Medarbejderservice på AU  »  HR

Nyt ansættelsesforhold

Håndtering af ny medarbejder eller nyt ansættelsesforhold i mitHR

Denne side indeholder alle vejledninger, der er relevante i forbindelse med ansættelsesforløbet af en ny medarbejder og oprettelse af et nyt ansættelsesforhold. 

Vejledningerne henvender sig til som udgangspunkt til HR-medarbejdere.

Få svar på ofte stillede spørgsmål i FAQ'en nederst. 

OBS: Registrering af nye medarbejdere og ansættelsesforhold sker i Medarbejderstamkortet (MSK). 

Registrering af data på ansættelsesforholdet ifm. ansættelse

Følgende data kan være relevant at registrere på et ansættelsesforhold ifm. nyt ansættelsesforhold: 

Ansættelsesforhold: 

  • SLS-løbenr. (se vejledningen "Påførelse af SLS-løbenr.")
  • Segment 5 (Forlængelse, Opslag, Begrundelse, Antal mdr. på stillingstype)
  • Alternativ fuldtidsnorm
  • Flexjob
  • §56

Ugentlig arbejdstid (ifm. deltidsansættelse)

  • Arbejdstimer stemmer

Yderligere info om ansættelsesforhold
(kan også registreres via handlingen af samme navn)

  • Elevdata
  • Adjungeret tilknytning
  • Påmindelser

Ledertilknytning

  • Leder (linjeleder)
  • MUS-ansvarlig

OBS - Der må ikke rettes i data i mitHR, som normalt administreres fra MSK, da der dermed ikke oprettes relevante WorkZone-sager.

Arbejdsgangen kort beskrevet: 

  1. Ret første historiklinje på ansættelsesforholdet
  2. Indtast relevant data

17 STEPS

1. Tilgå mitHR og fanen Mine klientgrupper

Step 1 image

2. Klik Vis flere under Hurtige handlinger

Step 2 image

3. Vælg Ansættelsesinfo

Step 3 image

4. Fremsøg medarbejder på enten navn eller AUID.

Step 4 image

5. Vælg fremsøgte medabejder.

Fremtidige eller fratrådte medarbejdere fremsøges ved hjælp af Avanceret søgning.

Step 5 image

6. Scroll ned til Ansættelseshistorik og udvid.

Step 6 image

7. Klik på grundlinjen Ansættelse, for at rette grunddata for ansættelsesforholdet.

Step 7 image

8. Tryk Ret

Step 8 image

9. Tryk Fortsæt

Step 9 image

10. Tilføj data på ansættelsesforholdet.

I dette eksempel tilføjes segment 5 i form af data i feltet Forlængelse.

OBS - Du må ikke rette i data, der administreres fra MSK, da relevante WorkZone-sager dermed ikke vil blive oprettet.

Step 10 image

11. Data tilføjes i feltet Opslag.

Step 11 image

12. Data tilføjes i feltet Begrundelse

Step 12 image

13. Tryk Afsend for at gemme tilføjet data på ansættelsesforholdet.

Step 13 image

14. Tilføjet data kan nu ses på ansættelsesforholdet.

Step 14 image

15. Tilføjet data kan nu ses på ansættelsesforholdet.

Step 15 image

16. Tilføjet data kan nu ses på ansættelsesforholdet.

Step 16 image

17. Klik på huset for at komme tilbage til Startsiden.

Step 17 image

Here's an interactive tutorial

** Best experienced in Full Screen (click the icon in the top right corner before you begin) **

https://www.iorad.com/player/2112499/S-dan-tilf-jes-data-p--et-ans-ttelsesforhold-via-Ans-ttelseshistorik--HR-medarbejder-?iframeHash=mobilequick-1



Next step

Påførelse af SLS-løbenr.

Denne vejledning beskriver hvordan du påfører SLS-løbenr. på et ansættelsesforhold i mitHR. 

SLS-løbenr. er vigtigt at registrere på det relevante ansættelsesforhold i mitHR, da det sikrer koblingen fra SLS (HR-Løn) i forbindelse med synkronisering af løndata til mitHR. 

Relevant ved: 

  • Medarbejder er blevet oprettet i SLS og har dermed et SLS-løbenr. 
  • Medarbejder er overgået til ny ansættelse ved AU og er blevet færdigbehandlet i SLS. 

Arbejdsgangen er kort beskrevet: 

  1. Tilgå første historiklinje og vælg "Ret"
  2. Ret handlingsnavn på historiklinjen (Fra "Ventende - XX" til "XX")
  3. Indtast SLS-løbenr. 

