Institut- og dekansekretariater

Opgave- og sagsgruppeoversigten er en fælles bruttoliste over typiske opgaver i forbindelse med institut- og dekansekretariaternes administration på Aarhus Universitet. Listen beskriver derfor ikke registreringspraksis i forbindelse med forskningsunderstøttelse.

Oversigten definerer, hvilken sagsgruppe den enkelte opgaver skal journaliseres i samt de typiske dokumenter på en sag. Listen definerer ikke, hvem der løser en opgave, hvilket i tvivlstilfælde bør afklares lokalt.

Oversigten er baseret på indmeldinger fra institut- og dekansekretariater på alle fem fakulteter. Indhold samt format er godkendt af projektgruppen i Projekt Udrulning af ESDH til institut- og dekansekretariater.

Oversigten opdateres løbende, og hvis der mangler opgaver på listen eller er forslag til forbedringer, kontakt tovholderen på dit fakultet

I søgefeltet kan du søge på opgaver. Du kan endvidere sortere rækkefølgen på kolonnerne ved at klikke på titlen.

Registreringspraksis for institut- og dekansekretariater

Opdateret ₍_åå-mm-dd)	Opgave	Journalisér?	Eksempler	Sags- gruppe	Sagsgruppetitel	Typiske dokumenter
20-05-01	Adgangsblanketter på studerende	JA	Adgangsblanketter, som studerende har udfyldt i forbindelse med adgang til bygninger, f.eks. Laboratorier, forsøgsstalde eller lign.	359	Anvendelse af lokaler, arealer og udstyr, diverse	Udfyldte blanketter fra den studerende
22-05-09	Adjunktkurser	JA	Adjunktkurser	243	Pædagogiske kurser VIP	Dokumentation for kurser
21-05-27	Kørselsbemyndigelse	NEJ	Se vejledning til dokumentation af kørselsbemyndigelser på dette link.
20-05-01	Administrative projekter i institut- og dekansekretariater samt centre	JA	Projekt EDU IT, lokal implementering og organisering af WorkZone, Campus 2.0	031	Administrative projekter	Ansøgninger, bevillinger, projektbeskrivelser, afrapporteringer, anden relevant dokumentation
22-05-09	Advisory Board	JA	Advisory Board, diverse og møder	020	Koordinations- og samarbejdsfora på AU - udvalg og netværk	Indkaldelser, dagsordener, referater og bilag, dokumenter ifm. nedsættelse (f.eks. kommissorium), relevant korrespondance, anden relevant mødemateriale
20-05-01	Afdelingsmøder/personalemøder	NEJ	Afdelingsmøde/personalemøde mhp almindelig koordination og videreformidling af information i afdelingen journaliseres ikke
20-05-01	Afslag og invitationer fra institutter og centre på stillinger	NEJ	Journaliseres ved den lokale HR-afdeling, som anonymiserer efter GDPR
22-05-09	Aftagerpanel	JA	Aftagerpanel	020	Koordinations- og samarbejdsfora på AU - udvalg og netværk	Dagsorden, bilag, referat, relevant korrespondance, anden relevant mødemateriale
20-05-01	Akademisk råd	JA	Akademisk Råd	015	Akademisk Råd og institutfora	Dagsorden, bilag, referat, relevant korrespondance, anden relevant mødemateriale
22-05-09	Aktindsigt	JA	Aktindsigt	041	Aktindsigt	Indgående post/mail, besvarelse af henvendelse, sagsbehandling
22-05-09	Alkoholbevilling til studenterforening	JA	Alkoholbevilling til studenterforening	403	Studenterorganisationer	Dokumentation for sagsbehandling og relevant korrespondance i forbindelse med bevilling
20-05-01	Alumneforeninger	JA	Drift af alumneforeninger	752	Alumne, konkrete aktiviteter	Aftaler og kontrakter
20-05-01	Andre ansattes bilag og kvitteringer	NEJ	Bilag og kvitteringer, der indeholder personoplysninger, må kun gemmes, indtil afregningen er godkendt. Herefter findes dokumenterne elektronisk i rejseafregningssystemet og skal slettes både i mailboks, på netværksdrev mm. Se mere her.
