Kommunikationsmedarbejdere

Vejledning til kommunikationsmedarbejdere

Rolle
Kommunikationsmedarbejdere ved Kommunikation og Presse, Universitetsledelsens Stab, assisterer med krisekommunikationen.

Kontakt
Hvis telefonkæden for krisekommunikation ved akut fysisk trussel endnu ikke er aktiveret, kontaktes AU's alarmeringsnummer 87 15 16 17.

Den person, der udfylder rollen som kontaktperson for kommunikation (jf. telefonkæden), kontakter AU's presse- og kommunikationschef og relevante front office-kommunikationschefer, og disse indkalder personale og udpeger personer til krisestab og kriseindsatsgruppe.

Alt personale kan udfylde disse roller, såfremt chefniveauet har forfald.

Arbejdssted
De, som udpeges til kriseindsatsgruppen, tjekker strøm på mobiltelefoner og tager til åstedet.

De kommunikationsmedarbejdere, som ikke tager til åstedet, etablerer et kommunikationscenter i fælleskontoret for Kommunikation og Presse, bygning 1430.

Hvis der ikke kan etableres et kommunikationscenter i fælleskontoret i 1430, Kommunikation og Presse, kan Frederikshus benyttes som alternativ: Plan 0, bygning 1445, lokale 017 (30 pers), 025 (12 pers) og 031 (12 pers). Frederikshus forsynes af en anden transformer (strøm) end bygning 1430.

Medbring:

Bærbare computere (helst egne) + opladere
Forlængerledning
Mobiltelefoner (viderestil fastnettelefonen til mobilen) + opladere

Guidelines for krisekommunikation

Formålet med krisekommunikationen er, at mennesker, der har brug for information omkring en eventuel krisesituation på AU, skal kunne få denne information via AU's medier.

I en krisesituation skal der kommunikeres utvetydigt.

I tvivlsspørgsmål koordineres udmeldinger med politi eller brandvæsen.

Tone of voice er: Udelukkende brugbare, nøgterne informationer. Ingen ironi eller spekulationer.

Det skal tilstræbes, at andre medier følger vores strøm.
Vær opmærksom på, at politiets og AU’s kommunikation skal stemme overens.

Roller og ansvarsfordeling

Kriseindsatsgruppen på åstedet

Presseansvarlig – ansvarlig for ekstern mediekontakt og kontakt med myndigheder - udpeges af AU's presse- og kommunikationschef, eventuelt lokal kommunikationschef eller -medarbejder.

Kommunikationskoordinator – er forbindelsesled mellem åstedet og kommunikationscenteret. Udpeges af AU's presse- og kommunikationschef.

Kommunikationscenter

Formelle roller:

Ansvarlig for presse og ekstern kommunikation. Udpeges af AU's presse- og kommunikationschef. Medlem af krisestab.
Ansvarlig for intern kommunikation. Udpeges af AU's presse- og kommunikationschef. Medlem af krisestab.

De praktiske roller fordeles som følger:

Nyhedsansvarlig – står for at udarbejde tekster til bl.a. hjemmeside.
Webansvarlig – står for den tekniske opdatering af nyheder på alle relevante platforme, centralt og lokalt.
Social medieansvarlig – står for at overvåge og koordinere besvarelser af spørgsmål på de sociale medier.
Kommunikation med ledelsen – orientering af/kommunikation med ledelsen (fx AU's presse- og kommunikationschef), herunder eventuel orientering af universitetsledelse, vicedirektører m.v. efter aftale med kriseledelsen.

Kommunikationscenterets opgaver:

Al koordinering og udarbejdelse af tekst og udmeldinger – intet må lægges ud uden at have været forbi kommunikationscenteret.
Al pressekoordinering, som ikke foretages på åstedet.
At orientere Omstillingen – presse til den presseansvarlige og alle andre til au.dk.
At orientere oversætterne.
At orientere fakulteter (kommunikationschefer).
At koordinere sociale medier: Twitter og Facebook (én person dedikeres til at svare på spørgsmål).
At overvåge mediedækningen af krisen og orientere krisestaben (indgang: den presseansvarlige).

au.dk

Der skal lægges tekst 3 steder på au.dk:

Au.dk/akut skal opdateres med relevant indhold.
Banner med link til au.dk/akut
En nyhed med kort generisk info med link til au.dk/akut (kan udelades, hvis tiden ikke er til det)

Alle 3 tekster lægges på både på dansk og på engelsk.

au.dk/akut
Siden findes på installation 40 i Typo3 i den øverste mappe under punktet "Aarhus Universitet" i mappen "Beredskab".

Alle meddelelser på siden oprettes i separate indholdselementer og skal indeholde:

Overskrift: Kort og præcis beskrivelse af den aktuelle hændelse og dens geografiske afgrænsning. Fx "Brand i bygninger på Wilhem Meyers Allé", "Evakuering på Fuglesangs Allé", "Bombetrussel på Tåsingegade").

