Det er superbrugerens opgave at yde first-level-support til de brugere, der organisatorisk er knyttet til superbrugeren, med mindre en anden fordeling er aftalt i superbrugergruppen. Eksempelvis yder superbrugeren på BSS Studier first-level-support til brugerne i BSS Studier.
First-level-support er hjælp til egne arbejdsgange, basisfunktioner eller kendte fejl, som superbrugerne har fået instruktion i, hvordan løses.
Eksempler på hjælp til egne arbejdsgange:
Eksempler på hjælp til basisfunktioner:
Ovenstående er for at sikre, at superbrugeren får viden om fejl, der påvirker eget fagområde, og dermed kan hjælpe andre brugere fremadrettet.
Hvis superbrugeren ikke kan løse brugerens problem, er det superbrugerens opgave at sikre at fejlen indmeldes korrekt til HR Data og Digitalisering på support.au.dk . Se vejledning til, hvordan fejl indmeldes
Det er superbrugerens opgave at introducere nye kollegaer til WorkZone samt fagområdets egne arbejdsgange og procedurer.
Hertil kan superbrugeren låne uddannelsesmiljøet https://workzone-udd3.uni.au.dk/app/client/, der ikke indeholder data. For at låne miljøet, skal superbrugeren bestille og koordinere med HR Data og Digitalisering igennem supporten. Vær opmærksom på, at bestille miljøet i god tid.
HR Data og Digitalisering arrangerer løbende brugerbetalte grundkurser i Workzone. Tilmelding til et grundkursus sker via kursuskataloget for AU medarbejdere.
Hvis dokumenter er akteret på en forkert sag, har superbrugerne, som de eneste, rettigheder til at omjournalisere dem.
Superbrugeren kan slette sager og akterede dokumenter. Hvis sager eller dokumenter skal anonymiseres, skal brugeren sende en henvendelse til HR Data og Digitalisering-supporten.
Anonymisering håndteres kun af HR Data og Digitalisering-supporten.
Formålet med controlling-opgaven er at sikre fortrolighed, integritet og tilgængelighed for de dokumenter, der journaliseres i AUs ESDH-system WorkZone. Dette gælder i forhold til interne brugere på AU, men også i forhold til eksterne parter, der kunne ønske at bede om indsigt i konkrete sager eller egen persondata.
Derfor er AU forpligtiget til løbende at sikre, at data i WorkZone er af en sådan kvalitet, at vi sikrer højst mulige niveau af fortrolighed, integritet og tilgængelighed. Dette gøres via data-controling.
På dette link kan du se mere information omkring Controllingopgaven
Det er superbrugergruppens opgave at bidrage til kortlægning af ESDH-arbejdsgange og udarbejde ensartede ESDH-processer samt udfærdige nødvendige brugervejledninger. Opgaven løses med udgangspunkt i eget forvaltningsområdet og kan understøttes af ESDH-teamet.
Når en proces er færdigudviklet, godkendt og dokumenteret af superbrugergruppen, er det den enkelte superbrugers ansvar at formidle processerne og oplære brugere, der er knyttet til superbrugeren.
Som superbrugergruppe har man beslutningskompetence inden for sit fagområde. Hvis gruppens medlemmer ikke kan nå til enighed om udformning af ensartede processer, kan gruppen eskalere beslutningen. Går processen på tværs af VD-områder og/eller institutter og superbrugergrupperne ikke kan nå til enighed, kan beslutningen eskaleres til Programstyregruppen igennem Programledelsen.
Hvis der er behov for at ændre ejerskab på en delt søgning, der ejes af andre brugere, er det superbrugerens opgave at vurdere, hvorvidt ejerskabet skal gives til en anden medarbejder og i så fald sørge for at ændringen sker inde i workzone.
Hvis en superbruger fratræder eller ikke kan varetage rollen gennem længere tid, skal der udpeges en ny superbruger eller afløser.
Det er tovholderen for superbrugergruppen, der sikrer at en ny superbruger udpeges. Udpegningen sker i samspil med fagområdets ledergruppe.
Nye superbrugere har mulighed for at komme på kursus, hvor der kan stilles spørgsmål til rollen som superbruger samt få dybere systemkendskab, så det er muligt at varetage rollen som superbruger.
Deltageren skal være udpeget som superbruger i egen organisation. Deltageren skal derfor have tildelt superbrugerrettigheder før kurset. Nærmeste leder eller ESDH-tovholder/koordinator for området kan bestille det ved HR Data og Digitalisering, support.au.dk.
Det forventes endvidere, at deltageren har grundlæggende kendskab til journalisering samt standardfunktioner for at kunne journalisere i Workzone.
Kurset gennemgår derfor ikke standardfunktionalitet som introduktion til journalisering, præsentation af grænseflade, oprettelse og afslutning af sager, deling af sager, journalisering af dokumenter fra drev, Word og Outlook samt fremsøgning af sager.