22-05-09	APV, Arbejdspladsvurdering	JA	Fysisk og psykisk APV, flytte-APV,	235	Arbejdspladsvurdering	Fysisk og psykisk APV. Diverse institutrelaterede dokumenter, inkl. handlingsplaner
22-05-09	Arbejdstidsaftaler	JA	fx Generelle timemodeller, og generelle aftaler om afvikling af timepukler, og andre aftaler på institut. og centerniveau	200	Personaleadministrative retningslinjer og procedurer	Aftaledokumenter og relevant korrespondance
20-05-01	Arbejds- og opholdstilladelser, dokumentation/afklaring af regler	NEJ	Journaliseres ved den lokale HR-afdeling
20-05-01	Arbejdsrelaterede lister - fx arbejdstøj, kontorplacering, udlån af arbejdsudstyr	NEJ	Arbejdsrelaterede lister kan placeres på fællesdrevet (O-drev) med en formålsbeskrivelse. Listerne skal holdes opdaterede og skal slettes, når der ikke længere er brug for dem. Se mere her.
22-05-09	Arbejdstilsyn	JA	Henvendelser fra Arbejdstilsyn, projekter i forbindelse med arbejdstilsyn	237	Tilsyn, påbud og klassifikation	Indgående post, besvarelse af henvendelser, bilag m.m.
22-05-09	Bestyrelsesfortegnelser for studenterforening	JA	Bestyrelsesfortegnelser for studenterforening	403	Studenterorganisationer	Dokumentation for bestyrelsesmedlemmer
20-05-01	Besøg af eksterne parter	JA	Besøg af eksterne parter	721	Repræsentation og officielle begivenheder, konkrete	Program, aftale om besøg, relevant korrespondance i forbindelse med besøg
20-05-01	Budget - lokal sagsbehandling	JA	lokale budgetprocesser, Institutters og centres budgetter og regnskaber og individuelle aftaler af væsentlig økonomisk betydning/hvis de er direkte led i en sagsbehandling i en sag	111	Budget	Dokumenter i forbindelse med budgetter og relevant sagsbehandling
20-05-01	Campusudvikling/udvikling af faciliteter	JA	Campusudvikling i Emdrup og Nobel	311	Fysisk planlægning Aarhus Universitet	Indkaldelser, dagsordener, referater og bilag, dokumenter ifm. nedsættelse (f.eks. kommissorium), afsluttende indstilling, indstillinger fra udvalg, relevant korrespondance
20-05-01	Censorkorps, eksterne	JA	Opgaver vedr. eksterne censorer	542	Eksterne censorkorps	Korrespondance i forbindelse med udpegning og relevant dokumentation
20-05-01	Censorformandskaber	JA	Opgaver vedr. censorformandskab	543	Censorformandskaber	Korrespondance i forbindelse med udpegning og relevant dokumentation
20-05-01	Censorer, interne	JA	Opgaver vedr. interne censorer	544	Interne censorer	Korrespondance i forbindelse med udpegning og relevant dokumentation
20-05-01	Censortidsnormer	JA	Opgaver vedr. censortidsnormer	545	Censortidsnormer	Korrespondance og relevant dokumentation
20-05-01	Danmarks statistik	JA	Henvendelser fra Danmarks statistik o.lign.	558	Danmarks Statistik	Indgående post, besvarelse af henvendelser, bilag m.m.
22-05-09	Danske Netværk, erfa-grupper medlemskaber, samarbejdsfora o. lign.	JA	Indstilling og deltagelse i danske medlemsskaber, netværk og samarbejdsfora	025	Nationale og internationale medlemskaber	Dagsorden, bilag, referat, relevant korrespondance, anden relevant mødemateriale, Dokumenter der beskriver/bekræfter medlemsskabet
22-05-09	Data fra andre systemer som dokumentation i anden sagsbehandling, ikke ubehandlet udtræk eller rådata	JA	Sygefraværsstatistik, KPI, rapporter fra Vipomatic, mitHR, løn eller lignende, ikke ubehandlet eller rådata fra andre systemer	006	Ledelsesinformation, kvalitativ behandling	Rapport samt dokumenter i forbindelse med sagsbehandling
22-05-09	Databehandleraftaler	JA	Databeskyttelse, databehandleraftaler, videregivelseserklæringer	056	Rådgivning omkring databeskyttelse	Evt. lokale tiltag iværksat af instituttet med henblik på databeskyttelse, konkrete aftaler
20-05-01	Delegationer, journalisering af	JA	Afhængigt af, hvilken kompetence, der uddelegeres. Sagsgruppen følger den uddelte kompetence