19 STEPS

1. Tilgå mitHR og fanen Mine klientgrupper

Step 1 image

2. Klik Vis flere under Hurtige handlinger

Step 2 image

3. Vælg Ansættelsesinfo

Step 3 image

4. Fremsøg medarbejder på navn eller AUID

Step 4 image

5. Vælg fremsøgte medarbejder.

Fremtidige eller fratrådte medarbejdere fremsøges via Avanceret søgning.

Step 5 image

6. Gå ned i bunden og Udvid Ansættelseshistorik.

Step 6 image

7. Tryk på grundlinjen Ventende Ansættelse.

Alle nyoprettede månedlønnede ansættelsesforhold vil stå som "Ventende ansættelse/ansættelsesforhold".

Step 7 image

8. Tryk Ret

Step 8 image

9. I boksen "Hvornår og hvorfor" ændres status i feltet Hvad er handlingsnavnet?

Step 9 image

10. Åben værdiliste og vælg Ansættelse

Step 10 image

11. Klik Fortsæt

Step 11 image

12. Registrer SLS-løbenummer

Du finder SLS-løbenummer i HR-Løn.

Step 12 image

13. Klik Fortsæt i bunden af Ansættelsesforhold.

Step 13 image

14. Klik Fortsæt i bunden af Yderligere info om ansættelsesforhold

Step 14 image

15. Klik Fortsæt i bunden af Ugentlig arbejdstid

Step 15 image

16. Tryk Tilføj for at tilføje lederforhold.

Step 16 image

17. Tryk Afsend for at afslutte ændring af status og evt. tilføjelser af data på ansættelsesforholdet.

Step 17 image

18. Se ændret status under Ansættelseshistorik ved at trykke Udvid.

Step 18 image

19. Grundlinjens status er ændret.

Step 19 image

Here's an interactive tutorial

** Best experienced in Full Screen (click the icon in the top right corner before you begin) **

https://www.iorad.com/player/2112552/S-dan--ndres-status-p--ans-ttelsesforhold-og-tilf-jes-data-via-Ans-telseshistorik--HR-medarbejder-?iframeHash=mobilequick-1



Next step

Ændring til primær ansættelse

Sidder du og sagsbehandler et lønnet ansættelsesforhold, skal du sikre at ansættelsesforholdet står som primært fra ansættelsesstartdatoen. 

Denne vejledning beskriver hvordan du ændrer et sekundært ansættelsesforhold til at være primær ansættelsesforhold. 

Der kan kun være en primær ansættelse, så ved flere lønnede ansættelser på samme medarbejder, skal der tages stilling til hvilket, der betragtes som primært. 

Relevant ved: 

  • Medarbejder er overgået til nyt lønnet ansættelsesforhold.

Arbejdsgangen kort beskrevet: 

  1. Ændr ansættelsesforholdet til at være primær ansættelse 
    • Gældende pr. startdato for ansættelsesforholdet 
    • Anbefaling (v. månedslønnet): Ændr til primær ansættelse efter evt. registrering af SLS-løbenr.

29 STEPS

1. Tilgå mitHR og fanen Mine klientgrupper

Step 1 image

2. Klik Vis flere under Hurtige handlinger

Step 2 image

3. Vælg Ansættelsesinfo for at se hvilket ansættelsesforhold, der er primært og sekundært.

Step 3 image

4. Fremsøg medarbejder på navn eller AUID.

Step 4 image

5. Vælg medarbejder i fremsøgningslisten.

Step 5 image

6. Brug værdlisten øverst til at skifte imellem medarbejderens ansættelsesforhold.

Step 6 image

7. Se om ansættelsesforhold er primært under Primært ansættelsesforhold
Dette forhold er det primær.

Step 7 image

8. Gå op i værdilisten og skift til et andet aktivt ansættelsesforhold.

Step 8 image

9. Vælg et andet aktivt forhold fra listen.

Step 9 image

10. Dette er et sekundært ansættelsesforhold.

Step 10 image

11. Tryk Handlinger for at tilgå ændringmuligheder på ansættelsesforholdet.

Step 11 image

12. Vælg Ændr ansættelsesforhold, for at ændre det sekundære ansættelsesforhold til primært, så det nuværende primær forhold kan opsiges/fratrædes.