Introduktion til rollen som superbruger samt funktioner i Workzone, der gør deltageren i stand til at varetage rollen som superbruger.
Kurset er henvendt til alle nye superbrugere i Workzone på tværs af AU, hvorfor kurset er et standardkursus.
At være superbruger er en læringsproces, hvorfor det ikke forventes, at deltageren går fra kurset og kan udføre alle opgaver med det samme. Det anbefales derfor, at superbrugeren hurtigst muligt bliver inkluderet i det relevante superbrugernetværk, hvor tovholderen/koordinatoren kan introducere til forvaltningsområdespecifikke opmærksomhedspunkter.
Kurset bør endvidere følges op af en dialog med nærmeste leder om, hvordan superbrugeren bedst kommer i gang med at løse sine opgaver.
Kurset afvikles online
Egen pc.
Ca. 2,5 timer.
Online
ESDH-teamet
Kontakt HR Data og Digitalisering på AU Serviceportal under Forespørgsel - Workzone, hvis der er behov for et superbrugerkurssus
På serviceportalen: Vælg 'Andet' --> Vælg 'Nej, jeg vil gerne bede om noget' --> Søg på 'Workzone' --> Vælg 'Forespørgsel - Workzone'.
Du kan finde vejledninger til Superbrugere på dette link
Se også disse videovejledninger:
Formålet med controlling-opgaven er at sikre fortrolighed, integritet og tilgængelighed for de dokumenter, der journaliseres i AUs ESDH-system WorkZone. Dette gælder i forhold til interne brugere på AU, men også i forhold til eksterne parter, der kunne ønske at bede om indsigt i konkrete sager eller egen persondata.
Derfor er AU forpligtiget til løbende at sikre, at data i WorkZone er af en sådan kvalitet, at vi sikrer højst mulige niveau af fortrolighed, integritet og tilgængelighed. Dette gøres via data-controling.
ESDH-teamet udfører løbende 18 forskellige controlling-opgaver, hvor du bliver kontaktet, hvis der er behov for rettelser.
De controlling-opgaver som du som superbruger skal udføre, er centreret omkring den data, der er specifik for din afdeling og understøtter lokale aftaler omkring registreringspraksis for dokumenter og sager. ESDH-teamet har ikke kendskab til lokale aftaler, hvorfor data bedst kontrolleres lokalt.
Det anbefales, at du sammen med din leder melder ud, evt. på et afdelingsmøde, at controlling-opgaven er en opgave, du udfører efter aftale med din leder, hvorfor samt hvad opgaven indeholder.
Derudover anbefales du fast at afsætte tid i din kalender, så opgaven ikke skubbes foran og vokser for dig og dine kollegaer.
Som superbruger skal du som minimum udføre følgende kontroller:
| Kontrol | Hyppighed | Vejledning |
|---|---|---|
| Medlemmer af indblikssgrupper | Månedligt | Vejledning til kontrol af medlemmer af indbliksgrupper |
| Indblik på sager | Ugentligt | Vejledning til Indblik på sager |
Du anbefales at lave nedenstående kontrol:
| Kontrol | Hyppighed | Vejledning |
|---|---|---|
| Korrekte metadata ift. lokal registreringspraksis | Månedligt | Vejledning til Kontrol af metadata |
Workzone testmiljø er en klon af produktionsmiljøet fra maj 2022. Miljøet bruges til at teste nye funktioner og arbejdsgange inden de implementeres i produktionsmiljøet.
Miljøet kan også anvendes til uddannelse, hvis det drejer sig om uddannelse i brug af Officeprodukter sammen med Workzone.
Adgang til testmiljøet
Testmiljøet er underlagt samme instruks som produktionsmiljøet.
Superbrugere får automatisk adgang til testmiljøet, https://workzone-test3.uni.au.dk/app/client/ herunder adgang til WZ365 addin til testmiljøet.
Det samme gælder integrationsejere f.eks. Studieblanketten, Bevisløsningen og Medarbejderstamkortet.
Brugere, der skal teste funktion og arbejdsgange eller udføre uddannelse, kan få midlertidig adgang til testmiljøet. Opret en forespørgsel til Workzone via supportportalen og angiv formål og hvor længe der er brug for adgang. Angiv også om der ønskes mulighed for test via WZ365.
Office og Stifinder
Hvis der er brug for at teste Workzone for Office plugineti Workzone testmiljø, skal man have installeret og bruge Horizon Client. For at få installeret Horizon Client kan du rette henvendelse til din lokale it-support eller følge denne vejledning: https://medarbejdere.au.dk/fileadmin/www.medarbejdere.au.dk/hr/ESDH/VEJL_Horizon_Client_installationsguide.pdf