Institut- og dekansekretariater

Opgave- og sagsgruppeoversigten er en fælles bruttoliste over typiske opgaver i forbindelse med institut- og dekansekretariaternes administration på Aarhus Universitet. Listen beskriver derfor ikke registreringspraksis i forbindelse med forskningsunderstøttelse.

Oversigten definerer, hvilken sagsgruppe den enkelte opgaver skal journaliseres i samt de typiske dokumenter på en sag.  Listen definerer ikke, hvem der løser en opgave, hvilket i tvivlstilfælde bør afklares lokalt. 

Oversigten er baseret på indmeldinger fra institut- og dekansekretariater på alle fem fakulteter. Indhold samt format er godkendt af projektgruppen i Projekt Udrulning af ESDH til institut- og dekansekretariater.

Oversigten opdateres løbende, og hvis der mangler opgaver på listen eller er forslag til forbedringer, kontakt tovholderen på dit fakultet

I søgefeltet kan du søge på opgaver. Du kan endvidere sortere rækkefølgen på kolonnerne ved at klikke på titlen.

Registreringspraksis for institut- og dekansekretariater

Opdateret   (åå-mm-dd) Opgave Jour-
nali-
sér?
Eksempler Sags-
gruppe
Sagsgruppetitel Typiske dokumenter
20-05-01 Adgangsblanketter på studerende JA Adgangsblanketter, som studerende har udfyldt i forbindelse med adgang til bygninger, f.eks. Laboratorier, forsøgsstalde eller lign. 359 Anvendelse af lokaler, arealer og udstyr, diverse Udfyldte blanketter fra den studerende
22-05-09   Adjunktkurser JA Adjunktkurser 243 Pædagogiske kurser VIP Dokumentation for kurser
21-05-27 Kørselsbemyndigelse NEJ Se vejledning til dokumentation af kørselsbemyndigelser på dette link.
20-05-01   Administrative projekter i institut- og dekansekretariater samt centre JA Projekt EDU IT, lokal implementering og organisering af WorkZone, Campus 2.0 031 Administrative projekter Ansøgninger, bevillinger, projektbeskrivelser, afrapporteringer, anden relevant dokumentation
22-05-09    Advisory Board JA Advisory Board, diverse og møder 020 Koordinations- og samarbejdsfora på AU - udvalg og netværk Indkaldelser, dagsordener, referater og bilag, dokumenter i.f.m. nedsættelse (f.eks. kommissorium), relevant korrespondance, anden relevant mødemateriale
20-05-01   Afdelingsmøder/personalemøder NEJ Afdelingsmøde/personalemøde mhp almindelig koordination og videreformidling af information i afdelingen journaliseres ikke
20-05-01   Afslag og invitationer fra institutter og centre på stillinger NEJ Journaliseres ved den lokale HR-afdeling, som anonymiserer efter GDPR
22-05-09   Aftagerpanel JA Aftagerpanel 020 Koordinations- og samarbejdsfora på AU - udvalg og netværk Dagsorden, bilag, referat, relevant korrespondance, anden relevant mødemateriale
20-05-01 Akademisk råd JA Akademisk Råd 015 Akademiskråd og institutfora Dagsorden, bilag, referat, relevant korrespondance, anden relevant mødemateriale
22-05-09   Aktindsigt JA Aktindsigt 041 Aktindsigt Indgående post/mail, besvarelse af henvendelse, sagsbehandling
22-05-09  Alkoholbevilling til studenterforening JA Alkoholbevilling til studenterforening 403 Studenterorganisationer Dokumentation for sagsbehandling og relevant korrespondance i forbindelse med bevilling
20-05-01   Alumneforeninger JA Drift af alumneforeninger 752 Alumne, konkrete aktiviteter Aftaler og kontrakter
20-05-01   Andre ansattes bilag og kvitteringer NEJ Bilag og kvitteringer, der indeholder personoplysninger, må kun gemmes, indtil afregningen er godkendt. Herefter findes dokumenterne elektronisk i rejseafregningssystemet og skal slettes både i mailboks, på netværksdrev mm.  Se mere her.  
22-05-09   APV, Arbejdspladsvurdering JA Fysisk og psykisk APV, flytte-APV, 235 Arbejdspladsvurdering Fysisk og psykisk APV. Diverse institutrelaterede dokumenter, inkl. handlingsplaner
22-05-09   Arbejdstidsaftaler JA fx Generelle timemodeller, og generelle aftaler om afvikling af timepukler, og andre aftaler på institut. og centerniveau 200 Personaleadministrative retningslinjer og procedurer