Step 12 image

13. Angiv dato for skift af primær markering.

Step 13 image

14. Tryk Fortsæt

Step 14 image

15. Ændr Primært ansættelsesforhold til Ja

Step 15 image

16. Tryk Afsend for at færdiggøre skiftet.

Step 16 image

17. Får du denne advarsel, tryk OK.

Step 17 image

18. og tryk igen Afsend

Step 18 image

19. Se fremtidig skift af primært forhold på under Ansættelsesinfo.

Step 19 image

20. Tryk Vis flere under Hurtige handlinger

Step 20 image

21. Vælg Ansættelsesinfo

Step 21 image

22. Fremsøg medarbejder på navn eller AUID.

Step 22 image

23. Vælg medarbejder og ansættelsesforhold.

Step 23 image

24. Vælg mellem ansættelsesforholdene i værdilisten øverst.

Step 24 image

25. Vælg det tidligere sekundære ansættelsesforhold.

Step 25 image

26. Skiftet ligger i dette tilfælde som et fremtidigt skift og kan ses under Fremtidige handlinger

Step 26 image

27. Se detaljer for skiftet ved at åbne Ændring af ansættelsesforhold

Step 27 image

28. I dette tilfælde skifter det sekundær ansættelsesforhold til at være primært pr. d. 01-02-2023.

Step 28 image

29. Klik på huset for at komme tilbage til Startsiden

Step 29 image

Here's an interactive tutorial

** Best experienced in Full Screen (click the icon in the top right corner before you begin) **

https://www.iorad.com/player/2113575/S-dan--ndrer-du-et-sekund-rt-ans-ttelsesforhold-til-prim-rt-i--mitHR--HR-medarbejder-

Relevante vejledninger ifm. ansættelse

Følgende vejledninger kan være relevante ifm. ansættelse af ny medarbejder eller oprettelse af nyt ansættelsesforhold: 

Særligt ved overgang mellem ansættelser

Hvis det nye ansættelsesforhold er en overgang mellem ansættelser på AU/et internt stillingsskift, behandles ansættelsen på samme måde som nyansættelser. 

Ved intern overgang til ny ansættelse er det dog godt at vide: 

  • Ferieplaner med saldo overføres ikke automatisk til det nye ansættelsesforhold. 
    Denne overførsel håndteres centralt i HR DD (Data og Digitalisering), som trækker lister. 
    Hvis man har brug for at overførsel af plansaldo til ny ansættelse, oprettes en sag i Cherwell til mitHR-supporten. 
     
  • Udvalgte data på medarbejderen skal genregistreres, og nogle ligger tilknyttet personen og kræver derfor ikke genregistrering. 
    Se hvilke data der følger personen og hvilke der ligger på ansættelsesforholdet i følgende oversigt: DATAOVERSIGT

Ansættelser med skæv startdato

Beskrivelse af hvordan ansættelser med skæv startdato håndteres. 

Relevant ved: 

  • Medarbejder ansættes i lønnet ansættelse på en startdato der ikke er d. 1. i måneden. 

PDF-vejledning: Ansættelser med skæv startdato

FAQ - Nyt ansættelsesforhold

SLS-løbenr.

Hvem registrerer SLS-løbenr. på medarbejderen? Sagsbehandleren der opretter lønnen i HR- Løn (SLS), har ansvaret for at SLS-løbenr. registreres på medarbejderen. 
Jeg har registreret SLS-løbenr. på den første historiklinje men når jeg kigger på ansættelsesforholdet vises det ikke. Hvorfor?

Hvis der ved registrering var flere eller senere eksisterende historiklinjer, er SLS-løbenr. kun gældende på den historiklinje, hvor registreringen er fundet sted. 

SLS-løbenr. skal registreres ind på alle eksisterende historiklinjer. Det gøres på samme måde som ved første registrering: 

1. Tilgå historiklinje
2. Ret > Indtast SLS-løbenr. > Afsend
3. Gentag på alle relevante historiklinjer

Primær markering

Jeg kan ikke få lov til at ændre primær markeringen til den nye ansættelse. Hvad gør jeg?

Får du fejl når du forsøger at gøre den nye ansættelse til primær, kan der være fordi der ligger senere historiklinjer på ansættelsesen. 

Opret en sag i Cherwell til mitHR-supporten. 

Vejledning

Videovejledningen ligger nedenfor.

Få vejledningen som pdf, ved at vælge Print it/Print via pilen ned i vejledningen og tryk Start.

Der kan vælges mellem flere forskellige formater. Læs mere om brug af vejledninger her

Klik på firkanten i øverste højre hjørne i videoen for at maksimere videoen til fuld skærm.

Support

Fik du ikke svar på dine spørgsmål på denne side?

Se de forskellige muligheder for support på vores Supportoversigt.

Revideret 22.05.2024