Derfor skal du journalisere

På Aahus Universitet har Universitetsledelsen besluttet, at al forretningskritisk administrativ dokumentation skal gemmes i et ESDH-system (Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering). Dette gælder også administrativ dokumentation i forbindelse med forskning og undervisning.

På AU er det besluttet, at det skal foregå i ESDH-systemet Workzone.

Det betyder i praksis, at Workzone eksempelvis skal anvendes til at journalisere:

  • Forskningsadministration
    • Ikke konkret forskningsdata, men kan være alt ind- og udgående korrespondance/mails samt færdige interne dokumenter som dagsordener og referater fra møder, forskningsansøgninger, indgåede kontrakter og formelle aftaler samt væsentlige dokumenter/forretningskritisk intern korrespondance i forbindelse hermed.
  • Personrettet sagsbehandling
    • afgørelsessager som blandt andet dispensationssager, meritsager, klagesager til studienævn eller ansættelsessager ved HR.
  • Forretningskritisk dokumentation
    • eksempelvis ledelsesbeslutninger, beslutninger i formelle mødefora, kontrakter, skøder, korrespondance med eksterne parter i forbindelse med sager i det omfang korrespondancen har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt.

Du skal journalisere for at universitet lever op til lovkrav, hurtigt og effektivt kan imødekomme aktindsigter, kan sikre at forretningskritisk dokumentation bevares og kan fremfindes når der er behov og ikke mindst for at understøtte effektive og sammenhængende administrative processer.


Journaliseringspligt

Universitetsledelsen har besluttet, at Workzone skal anvendes til de sager, hvor der er journaliseringspligt.

En egentlig pligt til at journalisere fremgår af Offentlighedslovens § 15. Journalisering i afgørelsessager er nødvendigt for at kunne imødekomme anmodninger om partsindsigt.

For at universitetet kan opfylde sin journaliseringsforpligtelse, skal dokumentation/sagsakter bevares på en måde, der sikrer validitet af både indhold og kontekst. Der er derfor krav om, at journaliseringspligtige dokumenter gemmes i et ESDH-system, da det er designet til at sikre dokumenternes integritet.

Journaliseringsbehov

Universitetsledelsen har besluttet, at Workzone skal anvendes til at journalisere forretningskritisk dokumentation, så det på en tilgængelig måde er muligt både at gemme samt genfinde dokumenter, der produceres i forbindelse med administration af universitets virke.

En systematisk tilgang til at journalisere i ét samlet system sikrer, at sager og dokumenter kan fremsøges hurtigt, effektivt og fyldestgørende. Dette er en fordel ifm. behandling af aktindsigter og er desuden med til at muliggøre anvendelse af systemet til ledelsesinformation samt understøttelse af administrative processer på tværs af organisationen.   

Ifølge Offentlighedslovens §7 kan alle anmode om indsigt i dokumenter, der er indgået i eller oprettet af en myndighed som led i den administrative sagsbehandling, der foretages i forbindelse med dens virksomhed. 

Formålet med journalisering er dermed ikke alene at opfylde en direkte lovmæssig forpligtelse (som ved afgørelsessager) men kan også være nødvendig for at understøtte universitetets mulighed for på et senere tidspunkt at kunne behandle anmodninger om aktindsigt.

AU er som offentlig institution forpligtiget til at aflevere dokumentation for al virksomhed til Rigsarkivet jf. Arkivloven. Som ESDH-system er Workzone designet til at kunne leve op til de krav, der er ved afleveringer. Det er derfor hensigtsmæssigt, at afleveringspligtigt materiale allerede fra oprettelsen opbevares i Workzone. Retningsgivende anvisninger, for hvilke arkivalier der skal afleveres, kan læses her.