Bilreservation

Er du ansat eller studerende på Arts og mangler transport til en konference, et møde eller et besøg i felten? Arts råder over 7 tjenestebiler i Aarhus og 2 tjenestebiler i Emdrup, der kan benyttes til den slags formål i Danmark. Bilerne må kun benyttes til tjenstlige formål inden for landets grænser af Arts' medarbejdere og studerende. Alle biler kan benyttes af fører med almindelig kørerkort (kategori B).

Sådan gør du

1. Reserver bil

Guide til reservation af tjenestebiler
Du reserverer bilen via din Outlook-kalender:

Find den ønskede bils kalender og tjek at den er ledig i hele den periode, hvor du skal bruge den (bilen kan fremsøges via "tilføj kalender" med søgeord "bil aarhus arts")
Vælg nyt møde
Vælg dato og tidspunkt
I titelfeltet påføres førerens navn samt mobiltelefonnummer (er der flere førere af bilen, er det blot nødvendigt at angive én fører).
Under ”sted” påføres formålet med kørslen samt destination.
Send mødeindkaldelsen til bilen

Opmærksomhedspunkter

Er du sekretær og reserverer biler på vegne af kollegaer og/eller studerende, opretter du et møde i bilens egen Outlook kalender og indkalder bilen selv. Det er vigtigt, at du vælger "nyt møde" og ikke "ny aftale".
Vær opmærksom på, at bilerne maksimalt kan reserveres én uge ad gangen.
Husk at opdatere din reservation i Outlook, hvis der sker ændringer.
Hvis du laver en heldagsreservation er det vigtigt, at du ændrer bilens status fra ledig til optaget.

Særlige reservationsregler for studerende
Studerende må ikke selv reservere biler og skal derfor henvende sig til institutsekretariatet (find kontaktinfo her), hvor selve reservationen foretages. Den studerende skal her medbringe en udfyldt køretilladelse, som skal underskrives både af den studerende selv og af vedkommendes institutsekretariatsleder/viceinstitutleder (efter delegation fra institutleder). Alle, der skal køre bilen, skal udfylde en køretilladelse.

Hent køretilladelse.

Køretilladelsen medbringes til driftskontoret (Aarhus), når nøglen til bilen afhentes.

Vær opmærksom på, at der skal udfyldes én køretilladelse pr. reservation.

2. Afhent nøgle

	AARHUS	EMDRUP
HVOR AFHENTES NØGLEN?	Driftskontoret i bygning 1467, lokale 123	Berit Granums kontor i bygning A, lokale 001
HVORNÅR	Hverdage mellem kl. 11.00 og 12.00 eller kontakt driftskontoret for aftale	Kontakt Berit Granum for aftale
TELEFON/EMAIL	8715 0536 / driftost@au.dk	8715 1876 / begr@au.dk

Nøglen kan afhentes dagen før reservationen.

3. Afhent bil

Det er vigtigt, at afhentnings- og afleveringstidspunktet overholdes.

	Aarhus	Emdrup
Hvor er bilen parkeret?	I P-kælderen under bygning 1467. Med nøglen følger et adgangskort, der kan bruges ved afhentning eller aflevering uden for åbningstid. Kortet skal køres igennem scanneren, hvor der står 'Aarhus Universitet' (se nedenstående billede).	På p-pladsen på Tuborgvej 164

I bilen findes en kørebog, som du bedes udfylde ved endt kørsel. Tjek i kørebogen, at km-antallet er registreret ved sidste brug.

Yderligere information ifm. kørsel kan indhentes ved at benytte QR-koden, som er placeret på instrumentbrættet/handskerummet i bilen.

OBS. Skulle det uheldige ske, at bilen du har booket i mellemtiden er kommet på værksted, vil vi i Arts Bygningssevice gøre hvad vi kan for, at du får besked i god tid, så du kan reservere en anden bil. Er der ikke flere ledige biler er du selv ansvarlig for at finde en alternativ løsning.

4. Aflever bil og nøgle

Efter brug afleverer du bilen på det aftalte tidspunkt samme sted i P-kælderen (Aarhus) / p-pladsen (Emdrup).

	Aarhus	Emdrup
Aflevering af nøgler i åbningstid	På driftskontoret	Til Berit Granum
Aflevering af nøgler uden for åbningstid	I dropboksen ved driftskontoret	I postkassen ved hovedindgangen

Tænk på din kollega, som skal bruge bilen efter dig:

Aflever bilen med fuld tank
Rengør og vask bilen

Arts Bygningsservice afholder ikke udgiften for brændstof og tilbyder ikke rengøring af bilen. Som bruger betaler du selv for det brændstof, du bruger undervejs. Eventuelle bøder, p-afgifter mv. dækkes af føreren af bilen.

5. Hvis uheldet er ude

Via SikkerhedsPartner A/S er det muligt at benytte Dansk Autohjælp A/S til autoassistance for tjenestebiler på AU.

Hvis du har brug for autoassistance, ringer du: tlf.: 70 113 113.

Ved henvendelse til Dansk Autohjælp oplyses bilens registreringsnummer med henvisning til AU’s kundenummer: SP-87150000.

Hvis bilen skal på værksted benyttes et af AutoMesters værksteder.

Du bedes hurtigst muligt informere driftskontoret om uheldet (mail med beskrivelse af hændelsen):

Aarhus driftost@au.dk

Emdrup begr@au.dk

6. Forsikring

Aarhus Universitet er selvforsikrende. Det betyder, at eventuelle uheld og skader på bil og tredje part inden for landets grænser dækkes af Aarhus Universitet. Som ansat er du dækket af Aarhus Universitets arbejdsskadeforsikring, når du kører i Arts' tjenestebiler i Danmark.

Særligt for studerende

Studerende er ikke dækket af Aarhus Universitets arbejdsskadeforsikring for ansatte. Studerende opfordres derfor til at tegne egen ulykkesforsikring.

Skadesanmeldelse

Skulle du komme ud for uheld eller skader på bil og/eller tredjepart i forbindelse med kørslen, skal du udarbejde en skadesrapport (en mail med beskrivelse af hændelsen samt skaden) og sende denne til driftskontoret:

Aarhus driftost@au.dk

Emdrup begr@au.dk