Aftaledokumenter og relevant korrespondance

20-05-01   Arbejds- og opholdstilladelser, dokumentation/afklaring af regler NEJ Journaliseres ved den lokale HR-afdeling
20-05-01   Arbejdsrelaterede lister - fx arbejdstøj, kontorplacering, udlån af arbejdsudstyr NEJ Arbejdsrelaterede lister kan placeres på fællesdrevet (O-drev) med en formålsbeskrivelse. Listerne skal holdes opdaterede og skal slettes, når der ikke længere er brug for dem. Se mere her
22-05-09  Arbejdstilsyn JA Henvendelser fra Arbejdstilsyn, projekter i forbindelse med arbejdstilsyn 237 Tilsyn, påbud og klassifikation Indgående post, besvarelse af henvendelser, bilag m.m.
22-05-09   Bestyrelsesfortegnelser for studenterforening JA Bestyrelsesfortegnelser for studenterforening 403 Studenterorganisationer  Dokumentation for bestyrelsesmedlemmer
20-05-01   Besøg af eksterne parter JA Besøg af eksterne parter 721 Repræsentation og officielle begivenheder, konkrete Program, aftale om besøg, relevant korrespondance i forbindelse med besøg
20-05-01   Budget - lokal sagsbehandling JA lokale budgetprocesser, Institutters og centres budgetter og regnskaber og individuelle aftaler af væsentlig økonomisk betydning/hvis de er direkte led i en sagsbehandling i en sag 111 Budget Dokumenter i forbindelse med budgetter og relevant sagsbehandling
20-05-01   Campusudvikling/udvikling af faciliteter JA Campusudvikling i Emdrup og Nobel 311 Fysisk planlægning Aarhus Universitet Indkaldelser, dagsordener, referater og bilag, dokumenter i.f.m. nedsættelse (f.eks. kommissorium), afsluttende indstilling, indstillinger fra udvalg, relevant korrespondance
20-05-01   Censorkorps, eksterne JA Opgaver vedr. eksterne censorer 542 Eksterne censorkorps Korrespondance i forbindelse med udpegning og relevant dokumentation
20-05-01   Censorformandskaber JA Opgaver vedr. censtorformandskab 543 Censorformandskaber Korrespondance i forbindelse med udpegning og relevant dokumentation
20-05-01   Censorer, interne JA Opgaver vedr. interne censorer 544 Interne censorer Korrespondance i forbindelse med udpegning og relevant dokumentation
20-05-01   Censortidsnormer JA Opgaver vedr. censortidsnormer 545 Censortidsnormer Korrespondance og relevant dokumentation
20-05-01   Danmarks statistik JA Henvendelser fra Danmarks statistik o.lign. 558 Danmarks Statistik Indgående post, besvarelse af henvendelser, bilag m.m.
22-05-09   Danske Netværk, erfa-grupper medlemskaber, samarbejdsfora o. lign. JA Indstilling og deltagelse i danske medlemsskaber, netværk og samarbejdsfora 025 Nationale og internationale medlemskaber Dagsorden, bilag, referat, relevant korrespondance, anden relevant mødemateriale, Dokumenter der beskriver/bekræfter medlemsskabet
22-05-09   Data fra andre systemer som dokumentation i anden sagsbehandling, ikke ubehandlet udtræk eller rådata JA Sygefraværsstatistik, KPI, rapporter fra Vipomatic, AUHRA, løn eller lignende, ikke ubehandlet eller rådata fra andre systemer 006 Ledelseinformation, kvalitativ behandling Rapport samt dokumenter i forbindelse med sagsbehandling
22-05-09   Databehandleraftaler JA Databeskyttelse, databehandleraftaler, videregivelseserklæringer 054 Rådgivning omkring databeskyttelse Evt. lokale tiltag iværksat af instituttet med henblik på databeskyttelse, konkrete aftaler
20-05-01   Delegationer, journalisering af JA Afhængigt af, hvilken kompetence, der uddelegeres. Sagsgruppen følger den uddelte kompetence
20-05-01   Dimissionsfester JA Bachelor- og Kandidatdimissionsfester 721 Repræsentation og officielle begivenheder, konkrete Indbydelse og program
22-05-09   Eksterne formelle udvalg JA Indstiling og deltagelse i formelle, danske udvalg 023 Deltagelse i nationale koordinations- og samarbejdsfora - udvalg, bestyrelser, netværk og arbejdsgrupper Dagsorden, bilag, referat, relevant korrespondance, anden relevant mødemateriale,
20-05-01   Erhvervsorienterede initiativer JA Erhvervsorienterede initiativer 731 Samarbejde med erhvervsliv, offentlige institutioner og civilsamfund, konkrete Dagsorden, bilag, referat, relevant korrespondance, anden relevant mødemateriale, rapporter, procesplaner
22-05-09   Erhvervsudvalg JA Erhvervsudvalg 020 Koordinations- og samarbejdsfora på AU - udvalg og netværk Dagsorden, bilag, referat, relevant korrespondance, anden relevant mødemateriale
