Kurser og eksterne samarbejder på ERDA

Forskning foregår sjældent på et enkelt universitet og i de fleste projekter er der løbende behov for at udveksle data på mellem institutioner, med firmaer og på tværs af landegrænser. ERDA er designet til at løfte den opgave, og derfor er adgang til systemet ikke begrænset af en forældet bymurs-tankegang, hvor du fysisk skal sidde på AU eller bruge VPN. I stedet bruger vi en zero-trust sikkerhedsmodel med strengt sikret adgang for alle brugere.

Vi kan naturligvis ikke lade hvem som helst få adgang til vilkårlige data. Derfor adskiller ERDA adgang på bruger- og project-niveau. Ekstern adgang kræver at en AU-ansat står inde for brugeren, og det kræver formel godkendelse efter aftale med ledelsen. Vi har formaliseret den proces gennem Peers. Her kan du angive eksterne du skal arbejde sammen med eller give dem adgang i forbindelse med kurser eller workshops.

Som AU-ansat er der to måder du kan gøre det på:

1. Du kan udfylde detaljerne om de eksterne og sende dem en invitation
2. De eksterne kan tilmelde sig og derefter kan du godkende oprettelsen af deres konto

Eksterne brugere skal gennem særskilt login hvor de udfylder en tilmeldingsformular, bruger deres e-mail som brugernavn og vælger en kode. Hvis du bruger 1. er formularen forudfyldt bortset fra kodeordet, men i 2. skal den eksterne selv udfylde og skrive navn og AU e-mail på den ansatte som skal godkende kontoen.

Her viser vi hvordan ser ud når du inviterer en ekstern kollega til samarbejde.

Hvis du vælger Invite on email sender systemet automatisk en mail til brugeren med link til en forudfyldt tilmeldingsformular. Her skal de vælge en kode, acceptere brugerreglerne, og klikke Send. 

NB: Label er et navn du selv vælger for at holde styr på dine peers. Du kan ikke bruge mellemrum eller specialtegn her, men du kan godt bruge ”-” og ”¬_” til at adskille ord.

Nu opretter administratorerne brugeren og sender dem en velkomstmail med detaljer om login. 

Som ansat kan du bruge Show Peers til at administrere eksterne kontakter og sende dem en invitation hvis du ikke gjorde det under registreringen. 
 

ERDA-administratorerne bruger Expire til at sætte en udløbsdato for peers adgang. Adgang er altid begrænset til et år ad gangen for at mindske antal inaktive konti, men den kan fornyes uden din godkendelse hvis Expire ligger tilpas langt ude i fremtiden. Når Expire udløber skal du lave en ny Peer-godkendelse eller opdatering. 

Hvis du vil ændre Expire kan du gøre det enten under Enter Peers eller Import Peers. Her skal du indtaste de samme ID-værdier igen, vælge Update i Action menuen og sætte ny Expire. 

I et project er det lettest at dele data via delte mapper, for så er der én kopi som alle kan arbejde på. 

I undervisningssituationer er der ofte behov for at deltagere kan få en kopi af materialet at arbejde med. En udbredt måde at lave den slags materiale på i ERDA er at oprette en mappe med data og et read-only sharelink. Nu kan du give deltagerne linket eller dets ID, så de kan hente en kopi af data ved at importere share linket fra højreklik-menuen i deres ERDA Files.

Indtast enten Share Linket eller hele URLen under Import.

Klik på OK for at kopiere share linkets indhold til din mappe, så du kan bruge det til øvelser osv.