Sådan arbejdes der med journalisering på AU

Ansvar for journalisering

Medarbejderen

Den enkelte medarbejder har det daglige ansvar for, at alt sagsrelevant materiale, der modtages/sendes/oprettes, bliver sagsbehandlet og journaliseret i Workzone i overensstemmelse med områdets journaliseringspraksis.

Hvis flere medarbejdere samarbejder om en opgave, har de ansvar for at aftale, hvem der journaliserer. Det samme gælder, hvis en opgave består af flere delopgaver fordelt på forskellige medarbejdere eller forskellige niveauer i organisationen.

På AU arbejdes der ud fra enkeltsagsprincippet, hvorfor der kan være flere sager tilknyttet samme opgave/projekt. Som medarbejder er man selv ansvarlig for at holde styr på de sager og dokumenter, man har ansvaret for.

Ledere på AU

Lederne i de enkelte områder har til ansvar at sikre, at der journaliseres i overensstemmelse med lovgivningen, og at der udarbejdes en journaliseringspraksis for områdets sagsportefølje med udgangspunkt i de overordnede rammer og retningslinjer.

Lederne har ansvaret for at sikre, at områdets medarbejdere bliver instrueret i journaliseringspraksis samt at den følges.

Lederen har derfor ansvar for datakvalitet samt integritet og fortrolighed af de data, som deres område gemmer i Workzone.

Fra rammer og principper til registreringspraksis

Rammer for journalisering

De overordnede rammer for journalisering er beskrevet i denne journalvejledning.

Rammerne kan som udgangspunkt ikke stå alene, da de enkelte områder kan have særlige juridiske eller processuelle krav, der medfører behov for at supplere de overordnede rammer med mere detaljeret registreringspraksis.

Det kan for eksempel være på grund af:

krav om dokumentation i forbindelse med forskningssamarbejder med eksterne parter
øgede krav om dokumentation i forbindelse med sager inden for miljøområdet
øgede krav ifm. dokumentation af EU-projekter i økonomiområdet
behov for ledelsesinformation i forbindelse med afgørelsespraksis på dispensationssager i uddannelsesområdet

Lokal praksis

Til at understøtte arbejdet med at definere, beskrive og systemunderstøtte de områdespecifikke krav er der i de forskellige områder superbrugergrupper, der koordinerer på tværs af området og udvikler registreringspraksis med udgangspunkt i den specifikke viden om behov, lovgivning og processer inden for journalvejledningens rammer.

Det er ikke gruppens opgave at være eksperter på al praksis og alle processer, men gruppen skal arbejde med, hvordan det kan understøttes i Workzone. Såfremt superbrugergruppen har brug for hjælp i forbindelse med juridisk afklaring, kan gruppen kontakte det relevante områdes superbrugergruppe eller HR Data og Digitalisering som kan formidle en kontakt.

Det kan for eksempel være

et fakultet, hvor superbrugergruppen beskriver, hvordan forskningsadministration bedst muligt håndteres i Workzone; eller processer for hvordan høringer håndteres i Workzone
i Økonomi-området, hvor superbrugergruppen beskriver, hvordan forskningsbevillinger bedst håndteres i Workzone
eller i Uddannelsesområdet, hvor superbrugergruppen beskriver og definerer, hvordan nye krav i forbindelse med Fremdriftsreformen dokumenteres og håndteres i Workzone

I figuren nedenfor er relationen mellem de overordnede rammer og forvaltningsspecifik registreringspraksis eksemplificeret ved forvaltningsområderne Økonomi, institut- og dekansekretariater samt forskningsadministration.

Journaliseringens omfang

AU's virke er omfattende og komplekst, hvorfor mere specifik definition af hvad der skal journaliseres henvises til superbrugere og superbrugergrupper inden for de enkelte områder. Nedenfor angives retningslinjerne for journalisering.

Omfang af journalisering

Der journaliseres på sager. En sag udgør dokumentation af en administrativ sagsbehandling i forbindelse med AU's virke, hvor der enten er pligt til eller behov for at journalisere.

Omfanget af journalisering for de enkelte sagstyper, dvs. hvilke dokumenter der som minimum bør lægges på en sag, vurderes af superbrugerne i de områder/enheder/teams, der typisk behandler den pågældende type af sager. Det kan fx være, hvorvidt udkast til eller e-mailkorrespondance vedr. en sagsfremstilling skal lægges på en udvalgsmødesag, eller om den endelige sagsfremstilling er tilstrækkelig. Som udgangspunkt skal al korrespondance med eksterne parter journaliseres.

Er du i tvivl om, hvorvidt der i en konkret sag skal journaliseres eller ej, kan du få afklaret dette ved inddrage din lokale superbruger, der ved tvivlsspørgsmål kan få hjælp fra HR Data og Digitialisering.

Dokumenter på sagen

Sagens dokumenter er dokumentationen af sagens forhold – mere end det er egentlige dokumenter. Dvs. at al dokumentation, der har betydning for en sag, skal journaliseres uanset format (fx office-filer, e-mails, sms-beskeder, billeder, landkort eller telefonnotater).