20-05-01   Evakueringsøvelser JA Evakueringsøvelser 362 Beredskab Planer, afrapporteringer, rapporter
22-05-09   Fakultetsledelse JA Aktiviteter og møder i dekanat og fakultetsledelsen 014 Dekanat og fakultetsledelse Møder i dekanat og fakultetsledelse; dagsorden, bilag, referat, relevant korrespondance, anden relevant mødemateriale, rapporter specifikt for fakultetsledelsen
20-05-01   Ferie – information fra medarbejderen om afholdelse af ferie/særlige feriedage NEJ Mailen gemmes i en sikret mappe på O-drevet frem til ferieårets afslutning. Se mere her.  
20-05-01   Fleks, nedskrivning af NEJ Hvis det har betydning for for ferie, udbetaling af overarbejde m.v., journaliseres det hos den lokale HR-afdeling.
20-05-01   Fleksskemaer NEJ Gemmes i en sikret mappe på O drevet, så længe der er et reelt behov. Derefter slettes oplysningerne. Se mere her.  
22-05-09   Fonde, legater, priser JA Fonde, legater og priser i centre og på institut og fakultet, ansøgning, indstilling, sagsbehandling og afgørelse 026 Fonde, legater og priser Statutetter, forhandlingsmateriale, indstillinger, afgørelser
20-05-01   Forhandlinger med eksterne parter JA Forhandlinger hvor instituttet er part. Sagsgruppe er relativt til forhandlingens emne Aftaler, kontrakter og kontraktudkast, inkl. korrespondance vedr. forhandling,  
20-05-01   Fuldmagter JA Udstedelse af fuldmagter, fuldmagtsoverdragelse (adgang til bankkonto) fra et bestyrelsesmedlem til et andet, 142 Disponeringsregler og fuldmagter Dokumentation for udstedelse eller overdragelse af fuldmagt
22-05-09  Funktions- og opgavebeskrivelser, lokale JA Dokumentation af aftalte, lokale funktionsbeskrivelser, som ikke gemmes hos HR. fx for Afdelingsadministratorer - generelle og uddannelse, campus-administratorer, forskningsprogram- og afdelingsledere, AC'ere, arbejdsdeling sekretariat 200 Personaleadministration, retningslinjer og procedurer Den faktiske funktionsbeskrivelse, relevante dokumenter i forbindelse med udarbejdelse af beskrivelsen
20-05-01   Habilitetsafgørelser i forbindelse med bedømmelses- og ansættelsesudvalg NEJ Journaliseres ved den lokale HR-afdeling
22-05-09  Henvendelser fra myndigheder JA Officielle henvendelser/kommunikation fra myndigheder/kommunikation 049 Høringer, aktindsigt og henvendelser, diverse Indgående post/mail, besvarelse af henvendelse, sagsbehandling
22-05-09   Henvendelser fra virksomheder, organisationer og privatpersoner JA Henvendelser fra virksomheder, organisationer og privatpersoner 049 Høringer, aktindsigt og henvendelser, diverse Indgående post/mail, besvarelse af henvendelse, sagsbehandling
22-05-09  Høringer JA Høringer 040 Høringer Indgående post/mail, besvarelse af henvendelse, sagsbehandling
20-05-01   Indkøb via udbudsaftaler - kaffemaskiner, kontrorartikler, computere NEJ Enkelte indkøb hvor der er indgået udbudsaftale skal ikke journaliseres.
20-05-01   Indsigelser/klager fra eksterne parter i forbindelse med ansøgning NEJ Journaliseres ved den lokale HR-afdeling
20-05-01   Indsigelser/klager fra medarbejdere NEJ Journaliseres ved den lokale HR-afdeling
20-05-01   Institutforum JA Aktiviteter og møder i Institutforum 015 Akademiskråd og institutfora Møder i institutforum; dagsorden, bilag, referat, relevant korrespondance, anden relevant mødemateriale, rapporter specifikt for institutforum
20-05-01   Institutionsakkreditering JA Lokale institutprocesser afledt af institutionsakkreditering på AU 515 Institutionsakkreditering Dokumentation for de lokale, institutprocesser på AU
22-05-09   Institutledelsen JA Institutledelsesmøder 019 Ledelse og formelle organer, diverse Dagsorden, bilag, referat, relevant korrespondance, anden relevant mødemateriale
22-05-09  Institut og centerpolitik -Lokale personalepolitikker, Retningslinjer, instrukser og vejledninger JA Institut- og centerpolitik i forbindelse med arbejdstid, Flextid, dødsfald diverse arbejdsinstrukser, klippekortsordning, Beskrivelse af puljer og administrative processer, Retningslinjer om arbejdstid og fravær Retningslinjer vedr. rejseomkostninger Kbh-Aarhus, Retningslinjer vedrørende opfølgning på afregning 200 Personaleadministrative retningslinjer og procedurer Dokumentation for den faktiske politik, relevante dokumenter i forbindelse med indgåelse af politikken
