Guide til reservation af tjenestebiler
Du reserverer bilen via din Outlook-kalender:

1. Find den ønskede bils kalender og tjek at den er ledig i hele den periode, hvor du skal bruge den (bilen kan fremsøges via "tilføj kalender" med søgeord "bil aarhus arts")
2. Vælg nyt møde 
3. Vælg dato og tidspunkt
4. I titelfeltet påføres førerens navn samt mobiltelefonnummer (er der flere førere af bilen, er det blot nødvendigt at angive én fører). 
5. Under ”sted” påføres formålet med kørslen samt destination. 
6. Send mødeindkaldelsen til bilen

OBS:

• Bilerne kan maksimalt reserveres én uge ad gangen.
• Husk at opdatere din reservation i Outlook, hvis der sker ændringer.
• Hvis du laver en heldagsreservation er det vigtigt, at du ændrer bilens status fra ledig til optaget.  

Booker du på vegne af andre?
Er du sekretær og reserverer biler på vegne af kollegaer og/eller studerende, opretter du et møde i bilens egen Outlook kalender og indkalder bilen selv. Det er vigtigt, at du vælger "nyt møde" og ikke "ny aftale" - dette for at undgå dobbeltbookinger.

Køretilladelse
Studerende skal medbringe en køretilladelse, som skal underskrives af institutsleder eller sekretariatsleder. Er der flere, der skal køre bilen, skal alle udfylde en køretilladelse. Køretilladelsen medbringes til driftskontoret (Aarhus), når nøglen til bilen afhentes. Der skal udfyldes én køretilladelse per reservation.

Hent køretilladelsen her: køretilladelse

Nøglen kan afhentes dagen før reservationen.

Udfyld kørebogen
I bilen finder du en kørebog, som du skal udfylde ved endt kørsel. Tjek i kørebogen, at km-antallet er registreret ved sidste brug.

Aflever bilen rettidigt
Det er vigtigt at afleveringstidspunktet overholdes af hensyn til næste bruger af bilen.

Mere info
I bilen finder du en QR-kode placeret på instrumentbrættet/handskerummet, som henviser til information om kørsel af tjenestebiler.

Obs.: Skulle det uheldige ske, at bilen, du har booket, i mellemtiden er kommet på værksted, vil vi i Arts Bygningsservice gøre hvad vi kan for, at du får besked i god tid, så du kan reservere en anden bil. Er der ikke flere ledige biler er du selv ansvarlig for at finde en alternativ løsning.

Efter brug afleverer du bilen på det aftalte tidspunkt samme sted i P-kælderen (Aarhus) / p-pladsen (Emdrup).

Tænk på din kollega, som skal bruge bilen efter dig:

• Aflever bilen med fuld tank
• Rengør og vask bilen

Obs: Arts Bygningsservice afholder ikke udgiften for brændstof og tilbyder ikke rengøring af bilen. Som bruger betaler du selv for det brændstof, du bruger undervejs. Eventuelle bøder, p-afgifter mv. dækkes af føreren af bilen.

Autoassistance
Via SikkerhedsPartner A/S er det muligt at benytte Dansk Autohjælp A/S til autoassistance for tjenestebiler på AU.

Hvis du har brug for autoassistance, ringer du: tlf.: 70 113 113.

Når du henvender dig til Dansk Autohjælp skal du oplyse bilens registreringsnummer med henvisning til AU’s kundenummer: SP-87150000. 

Værksted
Hvis bilen skal på værksted benyttes et af AutoMesters værksteder.  

Skadesanmeldelse
Du skal hurtigst muligt informere driftskontoret om uheldet (mail med beskrivelse af hændelsen):

Aarhus driftost@au.dk 

Emdrup begr@au.dk 

Aarhus Universitet er selvforsikrende. Det betyder, at eventuelle uheld og skader på bil og tredje part inden for landets grænser dækkes af Aarhus Universitet. Som ansat er du dækket af Aarhus Universitets arbejdsskadeforsikring, når du kører i Arts' tjenestebiler i Danmark.

Særligt for studerende

Studerende er ikke dækket af Aarhus Universitets arbejdsskadeforsikring for ansatte. Studerende opfordres derfor til at tegne egen ulykkesforsikring. 

Skadesanmeldelse

Skulle du komme ud for uheld eller skader på bil og/eller tredjepart i forbindelse med kørslen, skal du udarbejde en skadesrapport (en mail med beskrivelse af hændelsen samt skaden) og sende denne til driftskontoret:

Aarhus driftost@au.dk

Emdrup begr@au.dk