En sag er en samling af sammenhørende dokumenter og øvrige sammenhørende oplysninger, der i sit hele anvendes til at dokumentere en arbejdsproces, typisk til administrative formål, herunder til at træffe afgørelser.
En sag kan svare til, hvad man som sagsbehandler ville gemme i en selvstændig mappe på fællesdrevet, i en selvstændig folder i Outlook eller et chartek - dvs. alle de dokumenter, mails, notater, parter mv., som indsamles og noteres for at løse en opgave.
Er du i tvivl om, hvorvidt en opgave skal journaliseres i Workone, kan du bruge nedenstående spørgsmål som pejlemærker. Hvis du kan svare ja til ét eller flere af spørgsmålene, skal opgavens oplysninger og dokumenter gemmes på en sag i Workzone:
Kan der senere opstå klager eller komme anmodninger om aktindsigt?
Skal materialet danne grundlag for beslutninger eller afgørelser? Fx ift. ansættelse af medarbejder, afslag på/bevilling af merit, ansøgning om midler til eller planlægning af forskningsprojekter, godkendelse af en regel/strategi/politik, fastlæggelse af en arbejdsgang eller planlægning af et udbud?
Indsamler/noterer du sagsrelevant viden, der kan blive brug for til at løse en opgave eller til at løse lignende opgaver i fremtiden?
Udarbejder du en dagsorden/et referat i et mødeforum, hvor der træffes beslutninger, fx et ledermøde?
Træffer du beslutning om at indgå i et eksternt samarbejde med myndigheder, virksomheder, interesseorganisationer eller lign.?
Udfører du myndighedsbetjening?
Arbejder du på en forskningsansøgning eller på at indgå en formel aftale?
Yder du rådgivning eller optræder som ekspert?
Indgår du et kontraktlignende forhold, fx ifm. indkøb, udlån af udstyr eller analysearbejde?
Søger du om tilladelse eller godkendelse fra offentlige myndigheder?
På Aarhus Universitet anvendes enkeltsagsprincippet. Det betyder, at en sag defineres som en afgrænset hændelse, opgave eller aktivitet. Sagen indeholder dermed alene de dokumenter, parter, noter mv., der vedrører én bestemt opgave.
Enkeltsagsprincippet sikrer, at der ikke bliver gemt informationer i sager, hvor informationerne ikke er relevante. Samtidig sikrer det overblik over, hvilke akter og parter, der har ledt til hvilke afgørelser. Princippet kan også medvirke til at sikre, at der ikke bevares almindelige, følsomme eller fortrolige personoplysninger længere end, der er hjemmel til.
Som udgangspunkt afviges der ikke fra enkeltsagsprincippet. Der kan dog være situationer, hvor det kan være hensigtsmæssigt ift. sagsbehandlingen at oprette en samlesag. En samlesag samler informationer om et emne af mere abstrakt karakter.
Samlesagen bør som udgangspunkt ikke anvendes til personrettet sagsbehandling, men gør den alligevel det, skal alle parter tilknyttes sagen, og alt materiale skal have samme bevaringsperiode og derfor kunne slettes på samme tidspunkt.
En sag oprettes umiddelbart efter opgaven er identificeret, og opgaveløsningen påbegyndes i form af sagsbehandling, korrespondance om/eller vidensindsamling. Ved hurtigst muligt at oprette sagen, får man mulighed for løbende at kunne journalisere relevante dokumenter.
En sag kan oprettes på baggrund af en mail, en samtale, et telefonopkald eller en konkret ansøgning eller anmodning.
I nogle tilfælde starter sager i andre systemer og oprettes i Workzone via en integration som led i en aftalt proces.
I forbindelse med oprettelse af en sag, skal der påføres metadata, der gør det muligt og nemt at identificere og genfinde sagen og samtidig bevare overblik over den samlede sagsportefølje. Metadata er fx titel, sagsgruppe, Ansvarlig Enhed, Udførende Enhed og klassifikation. Du skal endvidere overveje, om der skal tilkobles en part på sagen. Læs mere om parter på sager her.
