Arrangementer i Arts' lokaler

Arts understøtter kollegaskab og studieliv ved at stille lokaler til rådighed for medarbejdere og studerende, som ønsker at afholde arrangementer af faglig og/eller social karakter.


Fredagsbarer og festforeninger

Fredagsbar

En fredagsbar er en forening tilknyttet et eller flere specifikke studier. Fredagsbaren har en lokalelåneaftale på et bestemt lokale, hvor fredagsbaren (efter aftale med husrepræsentant og Arts Bygningsservice) kan afholde bar på fredage i tidsrummet kl. 16.00-24.00.  

Festforening

En festforening er en forening tilknyttet et eller flere specifikke studier for hvem festforeningen arrangerer sociale arrangementer/fester. For hvert arrangement skal et lokale bookes og en lokalelåneaftale godkendes af husrepræsentant og Arts Bygningsservice. Fester kan afholdes på fredage i tidsrummet 16.00-24.00.  

Oprettelse af en fredagsbar/festforening

  • Ved opstart af ny fredagsbar/festforening skal forpersonen udfylde blanketten Skift af forperson fredagsbar/festforening og indhente de påkrævede underskrifter
  • Herefter udfylder forpersonen blanketten Registrering af fredagsbar/festforening og får den godkendt og underskrevet. 
  • Ved oprettelse af fredagsbar skal forpersonen desuden udfylde blanketten Lokalelåneaftale fredagsbar og indhente de påkrævede underskrifter.

Alle blanketter er tilgængelige på Studieportalen.

Skift af forperson

Fredagsbaren/festforeningen har mulighed for at skifte forperson to gange årligt - hhv. i juni og i december. I begyndelsen af hvert semester afholder Arts Bygningsservice introduktionsmøder for nye forpersoner.

Ved skift af forperson i fredagsbaren/festforeningen skal den nye og den afgående forperson i fællesskab udfylde blanketten Registrering af forperson/skifte af forperson.

Blanketten skal underskrives af husrepræsentant og Arts Bygningsservice. 

En liste over forpersonens opgaver og ansvarsområder findes på Studieportalen.

Rapporteringspligt og semestermøder

Forpersonen er ansvarlig for, at der i forlængelse af fredagsbaren/festen rapporteres i en mail til artsbyg@au.dk. Mailen skal indeholde information om eventuel afvigelse fra normalen (eksempelvis ved personuheld/ulykke, tilkald af ambulance, skader på bygninger eller anlæg, besøg af myndigheder eller tilkald af myndigheder).   

Arts Bygningsservice indkalder til halvårlige semestermøder/informationsmøder, hvor afviklingen af fredagsbarerne drøftes med fokus på de praktiske forhold omkring planlægning, efterfølgende rengøring, oprydning mv. Møderne afholdes så vidt muligt midt i semestret.  

Festforeninger er velkomne til at deltage i semestermøderne. 

Studieområder

Blanketter og mere information

Blanketter, referater fra semestermøder og yderligere information, herunder en liste over forpersonens opgaver og ansvarsområder, findes på Studieportalen.

Faglige og faglig-sociale arrangementer

Faglige arrangementer

Faglige arrangementer er arrangementer med udelukkende studierelevant indhold. Du kan afholde faglige arrangementer på alle ugens dage indtil kl. 22.00. Faglige arrangementer er alkoholfrie og uden forplejning/bespisning.

Eksempler på faglige arrangementer er foredrag og debatarrangementer.

Faglige arrangementer kan afholdes i undervisningslokaler, kantiner eller studieområder.

Ved faglige arrangementer er der ikke krav om en lokalelåneaftale.

Faglig-sociale arrangementer

Faglig-sociale arrangementer er arrangementer, der rummer elementer af både faglig og social karakter. Faglig-sociale arrangementer kan afholdes alle ugens dage indtil kl. 22.00. Arrangementerne er alkoholfrie.

Eksempler på faglig-sociale arrangementer er arrangementer, der inkluderer spisning, filmfremvisninger og arrangementer til understøttelse af studiemiljøet/ryste-sammen-events.

Faglig-sociale arrangementer kan afholdes i undervisningslokaler, kantiner eller studieområder.

  • Arrangementer, der inkluderer spisning, må ikke afholdes i undervisningslokaler. Her henvises til:

         Aarhus: Kantinen i bygning 1482 eller institutternes frokoststuer.

         Emdrup: Baren eller Mødestedet.

Ved faglig-sociale arrangementer udfyldes en lokalelåneaftale.

Medarbejderdrevne arrangementer

Medarbejderdrevne arrangementer for medarbejdere 

Events arrangeret af medarbejdere for medarbejdere kræver ikke lokalelåneaftale uanset type af arrangement. Arrangementsansvarlig står for booking af lokale.