20-05-01   Institutters og centres hvidbøger JA Hvidbøger i forbindelse med forskningsindsatser 719 Forskningsformidling, diverse Faktisk hvidbog, materialer, procespaner, aftaler i forbindelse med udarbejdelse af hvidbog
20-05-01   International samarbejdsaftaler med uddannelsesinstitutioner JA Samarbejdsaftaler med internationale universiteter 561 Aftaler og samarbejde med udenlandske institutioner Den faktiske aftale med universiterer, relevant korrespondance i forbindelse med aftalen
22-05-09   Internationale udvalg, medlemskaber og netværk JA Deltagelse i internationale udvalg, medlemskaber og netværk 024 Deltagelse i internationale koordinations- og samarbejdsfora - udvalg, bestyrelser, netværk og arbejdsgrupper Dagsorden, bilag, referat, relevant korrespondance, anden relevant mødemateriale, indstilinger og ansøgninger, Dokumenter der beskriver/bekræfter medlemsskabet,
22-05-09   Interne udvalg og arbejdsgrupper JA Arbejdsgrupper og udvalg i centre oginstitut- og dekansekretariater 020 Koordinations- og samarbejdsfora på AU - udvalg og netværk Indkaldelser, dagsordener, referater og bilag, dokumenter i.f.m. nedsættelse (f.eks. kommissorium), afsluttende indstilling, indstillinger fra udvalg
22-05-09   Kompetenceudvikling JA Aftale med kursusudbyder/underviser, lovgivning af kurser, rapporter 245 Aftaler med eksterne undervisere og kursussteder Konkrete aftaledokumenter og relevant korrespondance i forbindelse med indgåelse af aftale.
22-05-09   Kompetenceudvikling Baggrundsinformation/-dokumentation til sekretariatsleders afrapportering til fakultetsledelsen JA Dokumentation og overblik over kompetenceudvikling. Ikke rådata/ubehandlet, men som led i anden sagsbehandling 006 Ledelseinformation, kvalitativ behandling Rapport samt dokumenter i forbindelse med sagsbehandling
22-05-09   Kompetenceudviklingspulje, ansøgning, tildeling/afsalg til interne puljer JA Udbud og ansøgning om konkrete kompetenceudviklingsmidler. 244 Kompetencemidler, administration af Opslag, ansøgning og afgørelser i forbindelse med kompetencemidlerne.
20-05-01   Konferencer JA Planlægning og afvikling af konferencer og seminarer afholdt af institutter og centre, videostreams 713 Konferencer Materiale i forbindelse med konferencer, aftaler med oplægsholdere, budgetter, regnskab, program, afrapporteringer, relevant korrespondance, håndbog, standarddokumenter, samtykkeerklæringer i forbindelse med optage og publicere indhold, standarddokumenter, deltagerlister hvis der er givet tilsagn om opbevaring, m
20-05-01   Konkrete stillingsopslag NEJ Konkrete stillingsopslag journaliseres via Emply
20-05-01   Kontrol af indblik NEJ
20-05-01   Krænkelsessager NEJ Journaliseres ikke på instituttet, men ved Personalejura eller Uddannelsesjura, når der oprettes en egentlig disciplinærsag
22-05-09   Kvinder i forskning JA Projekt, Kvinder i forskning 203 Personalepolitik Dokumentation af tiltag inden for projektet, konkrete projekter, indstillinger, prioritering af projekter, projektplaner og afrapporteringer
20-05-01   LAMU/FAMU JA LAMU/FAMU-møder 232 Lokale arbejdsmiljøudvalg, FAMU/LAMU Dagsorden, bilag, referat, rapporter udarbejdet af gruppen/udvalget
22-05-09   Ledelsesfora, lokale JA Sektionsråd, sekreatariat, dekanatsmøde, tværgående ledelsesgrupper, driftledelsesgrupper, fagområde- og forskningsledelse 019 Ledelse og formelle organer, diverse Dagsorden, bilag, referat, relevant korrespondance, anden relevant mødemateriale
20-05-01   Lokaleudlån JA Lokaleudlån på centre og institutter til private/eksterne formål 352 Kortvarigt udlån/udleje af lokaler og udstyr mod godtgørelse Dokumentation for udlån af lokale, aftale, relevant korrespondance
20-05-01   LSU JA LSU-møder og aktiviteter 263 Lokale samarbejdsudvalg Dagsorden, bilag, referat, rapporter og tiltag udarbejdet af gruppen/udvalget
20-05-01   Lønoplysninger/lønsedler, som er led i sagsbehandling NEJ Journaliseres ved den lokale HR-afdeling eller i Løn
20-05-01   Lønoplysninger mv. til brug for de årlige lønforhandlinger NEJ Gemmes i en sikret mappe på O-drevet, indtil lønforhandlinger er afsluttet. Derefter slettes oplysningerne.  Se mere her.  
20-05-01   Manuelle rejseafregninger på studerende NEJ Dokumentation og udbetaling foregår via RejsUd
20-05-01   Notater, fra samtaler og møder, hvis disse har betydning for sagsbehandling NEJ/JA

