Tillæg til ”AU’s principper og regler for afholdelse af fredagsbarer, fester og andre arrangementer, hvor der sælges alkohol” gældende for Arts
- revideret udgave af Arts’ tillæg på basis af Fakultetsledelsens behandling, august 2020
Gældende for studerende ved Arts
Alle fredagsbarer og studenterdrevne fester på Arts skal afholdes på fredage og slutte senest kl. 02.00. Herefter skal alle deltagere forlade AU, og de arrangementsansvarlige påbegynder oprydning og udluftning, således at lokalerne står klar til brug næste dag.
Ad. 3. Registrering
1. (Ad 3.a.:) Blanket til registrering af festforening/fredagsbar indsendes til Universitetsledelsens Stab samt til Arts Bygningsservice.
2. Forpersonsskifte kan finde sted to gange årligt – i december og juni. I januar og august afholdes introduktionsmøder.
3. (Ad 3.b.:) Fredagsbarer ansøger om lån af lokaler ved at udfylde og underskrive en lokaleaftale gældende for fredage i tidsrummet 16.00 til 02.00. Lokalelåneaftalen underskrives af fredagsbarforperson, Institutleder samt Arts Bygningsservice.
4. (Ad 3.b.:) Ved øvrige arrangementer, der inkluderer alkohol eller bespisning/middage udfyldes og underskrives en lokalelåneaftale. Den arrangementsansvarlige er ansvarlig for udfyldelse og underskrift af lokalelåneaftalen.
5. (Ad 3.c.:) Studerendes private arrangementer som kandidatreceptioner kan af kapacitetshensyn ikke finde sted i Arts’ lokaler.
Ad. 4. Roller og ansvar
1. (Ad. 4.a.:) Husrepræsentanten udgør et bindeled mellem institutledelsen/dekanen, fredagsbaren og/eller foreningen samt Bygningsservice.
2. Husrepræsentanten er medansvarlig for at tage stilling til anmodninger om lokalelån. Ved indgåelse af lokalelåneaftalen godkender og underskriver Arts Bygningsservice og husrepræsentant denne.
3. Den arrangementssvarlige skal, i forbindelse med afvikling af aktiviteten, til enhver tid kunne fremvise en udfyldt og underskrevet lokalelåneaftale – eksempelvis ved besøg af myndigheder og/eller øvrige interessenter.
4. (Ad 3.a.:) Husrepræsentanten medvirker i opfølgning og håndtering af hændelser i forbindelse med afholdelse af en fest, en fredagsbar eller lignende arrangement, hvor aftaler/retningslinjer ikke er blevet overholdt. Husrepræsentanten aftaler med institutleder/dekan og Bygningsservice, om der skal iværksættes sanktioner og i givet fald hvilke. Eksempelvis kan det besluttes at begrænse eller lukke en fredagsbars arrangementer helt, eller for en kortere eller længere periode, eller der kan stilles krav om vagter ved arrangementerne.
5. Husrepræsentanten deltager i et årligt koordineringsmøde med Arts Bygningsservice.
6. (Ad 4.b.:) Bygningsservice har ansvaret for bygningernes sikkerhed, vedligeholdelse og rengøring. Bygningsservice varetager herudover en administrativ rolle i form af løbende stillingtagen til anmodninger om lokaleudlån, drøftelse af praktiske forhold (herunder information om sikkerhed og evakuering) samt opfølgning på rapporteringer.
7. Arts Bygningsservice indkalder fredagsbarerne på Arts til halvårlige semestermøder i Aarhus/Emdrup, hvor afviklingen af fredagsbarerne drøftes med fokus på de praktiske forhold vedr. planlægning, efterfølgende rengøring, oprydning mv. Møderne afholdes så vidt muligt midt i semestret.
8. (Ad 4.c.:) Fredagsbarforpersonen er forpligtet til at sætte sig ind i og efterleve gældende ansvarsområder på Arts.
9. Ved hver fredagsbar er der rapporteringspligt til Arts Bygningsservice. Rapporteringspligten indbefatter, at barforpersonen/den arrangementsansvarlige for fredagsbaren rapporterer i en mail til Arts Bygningsservice om fredagsbarens forløb. Eventuelle afvigelser fra normal drift beskrives i denne mail (eksempelvis personuheld/-ulykke, tilkald af ambulance, skader på bygninger eller anlæg, besøg af myndigheder eller tilkald af myndigheder). Rapporteringen skal finde sted i umiddelbar forlængelse af fredagsbarens ophør. Rapporteringen skal ske til følgende mailadresse: artsbyg@au.dk.
10. Ved fester, hvor der er alkohol inkluderet, skal der ligeledes rapporters til Arts Bygningsservice på artsbyg@au.dk efter endt aktivitet.
Ad. 5. Rammer for arrangementerne:
1. (Ad 5.a.:) Alle fredagsbarer på Arts aftaler åbningstider i fredagsbaren med husrepræsentanten for ét semester ad gangen. Semesterplanen indsendes til Arts Bygningsservice senest to uger før første fredagsbar i hvert semester. AU’s generelle regler skal overholdes. Åbningstiderne samles i en samlet semesterplan over alle fredagsbarer på Arts.
2. Semesterplanen for afvikling af fredagsbarer samt åbningstider er bindende, med mindre andet foreligger på skrift og er godkendt senest to uger forinden af Arts Bygningsservice.
3. (Ad 5. b.:) Fredagsbarer, foreninger og øvrige arrangementsansvarlige skal sikre oprydning og rengøring i lokalet samt på fællesarealerne omkring (tilstødende lokaler, gange, toiletter og udearealer). Oprydning og rengøring på fællesarealer aftales og koordineres fredagsbarerne/de arrangementsansvarlige imellem.
(Ad 5.b.:): Studieområder og kantiner benyttes til arrangementer af festlig karakter, mens undervisningslokaler udelukkende benyttes til undervisning samt øvrige faglige aktiviteter.