Netværksaktiviteter

På denne side kan du finde inspiration til, hvordan du kan arbejde med netværk, relations- og værdiskabelse i dit program til din konference eller arrangement. Find eksempler på aktiviteter, du kan implementere i dit program og bliv klogere på, hvorfor du skal arbejde med netværk og facilitering af samtaler. 

Erfaring og undersøgelser viser, at netværksaktiviteter, møder mellem mennesker og samtaler har de bedste kår i det fysiske møde, ikke i det virtuelle. Denne webside omhandler derfor netværk alene i forbindelse med fysiske arrangementer.

Hvis du har spørgsmål eller kommentarer til arbejdet med netværk og netværksaktiviteter eller har brug for sparring om konkrete aktiviteter, er du velkommen til at kontakte os.

Eksempler på netværksaktiviteter til dit program

Ni huskeregler, når du skal arbejde med netværk

1. Afsæt tid til netværk i programmet

Når du skal arbejde med netværk skal du turde at give det plads og tid i programmet. 

Hvis du tager 15 eller 20 minutter ud af det faglige program og giver tiden til f.eks. en samtaleøvelse, igangsætter du dialog og videnudveksling og skaber rammerne for den merværdi, deltagerne efterspørger, når de deltager i fysiske arrangementer. At afsætte tid til relationsskabende aktiviteter er ikke at gå på kompromis med det faglige program, da det løfter og styrker den faglige del - og sikrer at flere deltagere får talt med nye og gamle samarbejdspartnere og relationer. 


2. Arbejd med netværk før, under og efter dit arrangement

Dette punkt handler om at du indtænker netværk både før og efter arrangementet er afholdt. Ofte fokuserer vi alene på netværk og netværksaktiviteter under et arrangement eller en konference, men her kommer vi med eksempler på, hvordan du også kan arbejde med før og efter.

Eksempler på før-tiltag

  • Send en mail med praktiske informationer til deltagerne inden arrangementet med for eksempel deltagerliste, og bed deltagerne tage stilling til, hvem de skal snakke med til konferencen. 
  • Bed deltagerne om at indsende spørgsmål eller kommentarer til f.eks. gruppedrøftelse i Padlet, som er en online opslagstavle til samarbejde, diskussion, opsamling og brainstorm. Hvis du anvender Padlet, så husk at genbesøge og bruge deltagernes input aktivt undervejs i programmet, så de ikke oplever, at de har brugt tid på noget, der ikke bringes i spil.
  • Overvej at stille krav til dine deltagere ved at bede dem forberede sig f.eks. via et forberedelsesskema, så de er klædt på til arrangementet og har overvejet forventninger og eget bidrag. Deltagerne har selv en aktie i at få det størst mulige udbytte af deres deltagelse. 
  • Tilføj flere faglige spørgsmål til tilmeldingen om for eksempel faglige interesser eller motivation, så du har mulighed for at matche deltagerne til for eksempel seating/gruppedrøftelser. Det er en god idé at kommunikere, hvorfor du ønsker at indsamle informationen, så deltagerne er orienteret ved tilmelding. Husk igen at bruge informationen aktivt, hvis du beder om den.

Eksempler på efter-tiltag

  • Del materialer, viden (slides, materiale fra gruppedrøftelser etc.) og deltagerliste med deltagerne efter arrangementet, og læg op til, at de tager kontakt til hinanden på bagkant. 
  • Lav evaluering med deltagerne, hvor de mindes om og får mulighed for at samle op og overveje nye samarbejdsrelationer. 

3. Få deltagerne i samtale inden for 10 minutter

Erfaring viser, at jo før deltagerne kommer i samtale med andre, jo flere samtaler vil de have i løbet af dit arrangement. Derfor er det vigtigt, at du som arrangør får skabt et program, hvor deltagerne engageres så hurtigt som muligt. 

Ved at igangsætte en netværksaktivitet meget tidligt i dit program, er du som arrangør med til at sikre, at deltagerne får gang i 'talemusklerne' og på den måde kommer hurtigere i gang med at opbygge relationer. Her det vigtige ikke, at deltagerne taler med de 'rigtige', men at deltagerne får talt sig varme.

Du kan f.eks. bruge '1, 2, mange', 'Tegneøvelsen' eller 'Tal og byt' til at skyde dit arrangement igang. 