20-05-01	Dimissionsfester	JA	Bachelor- og Kandidatdimissionsfester	721	Repræsentation og officielle begivenheder, konkrete	Indbydelse og program
22-05-09	Eksterne formelle udvalg	JA	Indstilling og deltagelse i formelle, danske udvalg	023	Deltagelse i nationale koordinations- og samarbejdsfora - udvalg, bestyrelser, netværk og arbejdsgrupper	Dagsorden, bilag, referat, relevant korrespondance, anden relevant mødemateriale,
20-05-01	Erhvervsorienterede initiativer	JA	Erhvervsorienterede initiativer	731	Samarbejde med erhvervsliv, offentlige institutioner og civilsamfund, konkrete	Dagsorden, bilag, referat, relevant korrespondance, anden relevant mødemateriale, rapporter, procesplaner
22-05-09	Erhvervsudvalg	JA	Erhvervsudvalg	020	Koordinations- og samarbejdsfora på AU - udvalg og netværk	Dagsorden, bilag, referat, relevant korrespondance, anden relevant mødemateriale
20-05-01	Evakueringsøvelser	JA	Evakueringsøvelser	362	Beredskab	Planer, afrapporteringer, rapporter
22-05-09	Fakultetsledelse	JA	Aktiviteter og møder i dekanat og fakultetsledelsen	014	Dekanat og fakultetsledelse	Møder i dekanat og fakultetsledelse; dagsorden, bilag, referat, relevant korrespondance, anden relevant mødemateriale, rapporter specifikt for fakultetsledelsen
20-05-01	Ferie – information fra medarbejderen om afholdelse af ferie/særlige feriedage	NEJ	Mailen gemmes i en sikret mappe på O-drevet frem til ferieårets afslutning. Se mere her.
20-05-01	Flex, nedskrivning af	NEJ	Hvis det har betydning for for ferie, udbetaling af overarbejde m.v., journaliseres det hos den lokale HR-afdeling.
20-05-01	Flexskemaer	NEJ	Gemmes i en sikret mappe på O drevet, så længe der er et reelt behov. Derefter slettes oplysningerne. Se mere her.
22-05-09	Fonde, legater, priser	JA	Fonde, legater og priser i centre og på institut og fakultet, ansøgning, indstilling, sagsbehandling og afgørelse	026	Fonde, legater og priser	Statutter, forhandlingsmateriale, indstillinger, afgørelser
20-05-01	Forhandlinger med eksterne parter	JA	Forhandlinger hvor instituttet er part. Sagsgruppe er relativt til forhandlingens emne		Aftaler, kontrakter og kontraktudkast, inkl. korrespondance vedr. forhandling,
20-05-01	Fuldmagter	JA	Udstedelse af fuldmagter, fuldmagtsoverdragelse (adgang til bankkonto) fra et bestyrelsesmedlem til et andet,	142	Disponeringsregler og fuldmagter	Dokumentation for udstedelse eller overdragelse af fuldmagt
22-05-09	Funktions- og opgavebeskrivelser, lokale	JA	Dokumentation af aftalte, lokale funktionsbeskrivelser, som ikke gemmes hos HR. fx for Afdelingsadministratorer - generelle og uddannelse, campus-administratorer, forskningsprogram- og afdelingsledere, AC'ere, arbejdsdeling sekretariat	200	Personaleadministration, retningslinjer og procedurer	Den faktiske funktionsbeskrivelse, relevante dokumenter i forbindelse med udarbejdelse af beskrivelsen
20-05-01	Habilitetsafgørelser i forbindelse med bedømmelses- og ansættelsesudvalg	NEJ	Journaliseres ved den lokale HR-afdeling
22-05-09	Henvendelser fra myndigheder	JA	Officielle henvendelser/kommunikation fra myndigheder/kommunikation	049	Høringer, aktindsigt og henvendelser, diverse	Indgående post/mail, besvarelse af henvendelse, sagsbehandling
22-05-09	Henvendelser fra virksomheder, organisationer og privatpersoner	JA	Henvendelser fra virksomheder, organisationer og privatpersoner	049	Høringer, aktindsigt og henvendelser, diverse	Indgående post/mail, besvarelse af henvendelse, sagsbehandling
22-05-09	Høringer	JA	Høringer	040	Høringer	Indgående post/mail, besvarelse af henvendelse, sagsbehandling
20-05-01	Indkøb via udbudsaftaler - kaffemaskiner, kontorartikler, computere	NEJ	Enkelte indkøb hvor der er indgået udbudsaftale skal ikke journaliseres.