Medarbejderdrevne arrangementer af festlig karakter for medarbejdere og studerende 

Er der tale om en fest, hvor også studerende deltager, skal der udfyldes en lokalelåneaftale.

Reservation af lokale og lokalelåneaftale

Ved afholdelse af faglig-sociale arrangementer eller fester udfyldes og underskrives en lokalelåneaftale senest 14 dage før arrangementstart:

Lokalelåneaftale til arrangementer på Arts

Information til arrangementsansvarlig

  • Eventuelle ændringer i adgangssystemet på udvalgte døre aftales med det lokale driftspersonale
  • Arrangementsansvarlig er ansvarlig for at indhente de nødvendige bevillinger fra myndigheder, eksempelvis lejlighedsbevilling, håndtering af madvarer og støj i forbindelse med udendørsarrangementer. Eventuelle udgifter i forbindelse med planlægning og gennemførelse af arrangementet afholdes af arrangementsansvarlig (eksempelvis KODA-afgift). 
  • Arrangementsansvarlig rapporterer til Arts Bygningsservice via mail (artsbyg@au.dk) i tilfælde af afvigelser fra normalen - eksempelvis personuheld/-ulykke, tilkald af ambulance, skader på bygning eller anlæg, besøg eller tilkald af myndigheder i forbindelse med afholdelse af arrangementet. Rapporteringen skal ske i umiddelbar forlængelse af arrangementets ophør
  • Opstilling af borde og stole varetages som udgangspunkt af arrangørerne. Ved behov for assistance kan det lokale driftspersonale kontaktes. Arrangementsansvarlig bærer ansvaret for, at flugtvejene til enhver tid er frie. Vær opmærksom på den ophængte standardmøbelopstilling ved tilbagestilling af møblement
  • Ved behov for IT/AV udstyr kontaktes Arts IT

Mere information

Mere information om studenterdrevne faglige og faglig-sociale arrangementer findes på Studieportalen.


Husrepræsentanter

Husrepræsentantens rolle

  • Husrepræsentanten er en af institutlederen/dekanen udpeget person, der har til opgave at være bindeled mellem Arts Bygningsservice og fredagsbarerne og foreningerne i et givent område/en given bygning.  
  • Husrepræsentanten er medansvarlig for at tage stilling til de anmodninger om lokalebrug, der måtte komme fra foreninger i tilknytning til instituttet/hovedområdet vedr. afholdelse af fester, fredagsbarer og lignende arrangementer. 
  • Fredagsbarer afholdes udelukkende på fredage. Fredagsbarer, fester og lignende arrangementer afholdes i tidsrummet fra kl. 16.00 - senest kl. 24.00. Datoer og tidspunkter, der samles i en semesterplan, godkendes af husrepræsentanten.  
  • Husrepræsentanten godkender eventuelle ændringer i dato og tidspunkt for fredagsbar, fest eller lignende senest 14 dage før afholdelse af det pågældende arrangement. Ændringen meddeles ligeledes til Arts Bygningsservice.  
  • Husrepræsentanten medvirker i opfølgning og håndtering af hændelser i forbindelse med afholdelse af en fest, en fredagsbar eller lignende arrangementer, hvor aftaler/retningslinjer ikke er blevet overholdt. Husrepræsentanten aftaler med Arts Bygningsservice, om der skal iværksættes sanktioner og i givet fald hvilke. 
  • Husrepræsentanterne deltager i et årligt koordinerings/evalueringsmøde med Arts Bygningsservice, som Arts Bygningsservice indkalder til.

Husrepræsentanter på Arts

Kontaktoplysninger

Bygningsnr.Navn på husrepræsentant
EmdrupLouise Weinreich Jakobsen
Nobel: 1451-1453

Rikke Bjørn Jensen

Lotte Varnich

Nobel: 1461-1463Hanne Ahlers
Nobel: 1465-1467Tina Elgaard
Nobel: 1481-1482Jane Lücke Didriksen
Nobel: 1483Bolette Hansen
Nobel: 1484-1485Nelly Dupont
Katrinebjerg Camilla Greve Rosenbøg Fogsgaard
KasernenMorten Brockhoff
MoesgårdAnne-Mette Brink Christensen

Statusmøder

Årligt statusmøde
En gang om året afholdes et statusmøde mellem husrepræsentanter og Bygningsservice. Mødet sikrer at eventuelt nye husrepræsentanter kommer godt ombord og giver anledning til at dele nye procedurer, spørgsmål eller erfaringer samt evaluere på samarbejdet mellem husrepræsentanter, fredagsbarer og Bygningsservice. Bygningsservice indkalder til mødet.

Referater
Juni 2019

Dato for kommende møde
2. september 2021

Mere information

Mere information om husrepræsentantens rolle og samarbejde med fredagsbarerne findes på Studieportalen.

