Vejledning til universitetsdirektøren
Rolle
Universitetsdirektøren, eller dennes stedfortræder blandt medlemmerne af universitetsledelsen, leder krisehåndteringen og har ansvaret for at etablere krisestaben og om nødvendigt at samle krisestaben fysisk og desuden sikre sig, at der evt. etableres en kriseindsatsgruppe.
Universitetsdirektøren udpeger om nødvendigt ledelsesrepræsentant til kriseindsatsgruppen. Universitetsdirektøren har ansvaret for, at universitetets faglige og administrative ledere bliver orienteret og indkaldt til at deltage i krisearbejdet mhp. opretholdelse af drift (business continuity).
Universitetsdirektøren aftaler med den øvrige universitetsledelse, hvem der kontakter bestyrelsen og eksterne interessenter.
Universitetsdirektøren har ansvaret for, at studenterpræster og psykologisk krisehjælp bliver inddraget, hvis det er akut nødvendigt.
Universitetsdirektøren er førstevalg til rollen som kontaktperson for ledelse.
Opgaver under krisen
- Indkald personale fra Universitetsledelsens Stab.
- Udpeg personer til krisestab og kriseindsatsgruppe – overvej herunder, hvilke administrative ledere der skal deltage i krisestaben.
- Vurdér, om krisestaben skal samles fysisk. I givet fald møder gruppen i fælleskontoret for Kommunikation og Presse (bygning 1430), hvis ikke andet aftales.
- Orientér krisevagten om udpegede personer til krisestab og kriseindsatsgruppe og eventuelt mødested(er).
- Vurdér, om psykologisk krisehjælp og studenterpræster skal kontaktes.
- Vurdér, om krisen kan få betydning for driftsfunktioner, og kontakt vicedirektører eller andre ledere mhp. opretholdelse af drift (business continuity) og bed dem kontakte AU's presse- og kommunikationschef (eller dennes stedfortræder i krisestaben) angående kommunikation herom. Det kan fx dreje sig om:
- Studerendes undervisning.
- Studerendes eksamen.
- Møder, konferencer, arrangementer.
- Funktionalitet af it-systemer.
- Evakuerede medarbejderes mulighed for at fortsætte arbejde.
- Med mere...
- Aftal med universitetsledelse og øvrige ledere, hvem der orienterer og holder kontakt med mulige øvrige interessenter, fx:
- Ministeriet
- Kommunen
- Aarhus Universitetshospital
- Naboinstitutioner og –virksomheder
- FEAS (når krisen omfatter FEAS-ejede bygninger o.l.)
- Folkeuniversitetet
- M.fl.
- Reagér, hvis krisevagten ikke har udsendt mail/orienteret om sammensætningen af krisestab og kriseindsatsgruppe.
- Når den akutte del af krisen er afsluttet, og krisestaben opløses, sendes en mail til mailinglisten
'#AU Kriseberedskabsgruppen' herom, ligesom øvrige aktører informeres.
Opgaver efter krisen
Universitetsdirektøren er ansvarlig for, at der om nødvendigt foretages en debrief af de involverede i krisen og en evaluering af kriseforløbet med henblik på eventuel revision af kriseberedskabet.