20-05-01	Indsigelser/klager fra eksterne parter i forbindelse med ansøgning	NEJ	Journaliseres ved den lokale HR-afdeling
20-05-01	Indsigelser/klager fra medarbejdere	NEJ	Journaliseres ved den lokale HR-afdeling
20-05-01	Institutforum	JA	Aktiviteter og møder i Institutforum	015	Akademiskråd og institutfora	Møder i institutforum; dagsorden, bilag, referat, relevant korrespondance, anden relevant mødemateriale, rapporter specifikt for institutforum
20-05-01	Institutionsakkreditering	JA	Lokale institutprocesser afledt af institutionsakkreditering på AU	515	Institutionsakkreditering	Dokumentation for de lokale, institutprocesser på AU
22-05-09	Institutledelsen	JA	Institutledelsesmøder	019	Ledelse og formelle organer, diverse	Dagsorden, bilag, referat, relevant korrespondance, anden relevant mødemateriale
22-05-09	Institut og centerpolitik -Lokale personalepolitikker, Retningslinjer, instrukser og vejledninger	JA	Institut- og centerpolitik i forbindelse med arbejdstid, Flextid, dødsfald diverse arbejdsinstrukser, klippekortsordning, Beskrivelse af puljer og administrative processer, Retningslinjer om arbejdstid og fravær Retningslinjer vedr. rejseomkostninger Kbh-Aarhus, Retningslinjer vedrørende opfølgning på afregning	200	Personaleadministrative retningslinjer og procedurer	Dokumentation for den faktiske politik, relevante dokumenter i forbindelse med indgåelse af politikken
20-05-01	Institutters og centres hvidbøger	JA	Hvidbøger i forbindelse med forskningsindsatser	719	Forskningsformidling, diverse	Faktisk hvidbog, materialer, procesplaner, aftaler i forbindelse med udarbejdelse af hvidbog
20-05-01	International samarbejdsaftaler med uddannelsesinstitutioner	JA	Samarbejdsaftaler med internationale universiteter	561	Aftaler og samarbejde med udenlandske institutioner	Den faktiske aftale med universiteter, relevant korrespondance i forbindelse med aftalen
22-05-09	Internationale udvalg, medlemskaber og netværk	JA	Deltagelse i internationale udvalg, medlemskaber og netværk	024	Deltagelse i internationale koordinations- og samarbejdsfora - udvalg, bestyrelser, netværk og arbejdsgrupper	Dagsorden, bilag, referat, relevant korrespondance, anden relevant mødemateriale, indstillinger og ansøgninger, Dokumenter der beskriver/bekræfter medlemsskabet,
22-05-09	Interne udvalg og arbejdsgrupper	JA	Arbejdsgrupper og udvalg i centre og institut- og dekansekretariater	020	Koordinations- og samarbejdsfora på AU - udvalg og netværk	Indkaldelser, dagsordener, referater og bilag, dokumenter ifm. nedsættelse (f.eks. kommissorium), afsluttende indstilling, indstillinger fra udvalg
22-05-09	Kompetenceudvikling	JA	Aftale med kursusudbyder/underviser, lovgivning af kurser, rapporter	245	Aftaler med eksterne undervisere og kursussteder	Konkrete aftaledokumenter og relevant korrespondance i forbindelse med indgåelse af aftale.
22-05-09	Kompetenceudvikling Baggrundsinformation/-dokumentation til sekretariatsleders afrapportering til fakultetsledelsen	JA	Dokumentation og overblik over kompetenceudvikling. Ikke rådata/ubehandlet, men som led i anden sagsbehandling	006	Ledelseinformation, kvalitativ behandling	Rapport samt dokumenter i forbindelse med sagsbehandling
22-05-09	Kompetenceudviklingspulje, ansøgning, tildeling/afslag til interne puljer	JA	Udbud og ansøgning om konkrete kompetenceudviklingsmidler.	244	Kompetencemidler, administration af	Opslag, ansøgning og afgørelser i forbindelse med kompetencemidlerne.
