1. Reserver bil

• Hent vejledning.
• Du reserverer bilen via din Outlook-kalender. Tilvælg bilen (send mødeindkaldelse til bilens kalender) og vælg dato og tidspunkt. I emnefeltet påføres førerens navn samt mobiltelefonnummer (er der flere førere af bilen, er det blot nødvendigt at angive én fører). Under ”sted” påføres formålet med kørslen samt destination. Efter booking modtager du en accept af reservationen i din indbakke. Denne printes og medbringes på Driftskontoret, når nøglen afhentes.
• Er du sekretær og reserverer biler på vegne af kollegaer og/eller studerende, opretter du et møde i bilens egen Outlook kalender og indkalder bilen selv. 
• Vær opmærksom på, at bilerne maksimalt kan reserveres én uge ad gangen.
• Husk at opdatere din reservation i Outlook, hvis der sker ændringer.

Særlige reservationsregler for studerende
Studerende må ikke selv reservere biler og skal derfor henvende sig til institutsekretariatet, hvor selve reservationen foretages. Den studerende skal her medbringe en udfyldt køretilladelse, som skal underskrives både af den studerende selv og af vedkommendes institutsekretariatsleder/viceinstitutleder (efter delegation fra institutleder).

Hent køretilladelse.

Køretilladelsen og en udskrift af reservationsbekræftelsen på bilen eller en udskrift fra bilens kalender fra Outlook skal medbringes til driftskontoret (Aarhus)/Berit Granum (Emdrup), når nøglen til bilen afhentes.

Vær opmærksom på, at der skal udfyldes én køretilladelse pr. reservation. 

2. Afhent nøgle

Ved afhentning af nøgle, bedes du aflevere et print af din reservationsbekræftelse/kalenderudskrift (fra Outlook). Dette af administrative hensyn.
Nøglen kan afhentes dagen før reservationen.

3. Afhent bil

Det er vigtigt, at afhentnings- og afleveringstidspunktet overholdes.

I bilen findes en kørebog, som du bedes udfylde ved endt kørsel. Tjek i kørebogen, at km-antallet er registreret ved sidste brug.

4. Mens du bruger bilen

Bilen skal afleveres med fuld tank. Som bruger betaler du selv for det brændstof, du bruger undervejs. Eventuelle bøder, p-afgifter m.v. dækkes af føreren.

Er uheldet ude?
Via SikkerhedsPartner A/S er det muligt at benytte Dansk Autohjælp A/S til autoassistance for tjenestebiler på AU.

Hvis du har brug for autoassistance, ringer du: tlf.: 70 113 113.

Ved henvendelse til Dansk Autohjælp oplyses bilens registreringsnummer med henvisning til AU’s kundenummer: SP-87150000.

5. Aflever bil og nøgle

Efter brug afleverer du bilen på det aftalte tidspunkt samme sted i P-kælderen (Aarhus) / p-pladsen (Emdrup).

Bilen afleveres i rengjort og vasket stand.

6. Forsikring

Aarhus Universitet er selvforsikret. Det betyder, at eventuelle uheld og skader ved brug af tjenestebiler inden for landets grænser dækkes af Aarhus Universitet.

Særligt for studerende

Studerende er ikke dækket af Aarhus Universitets arbejdsskadeforsikring for ansatte. Studerende opfordres derfor til at tegne egen ulykkesforsikring.