Når der oprettes en ny sag, er det muligt at vælge en sagskategori - f.eks. Forskningsbevillingsansøgning, Eksternt projekt, Myndighedsbetjening eller Studentersager.
Sagskategorierne er udviklet til at understøtte specifik sagsbehandling i de forskellige områder og indeholder særlige metadatafelter, der bruges til at understøtte sagsbehandling samt processer i de forskellige områder.
Medmindre andet er aftalt, anvendes som udgangspunkt Emnesag.
Når en sag oprettes, skal nedenstående som minimum angives:
Sagen skal gives en sigende titel, så det ud fra titlen kan forstås, hvad den handler om. Titlen skal sikre, at sagen hurtigt kan fremsøges og differentieres fra andre sager.
Titlen skal fungere som et meget kort og præcist resumé af sagen. Forkortelser skal bruges med omtanke, da de kan miste eller ændre betydning med tiden. Tænk over, hvad andre vil søge på, hvis de skal finde sagen.
Sagstitler bør indeholde beskrivelse af Hvad, Hvornår og Hvem:
Hvad angiver, hvad sagen handler om
Hvornår angiver den relevante periode for sagen
Hvem angiver, hvem sagen drejer sig om og er fx relativ til lokal organisering
Eksempler kan være:
Hvis sager angives som over- eller undersager følges samme principper for navngivning.
Der er i nogle forvaltningsområder lavet aftale om specifik navngivning af områdets sager, fx i afgørelsessager i Uddannelse og HR, oprettelse af projekter i Økonomi eller sager om forskningsprojekter i forskningsadministrationen. Områdets superbrugergrupper fastlægger aftaler om specifik navngivningspraksis.
AU’s plan for journalisering er godkendt af Rigsarkivet. Når du opretter en sag i WorkZone vælger du den sagsgruppe i journalplanen, der matcher den konkrete opgave.
Journalplanen er hierarkisk inddelt i hovedgrupper, dernæst i emnegrupper og endelig i sagsgrupper.
Eksempler fra journalplanen:
Hovedgruppe: 0 Organisation
Emnegruppe: 01 Ledelse
Sagsgruppe: 015 Akademiskråd og Institutfora
Hovedgruppe: 5 Uddannelse
Emnegruppe: 50 Uddannelse, generelt
Sagsgruppe: 503 Uddannelsesforum
Hovedgruppe: 6 Forskning
Emnegruppe: 63 Udnyttelse af forskningsresultater
Sagsgruppe: 632 Klager og legalitetskontrol over rettigheder ifm. patentsager
Bemærk: Inden for alle emnegrupper er der en sagsgruppe, der hedder ”Generelt”, og en der hedder ”Diverse”:
Gruppen ”Generelt” (sagsgruppe xx0) bruges til sager, der er generelle for emnegruppen, fx når sagen indeholder stillingtagen til principielle spørgsmål, generelle regler og/eller retningslinjer.
Gruppen ”Diverse” (sagsgruppe xx9) bruges til sager, som ikke kan placeres i nogen af de andre kategorier inden for sagsgruppen.
Journalplanen er fælles for AU. En sagsgruppe afspejler som udgangspunkt sagens emne og ikke dens organisatoriske tilhørsforhold. Det fremgår i stedet af sagens metadatafelter ”Ansvarlig enhed” og ”Udførende enhed”. Fx vil sager om aktindsigter altid skulle journaliseres i sagsgruppe 062, uanset om anmodningen vedrører indsigt i en sag hos HR, hos Økonomi & Bygninger eller på et institut.
De enkelte forvaltningsområder eller grupper af medarbejdere, der behandler den samme type af sager, bør i samarbejde med den relevante superbrugergruppe definere, hvilke sagsgrupper der anvendes.
Hvis de eksisterende sagsgrupper ikke er dækkende for et sagsområde, kan der oprettes nye. Ønsker om nye sagsgrupper udarbejdes først i forvaltningsområdernes superbrugergrupper og godkendes herefter af HR Data og Digitalisering.
I Workzone oprettes sager pr. default uden adgangsbegrænsning, dvs. uden indblik (læseadgang). Det betyder, at alle brugere af Workzone som udgangspunkt kan se og tilgå alle sager i systemet.