Det afhænger af, hvem der har ansvar for sagsbehandlingen Nej: Hvis det er HR, der er ansvarlig, har de også journaliseringspligten.

JA: Hvis det er instituttet, der har sagsbehandlingen, har de pligten. Her følger sagsgruppen sagens emne.

20-05-01   Omsorgsdage NEJ En mail med information om omsorgsdage kan gemmes i en sikret mappe på O-drevet frem til udløbet af kalenderåret (januar måned). Derefter slettes oplysningerne. Se mere her.  
22-05-09   Organisationsudvikling, temadage JA Organisationsudvkling, temadage 246 Organisationsudvikling Dokumentation for proces, handlingsplaner som resultat af proces
20-05-01   Personlige bekræftelser på ansættelse ved. Dobbbelt pas eller særlige omstændigheder NEJ Journaliseres ved den lokale HR-afdeling
20-05-01   Private lister - fx fødselsdagslister og brødlister NEJ Kollegiale initiativer af denne slags er frivillige og anses som privat. Derfor er de ikke omfattet af databeskyttelsesreglerne. Det anbefales, at man tydeliggøre på listerne, at deltagelse af frivilligt. Listerne skal holdes opdaterede og skal slettes, når der ikke længere er brug for dem. Listerne kan opbevares på fællesdrevet (O-drevet) eller på det personlige drev (U-drev). Se mere her.
20-05-01   Puljer og eksterne bevillinger, statslige JA Ansøgning og modtagelse af statslige bevillinger/puljemidler 131 Statslige bevillinger, administration af Ansøgning, afgørelse og administration af eksterne midler
20-05-01   Puljer og eksterne bevillinger, private JA Ansøgning og modtagelse af private bevillinger eller puljemidler 132 Private bevillinger, administration af Ansøgning, afgørelse og administration af eksterne midler
20-05-01   Puljer og eksterne bevillinger, udenlandske JA Ansøgning og modtagelse af udenlandske bevillinger/puljemidler 133 Udenlandske bevillinger, administration af Ansøgning, afgørelse og administration af eksterne midler
20-05-01   Puljer og eksterne bevillinger, EU JA Ansøgning og modtagelse af EU bevillinger/puljemidler/kontrakter 134 EU-kontrakter/bevillinger, administration af Ansøgning, afgørelse og administration af eksterne midler
20-05-01   Puljer og eksterne bevillinger, AUFF JA Ansøgning og modtagelse af AUFF bevillinger/puljemidler 135 AUFF, administration af Ansøgning, afgørelse og administration af eksterne midler
20-05-01   Registrering i andre systemer, Korrespondance omkring NEJ Korrespondance omkring sygdom, ferie, andet fravær, tidsregistrering. Kan gemmes i Outlook/på drev indtil perioden er afrapporteret, hvorefter det bør slettes
20-05-01   Regnskabsbilag NEJ Regnskabsbilag skal som udgangspunkt gemmes i 5 år. Hertil bruges RejsUd/Indfak. For specifikke projekter kan der være krav om, at regnskabsbilagene gemmes længere. Hvis bilagene indeholder yderligere oplysninger, ud over de oplysningerne der tastes ind i REJSUD/Indfak, anbefales det, at disse oplysninger vedhæftes. Når et bilag er indscannet og vedhæftet fx en rejseafregning, kan det smides ud. Hvis det skulle vise sig, at indscanningen ikke kan læses, vil en tro og love erklæring være gyldig dokumentation.
20-05-01   Rejser/forsikringkort NEJ Journaliseres ved Rejseenheden, AU Økonomi
20-05-01   Rekruttering af E-moderatorer (studentermedhjælpere) NEJ Journaliseres ved den lokale HR-afdeling
21-05-21   Relevansbeskrivelser, som potentielle kandidatstuderende skal lave i forbindelse med optagelse NEJ

