• Husrepræsentanten er en af institutlederen/dekanen udpeget person, der har til opgave at være bindeled mellem Arts Bygningsservice og fredagsbarerne og foreningerne i et givent område/en given bygning.  
• Husrepræsentanten er medansvarlig for at tage stilling til de anmodninger om lokalebrug, der måtte komme fra foreninger i tilknytning til instituttet/hovedområdet vedr. afholdelse af fester, fredagsbarer og lignende arrangementer. 
• Fredagsbarer afholdes udelukkende på fredage. Datoer og tidspunkter, der samles i en semesterplan, godkendes af husrepræsentanten. Fredagsbarer, fester og lignende arrangementer afholdes i tidsrummet fra kl. 16.00 - senest kl. 02.00.
• Husrepræsentanten godkender eventuelle ændringer i dato og tidspunkt for fredagsbar, fest eller lignende senest 14 dage før afholdelse af det pågældende arrangement. Ændringen meddeles ligeledes til Arts Bygningsservice.  
• Husrepræsentanten medvirker i opfølgning og håndtering af hændelser i forbindelse med afholdelse af en fest, en fredagsbar eller lignende arrangementer, hvor aftaler/retningslinjer ikke er blevet overholdt. Husrepræsentanten aftaler med Arts Bygningsservice, om der skal iværksættes sanktioner og i givet fald hvilke. 
• Husrepræsentanterne deltager i et årligt koordinerings/evalueringsmøde med Arts Bygningsservice, som Arts Bygningsservice indkalder til.

Kontaktoplysninger

Årligt statusmøde
En gang om året afholdes et statusmøde mellem husrepræsentanter og Bygningsservice. Mødet sikrer at eventuelt nye husrepræsentanter kommer godt ombord og giver anledning til at dele nye procedurer, spørgsmål eller erfaringer samt evaluere på samarbejdet mellem husrepræsentanter, fredagsbarer og Bygningsservice. Bygningsservice indkalder til mødet.

Møder
Juni 2022
September 2021
Juni 2019
 

Mere information om husrepræsentantens rolle og samarbejde med fredagsbarerne findes på studieportalen.

• Arts’ lokaler udlånes til medarbejdere og studerende ved Arts som arrangører af faglige eller sociale arrangementer, som er AU-relaterede (dvs. ikke private fester).
• Undervisningslokaler benyttes udelukkende til undervisning og øvrige faglige eller faglig-sociale aktiviteter (dvs. ikke fest). Booking af undervisningslokaler sker gennem Arts Studier.
• Studieområder og kantiner kan benyttes til arrangementer af festlig karakter. Ved ønske om afholdelse af arrangementer (herunder studiefester) skal der foreligge godkendt lokalelåneaftale 14 dage/1 måned forud for ønsket arrangementsdato afhængig af antal deltagere under/over 150 personer.
• Undervisningslokaler, studieområder og øvrige fællesarealer kan benyttes til aktiviteter, der rummer elementer af både faglig og social karakter. Disse arrangementer er som udgangspunkt alkoholfrie (det er tilladt at nyde alkohol i små mængder - fx et glas bobler eller en øl) og kræver kun en udfyldt og godkendt lokalelåneaftale, hvis der er tale om et arrangement med bespisning (middag).
• Arrangementer, der inkluderer spisning (større organiseret middag), må ikke afholdes i undervisningslokaler. Her henvises til:

         Aarhus: Kantinen i bygning 1482, studieområder eller institutternes frokoststuer.

         Emdrup: Bygning 7220, lokale D170, Baren eller Mødestedet.    

• Ved lån af lokaler til fester eller arrangementer, der inkluderer bespisning, skal arrangementsansvarlig sikre udfyldelse af en lokalelåneaftale.
• Arrangementer uden alkohol og/eller bespisning, kræver som udgangspunkt ikke en lokalelåneaftale. – Dog skal arrangør være opmærksom på, at dørene aflåses per automatik. Ønskes det, at en eller flere døre skal være åbne efter kl. 18.00 kontaktes driften 14 dage inden arrangementet:

         Aarhus: Indmeld opgave til Arts Bygningsservice

         Emdrup: Opret en sag via edu.medarbejdere.au.dk

• Med sin underskrift på lokalelåneaftalen hæfter den arrangementsansvarlige for at lokale, inventar og omgivelser lånes og leveres tilbage i aftalt stand, at inventar er tilbagestillet og at lokalet er rengjort i aftalt omfang.  - Detaljer aftales, når lokalelåneaftalen underskrives og afleveres hos Bygningsdrift, Arts.
• Ved udfyldelse af lokalelåneaftalen sikres stillingtagen til eventuel behov for ansøgning om alkoholbevilling.

• Arrangementer af festlig karakter (herunder fredagsbarer) afholdes på fredage i tidsrummet fra kl. 16.00 til kl. 02.00, såfremt dette ikke er til gene for andre i bygningen (jf. husrepræsentantens underskrift på lokalelåneaftale).
• Faglige arrangementer og arrangementer, der rummer elementer af både faglig og social karakter, kan afholdes alle ugens dage og afsluttes senest kl. 22.00 (hvis arrangementet er en fredag er sluttidspunktet senest kl. 02.00).

• Den arrangementsansvarlige er ansvarlig for at indhente de nødvendige bevillinger fra myndigheder, eksempelvis i forbindelse med salg af alkohol, håndtering af madvarer og støj i forbindelse med udendørsarrangementer. Eventuelle udgifter i forbindelse med planlægning og gennemførelse af arrangementet afholdes af arrangementsansvarlig (eksempelvis KODA-afgift). 

• Ved ønske om afholdelse af fest i de studieområder, der benyttes til afholdelse af fredagsbarer, sker det ved udfyldelse og godkendelse af en lokalelåneaftale. For en god ordens skyld kontakter den arrangementsansvarlige barformanden for den respektive fredagsbar angående brug af lokalet for at aftale opstilling/tilbagestilling, evt. lån af bar, depot mv. Kontaktoplysninger på fredagsbarformændene kan indhentes hos Arts Bygningsservice.

• Bygningssekretariatet ved AU Økonomi og Bygninger varetager udlejning af lokaler til ad hoc-arrangementer med eksterne arrangører. Lokaler udlejes kun til arrangementer, der er i overensstemmelse med AU’s virke. Der vil blive foretaget en vurdering med udgangspunkt i arrangementets indhold og formål. Ved eventuel udlejning udarbejdes en lejeaftale. Kontakt Bygningssekretariatet ved AU Økonomi & Planlægning (tek@au.dk).