Flytninger på Arts
Skal du og din afdeling flytte, er der en række opgaver og opmærksomhedspunkter, som er gode at have øje for i planlægningen. Vi har på denne side samlet en flyttetjekliste og øvrig hjælpsom information.
Vær opmærksom på, at Bygningsservice skal orienteres om alle flytninger, uanset om vi er direkte involveret i processen eller ej. Dette sikrer, at vi kan tage højde for eventuelle praktiske forhold og tilbyde relevant assistance.
Arts Bygningsservice standardbeskrivelser
Her kan du finde standardbeskriveler over de økonomiske og driftsmæssige standarder, som er vigtige at kende til i forbindelse med flytninger.
Tjekliste
Har kan du få overblik over, hvilke opgaver, der ligger i flytningens tre faser: Før, under og efter. Opgaverne varetages af den flytteberørte enhed, medmindre andet er anført.
Før flytningen
Før flytningen
- Lave lokal tids- og procesplan - herunder udpegning af flytteansvarlig(e)/flyttekoordinator.
- Kontakt til og koordinering med flyttefirma.
- Tage stilling til alle møbler/ting i fraflytterlokaler - evt. i samråd med tilflyttere.
- Undersøge hvad der er i tilflytterlokaler - herunder møde-/køkkeninventar, reoler, gardiner o.lign.
- Kontakt til og koordinering med IT (fx bestille flytning af printer, netværk).
- Overveje hvad der er nødvendigt at flytte samt igangsætte sortering og oprydning. Kontakt den lokale Bygningsdrift for ekstra affaldsbeholdere.
- Nedtage/flytte eventuelle fastmonterede effekter (kontakt den lokale Bygningsdrift).
- Tage stilling til kunst og kontakt Bygningsservice ifm. nedtagning, omplacering og omregistrering af kunstværkerne.
- Bestilling af nye nøgler skal ske senest 14 dage før indflytning i de nye lokaler.
- Vær opmærksom på, at kontorer kan have forskellige huslejebetalere, også selvom de befinder sig på samme gang. Hvis flytningen sker på tværs af enheder/institutter, skal den flytteberørte enhed altid orientere Bygningsservice om flytningen, så flytningen registreres, og huslejen dermed bliver korrekt.
Under flytningen
Under flytningen
- Ophænge tegning over indretning i nye lokaler til brug for flyttefolkene.
- Sørge for at mindst én person er til stede under flytningen.
- Hente ny(e) nøgle(r) samt opdatere adgangskort (kontakt den adgangsansvarlige i afdelingen).
- Sikre ekstra rengøringsremedier (fx klude) til aftørring af inventar inden udpakning (kontakt den lokale Rengøring).
Efter flytningen
Efter flytningen
- Melde flytning til AU Intern Post.
- Ændre kontaktoplysninger i PURE.
- Sørge for, at alle løse ledninger er lagt i kabelbakke eller hængt op på anden måde.
- Følge op på skiltning - herunder dueslag, gangoversigter mv.
- Bestille afhentning af flyttekasser ved flyttefirma, når alle har pakket ud.
- Rydde op på gange og i fælleslokaler.
- Aftale tidspunkt for ophængning af billeder, tavler mv. (kontakt den lokale Bygningsdrift).
- Aflevere gamle nøgler til den lokale Bygningsservice (Aarhus) / IT servicedesk (Emdrup).
Kontaktoplysninger
Skabelon til flytteskema
Her finder du et flytteskema, som I kan benytte i afdelingen, for at skabe overblik over hvem, der flytter hvornår.
Pakkeinstruktion
Her kan du læse Movatos mærknings- og pakkevejledning.
Rammeaftale
Her kan du se rammeaftalen for flytteydelser og kontaktinformation på flyttefirma.