Relevansbeskrivelserne er en del af ansøgningen og findes derfor som bilag på ansøgningen i DANS. Når optagelsen er afsluttet, så overføres ansøgninger, inkl. bilag og korrespondance med studerende til WorkZone.

20-05-01   Retningslinjer, instrukser og vejledninger, lokale JA Dokumentation af opgavebeskrivelser 030 Administrative retningslinjer og vejledninger Opgavebeskrivelser, fx Håndhævelse af deadline, Opgaver og processer ved ansættelser forlængelser og ophør, Retningslinjer for godkendelse af personer med ulønnet tilknytning, Retningslinjer udgifter ift. censorer
22-05-09   Rigsarkiv JA Aflevering og korrespondance omkring aflevering til Rigsarkiv 031 Administrative projekter Korrespondance, dokumentation, procesplaner, status, kvitteringer
22-05-09   Samarbejdsaftaler, eksterne parter JA Samarbejde med andre myndigheder og erhvervslivet/virksomheder 731 Samarbejde med erhvervsliv, offentlige institutioner og civilsamfund, konkrete Selve aftalen/kontrakten og evt. ændringer
20-05-01   Samarbejdsaftaler, internationale universiteter JA MoU, aftaler om forskerudveksling eller andet samarbejde. 561 Aftaler og samarbejde med udenlandske institutioner Den faktiske aftale med universitetet, relevant korrespondance i forbindelse med aftalen
22-05-09   Samtykkeerklæring Ja Samtykke i forbindelse med billeder og videoer 054 Rådgivning omkring databeskyttelse Samtykkeerklæringen
20-05-01   Serviceaftaler - bestilling af varer/ydelser under serviceaftaler NEJ
20-05-01   Serviceaftaler (f.eks. planteservice, kaffemaskine) JA Serviceaftaler (f.eks. planteservice, kaffemaskine, kaffe, vand) 152 Indkøbsaftaler - udbud Dokumentation for den faktiske aftale, korrespondance i forbindelse med indgåelse af aftale
22-05-09   Stipendier, (holdbaseret) til studerende JA Rejser til arkivbesøg 026 Fonde,Legater og priser Ansøgninger og svar på ansøgning, dokumentation for tildeling
22-05-09   Strategi JA Strategiprocesser i centre og på institut og fakultet, udvikling, evaluering og opfølgning 003 Strategi Procesdokumentation, endelige strategier, godkendelser, udmøntningsdokumenter
20-05-01   Strålebeskyttelse, farligt gods JA Strålebeskyttelse, farligt gods 361 Påbud og myndighedskrav
20-05-01   Studiestart JA Studiestartsarrangementer 441 Studieinformation, materiale, informationsmøder osv. Aftaler med RUS-sekretærer, RUS-arrangementer, aftaler med eksterne om tilstedeværelse i forbindelse med RUS-arrangementer (skal tilkobles som part) Budgetter (inkl. personnavne), regnskaber (inkl. personnavne), lokaleoversigt, rammedokumenter og Tutorkontrakter (er instituttets tillæg til ansættelseskontrakter - bør måske gemmes med den studerende som part i form a studienummer eller AUID?) og måske deres lønsedler - da der er tale om personoplysninger, skal de måske have deres egne sager og sagsgruppe
20-05-01   Studiestatistik STÅ, bestand og færdiguddannede JA Rapporter om STÅ, bestand og færdiguddannede til brug på institut eller dekanat, ikke ubehandlet eller rådata fra andre systemer 552 STÅ, bestand og færdiguddannede Rapport samt dokumenter i forbindelse med sagsbehandling
20-05-01   Studiestatistik Optag, ansøgning og rekruttering JA Rapporter om Optag, ansøgning og rekruttering til brug på institut eller dekanat, ikke ubehandlet eller rådata fra andre systemer 553 Optag, ansøgning og rekruttering Rapport samt dokumenter i forbindelse med sagsbehandling