Parter på sagen

Al korrespondance med eksterne parter skal have en part tilknyttet.

Undtaget fra journalisering

En del af den dokumentation, der opstår i forbindelse med den praktiske drift af universitetet, må ikke journaliseres i WorkZone. Det gælder f.eks. den faktiske udførelse af forskning (forskningsdata), undervisning, rengøring, bygningsdrift, kantinedrift, afdelingsspecifikke ferieplaner og o.lign.

Sagsmateriale er undtaget fra journalisering, hvis det er gemt i et fagsystem, hvor der er indgået en afleveringsaftale med Rigsarkivet eller hvis der er en integration til Workzone. Systemejer for fagsystemet kan oplyse om systemets data afleveres til Rigsarkivet. Et fagsystem kan fx være STADS i uddannelsesområdet eller Emply i HR.

Bemærk, at mapper i Outlook, private drev, fællesdrev, Onedrive, Office 365 Teams, USB-stik m.v. IKKE er godkendte fagsystemer. Sagsrelevante mails og dokumenter fra disse drev, skal derfor også i WorkZone, hvis de falder under journalpligten eller –behovet.

Har du spørgsmål?

Er du i tvivl om, hvorvidt der i en konkret sag skal journaliseres eller ej, kan du få afklaret dette ved inddrage din lokale superbruger, der ved tvivlsspørgsmål kan få hjælp fra HR Data og Digitialisering.

Organisering af arbejdet med journalisering

For at understøtte arbejdet med journalisering og ESDH på universitetet har LEA (Ledelseskredsen i enhedsadministrationen) med mandat fra universitetsledelsen nedsat et ESDH-program.

Programmet har til opgave at sikre fremdrift i implementeringen af ESDH. Programmets styregruppe styrer og koordinerer projekter og indsatser vedrørende ESDH, så der arbejdes mod den fælles vision og de strategiske mål.

Visionen er at fremme en effektiv administration med fokus på korrekt sagsbehandling og sammenhængende processer.

Der arbejdes ud fra et princip om at skabe læringsbaserede, proaktive og modtagerorienterede løsninger.

Styregruppen:

Øverste organ for beslutninger vedrørende arbejdet med ESDH på AU. Alle tiltag og målsætninger vedtages i styregruppen.

Medlemmer: Arnold Boon, Universitetsdirektør (formand); Anne Lindholm Behnk, Vicedirektør AU HR; Kristian Thorn, Vicedirektør AU Uddannelse; Peter Bruun Nielsen, Vicedirektør AU IT; Ole Jensen, Administrationschef Arts; Malene Stjernholm, Sekretariatsleder Institut for Husdyrvidenskab

Programledelse:

Programledelsen har til opgave at sikre fremdrift og koordination i arbejdet med ESDH på vegne af styregruppen samt sikre at målsætningerne, fastsat af styregruppen, opnås inden for den givne tidsramme. Det er programledelsens ansvar at stå for al kommunikation fra styregruppen til superbrugergrupper og Product Owner-gruppen og omvendt.

Programleder: Eva Vestergaard Kristensen, AU HR HR Data og Digitalisering

Den rådgivende Product Owner-gruppe:

Den rådgivende Product Owner-gruppe skal samle ønsker til konkrete udviklingstiltag og forbedringer. Den rådgivende Product Owner-gruppe gennemgår alle forslag, beskriver udviklingsønsker (userstories) og indstiller derefter en prioritering af fælles ressourcer til styregruppen, der træffer den endelige beslutning.

Tovholderne fra de forskellige områder sidder i Product Owner-gruppen.

Superbrugergrupperne:

Superbrugergrupperne har til formål at understøtte digital sagsbehandling og fælles praksis i sags- og dokumenthåndtering i deres område. Superbrugergrupperne arbejder med at kortlægge ESDH-arbejdsgange og udarbejde ensartede ESDH-processer samt udfærdige nødvendige brugervejledninger med udgangspunkt i deres indsigt i og viden Workzone som system. Ved tvivlstilfælde kan HR Data og Digitalisering inddrages.

Når en proces er færdigudviklet, godkendt og dokumenteret af superbrugergruppen, er det den enkelte superbrugers ansvar at formidle processerne og oplære brugere, der er knyttet til superbrugeren.

Det er gruppens opgave at indsamle og modne udviklingsønsker fra deres område samt at melde dem ind til den rådgivende Product Owner-gruppe.

Det er desuden den enkelte superbrugers opgave at yde 1st level support til de brugere, der organisatorisk er knyttet til superbrugeren.

Se mere om superbrugerrollen her.

HR Data og Digitalisering:

HR Data og Digitalisering varetager programledelsen for Styregruppen for ESDH-programmet samt er systemejer og systemforvalter af ESDH-systemet Workzone. De har ansvaret for at sikre, at journalinstruksen er godkendt ved Rigsarkivet samt at AUs overordnede rammer for journalisering er godkendte.

HR Data og Digitalisering supporterer og vejleder superbrugergrupperne, varetager 2nd level support samt yder eksperthjælp til Workzone som system samt ESDH og journalisering som metode.