Periodeskift

Hvad er et periodeskift?

Hvorfor periodeskift?

Aarhus Universitet er forpligtet til at journalisere en lang række sager og dokumenter. På AU bruger vi ESDH-systemet Workzone. AU skal cirka hvert 5. år aflevere en kopi af det journaliserede til Rigsarkivet, så det er muligt at tilgå for eftertiden.

Overgangen fra en journalperiode til en ny kaldes et periodeskift. Den afsluttede periode løb 2016-2022. Fra 2022 arbejder AU med en ny afleveringsform, der hedder løbende aflevering.

Rent teknisk er et periodeskift en overgang fra en database til en ny. Med starten af en ny database, er der samtidig mulighed for at rydde op i data, lave en ny journalplan samt andre tilpasninger, der bedre understøtter arbejdet i Workzone.

I praksis består overgangen til ny database af fire trin:

1. Der lukkes for oprettelse af nye sager i gammel database (d. 5. maj 2022, kl 18:00) Der tages en kopi af hele databasen.
2. Åbne og andre udpegede sager overføres til den ny database
3. Den nye database åbnes (9. maj 2022)
4. Der afleveres en kopi af databasen til Rigsarkivet

Hvad kommer med over i den nye database?

Det nemmeste ville på mange måder være bare overføre hele databasen til den ny periode, men det ligger i aftalen med Rigsarkivet, at der kun overføres aktive sager til den nye database.

Derudover skal der betales per dokument, der afleveres til Rigsarkivet - ved denne aflevering samt for det samme dokument igen ved næste aflevering. Medio februar 2022 er der tæt på 5.770.000 dokumenter i Workzone.

Endvidere betaler AU leverandøren af Workzone, KMD, en pris for flytningen, der er afhængig af, hvor meget data der skal flyttes til den nye database.

Det er derfor i AUs interesse, at så meget som muligt forbliver i den gamle Workzone, så vi undgår at betale for aflevering til Rigsarkivet to gange samt reducerer betalingen til leverandøren.  

Derfor vil alle åbne aktive sager overføres til den nye Workzone og vil kunne arbejdes videre med. Alle lukkede sager med tilknytning til aktiv sagsbehandling, f.eks. gamle personalesager på nuværende medarbejdere, overføres som lukkede sager.

Alle lukkede sager efter periodeskiftet være tilgængelige i den gamle Workzone database, hvor sagerne kan fremsøges, men ikke arbejdes videre på.

Periodeskift - den korte udgave og en video

Forestil dig, at AU fra 2016 til 2021 har arkiveret sager og dokumenter i et stort, rødt arkivskab. AU har aftalt med Rigsarkivet, at de skal have en kopi af indholdet i det røde arkivskab efter 2021.

Det røde skab er ved at være godt fyldt og kunne godt trænge til en opgradering, hvorfor AU har købt et nyt, tomt, grønt skab, hvor der er bedre plads, hylderne er placeret lidt anderledes og det er lidt nemmere at arkivere sager og dokumenter.

Før det røde skab stilles i kælderen, er det blevet ryddet op, de igangværende sager er blevet kopieret og kopien flyttet kopi over i den grønne skab.  

D. 6. maj 2022 pakkes det røde skab ned og sættes i kælderen, og d. 9. maj 2022 er det grønne skab på sin plads på kontoret. Fremover skal der arkiveres i det grønne skab. 

Den grønne skab ligner det røde til forveksling, men det røde står nu i kælderen, og det er muligt at finde gamle sager og dokumenter her. Men i dagligdagen, skal det nye grønne skab bruges. 

Hvad betyder periodeskiftet for mig?

Hvad sker der med Workzone i forbindelse med periodeskiftet?

Som bruger vil du opleve, at Workzone er utilgængeligt torsdag d. 5. maj 2022 kl. 18:00 til 9. maj kl 08.00 2022. 

Når Workzone åbner igen mandag d. 9. maj 2022, vil systemet ligne sig selv, men indholdet har ændret sig.

Du skal opsætte egne søgninger, indstillinger, konfigurationer samt dashboard igen. Disse kan ikke overføres én-til-én, da der er forskel på, hvad datafelterne indeholder i det nye og det gamle Workzone, og hvis du bruger gamle søgninger med gamle søgeparametre, er der risiko for, at du ikke finder alt, hvad du forventer i den nye database. Se længere nede om rekonfiguration af Workzone.

Hvis ikke andet er aftalt, vil du fremover skulle finde sager, der var lukket ved overgangen til periodeskiftet i det gamle Workzone. 

Du vil også opleve, at der er tilretninger i valgmuligheder på nogle felter i Workzone. F.eks. er det fremover kun muligt i feltet Dokumenttype at vælge mellem Indgående, Udgående og Internt; feltet Dokumentgruppe indeholder ikke længere valgmuligheder; og hvis du har gemt dokumenter på dit Workzone-skrivebord, vil de være slettet.

