Controlling

HR Data og Digitalisering fører en række kontroller af data i Workzone for at sikre, at data lever op til minimumskravene fra Rigsarkivet. Dertil laves der kontroller på vegne af AU, med henblik på at højne datakvaliteten.


Kontrol-rapport # Formål Hyppighed     På vegne af    
1 Rapporten skal sikre at sagen er påført en sagsgruppe, der ikke er midlertidig.     Månedligt     Rigsarkivet    
2 Rapporten skal sikre, at sager bliver afsluttet.     Månedligt     Rigsarkivet    
3

Denne rapport skal sikre, at sager er journaliseret med en sigende titel.

Månedligt     Rigsarkivet    
4 Denne rapport skal sikre, at der ikke er dokumenter på systemskriveborde, der burde være gemt på en sag. Der skal laves en rapport på dokumenter uden sag.     Månedligt     Rigsarkivet    
5a Denne rapport skal sikre, at alle dokumenter er gemt en uden password beskyttelse eller kryptering i en tilladt filtype     Månedligt     Rigsarkivet    
5b Denne rapport skal sikre, at alle dokumenter kan konverteres til pdf.      Rigsarkivet    
5c Denne rapport skal sikre, at alle dokumenter kan konverteres til pdf.      Rigsarkivet    
6 Denne rapport skal sikre at alle sager, der indeholder personfølsomme oplysninger, er beskyttet af korrekte indblik.      Ugentligt AU
7a Denne rapport skal sikre, at sagsbehandlere kun har rettigheder til det, der har arbejdsmæssig relevans.      Månedligt     AU  
7b Denne rapport skal sikre, at sagsbehandlere kun har rettigheder til det, der har arbejdsmæssig relevans     Månedligt     AU  
8 Kontakter uden indblik     Dagligt     AU  
9 Sikre at medarbejdere, hvis ansættelse er ophørt, ikke har rettigheder     Dagligt     AU
10 Softdeletede dokumenter, der ikke har været arkiveret      Månedligt     AU  
11

Sikre at dokumenter og sager softdeletes på rette baggrund

Månedligt     AU  
12

Dokumenter, der er overført via Explorer, men er tomme

Månedligt     AU  
13 Skjulte sager, dokumenter og kontakter     Månedligt     AU
14 Dokumenter har en sigende titel     Ugentligt Rigsarkivet    
17 Kontrollere rollebaserede AD-grupper, som bruges til tildeling af  rettigheder efter den enkeltes rolle      Månedligt     AU