20-05-01   Studiestatistik Frafald, effektivitet og eksamen JA Rapporter om Frafald, effektivitet og eksamen til brug på institut eller dekanat, ikke ubehandlet eller rådata fra andre systemer 554 Frafald, effektivitet og eksamen Rapport samt dokumenter i forbindelse med sagsbehandling
20-05-01   Studiestatistik Beskæftigelsesstatistik JA Rapporter om Beskæftigelsesstatistik  til brug på institut eller dekanat, ikke ubehandlet eller rådata fra andre systemer 555 Beskæftigelsesstatistik Rapport samt dokumenter i forbindelse med sagsbehandling
20-05-01   Studiestatistik Internationalisering JA Rapporter om Internationalisering til brug på institut eller dekanat, ikke ubehandlet eller rådata fra andre systemer 556 Internationalisering Rapport samt dokumenter i forbindelse med sagsbehandling
20-05-01   Sygdom - information fra medarbejderen/kollegaen om egen sygdom og/eller børns sygdom NEJ Mailen slettes som udgangspunkt efter tastning i AUHRA. Må maksimalt opbevares i 30 dage efter modtagelsen. Ved forventet langtidssygemelding (over 30 dage) sendes mailen til HR til journalisering. Se mere her.  
20-05-01   Sygefraværsreferat NEJ Journaliseres ved den lokale HR-afdeling
20-05-01   Sygefraværssamtaler uden HR-bisidder NEJ Journaliseres ved den lokale HR-afdeling
20-05-01   Talentbeviser til indskrevne bachelor- og kandidatstuderende NEJ Formelle talentbeviser som indgår som del af uddannelsesforløb skal journaliseres af studieadministrationen
22-05-09   Tilsyn, påbud og klassifikation JA Henvendelser og påbud fra tilsyn, projekter i forbindelse med tilsyn 237 Tilsyn, påbud og klassifikation Indgående post, besvarelse af henvendelser, bilag m.m.
20-05-01   Timetælling NEJ
20-05-01   Timesedler for timelønsansatte NEJ Slettes efter tastning. Se mere her.  
20-05-01   Tro og love erklæringer JA Sagsgruppe er afhængig af, hvad erklæringen vedrører.
20-05-01   Udbudsproces JA Indkøbs-/udbudsprocessen i forbindelse med større indkøb
Se mere for vejledning om Indkøb 
152 Indkøbsaftaler - udbud Dokumentation af udbudsproces, resultat af proces, indgåede aftaler
20-05-01   Uddannelsesforum JA Aktiviteter i forbindelse med Uddannelsesforum 503 Uddannelsesforum Mødemateriale, processer i forbindelse med Uddannelsesforum
22-05-09   Uddannelsesplaner for ansatte elever JA Konkrete uddannelsesplaner 209 Personaleadministration, diverse Den godkendte uddannelsesplan og relevant korrespondance
20-05-01   Udpegning af eksterne medlemmer til bedømmelsesudvalg i forbindelse med phd-forsvar JA Udpegning af eksterne medlemmer til bedømmelsesudvalg i forbindelse med phd-forsvar 641 Ph.d. studieprogrammer korrespondance i forbindelse med udpegning og relevant dokumentation
20-05-01   Udpegning af eksterne medlemmer til bedømmelsesudvalg i forbindelse med ansættelse af VIP JA Udpegning af eksterne medlemmer til bedømmelsesudvalg i forbindelse med VIP- ansættelser 216 Rekruttering af videnskabeligt personale Korrespondance i forbindelse med udpegning og relevant dokumentation
22-05-09  Udpegning til eksterne udvalg o.lign. JA Udpegning af deltagere til eksterne udvalg. 021 Udpegning og indstilling til nationale og internationale koordinations- og samarbejdsfora - udvalg, bestyrelser, netværk og arbejdsgrupper Dokumenter i forbindelse med indstilling og udpegning
20-05-01   Vagtplaner, Lister over NEJ I forbindelse med udbetaling, skal der udfyldes en blanket med henvisning til udbetaling. Blanketten journaliseres ved Løn.