En af de større, nye tilretninger er en ny journalplan. Du kan finde den nye journalplan på dette link og hvis du har behov for at se en oversættelse mellem den gamle og den nye journalplan, kan du finde den her.

Hvis du andre spørgsmål, kan du altid se i FAQ Periodeskift, hvor der løbende opdateres med svar på nye spørgsmål, som vi har modtaget via supporten.

Rekonfiguration af Workzone efter periodeskift

Efter periodeskiftet 9. maj 2022 kan der være behov for at tilpasse Workzone, så det matcher dine indstillinger fra før periodeskiftet.

Dette er kun relevant, hvis du har ændret på standardindstillingerne i Workzone, f.eks. ændret på standard-dashboardet, lavet nye dashboards,  lavet egne søgninger, har tilføjet søgninger på et dashboard, ændret på de viste faner på sags- eller dokumentside; eller ændret på kolonneindstillinger på en fane osv.

Du kan dokumentere dine personlige konfigurationer og indstillinger ved at tage screendumps af henholdsvis dine dashboards, sagssiden samt dokumentsiden.

Hvis du har brug for dokumentere søgekriterierne på en af dine lister, kan du gå til redigering af liste eller søgning og enten notere søgekriterierne eller lave et screen dump. Husk at der i den nye journalperiode er en ny journalplan med nye sagsgrupper. Du kan se den nye journalplan her

Nedenstående følger links til vejledninger, der kan hjælpe dig med at rekonfigurere Workzone:

Vejledning til at redigere en liste eller søgning - kan bruges til at se søgekriterierne på dine lister  

Vejledning til opret og tilpas dashboard

Vejledning til deling af lister

Proces for periodeskift

Arbejdet med periodeskiftet har stået på siden medio 2021 og har været organiseret af ESDH-teamet i HR Data og Digitalisering som projektgruppe.

Der har hvert kvartal været holdt møde med tovholderne i de forskellige superbrugergrupper, hvor der er blevet præsenteret status på det foregående kvartal samt fokus og opgaver for det kommende kvartal. Derudover er der løbende og efter behov blevet afholdt møder med områder, hvor der har været behov for information eller sparring på særlige opgaver.

Efter periodeskiftet vil det blive prioriteret, at den gamle database hurtigst muligt bliver tilgængelig, så det er muligt at finde lukkde sager og dokumenter.

Løbende aflevering fra 2022 - og fokus på datakvalitet

Hvad er løbende aflevering?

Den nye journalperiode løber fra 2022, men hvor der tidligere var aflevering hvert femte år har AU lavet en aftale med Rigsarkivet om løbende aflevering. 

Løbende aflevering betyder, at Rigsarkivet laver et 'snap shot' af alt indhold i databasen og gemmer det til eftertiden. Første gang er i 2027.

Formålet med den nye afleveringsform er, at det skal være mindre ressourcekrævende for hele AU at lave periodeskifte, da det med løbende aflevering ikke er nødvendigt at lukke en gammel database; åbne en ny; rydde op i data; vurdere, hvad der skal lukkes; hvad der skal åbnes; hvad der er lukket, men skal flyttes med over; samt tilpasse journalplan og andre datafelter.

En forudsætning for løbende aflevering er dog, at datakvaliteteten er så høj, at Rigsarkivet godkender 'snap shottet'. Hvis datakvaliteten ikke er høj nok, kan Rigsarkivet til enhver tid forlange af AU, at vi skal lave en fuld periodeskifteaflevering som den i 2022.

Derfor vil der efter periodeskiftet blive fokuseret mere på datakvalitet, og HR Data Digitalisering vil i højere grad kontrollere, at data lever op til minimumskravene. Det betyder blandt andet, at der vil blive udført mere controlling på sagers metadata; kontrolleret om der er retvisende titler på sager og dokumenter; og at sager med personfølsomme oplysninger er journaliseret korrekt.

Hjælp til bedre datakvalitet i Workzone - nye dashboards

Efter periodeskiftet d. maj 2022 vil standardlisterne på dashboardet kun vise brugerens personlige lister. Derudover vil der være tilføjet fire tællere. der har til formål at hjælpe brugeren med at sikre en høj datakvalitet på egne dokumenter og sager. Hvis der er sager på de enkelte lister, viser tælleren rødt.

Derudover er der tilføjet et ekstra dashboard 'Har du styr på dine data?', der indeholder de fire lister.

Hvor kan jeg få hjælp?

Hvis du har spørgsmål, kan du altid se i vores FAQ, som indeholder svar på mange af de spørgsmål vi har fået indtil videre. Hvis du ikke kan finde svar på et spørgsmål, er du velkommen til at skrive til HR Data og Digitalisering og så svarer vi hurtigst muligt og opdaterer efterfølgende FAQen så andre også kan få gavn af svaret.

Kontakt HR Data og Digitalisering her.

Derudover kan du også kontakte din lokale superbruger, som du finder her.