står Nat-Tech IT for. Nat-Tech Byg kan være behjælpelig med at skabe kontakt.

Nat-Tech Byg indkøber AV-udstyr til undervisningslokaler i samarbejde med Nat-Tech IT. Enhederne orienteres herom/tages med på råd.

Afhængig af tidsplanen kan hyldesystem, gardiner, knager og skilte være opsat. Hvis hyldesystem, gardiner, knager og skilte ikke er opsat ved indflytningen, opsættes det kort efter indflytningen.

Hyldesystem: På hvert kontor opsættes vandrette ophængsskinner. De lodrette vanger, hylder og sidestykker placeres centralt eventuelt i ganglinjen. Det forventes, at enhedens ansatte selv henter, hvad de har brug for på kontoret. Driften er behjælpelig med opsætningen af tavler og billeder på AU hyldesystemet.

Kort efter/lige før indflytning inviteres enheden til et møde med driftsinspektøren og den rengøringsansvarlige på den tilflyttede lokalitet. Mødets formål er at skabe et overblik over hvordan og hvilke FM-opgaver, der bliver udført på lokaliteten (ydelseskataloget gennemgås). og hvilke opgaver enheden selv står for samt orientering omkring rengøringspraksis såsom posthåndtering, forplejning, bil, affald mv.

Nat-Tech Byg opfordrer til, at enheden udarbejder en fejl- og mangelliste, der gennemgås med Nat-Tech Byg kort efter indflytningen. Enheden er med til at prioritere rækkefølgen på hvilke opgaver, der skal løses først. Nat-Tech Byg melder retur, når en opgave er løst.

Når flyttekasserne er tømt, bedes de foldes sammen og stables et sted, de ikke står i vejen. Flyttefirmaet skal have flyttekasser og bure retur. Vent med at kontakte flyttefirmaet til der er samlet en ordentlig stak – husk at flyttefirmaet kræver penge for hver kørsel.