20-05-01	Konferencer	JA	Planlægning og afvikling af konferencer og seminarer afholdt af institutter og centre, videostreams	713	Konferencer	Materiale i forbindelse med konferencer, aftaler med oplægsholdere, budgetter, regnskab, program, afrapporteringer, relevant korrespondance, håndbog, standarddokumenter, samtykkeerklæringer i forbindelse med optage og publicere indhold, standarddokumenter, deltagerlister hvis der er givet tilsagn om opbevaring, m
20-05-01	Konkrete stillingsopslag	NEJ	Konkrete stillingsopslag journaliseres via Emply
20-05-01	Kontrol af indblik	NEJ
20-05-01	Krænkelsessager	NEJ	Journaliseres ikke på instituttet, men ved Personalejura eller Uddannelsesjura, når der oprettes en egentlig disciplinærsag
22-05-09	Kvinder i forskning	JA	Projekt, Kvinder i forskning	203	Personalepolitik	Dokumentation af tiltag inden for projektet, konkrete projekter, indstillinger, prioritering af projekter, projektplaner og afrapporteringer
20-05-01	LAMU/FAMU	JA	LAMU/FAMU-møder	232	Lokale arbejdsmiljøudvalg, FAMU/LAMU	Dagsorden, bilag, referat, rapporter udarbejdet af gruppen/udvalget
22-05-09	Ledelsesfora, lokale	JA	Sektionsråd, sekretariat, dekanatsmøde, tværgående ledelsesgrupper, driftledelsesgrupper, fagområde- og forskningsledelse	019	Ledelse og formelle organer, diverse	Dagsorden, bilag, referat, relevant korrespondance, anden relevant mødemateriale
20-05-01	Lokaleudlån	JA	Lokaleudlån på centre og institutter til private/eksterne formål	352	Kortvarigt udlån/udleje af lokaler og udstyr mod godtgørelse	Dokumentation for udlån af lokale, aftale, relevant korrespondance
20-05-01	LSU	JA	LSU-møder og aktiviteter	263	Lokale samarbejdsudvalg	Dagsorden, bilag, referat, rapporter og tiltag udarbejdet af gruppen/udvalget
20-05-01	Lønoplysninger/lønsedler, som er led i sagsbehandling	NEJ	Journaliseres ved den lokale HR-afdeling eller i Løn
20-05-01	Lønoplysninger mv. til brug for de årlige lønforhandlinger	NEJ	Gemmes i en sikret mappe på O-drevet, indtil lønforhandlinger er afsluttet. Derefter slettes oplysningerne. Se mere her.
20-05-01	Manuelle rejseafregninger på studerende	NEJ	Dokumentation og udbetaling foregår via RejsUd
20-05-01	Notater, fra samtaler og møder, hvis disse har betydning for sagsbehandling	NEJ/JA	Det afhænger af, hvem der har ansvar for sagsbehandlingen Nej: Hvis det er HR, der er ansvarlig, har de også journaliseringspligten. JA: Hvis det er instituttet, der har sagsbehandlingen, har de pligten. Her følger sagsgruppen sagens emne.
20-05-01	Omsorgsdage	NEJ	En mail med information om omsorgsdage kan gemmes i en sikret mappe på O-drevet frem til udløbet af kalenderåret (januar måned). Derefter slettes oplysningerne. Se mere her.
22-05-09	Organisationsudvikling, temadage	JA	Organisationsudvikling, temadage	246	Organisationsudvikling	Dokumentation for proces, handlingsplaner som resultat af proces
20-05-01	Personlige bekræftelser på ansættelse ved. dobbelt pas eller særlige omstændigheder	NEJ	Journaliseres ved den lokale HR-afdeling
20-05-01	Private lister - fx fødselsdagslister og brødlister	NEJ	Kollegiale initiativer af denne slags er frivillige og anses som privat. Derfor er de ikke omfattet af databeskyttelsesreglerne. Det anbefales, at man tydeliggøre på listerne, at deltagelse af frivilligt. Listerne skal holdes opdaterede og skal slettes, når der ikke længere er brug for dem. Listerne kan opbevares på fællesdrevet (O-drevet) eller på det personlige drev (U-drev). Se mere her.
20-05-01	Puljer og eksterne bevillinger, statslige	JA	Ansøgning og modtagelse af statslige bevillinger/puljemidler	131	Statslige bevillinger, administration af	Ansøgning, afgørelse og administration af eksterne midler
20-05-01	Puljer og eksterne bevillinger, private	JA	Ansøgning og modtagelse af private bevillinger eller puljemidler	132	Private bevillinger, administration af	Ansøgning, afgørelse og administration af eksterne midler
20-05-01	Puljer og eksterne bevillinger, udenlandske	JA	Ansøgning og modtagelse af udenlandske bevillinger/puljemidler	133	Udenlandske bevillinger, administration af	Ansøgning, afgørelse og administration af eksterne midler
20-05-01	Puljer og eksterne bevillinger, EU	JA	Ansøgning og modtagelse af EU bevillinger/puljemidler/kontrakter	134	EU-kontrakter/bevillinger, administration af	Ansøgning, afgørelse og administration af eksterne midler
20-05-01	Puljer og eksterne bevillinger, AUFF	JA	Ansøgning og modtagelse af AUFF bevillinger/puljemidler	135	AUFF, administration af	Ansøgning, afgørelse og administration af eksterne midler
20-05-01	Registrering i andre systemer, Korrespondance omkring	NEJ	Korrespondance omkring sygdom, ferie, andet fravær, tidsregistrering. Kan gemmes i Outlook/på drev indtil perioden er afrapporteret, hvorefter det bør slettes
20-05-01	Regnskabsbilag	NEJ	Regnskabsbilag skal som udgangspunkt gemmes i 5 år. Hertil bruges RejsUd/Indfak. For specifikke projekter kan der være krav om, at regnskabsbilagene gemmes længere. Hvis bilagene indeholder yderligere oplysninger, ud over de oplysningerne der tastes ind i REJSUD/Indfak, anbefales det, at disse oplysninger vedhæftes. Når et bilag er indscannet og vedhæftet fx en rejseafregning, kan det smides ud. Hvis det skulle vise sig, at indscanningen ikke kan læses, vil en tro og love erklæring være gyldig dokumentation.