4. Giv deltagerne noget at pege på

Når du giver deltagerne noget at pege på, skaber du et fælles udgangspunkt, som kan være omdrejningspunkt for samtale. Det, der skal peges på, kan være noget, du som arrangør står for, eller noget, deltagerne selv er med til at skabe. 

Eksempler

  • Skrive- eller tegneøvelsen, som du vælger at hænge op, så deltagerne har noget at samles om
  • En overraskelse, som deltagerne kan samles om og tale om
  • Noget visuelt, hvor deltagerne for eksempel skal afgive en stemme eller give deres mening til kende

5. Samtaler og netværk skal faciliteres

Erfaring viser, at "Netværk og kaffe" som et punkt i programmet sjældent virker efter hensigten, fordi deltagerne selv skal opsøge samtalen og den nye relation. For mange kan netværk og relationsdannelse være grænseoverskridende og det er langt fra alle, der synes det er sjovt eller trygt. Derfor handler det om, at du som arrangør får skabt et samtalerum, hvor alle kan være med. 

Derfor er facilitering et nøgleord, når du skal designe dit program. Med facilitering kan du sikre et trygt rum, hvor der er ens regler for alle og hvor deltagerne nudges til at samtale - uden at det virker påtrængende eller tvingende.

Hvis en samtalestarter (f.eks. nip-napperen) ikke faciliteres, men blot ligger på et bord, så vil det være meget få, der vil gå i gang med at bruge samtalestarteren. Hvis du derimod sørger for, at en moderator eller oplægsholder sætter gang i samtalestarteren og beder deltagerne om at bruge 5 minutter to og to, så bliver der skabt et rum, hvor deltagerne føler sig trygge til at gå i gang. 


6. Skab brud og sceneskift i dit program

At skabe brud og sceneskift i dit program handler om, at "vække" deltagerne og få dem i samtale med flere. 

Eksempler på brud

  • At skabe brud ved konferencemiddagen: Stående forret uden seating – siddende hovedret med seating – dessert på buffetbord. Her kan deltagerne starte middagen ud med nogen, de kender, tale med nye personer ved hovedretten og få muligheden for at 'støde ind i' endnu et nyt menneske ved dessertbuffeten. 
  • Skift af lokale: Hvis du har mulighed for at skifte lokale mellem nogle af programpunkterne, udfordrer du deltagerne til at vælge en ny plads, og derved får nogle af dem måske nye 'naboer'.
  • Seating og gruppeinddeling: Brug evt. seating eller gruppeinddeling efter en pause eller frokost, så du får rystet deltagergruppen.

7. Skab tryghed hos deltagerne

Tryghed kan være afgørende for lysten til at indgå i dialog og netværk med andre mennesker. Hvis du som arrangør kan lykkes med at skabe trygge rammer for dine deltagere, vil du højst sandsynligt opleve mere dialog. Husk, at det ikke nødvendigvis altid er det stilrene, der fordrer bedst samtale. Du kan med fordel være opmærksom på balancen mellem de formelle og uformelle aktiviteter i dit program. Det formelle setup med for eksempel velkomstdrinks og kransekager er ikke nødvendigvis det rigtige greb, hvis formålet er at skabe en løs og let stemning. Det er en hårdfin balance, da det – i konferencesammenhæng – ikke skal blive til "gøgl og teambuilding". Pointen er at skabe tryghed og få deltageren til at føle sig som en del af flokken, men stadig have fokus på det faglige indhold og den professionelle levering.

Gode råd når du skal skabe tryghed

  • Se deltageren som 'medskaber', og involvér deltageren i programpunkterne, så deltageren føler sig set, hørt og anerkendt.
  • Afklar (og kommunikér) egne rammer og formål med de aktiviteter, som er en del af programmet, så trygheden hos deltagerne øges.
  • Leg med, og vælg de netværksaktiviteter, der passer til den rigtige setting og stemning (afklar formål/målgruppe).
  • Hav fokus på det gode værtskab, så deltagerne føler sig velkomne.

8. Hav fokus på lokalet og opstilling

Lokaler, møbler, opsætning og scenografisk stemning har indflydelse på, hvordan et arrangement modtages og opleves af deltageren.