Hvis en sag indeholder oplysninger af følsom eller fortrolig karakter, skal sagen beskyttes med en teknisk funktion, der kaldes et indblik. Alle sager, der indeholder personrettet sagsbehandling, skal påsættes indblik. Indblikket begrænser adgangen til den specifikke sag på afdelings-, enheds- eller enkeltpersonniveau eller til grupper af medarbejdere.
Se mere om brugen af de forskellige indbliksfunktionertyper her, eller kontakt din lokale superbruger, hvis der er tvivl om brugen af indblik.
Vær opmærksom på, at det som medarbejder kun er tilladt at tilgå sager, der er relevante i en arbejdsmæssig sammenhæng samt alle handlinger i WorkZone logges.
Den Ansvarlige enhed er den administrative enhed, der sagsbehandles på vegne af, fx et studienævn, et institutsekretariat, et forskningscenter, et dekanat eller Universitetsledelsens Stab.
Den Udførende enhed er den administrative enhed, der udfører sagsbehandlingen, fx et administrationscenter eller et institutsekretariat.
Den samme administrative enhed kan både være Ansvarlig Enhed og Udførende Enhed.
Data, der behandles på AU , skal klassificeres. Dette gælder også oplysninger i de sager, der journaliseres i WorkZone. Data klassificeres som henholdsvis offentlige data, interne data, følsomme data og fortrolige data.
Læs mere om dataklassifikation.
Når en sag oprettes, er sagstilstanden per default Ny.
Det er muligt at vælge andre sagstilstande. Områdernes superbrugergrupper aftaler praksis for disse.
Det er muligt at tilføje specifikke oplysninger for det enkelte forvaltningsområde og emneord på de konkrete sager. Dette kan bidrage til nemmere identificering med hjælp fra tema eller fremsøgning af sager. Områdernes superbrugergrupper beslutter praksis for anvendelse af emneord og oplysningstyper.
Det er muligt at angive relationer mellem sager i form af enten sagshenvisninger eller over-/undersager. For begge typer af relation gælder det, at relationen defineres i form af et beskrivende link mellem de pågældende sager. Relationen ændrer således ikke på kravene til de enkelte sagers metadata, oprettelse og afslutning.
En sagshenvisning er et link til en anden sag, som kan være relevant for sagsbehandlingen af den aktuelle sag. Ved at lave en sagshenvisning mellem to sager, er det muligt at etablere et dokumentationsspor.
Anvendelse af sagshenvisninger kan bidrage til at give sagsbehandleren overblik over større sagskomplekser.
Hierarkier i over-/undersager anvendes til at strukturere det samlede materiale på store sagskomplekser. For eksempel, hvis et IT-projekt ønsker at differentiere mellem udbudsmateriale, implementeringsplaner og tilrettelæggelse af support.
Relationen over-/undersag beskriver ikke en hierarkisk relation, men et behov for at differentiere større sagers indhold med udgangspunkt i delformål. Der er samme krav til metadata på over- og undersager, f.eks. til titler, oprettelse og afslutning.
Alle aktive sager i WorkZone er påført en sagsbehandler. Når en medarbejders ansættelse ophører eller pågældende får andre arbejdsopgaver, skal sagsbehandleransvaret i ikke-afsluttede sager overdrages til en anden sagsbehandler. Det er den enkelte leders ansvar, at sagerne bliver overdraget til en anden sagsbehandler.
Sagen afsluttes umiddelbart efter, at opgaven er afsluttet. Ved løbende at afslutte sager sikres det, at man kontinuerligt har overblik over aktive sager.
Før en sag afsluttes, skal den ”renses”. Som almindelig bruger kan man slette dokumenter, der endnu ikke er arkiveret. Dvs. at overflødige eller ufærdige udkast kan slettes og alle blivende dokumenter gives tilstanden arkiveret.
Herefter kan dokumenterne ikke ændres og på denne måde sikres deres integritet. Desuden skal det sikres, at alle dokumenter på sagen har sigende titler.