20-05-01	Rejser/forsikringskort	NEJ	Journaliseres ved Rejseenheden, AU Økonomi
20-05-01	Rekruttering af E-moderatorer (studentermedhjælpere)	NEJ	Journaliseres ved den lokale HR-afdeling
21-05-21	Relevansbeskrivelser, som potentielle kandidatstuderende skal lave i forbindelse med optagelse	NEJ	Relevansbeskrivelserne er en del af ansøgningen og findes derfor som bilag på ansøgningen i DANS. Når optagelsen er afsluttet, så overføres ansøgninger, inkl. bilag og korrespondance med studerende til WorkZone.
20-05-01	Retningslinjer, instrukser og vejledninger, lokale	JA	Dokumentation af opgavebeskrivelser	030	Administrative retningslinjer og vejledninger	Opgavebeskrivelser, fx Håndhævelse af deadline, Opgaver og processer ved ansættelser forlængelser og ophør, Retningslinjer for godkendelse af personer med ulønnet tilknytning, Retningslinjer udgifter ift. censorer
22-05-09	Rigsarkiv	JA	Aflevering og korrespondance omkring aflevering til Rigsarkiv	031	Administrative projekter	Korrespondance, dokumentation, procesplaner, status, kvitteringer
22-05-09	Samarbejdsaftaler, eksterne parter	JA	Samarbejde med andre myndigheder og erhvervslivet/virksomheder	731	Samarbejde med erhvervsliv, offentlige institutioner og civilsamfund, konkrete	Selve aftalen/kontrakten og evt. ændringer
20-05-01	Samarbejdsaftaler, internationale universiteter	JA	MoU, aftaler om forskerudveksling eller andet samarbejde.	561	Aftaler og samarbejde med udenlandske institutioner	Den faktiske aftale med universitetet, relevant korrespondance i forbindelse med aftalen
22-05-09	Samtykkeerklæring	Ja	Samtykke i forbindelse med billeder og videoer	054	Rådgivning omkring databeskyttelse	Samtykkeerklæringen
20-05-01	Serviceaftaler - bestilling af varer/ydelser under serviceaftaler	NEJ
20-05-01	Serviceaftaler (f.eks. planteservice, kaffemaskine)	JA	Serviceaftaler (f.eks. planteservice, kaffemaskine, kaffe, vand)	152	Indkøbsaftaler - udbud	Dokumentation for den faktiske aftale, korrespondance i forbindelse med indgåelse af aftale
22-05-09	Stipendier, (holdbaseret) til studerende	JA	Rejser til arkivbesøg	026	Fonde,Legater og priser	Ansøgninger og svar på ansøgning, dokumentation for tildeling
22-05-09	Strategi	JA	Strategiprocesser i centre og på institut og fakultet, udvikling, evaluering og opfølgning	003	Strategi	Procesdokumentation, endelige strategier, godkendelser, udmøntningsdokumenter
20-05-01	Strålebeskyttelse, farligt gods	JA	Strålebeskyttelse, farligt gods	361	Påbud og myndighedskrav
20-05-01	Studiestart	JA	Studiestartsarrangementer	441	Studieinformation, materiale, informationsmøder osv.	Aftaler med RUS-sekretærer, RUS-arrangementer, aftaler med eksterne om tilstedeværelse i forbindelse med RUS-arrangementer (skal tilkobles som part) Budgetter (inkl. personnavne), regnskaber (inkl. personnavne), lokaleoversigt, rammedokumenter og Tutorkontrakter (er instituttets tillæg til ansættelseskontrakter - bør måske gemmes med den studerende som part i form a studienummer eller AUID?) og måske deres lønsedler - da der er tale om personoplysninger, skal de måske have deres egne sager og sagsgruppe
20-05-01	Studiestatistik STÅ, bestand og færdiguddannede	JA	Rapporter om STÅ, bestand og færdiguddannede til brug på institut eller dekanat, ikke ubehandlet eller rådata fra andre systemer	552	STÅ, bestand og færdiguddannede	Rapport samt dokumenter i forbindelse med sagsbehandling
20-05-01	Studiestatistik Optag, ansøgning og rekruttering	JA	Rapporter om Optag, ansøgning og rekruttering til brug på institut eller dekanat, ikke ubehandlet eller rådata fra andre systemer	553	Optag, ansøgning og rekruttering	Rapport samt dokumenter i forbindelse med sagsbehandling