Rummet skaber forventninger hos deltagerne i det øjeblik, de træder derind. Tænk rummet ind i din planlægning, og spørg dig selv, hvordan du bedst iscenesætter de programpunkter, du har planlagt (en til mange-kommunikation, gruppedrøftelser, workshops etc.). Vær opmærksom på, om de lokaler, du har til rådighed, også egner sig til de planlagte netværksaktiviteter. Overvej, hvordan du kan tilpasse din aktivitet til lokalet – eller lokalet til aktiviteten.

Gode overvejelser som du kan gøre dig ifm. planlægning af dit program

  • Overvej, om konferencen skal afholdes i et auditorie eller i et lokale med fladt gulv, hvor du kan sætte stolene anderledes end 'plejer' eller 'forventet'.
  • Overvej, hvordan du for eksempel stiller op til gruppedrøftelser: ved firkantede borde, runde borde eller måske stående ved en tavle? Overvej størrelse på bordene.
  • Overvej, hvordan du iscenesætter dit læringsmiljø afhængigt af program og formål.
  • Overvej, om dele af programmet kan afholdes udendørs eller på en anderledes lokation.

9. Afklar din målgruppe og formål

Overvej grundigt, hvem den forventede målgruppe til dit arrangement eller din konference er. Dette kan være nyttigt i forhold til kommunikationen til dem, men i høj grad også i forhold til, hvordan du tilrettelægger dit konferenceprogram og de netværksaktiviteter, du lægger ind

  • Kender deltagerne hinanden?
  • Er de fra samme universitet?
  • Er de nationale eller internationale?
  • Har de samme faglighed?
  • Er der både VIP- og TAP-deltagere eller måske også deltagere fra andre steder end universitetet?
  • Og hvad med deres anciennitet?

Alle disse spørgsmål – og mange flere – kan være bestemmende for, hvilke netværksgreb og -aktiviteter du bør anvende, og hvad formålet med dem bør være. Sæt dig i dine deltageres sted og forestil dig, hvad de har brug for og vil være trygge ved.

Baggrundsviden: Hvorfor arbejde med netværk?

Netværk forstås her som det faglige, engagerende møde mellem mennesker og refererer således til de samtaler og den værdi, der kan opstå i dette møde. Det handler derfor om at rammesætte møder og starte samtaler, som kan bidrage til relationsdannelse og engagement, bearbejdelse af viden og læring – alt sammen noget, som kan skabe værdi ved en konference eller et fagligt arrangement.

En post-corona-undersøgelse peger på, at hovedparten af ca. 1.000 adspurgte AU/AUH-forskere foretrækker fysiske konferencer frem for virtuelle eller hybride, når det kommer til netværk (kilde: Rapport fra Aarhus Universitet og VisitAarhus 2022). Samtidig viser tendenser i møde- og konferencebranchen også, at mange deltagere post-corona er blevet mere opmærksomme på forbruget af tid og ressourcer i forbindelse med rejser, arrangementer og konferencer og dermed også mere opmærksomme på den værdi, som for eksempel konferencen kan give dem. Dertil fylder bæredygtighed, CO2-forbrug, usikkerhed, inflation og nye rejsepolitikker mere i deltagernes bevidsthed end før coronapandemien. Hvis deltagerne skal rejse til en konference, skal de altså have noget for pengene, tiden og rejsens samlede CO2-aftryk. De skal have værdi. Derfor stilles der nye krav til arrangørerne omkring formater og output af værdi.

Hvis konferencer og arrangementer på Aarhus Universitet fortsat skal holde sig konkurrenceattraktive, bør vi derfor tænke den gængse netværksdel af en konference på en ny og mere kvalitativ måde. Vi skal væk fra den halve times netværk i regi af 'kaffe og netværk'-pausen og i stedet inkorporere netværk i form af samtaler, møder, brud og overraskelser som en ligeværdig og værdigivende del af det faglige program. Målet er, at deltagerne skal tale, drøfte, udveksle meninger og bearbejde faglig viden sammen. Dét skaber værdi og giver 'noget for pengene'.

Vil du vide mere?

Læs mere om fremtidens møde- og konferencemarked og bliv klogere på hvorfor netværk, relationer og værdiskabelse er mere relevant end nogensinde: 

Rådgivning hos Events og Kommunikationsstøtte