Cheftutorer har mange bolde i luften - studiestarten planlægger jo ikke sig selv. Få her et samlet overblik over, hvad du som cheftutor skal være opmærksom på, når det kommer til lån af lokaler i forbindelse med Velkomstugen.

Booking af lokaler

I Velkomstugen disponerer studiestartskoordinatorerne over alle undervisningslokaler, studieområder, kantiner og øvrige fællesarealer på Arts. Studiestartskoordinatorerne udarbejder en samlet lokaleplan for aktiviteter på Arts i Velkomstugen. Lokaleplanen sendes til cheftutorerne og til Arts Bygnignsservice.

Lokalelåneaftale

Ved sociale arrangementer af festlig karakter i Velkomstugen udfyldes en lokalelåneaftale. Lokalelåneaftalen udfyldes online og du kan tilgå den via dette link: lokalelåneaftale.

Tjekliste

På linket her findes en tjekliste, som tutorer kan benytte, i forbindelse med oprydning og rengøring af lokaler efter endt aktivitet.

Udearealer

Ønsker I at anvende Arts' udearealer skal det fremgå af lokalelåneaftalen. Ønsker I at afholde større aktiviteter i Uniparken, skal I reservere den via mail til studiestart.arts@au.dk.

Samarbejde med Arts Bygningsservice

Arts Bygningsservice bistår med praktisk hjælp for at sikre en vellykket Velkomstuge. Nedenstående tjekliste kan bruges til inspiration i planlægningsarbejdet. I august afholder Arts Bygningsservice og studiestartskoordinatorerne desuden informationsmøder.

Praktiske forhold før Velkomstugen

Udfyld lokalelåneaftalen og sørg for at søge om leljlighedsbevilling, hvis påkrævet. Lejlighedsbevillingen skal sendes til artsbyg@au.dk
Sikre adgangsforhold – liste over cheftutorer sendes til driftskontoret
Instruks i brandslukning og flugtveje
Info om parkeringsforhold og rygning
Afdæk evt. behov for samt placering af depot
Aftal placering for ølleverancer
Drøft forhold vedr. rengøring
Info vedr. møbler og standardopstilling

Praktiske forhold under Velkomstugen

Rapporteringspligt til Arts Bygningsservice på mail til artsbyg@au.dk ved eventuelle afvigelser fra normalen - eksempelvis personuheld/-ulykke, tilkald af ambulance, skader på bygninger eller anlæg, besøg af myndigheder eller tilkald af myndigheder
Efter kl. 14.30 (fre. kl. 14.00) kan Securitas kontaktes ved behov på telefon: 70 26 36 50
Lokalelåneaftale og lejlighedsbevilling skal kunne fremvises under arrangementet/festen

Praktiske forhold efter Velkomstugen

Oprydning og rengøring i og omkring lokale – toiletter, fællesarealer, trappereposer
Oprydning på udearealer
Sikre at døre og vinduer er lukket
Tilbagestilling af møbler (jf. standardmøbelopstilling)
Indlevering af glemte sager
Håndtering af returemballage
Tjekliste i forbindelse med oprydning og rengøring i lokaler

Yderligere information

Studiestart på Arts

Kontakt Arts Bygningsservice

God stil udendørs

Vis hensyn til andre – både nye studerende, tutorer, andre gæster og dyreliv.
Find et område hvor I ikke generer andre. Der er masser af grønne arealer – fordel jer og brug områder, hvor andre ikke allerede opholder sig.
Brug ikke private områder hverken til ophold eller gennemgang.
Tænk over støjniveauet - både af hensyn til eventuelle andre gæster, men især også dem, der arbejder og bor i de omkringliggende bygninger.
Skru ned for lydniveauet, hvis I bliver bedt om det.
Ryd op efter jer selv. ALT affald skal samles sammen og bortskaffes på forsvarlig vis. Er nærmeste skraldespand fuld, så tag dit affald med videre til den næste skraldespand.