Bilreservation
Særlige retningslinjer for brug af Arts' tjenestebiler under Corona
Grundet den nuværende Corona-situation er det ikke muligt at reservere Arts’ tjenestebiler i den kommende periode. Med regeringens seneste udmelding vil det indtil videre gælde til og med den 6. maj med forbehold for, at restriktionerne forlænges eller ændres.
Bilernes kalendere er således blokeret foreløbigt til og med den 6. maj.
Skulle der være behov for undtagelser, skal aktiviteten være af særlig væsentlig karakter og godkendes af institutsekretariatet.
Vær i den forbindelse opmærksom på risikoen for coronasmitte, såfremt I er flere, der kører sammen. Efter brug afsprittes alle berøringsflader. Desinfektionensservietter vil være til rådighed i bilen.
Står du og mangler transport til en konference, et møde, et besøg i felten eller til en studietur? Arts råder over 6 tjenestebiler i Aarhus og 3 tjenestebiler i Emdrup, der kan benyttes til den slags formål i Danmark. Bilerne må kun benyttes til tjenstlige formål inden for landets grænser af Arts' medarbejdere og studerende. Alle biler kan føres af fører med almindelig kørerkort (kategori B).
Sådan gør du
1. Reserver bil
- Åben vejledningen
- Du reserverer bilen via din Outlook-kalender. Tilvælg bilen (send mødeindkaldelse til bilens kalender) og vælg dato og tidspunkt. I emnefeltet påføres førerens navn samt mobiltelefonnummer (er der flere førere af bilen, er det blot nødvendigt at angive én fører). Under ”sted” påføres formålet med kørslen samt destination.
- Er du sekretær og reserverer biler på vegne af kollegaer og/eller studerende, opretter du et møde i bilens egen Outlook kalender og indkalder bilen selv.
- Vær opmærksom på, at bilerne maksimalt kan reserveres én uge ad gangen.
- Husk at opdatere din reservation i Outlook, hvis der sker ændringer.
OBS! Hvis du laver en heldagsreservation er det vigtigt, at du ændrer bilens status fra ledig til optaget.
Særlige reservationsregler for studerende
Studerende må ikke selv reservere biler og skal derfor henvende sig til institutsekretariatet (find kontaktinfo her), hvor selve reservationen foretages. Den studerende skal her medbringe en udfyldt køretilladelse, som skal underskrives både af den studerende selv og af vedkommendes institutsekretariatsleder/viceinstitutleder (efter delegation fra institutleder).
Hent køretilladelse.
Køretilladelsen og en udskrift af reservationsbekræftelsen på bilen eller en udskrift fra bilens kalender fra Outlook skal medbringes til driftskontoret (Aarhus)/Berit Granum (Emdrup), når nøglen til bilen afhentes.
Vær opmærksom på, at der skal udfyldes én køretilladelse pr. reservation.
2. Afhent nøgle
| AARHUS | EMDRUP | |
|---|---|---|
| HVOR AFHENTES NØGLEN? | Driftskontoret i bygning 1467, lokale 123 | Berit Granums kontor i bygning A, lokale 001 |
| HVORNÅR | Hverdage mellem kl. 11.00 og 12.00 eller kontakt driftskontoret for aftale | Kontakt Berit Granum for aftale |
| TELEFON/EMAIL | 8715 0536 / driftost@au.dk | 8715 1876 / begr@au.dk |
Nøglen kan afhentes dagen før reservationen.
3. Afhent bil
Det er vigtigt, at afhentnings- og afleveringstidspunktet overholdes.
| Aarhus | Emdrup | |
| Hvor er bilen parkeret? | I P-kælderen under bygning 1467. Med nøglen følger et adgangskort, der kan bruges ved afhentning eller aflevering uden for åbningstid. | På p-pladsen på Tuborgvej 164 |
I bilen findes en kørebog, som du bedes udfylde ved endt kørsel. Tjek i kørebogen, at km-antallet er registreret ved sidste brug.
Yderligere information ifm. kørsel kan indhentes ved at benytte QR-koden, som er placeret på instrumentbrættet/handskerummet i bilen.
4. Aflever bil og nøgle
Efter brug afleverer du bilen på det aftalte tidspunkt samme sted i P-kælderen (Aarhus) / p-pladsen (Emdrup).
| Aarhus | Emdrup | |
| Aflevering af nøgler i åbningstid | På driftskontoret | Til Berit Granum |
| Aflevering af nøgler uden for åbningstid | I dropboksen ved driftskontoret | I postkassen ved hovedindgangen |
Bilen skal afleveres med fuld tank. Som bruger betaler du selv for det brændstof, du bruger undervejs. Eventuelle bøder, p-afgifter m.v. dækkes af føreren.
Bilen afleveres i rengjort og vasket stand.
5. Hvis uheldet er ude
Via SikkerhedsPartner A/S er det muligt at benytte Dansk Autohjælp A/S til autoassistance for tjenestebiler på AU.
Hvis du har brug for autoassistance, ringer du: tlf.: 70 113 113.
Ved henvendelse til Dansk Autohjælp oplyses bilens registreringsnummer med henvisning til AU’s kundenummer: SP-87150000.
Hvis bilen skal på værksted benyttes et af AutoMesters værksteder.
Sørg venligst for at informere Driftskontoret om uheldet på driftost@au.dk
6. Forsikring
Aarhus Universitet er selvforsikret. Det betyder, at eventuelle uheld og skader ved brug af tjenestebiler inden for landets grænser dækkes af Aarhus Universitet.
Særligt for studerende
Studerende er ikke dækket af Aarhus Universitets arbejdsskadeforsikring for ansatte. Studerende opfordres derfor til at tegne egen ulykkesforsikring.
Biler i Aarhus
- Bil Aarhus Arts VW Passat ZP51659 - 5 pers.
- Bil Aarhus Arts VW UP AP30070 - 5 pers.
- Bil Aarhus Arts Ford S-Max Trend BV93480 - 7 pers.
- Bil Aarhus Arts Ford S-Max Trend BV93481 - 7 pers.
- Bil Aarhus Arts Opel Zafira ZC24268 - 5 pers.
- Bil Aarhus Arts Opel Zafira ZC31760 - 5 pers.
- Bil Aarhus Arts VW Golf GG43942 - 4 pers.
- Bil Aarhus Arts VW Passat YU54012 - 4 pers.
Biler i Emdrup
- Bil Emdrup Arts Opel Zafira, ZC 31 761
- Bil Emdrup Arts Opel Zafira, CM 20 998
- Bil Emdrup Arts Citroën C4 Picasso, XS 92 068
Øvrig information
BroBizz
Aarhus Universitet har indgået en erhvervsrammeaftale med A/S Storebælt, så man kan erhverve en BroBizz. Læs mere om det her.
Anhængertræk
Ingen af bilerne i bilparken har anhængertræk.