Bilreservation

Mangler du transport til en konference, et møde eller et besøg i felten? Arts råder over 8 tjenestebiler i Aarhus og 2 tjenestebiler i Emdrup, der kan benyttes til den slags formål i Danmark. Bilerne må kun benyttes til tjenstlige formål inden for landets grænser af Arts' medarbejdere og studerende. Alle biler kan benyttes af fører med almindelig kørerkort (kategori B). 

Sådan gør du

1. Reserver bil

  • Åben vejledningen 
  • Du reserverer bilen via din Outlook-kalender. Tilvælg bilen (send mødeindkaldelse til bilens kalender) og vælg dato og tidspunkt. I emnefeltet påføres førerens navn samt mobiltelefonnummer (er der flere førere af bilen, er det blot nødvendigt at angive én fører). Under ”sted” påføres formålet med kørslen samt destination
  • Er du sekretær og reserverer biler på vegne af kollegaer og/eller studerende, opretter du et møde i bilens egen Outlook kalender og indkalder bilen selv. 
  • Vær opmærksom på, at bilerne maksimalt kan reserveres én uge ad gangen.
  • Husk at opdatere din reservation i Outlook, hvis der sker ændringer.

OBS! Hvis du laver en heldagsreservation er det vigtigt, at du ændrer bilens status fra ledig til optaget.  

Særlige reservationsregler for studerende
Studerende må ikke selv reservere biler og skal derfor henvende sig til institutsekretariatet (find kontaktinfo her), hvor selve reservationen foretages. Den studerende skal her medbringe en udfyldt køretilladelse, som skal underskrives både af den studerende selv og af vedkommendes institutsekretariatsleder/viceinstitutleder (efter delegation fra institutleder). Alle, der skal køre bilen, skal udfylde en køretilladelse. 

Hent køretilladelse.

Køretilladelsen medbringes til driftskontoret (Aarhus)/Berit Granum (Emdrup), når nøglen til bilen afhentes.

Vær opmærksom på, at der skal udfyldes én køretilladelse pr. reservation. 

2. Afhent nøgle

AARHUSEMDRUP
HVOR AFHENTES
NØGLEN?
Driftskontoret i bygning 1467, lokale 123Berit Granums kontor i bygning A, lokale 001
HVORNÅRHverdage mellem kl. 11.00 og 12.00 eller kontakt driftskontoret for aftaleKontakt Berit Granum for aftale
TELEFON/EMAIL8715 0536 / driftost@au.dk8715 1876 / begr@au.dk

Nøglen kan afhentes dagen før reservationen.

3. Afhent bil

Det er vigtigt, at afhentnings- og afleveringstidspunktet overholdes.

Aarhus Emdrup
Hvor er bilen parkeret? I P-kælderen under bygning 1467. Med nøglen følger et adgangskort, der kan bruges ved afhentning eller aflevering uden for åbningstid. På p-pladsen på Tuborgvej 164

I bilen findes en kørebog, som du bedes udfylde ved endt kørsel. Tjek i kørebogen, at km-antallet er registreret ved sidste brug.

Yderligere information ifm. kørsel kan indhentes ved at benytte QR-koden, som er placeret på instrumentbrættet/handskerummet i bilen.

OBS. Skulle det uheldige ske, at bilen du har booket i mellemtiden er kommet på værksted, vil vi i Arts Bygningssevice gøre hvad vi kan for, at du får besked i god tid, så du kan reservere en anden bil. Er der ikke flere ledige biler er du selv ansvarlig for at finde en alternativ løsning.

4. Aflever bil og nøgle

Efter brug afleverer du bilen på det aftalte tidspunkt samme sted i P-kælderen (Aarhus) / p-pladsen (Emdrup).

Aarhus Emdrup
Aflevering af nøgler i åbningstid På driftskontoret Til Berit Granum
Aflevering af nøgler uden for åbningstid I dropboksen ved driftskontoret I postkassen ved hovedindgangen

Tænk på din kollega, som skal bruge bilen efter dig:

  • Aflever bilen med fuld tank
  • Rengør og vask bilen
  • Aflever bilen hvor du fandt den

Arts Bygningsservice afholder ikke udgiften for brændstof og tilbyder ikke rengøring af bilen. Som bruger betaler du selv for det brændstof, du bruger undervejs. Eventuelle bøder, p-afgifter mv. dækkes af føreren af bilen.

5. Hvis uheldet er ude

Via SikkerhedsPartner A/S er det muligt at benytte Dansk Autohjælp A/S til autoassistance for tjenestebiler på AU.

Hvis du har brug for autoassistance, ringer du: tlf.: 70 113 113.

Ved henvendelse til Dansk Autohjælp oplyses bilens registreringsnummer med henvisning til AU’s kundenummer: SP-87150000. 

Hvis bilen skal på værksted benyttes et af AutoMesters værksteder.  

Du bedes hurtigst muligt informere driftskontoret om uheldet (mail med beskrivelse af hændelsen):

Aarhus driftost@au.dk 

Emdrup begr@au.dk 

6. Forsikring

Aarhus Universitet er selvforsikrende. Det betyder, at eventuelle uheld og skader på bil og tredje part inden for landets grænser dækkes af Aarhus Universitet. Som ansat er du dækket af Aarhus Universitets arbejdsskadeforsikring, når du kører i Arts' tjenestebiler i Danmark.

Særligt for studerende

Studerende er ikke dækket af Aarhus Universitets arbejdsskadeforsikring for ansatte. Studerende opfordres derfor til at tegne egen ulykkesforsikring. 

Skadesanmeldelse

Skulle du komme ud for uheld eller skader på bil og/eller tredjepart i forbindelse med kørslen, skal du udarbejde en skadesrapport (en mail med beskrivelse af hændelsen samt skaden) og sende denne til driftskontoret:

Aarhus driftost@au.dk

Emdrup begr@au.dk 

Biler i Aarhus

  • Bil Aarhus Arts VW Passat ZP51659  - 5 pers.
  • Bil Aarhus Arts VW UP AP30070  - 5 pers.
  • Bil Aarhus Arts Ford S-Max Trend BV93480  - 7 pers.
  • Bil Aarhus Arts Ford S-Max Trend BV93481  - 7 pers.
  • Bil Aarhus Arts Opel Zafira ZC24268  - 5 pers.
  • Bil Aarhus Arts Opel Zafira ZC31760 - 5 pers.
  • Bil Aarhus Arts VW Golf GG43942 - 4 pers.
  • Bil Aarhus Arts VW Passat YU54012 - 4 pers.

Biler i Emdrup

  • Bil Emdrup Arts Opel Zafira, CM 20 998
  • Bil Emdrup Arts Citroën C4 Picasso, XS 92 068

Øvrig information

BroBizz

Aarhus Universitet har indgået en erhvervsrammeaftale med A/S Storebælt, så man kan erhverve en BroBizz. Læs mere om det her.    

Anhængertræk

Ingen af bilerne i bilparken har anhængertræk.