Tid: Alle opdateringer skal være forsynet med dato og klokkeslet for udmeldingen. Oplys tidspunkt for næste opdatering, hvis muligt.

Berørte aktiviteter: Hvilke enheder og aktiviteter bliver påvirket af hændelsen? Ved afmelding skal det ligeledes fremgå i hvilket omfang, aktiviteterne kan genoptages. Fx "Alle aktiviteter i de berørte bygninger er genoptaget", "Alle aktiviteter i de berørte bygninger er aflyst resten af dagen, men genoptages i morgen", "Alle aktiviteter i de berørte bygninger er aflyst på ubestemt tid på grund af skader. Universitetet er i gang med at undersøge mulighederne for at flytte aktiviteterne til andre lokaler."

Ansvarlige myndigheder: Hvilke myndigheder er til stede, og hvem har ansvaret for ledelse af indsatsen?

Engelsk: Oversæt efter bedste evne udmeldingen til engelsk. Konsultér efterfølgende AU's oversættere i Sprogservice, hvis der er behov for sproglig præcisering.

Indsæt denne information nederst i udmeldingen:
'Denne side vil løbende blive opdateret med informationer. Henvis til denne side, hvis du har brug for at informere andre om hændelsen. Det direkte link til denne side er www.au.dk/akut'.

Alle meddelelser på siden bevares med den nyeste meddelelse placeret øverst.

Bannerelement
Bannerelementet ligger på installation 40 i Typo3 på forsiden af au.dk.

Når bannerelementet aktiveres, bliver det synligt på au.dk's forsider.
Hvis det vurderes nødvendigt, kan bannerelementet gøres synligt på samtlige af au.dk's sider af AU IT - dette er dog en manuel og dermed langsommelig proces - så prioritering vil være nødvendig.

Ordlyd og indhold bestemmes af Kommunikation og Presse, Universitetsledelsens Stab.

Vælg generisk information, der, så vidt muligt, kan fungere uredigeret indtil krisen afblæses.

Indhold af den første nyhed
Hvis der er tid, oprettes ligeledes en nyhed, som tagges 'akut'. Således bliver nyheden automatisk lagt på medarbejder.au.dk og HE. For at få nyheden ud på de andre fakulteter, skal kommunikationsafdelingerne her kontaktes. Alternativt kan AU IT få nyheden til at slå igennem på alle nyhedslister.

Nyheden skal i første omgang blot være bannerteksten med link til au.dk/akut.

Teknisk støtte fra AU IT
Hvis der er brug for teknisk støtte fra AU IT - fx til at lægge akutbanneret ud på alle sider eller lægge akut-nyheden ud på alle nyhedslister, kontaktes nedenstående medarbejdere ved AU IT i nævnte prioriterede rækkefølge:

Rasmus Stensgaard, 8715 3049, rst@au.dk
Thomas Riis Hansen, 2494 6356, trh@au.dk
Pia Hvid Tønnesen, 5144 0174, pht@au.dk

Oversættere

AU's presse- og kommunikationschef indkalder oversættere, i nedenstående prioriterede rækkefølge, til at deltage i krisekommunikationen:

Lenore Messick
Events og Kommunikationsstøtte
lmm@au.dk / 21702812
Sarah Louise Jennings
Events og Kommunikationsstøtte
sjen@au.dk / 93521377

Sociale medier

AU meddeler sig via Twitter og Facebook.

Link altid til au.dk
Indhold af første nyhed aftales med Kommunikation og Presse, Universitetsledelsens Stab - eller krisestaben, så snart den fungerer.

Første post indeholder teasertekst med link direkte til den Typo3-side, der oprettes for krisen (www.au.dk/akut og www.au.dk/acute).
Første post oversættes altid til engelsk, det samme gælder for efterfølgende kritiske beskeder.

Dobbelttjek fakta – sociale medier bruges som kilder på linje med andre kanaler.

Relevante handles
@OjylPoliti – hvis de er involverede.
@AUITdrift – hvis IT-systemerne er nede.

Når du skriver
Husk, at brugerne af Facebook på mobilenhed kun ser 7 linjer tekst. Hvis beskeden er længere end 7 linjer, må indholdet ikke kunne misforstås, selv om kun de første linjer læses.

Vær konkret og direkte, men tilstræb at besvare spørgsmål i generelle termer, så et enkelt svar kan hjælpe flere brugere.
Eksempel:
Spørgsmål: Kan jeg komme til forelæsning?
Svar: Truslen vedrører følgende bygninger ...

Følg dialog
Vær klar til at besvare spørgsmål, og hold øje med den dialog, der følger i kølvandet på de enkelte opslag. Det er din opgave at ringe rundt og indsamle fakta til besvarelse af indkommende spørgsmål.

Brugerne forventer svar med det samme.

Vær obs på # der dukker op.

Grafiske elementer
Der findes 2 grafiske elementer til brug på facebook og Twitter. Findes på KOM_US -> SoMe.