Retningslinjer for arbejdet med kontakter og parter

Hvad er kontakter og parter?

I Workzone opretter man en kontakt, som derefter kan tilknyttes som part på en sag. Når du opretter sager, skal du derfor overveje, om der skal tilknyttes en part.


Parter på sager

Når du opretter sager, skal du overveje, om der skal tilknyttes en part.

I afgørelsessager skal der altid tilknyttes den part, der i forvaltningsretligt perspektiv kvalificerer som formel part i sagen. I personrettet sagsbehandling skal der desuden altid tilknyttes en part, så det senere er muligt at finde sagen frem, rydde op i den og evt. slette persondata.

Det er derudover et krav fra Rigsarkivet, at al korrespondance med eksterne parter har en part tilknyttet. Det vil sige, at hvis sagen omhandler en ekstern part, skal denne tilknyttes sagen.

Hvis sagen udelukkende handler om administrative forhold på AU, skal der ikke tilknyttes særlige parter på sagen. Du kan dog overveje, om det vil give værdi i det efterfølgende arbejde at kunne finde disse informationer.

Hvis sagen involverer parter, der ikke er ansat på AU, skal der tilknyttes en part.
 

Kontakttyper

Nedenstående beskrives de typiske kontakttyper og hvornår de bruges.

AU-person

AU-person er en kontakttype, der bruges på personsager, når kontakten er genstand for sagsbehandlingen f.eks. studentersager eller personalesager (HR-sager). Det vil sige, at sagsbehandling omhandler en person.

Eksempelvis hvis en studerende søger om dispensation til en eksamen, kobles den studerendes AU-person som part på sagen. Eller når en ansat ansøger om orlov, kobles den ansattes AU-person som part på sagen. Alle studerende og ansatte på AU er oprettet i Workzone som AU-person.

 

Medarbejder

Kontakttypen Medarbejder bruges som part, når en medarbejder på Aarhus Universitet bidrager eller arbejder på en sag i kraft af sin stilling. F.eks. når en forsker bidrager til en forskningsansøgning, kobles forskerens Medarbejderkontakt som part på sagen.

Kontakttypen skal ikke forveksles med en sagsbehandler, der behandler sagen.

Vær opmærksom på, at alle medarbejdere på Aarhus Universitet er oprettet som AU-person og som Medarbejder.

 

Person med CPR

Person med CPR er en kontakttype, der sjældent bruges. Kontakttypen bruges, hvis en person ikke har et AUID og ikke skal have et AUID. Bemærk, alle aktive og tidligere studerende samt ansatte har et AUID. Før der oprettes en kontakt af typen Person med CPR, skal det sikres, hvorvidt personen allerede er oprettet som AU-Person og hvorvidt Aarhus Universitet har belæg for at gemme data om vedkommende.

 

Person uden CPR

Person uden CPR er en kontakttype, der sjældent bruges. Kontakttypen bruges, hvis en person ikke har et AUID og ikke skal have et AUID og hvor informationen CPR ikke er relevant for sagsbehandlingen. Eksempelvis en privatperson, der klager over en p-bøde på Aarhus Universitets parkeringsareal. Kontakttypen skal ikke bruges til virksomheder eller konsulenter. Her skal i stedet bruges kontakttypen Virksomhed med/uden CVR (se nedenfor).

Før der oprettes en kontakt af typen Person uden CPR, skal det sikres, hvorvidt personen allerede er oprettet som AU-Person og hvorvidt Aarhus Universitet har hjemmel til at gemme data om vedkommende.

 

Virksomheder med CVR

Kontakttypen Virksomheder med CVR skal bruges til alle danske og grønlandske virksomheder med CVR. Når en konsulent repræsenterer en virksomhed, er det virksomheden, der er part på sagen og ikke konsulenten (som person).

Danske virksomheders CVR kan findes på denne side: https://datacvr.virk.dk/data/


Virksomheder uden CVR

Kontakttypen Virksomheder uden CVR bruges til alle udenlandske virksomheder. Når en konsulent repræsenterer en virksomhed, er det virksomheden, der er part på sagen og ikke konsulenten (som person).