20-05-01	Studiestatistik Frafald, effektivitet og eksamen	JA	Rapporter om Frafald, effektivitet og eksamen til brug på institut eller dekanat, ikke ubehandlet eller rådata fra andre systemer	554	Frafald, effektivitet og eksamen	Rapport samt dokumenter i forbindelse med sagsbehandling
20-05-01	Studiestatistik Beskæftigelsesstatistik	JA	Rapporter om Beskæftigelsesstatistik til brug på institut eller dekanat, ikke ubehandlet eller rådata fra andre systemer	555	Beskæftigelsesstatistik	Rapport samt dokumenter i forbindelse med sagsbehandling
20-05-01	Studiestatistik Internationalisering	JA	Rapporter om Internationalisering til brug på institut eller dekanat, ikke ubehandlet eller rådata fra andre systemer	556	Internationalisering	Rapport samt dokumenter i forbindelse med sagsbehandling
20-05-01	Sygdom - information fra medarbejderen/kollegaen om egen sygdom og/eller børns sygdom	NEJ	Mailen slettes som udgangspunkt efter tastning i mitHR. Må maksimalt opbevares i 30 dage efter modtagelsen. Ved forventet langtidssygemelding (over 30 dage) sendes mailen til HR til journalisering. Se mere her.
20-05-01	Sygefraværsreferat	NEJ	Journaliseres ved den lokale HR-afdeling
20-05-01	Sygefraværssamtaler uden HR-bisidder	NEJ	Journaliseres ved den lokale HR-afdeling
20-05-01	Talentbeviser til indskrevne bachelor- og kandidatstuderende	NEJ	Formelle talentbeviser som indgår som del af uddannelsesforløb skal journaliseres af studieadministrationen
22-05-09	Tilsyn, påbud og klassifikation	JA	Henvendelser og påbud fra tilsyn, projekter i forbindelse med tilsyn	237	Tilsyn, påbud og klassifikation	Indgående post, besvarelse af henvendelser, bilag m.m.
20-05-01	Timetælling	NEJ
20-05-01	Timesedler for timelønsansatte	NEJ	Slettes efter tastning. Se mere her.
20-05-01	Tro og love erklæringer	JA	Sagsgruppe er afhængig af, hvad erklæringen vedrører.
20-05-01	Udbudsproces	JA	Indkøbs-/udbudsprocessen i forbindelse med større indkøb Se mere for vejledning om Indkøb	152	Indkøbsaftaler - udbud	Dokumentation af udbudsproces, resultat af proces, indgåede aftaler
20-05-01	Uddannelsesforum	JA	Aktiviteter i forbindelse med Uddannelsesforum	503	Uddannelsesforum	Mødemateriale, processer i forbindelse med Uddannelsesforum
22-05-09	Uddannelsesplaner for ansatte elever	JA	Konkrete uddannelsesplaner	209	Personaleadministration, diverse	Den godkendte uddannelsesplan og relevant korrespondance
20-05-01	Udpegning af eksterne medlemmer til bedømmelsesudvalg i forbindelse med ph.d.-forsvar	JA	Udpegning af eksterne medlemmer til bedømmelsesudvalg i forbindelse med ph.d.-forsvar	641	Ph.d. studieprogrammer	korrespondance i forbindelse med udpegning og relevant dokumentation
20-05-01	Udpegning af eksterne medlemmer til bedømmelsesudvalg i forbindelse med ansættelse af VIP	JA	Udpegning af eksterne medlemmer til bedømmelsesudvalg i forbindelse med VIP- ansættelser	216	Rekruttering af videnskabeligt personale	Korrespondance i forbindelse med udpegning og relevant dokumentation
22-05-09	Udpegning til eksterne udvalg o.lign.	JA	Udpegning af deltagere til eksterne udvalg.	021	Udpegning og indstilling til nationale og internationale koordinations- og samarbejdsfora - udvalg, bestyrelser, netværk og arbejdsgrupper	Dokumenter i forbindelse med indstilling og udpegning
20-05-01	Vagtplaner, Lister over	NEJ	I forbindelse med udbetaling, skal der udfyldes en blanket med henvisning til udbetaling. Blanketten journaliseres ved Løn.
