Bilreservation

Står du og mangler transport til en konference, et møde, et besøg i felten eller til en studietur? Arts råder over 6 tjenestebiler i Aarhus og 3 tjenestebiler i Emdrup, der kan benyttes til den slags formål i Danmark. Bilerne må kun benyttes til tjenstlige formål inden for landets grænser af Arts' medarbejdere og studerende. Alle biler kan føres af fører med almindelig kørerkort (kategori B). 

OBS! Som fører skal du overveje risikoen for Corona-smitte, såfremt I er flere, der kører sammen.  Vær i øvrigt opmærksom på, at der i forbindelse med genåbningen er særlige Corona-regler for brug af Arts' tjenestebiler. Efter brug afsprittes alle berøringsflader. Desinfektionsservietter vil være til rådighed i bilen.     

Sådan gør du

1. Reserver bil

  • Hent vejledning.
  • Du reserverer bilen via din Outlook-kalender. Tilvælg bilen (send mødeindkaldelse til bilens kalender) og vælg dato og tidspunkt. I emnefeltet påføres førerens navn samt mobiltelefonnummer (er der flere førere af bilen, er det blot nødvendigt at angive én fører). Under ”sted” påføres formålet med kørslen samt destination
  • Er du sekretær og reserverer biler på vegne af kollegaer og/eller studerende, opretter du et møde i bilens egen Outlook kalender og indkalder bilen selv. 
  • Vær opmærksom på, at bilerne maksimalt kan reserveres én uge ad gangen.
  • Husk at opdatere din reservation i Outlook, hvis der sker ændringer.

OBS! Hvis du laver en heldagsreservation er det vigtigt, at du ændrer bilens status fra ledig til optaget.  

Særlige reservationsregler for studerende
Studerende må ikke selv reservere biler og skal derfor henvende sig til institutsekretariatet (find kontaktinfo her), hvor selve reservationen foretages. Den studerende skal her medbringe en udfyldt køretilladelse, som skal underskrives både af den studerende selv og af vedkommendes institutsekretariatsleder/viceinstitutleder (efter delegation fra institutleder).

Hent køretilladelse.

Køretilladelsen og en udskrift af reservationsbekræftelsen på bilen eller en udskrift fra bilens kalender fra Outlook skal medbringes til driftskontoret (Aarhus)/Berit Granum (Emdrup), når nøglen til bilen afhentes.

Vær opmærksom på, at der skal udfyldes én køretilladelse pr. reservation. 

2. Afhent nøgle

AARHUSEMDRUP
HVOR AFHENTES
NØGLEN?
Driftskontoret i bygning 1467, lokale 123Berit Granums kontor i bygning A, lokale 001
HVORNÅRHverdage mellem kl. 11.00 og 12.00 eller kontakt driftskontoret for aftaleKontakt Berit Granum for aftale
TELEFON/EMAIL8715 0536 / driftost@au.dk8715 1876 / begr@au.dk


Ved afhentning af nøgle, bedes du aflevere et print af din reservationsbekræftelse/kalenderudskrift (fra Outlook). Dette af administrative hensyn.
Nøglen kan afhentes dagen før reservationen
.

3. Afhent bil

 

Det er vigtigt, at afhentnings- og afleveringstidspunktet overholdes.

AarhusEmdrup
Hvor er bilen parkeret?I P-kælderen under bygning 1467. Med nøglen følger et adgangskort, der kan bruges ved afhentning eller aflevering uden for åbningstid.På p-pladsen på Tuborgvej 164

I bilen findes en kørebog, som du bedes udfylde ved endt kørsel. Tjek i kørebogen, at km-antallet er registreret ved sidste brug.

Yderligere information ifm. kørsel kan indhentes ved at benytte QR-koden, som er placeret på instrumentbrættet/handskerummet i bilen.

 

 

4. Aflever bil og nøgle

 

Efter brug afleverer du bilen på det aftalte tidspunkt samme sted i P-kælderen (Aarhus) / p-pladsen (Emdrup).

AarhusEmdrup
Aflevering af nøgler i åbningstidPå driftskontoretTil Berit Granum
Aflevering af nøgler uden for åbningstidI dropboksen ved driftskontoretI postkassen ved hovedindgangen

Bilen skal afleveres med fuld tank. Som bruger betaler du selv for det brændstof, du bruger undervejs. Eventuelle bøder, p-afgifter m.v. dækkes af føreren.  

Bilen afleveres i rengjort og vasket stand.

5. Hvis uheldet er ude

Via SikkerhedsPartner A/S er det muligt at benytte Dansk Autohjælp A/S til autoassistance for tjenestebiler på AU.

Hvis du har brug for autoassistance, ringer du: tlf.: 70 113 113.

Ved henvendelse til Dansk Autohjælp oplyses bilens registreringsnummer med henvisning til AU’s kundenummer: SP-87150000. 

Hvis bilen skal på værksted benyttes et af AutoMesters værksteder.  

6. Forsikring

Aarhus Universitet er selvforsikret. Det betyder, at eventuelle uheld og skader ved brug af tjenestebiler inden for landets grænser dækkes af Aarhus Universitet.

Særligt for studerende

Studerende er ikke dækket af Aarhus Universitets arbejdsskadeforsikring for ansatte. Studerende opfordres derfor til at tegne egen ulykkesforsikring. 

Biler i Aarhus

  • Bil Aarhus Arts VW Passat ZP51659  - 5 pers.
  • Bil Aarhus Arts VW UP AP30070  - 5 pers.
  • Bil Aarhus Arts Ford S-Max Trend BV93480  - 7 pers.
  • Bil Aarhus Arts Ford S-Max Trend BV93481  - 7 pers.
  • Bil Aarhus Arts Opel Zafira ZC24268  - 5 pers.
  • Bil Aarhus Arts Opel Zafira ZC31760 - 5 pers.

Biler i Emdrup

  • Bil Emdrup Arts Opel Zafira, ZC 31 761
  • Bil Emdrup Arts Opel Zafira, CM 20 998
  • Bil Emdrup Arts Citroën C4 Picasso, XS 92 068

Øvrig information

Anhængertræk
Ingen af bilerne i bilparken har anhængertræk.