20-05-01   Visaansøgninger NEJ Journaliseres ved den lokale HR-afdeling
20-05-01   Æresdoktor ved AU JA Æresdoktor ved AU 653 Æresdoktorgraden Tildeling af grad, relevant korrespondance og dokumentation
20-05-01   Åbent hus-arrangementer med henblik på rekruttering JA U-days eller institutspecifikke arrangementer 441 Studieinformation, materiale, informationsmøder osv. Program, Budget og regnskaber, aftaler med eksterne leverandører (skal tilføjes som parts, relevant korrespondance
20-05-01   Årsrapport - forskning JA Årsrapporter i forbindelse med forskningsindsatser 719 Forskningsformidling, diverse
20-05-01   Årsrapport -økonomi JA Årsrapporter i forbindelse med økonomisk afrapportering 143 Årsrapport
20-05-01   Uddannelsesstrategi JA Strategier for uddannelser på institut og/eller fakultet  511 Uddannelsesstrategi og -planlægning Procesbeskrivelser, procesdokumentation, høringsmaterialer, godkendte strategier
20-12-10 Akkreditering, international JA Internationale akkrediteringer i centre og på fakultet og institut 515 Institutionsakkreditering Dokumenter i forbindelse med procesuelle afklaringer, ansøgning, ansøgningsrapport, svar på ansøgning. Formelle handleplaner og opfølgning afledt af akkrediteringen
20-12-10 Årsrapport, Uddannelse JA Fakultetets årlige uddannelsesrapport, der går på tværs af uddannelsesevalueringer og årlig status 5120 Kvalitetssikring af uddannelserne,  retningslinjer og principper Procesbeskrivelser, selve rapporten, formelle godkendelser
20-12-14 Fortrolighedsaftaler, studerende/virksomheder JA Fortrolighedsaftaler mellem studerende og virksomheder ifm den studerendes ophold i virksomheden. TTO journaliserer alle aftaler, men instituttet kan vælge at journalisere egen kopi også. Den studerende bør kobles på sagen som part. 731 Samarbejde med erhvervsliv, offentlige institutioner og civilsamfund, konkrete Aftalen
22-05-09 Uopfordrede henvendelser fra eksterne parter JA Uopfordrede henvendelser fra eksterne parter vedrørende forhold på AU. Disse kan have karakter af forespørgsler til specifikke forhold, men også forespørgsler eller kommentarer af mere generel karakter til universitets forskning eller administration.  049 Høringer, aktindsigt og henvendelser, diverse Henvendelsen samt eventuelt svar. Afsender bør kobles på som part.
21-04-15 Indkøb uden udbud JA

Hvis der købes ind for under 100.00 eksl. moms, og indkøbet kun henvender sig til danske leverandører, skal der indhentes 2-3 tilbud

Hvis der købes ind for for under kr. 100.000 ekskl. moms, og det er sandsynligt, at en udenlandsk leverandør kan og vil levere det ønskede indkøb, kan Aarhus Universitet være forpligtet til at lave en annoncering (udbud) af dit indkøb. Kontakt en medarbejder i Indkøb, for en vurdering af dit indkøb.
Se mere for vejledning om Indkøb

159 Indkøb og Udbud, diverse    

Alle tilbud og dialog skal journaliseres samt den endelige accept/aftale

21-08-23 Censors noter fra eksaminer NEJ

Censornoter skal ikke journaliseres. Først det øjeblik de bliver en del af en sag - klagesag, indsigts- eller aktindsigtsanmodning - er der krav om journalisering.

I forhold til GDPR skal noterne være gemt i et sikkert system i ét år. På AU’s side om GDPR under Personoplysninger og IT-systemer, angives sikre systemer til at gemme censornoter.     
21-10-05 Uopfordrede jobansøgninger NEJ AU har ikke hjemmel til at gemme personoplysninger på personer, hvor der ikke er en arbejdsrelation.