20-05-01	Visaansøgninger	NEJ	Journaliseres ved den lokale HR-afdeling
20-05-01	Æresdoktor ved AU	JA	Æresdoktor ved AU	653	Æresdoktorgraden	Tildeling af grad, relevant korrespondance og dokumentation
20-05-01	Åbent hus-arrangementer med henblik på rekruttering	JA	U-days eller institutspecifikke arrangementer	441	Studieinformation, materiale, informationsmøder osv.	Program, Budget og regnskaber, aftaler med eksterne leverandører (skal tilføjes som parts, relevant korrespondance
20-05-01	Årsrapport - forskning	JA	Årsrapporter i forbindelse med forskningsindsatser	719	Forskningsformidling, diverse
20-05-01	Årsrapport -økonomi	JA	Årsrapporter i forbindelse med økonomisk afrapportering	143	Årsrapport
20-05-01	Uddannelsesstrategi	JA	Strategier for uddannelser på institut og/eller fakultet	511	Uddannelsesstrategi og -planlægning	Procesbeskrivelser, procesdokumentation, høringsmaterialer, godkendte strategier
20-12-10	Akkreditering, international	JA	Internationale akkrediteringer i centre og på fakultet og institut	515	Institutionsakkreditering	Dokumenter i forbindelse med processuelle afklaringer, ansøgning, ansøgningsrapport, svar på ansøgning. Formelle handleplaner og opfølgning afledt af akkrediteringen
20-12-10	Årsrapport, Uddannelse	JA	Fakultetets årlige uddannelsesrapport, der går på tværs af uddannelsesevalueringer og årlig status	5120	Kvalitetssikring af uddannelserne, retningslinjer og principper	Procesbeskrivelser, selve rapporten, formelle godkendelser
20-12-14	Fortrolighedsaftaler, studerende/virksomheder	JA	Fortrolighedsaftaler mellem studerende og virksomheder ifm. den studerendes ophold i virksomheden. TTO journaliserer alle aftaler, men instituttet kan vælge at journalisere egen kopi også. Den studerende bør kobles på sagen som part.	731	Samarbejde med erhvervsliv, offentlige institutioner og civilsamfund, konkrete	Aftalen
22-05-09	Uopfordrede henvendelser fra eksterne parter	JA	Uopfordrede henvendelser fra eksterne parter vedrørende forhold på AU. Disse kan have karakter af forespørgsler til specifikke forhold, men også forespørgsler eller kommentarer af mere generel karakter til universitets forskning eller administration.	049	Høringer, aktindsigt og henvendelser, diverse	Henvendelsen samt eventuelt svar. Afsender bør kobles på som part.
21-04-15	Indkøb uden udbud	JA	Hvis der købes ind for under 100.00 eksl. moms, og indkøbet kun henvender sig til danske leverandører, skal der indhentes 2-3 tilbud Hvis der købes ind for for under kr. 100.000 ekskl. moms, og det er sandsynligt, at en udenlandsk leverandør kan og vil levere det ønskede indkøb, kan Aarhus Universitet være forpligtet til at lave en annoncering (udbud) af dit indkøb. Kontakt en medarbejder i Indkøb, for en vurdering af dit indkøb. Se mere for vejledning om Indkøb	159	Indkøb og Udbud, diverse	Alle tilbud og dialog skal journaliseres samt den endelige accept/aftale
21-08-23	Censors noter fra eksaminer	NEJ	Censornoter skal ikke journaliseres. Først det øjeblik de bliver en del af en sag - klagesag, indsigts- eller aktindsigtsanmodning - er der krav om journalisering. I forhold til GDPR skal noterne være gemt i et sikkert system i ét år. På AU’s side om GDPR under Personoplysninger og IT-systemer, angives sikre systemer til at gemme censornoter.
21-10-05	Uopfordrede jobansøgninger	NEJ	AU har ikke hjemmel til at gemme personoplysninger på personer, hvor der ikke er en arbejdsrelation.

Revideret 15.09.2023

Support.au.dk Forespørgsel-Workzone