Hvis der er redaktører, administratorer eller andre, der i systemet udgiver indhold til slutbrugere, så skal disse også vejledes i at producere indholdet, så det overholder tilgængelighedsstandarder. Det gælder fx redaktører, der i AU’s hjemmesidesystem producerer indhold til hjemmesiden. Undervisere, der i AU’s LMS opretter kursusmateriale til studerende. Og brugere af Conference manager, der opretter konferencer som eksterne kan tilmelde sig. I det følgende kaldes disse redaktører, administratorer o.l. for ”indholdsproducenter”. Det er systemforvaltningens opgave at vejlede disse indholdsproducenter afhængigt af, hvilke typer indhold systemet omfatter.
I det omfang der er billeder i systemet, der er meningsbærende, skal den synshandicappede have mulighed for at få ”læst billedet op”. Derfor skal indholdsproducenterne lave en beskrivelse af billedets indhold i det såkaldte alt-tag-felt. Hvis billedet er ren ”pynt” skal alt-tag-feltet være tomt, så man med skærmlæseren ved, at billedet ikke har forklarende betydning.
Desuden skal indholdsproducenter undlade at lave billeder, hvor der er tekst i. Det kan skærmlæsere ikke opfange.
Hvis der i systemet er en form for editor, hvor indholdsproducenten selv kan definere en række forhold omkring teksten, så er det vigtigt at dette overholder tilgængelighedsstandarder. Det kan fx være at angive om noget er en overskrift, at gøre tekst fed, at lave lister, tabeller osv. Jo større muligheder for ”tekstdesign” systemet tilbyder, jo større risiko er der for at indholdsproducenten laver tekst, der ikke er let at få overblik over for en synshandicappet, der bruger skærmlæser.
Typiske fejl i forbindelse med tekst og tilgængelighed:
Både syns- og hørehandicappede skal have mulighed for at konsumere det indhold, der formidles i et videoformat. Hvis der i systemet uploades videomateriale skal det derfor tekstes. Videoindhold produceret før 23. september 2020 og live-video er dog undtaget.
Audioindhold skal ligeledes være tilgængelig for hørehandicappede, hvilket betyder, at hvis der i systemet uploades audioindhold, så skal dette også transkriberes. Audioindhold produceret før 23. september 2020 og live-audio er dog undtaget.
PDF'er er et af de større indsatsområder ift. webtilgængelighed. PDF’er har nogle af de samme udfordringer som de typiske tekst-fejl, der er beskrevet ovenfor. Nemlig at man med en skærmlæser ikke kan få overblik over overskrifter, tabeller, lister o.l. – med mindre disse er markeret særligt op i forbindelse med at pdf’en generes.
Hvis man gerne vil arbejde med tilgængelighed i forhold til PDF’er kan man evt. rådgive indholdsproducenter til at minimere brugen af disse og i stedet kopiere indhold direkte ind i systemet. Dermed benytter man de tilgængelighedsværktøjer det pågældende system allerede stiller til rådighed. Det er i øvrigt i overensstemmelse med almindelig god brugervenlighed at reducere brugen af pdf’er, fordi disse generelt giver en dårlig brugeroplevelse på mobile devices grundet manglende skalering (man skal ofte både zoome og scrolle horisontalt for at læse en pdf-fil på en mobiltelefon).
Når der alligevel opstår et behov for at lave PDF'er kan man benytte de tilgængelighedsværktøjer, som er tilgængelighed i de formater, der ofte ligger til grund for PDF'en, nemlig i Word eller Indesign.
Derudover har alle medarbejdere adgang til Adobe Acrobat Pro, som kan teste den endelige PDF-fil ift. webtilgængelighed.