Brug af Arts' lokaler

Typer af lokaler

  • Arts’ lokaler udlånes til medarbejdere og studerende ved Arts som arrangører af faglige eller sociale arrangementer, som er AU-relaterede (dvs. ikke private fester).
  • Undervisningslokaler benyttes udelukkende til undervisning og øvrige faglige aktiviteter (dvs. ikke fest). Booking af undervisningslokaler sker gennem dit faglige team i Arts Studier.
  • Studieområder og kantiner kan benyttes til arrangementer af festlig karakter. Ved ønske om afholdelse af arrangementer (herunder studiefester) skal der foreligge godkendt lokalelåneaftale 14 dage/1 måned forud for ønsket arrangementsdato afhængig af antal deltagere under/over 150 personer.
  • Undervisningslokaler, studieområder og øvrige fællesarealer kan benyttes til aktiviteter, der rummer elementer af både faglig og social karakter. Disse arrangementer kræver en udfyldt lokalelåneaftale og er alkoholfrie.
  • Arrangementer, der inkluderer spisning, må ikke afholdes i undervisningslokaler. Her henvises til:

         Aarhus: Kantinen i bygning 1482 eller institutternes frokoststuer.

         Emdrup: Bygning 7220, lokale D170, Baren eller Mødestedet.    

Lokalelåneaftale

  • Ved lån af lokaler til sociale arrangementer eller arrangementer, der rummer elementer af både faglig og social karakter, skal arrangementsansvarlig sikre udfyldelse af en lokalelåneaftale.
  • Faglige aktiviteter, kræver som udgangspunkt ikke en lokalelåneaftale. – Dog skal arrangør være opmærksom på, at dørene aflåses per automatik. Ønskes det, at en eller flere døre skal være åbne efter kl. 18.00 kontaktes driften 14 dage inden arrangementet:

         Aarhus: Indmeld opgave til Arts Bygningsservice

         Emdrup: Opret en sag via edu.medarbejdere.au.dk

  • Med sin underskrift på lokalelåneaftalen hæfter den arrangementsansvarlige for at lokale, inventar og omgivelser lånes og leveres tilbage i aftalt stand, at inventar er tilbagestillet og at lokalet er rengjort i aftalt omfang.  - Detaljer aftales, når lokalelåneaftalen underskrives og afleveres hos Bygningsdrift, Arts.
  • Ved udfyldelse af lokalelåneaftalen sikres stillingtagen til eventuel behov for ansøgning om alkoholbevilling.

Start- og sluttidspunkt

  • Arrangementer af festlig karakter (herunder afholdelse af fredagsbarer) afholdes på fredage i tidsrummet fra kl. 16.00 til kl. 24.00, såfremt dette ikke er til gene for andre i bygningen (jf. husrepræsentantens underskrift på lokalelåneaftale).
  • Faglige arrangementer og arrangementer, der rummer elementer af både faglig og social karakter, kan afholdes i hverdagene og afsluttes senest kl. 22.00.
  • Arrangementer, der inkluderer alkohol, afholdes på fredage.

Oprydning og rengøring

  • Oprydning og rengøring skal foretages i umiddelbar forlængelse af arrangementets ophør, således at lokalet fremstår studieklar næstkommende morgen kl. 08.00. Dette gælder ligeledes omkringliggende fællesarealer (gangarealer, trapper, toiletter samt udendørsarealer).

Bevillinger og afgifter

  • Den arrangementsansvarlige er ansvarlig for at indhente de nødvendige bevillinger fra myndigheder, eksempelvis i forbindelse med salg af alkohol, håndtering af madvarer og støj i forbindelse med udendørsarrangementer. Eventuelle udgifter i forbindelse med planlægning og gennemførelse af arrangementet afholdes af arrangementsansvarlig (eksempelvis KODA-afgift). 

Ved lån af studieområder

  • Lån af de studieområder, der benyttes til afholdelse af fredagsbarer, sker ved udfyldelse og godkendelse af en lokalelåneaftale. For en god ordens skyld kontakter den arrangementsansvarlige barformanden for den respektive fredagsbar angående brug af lokalet for at aftale opstilling/tilbagestilling, evt. lån af bar, depot mv. Kontaktoplysninger på fredagsbarformændene kan indhentes hos Arts Bygningsservice.

Ekstern arrangør

  • Bygningssekretariatet ved AU Økonomi og Bygninger varetager udlejning af lokaler til ad hoc-arrangementer med eksterne arrangører. Lokaler udlejes kun til arrangementer, der er i overensstemmelse med AU’s virke. Der vil blive foretaget en vurdering med udgangspunkt i arrangementets indhold og formål. Ved eventuel udlejning udarbejdes en lejeaftale. Kontakt Bygningssekretariatet ved AU Økonomi & Planlægning (tek@au.dk).