Det er vigtigt at være opmærksom på, at faktisk forvaltning falder uden for forvaltningslovens anvendelsesområde, da det ikke handler om at træffe retligt bindende afgørelser i forhold til de implicerede personer. Faktisk forvaltning er dog stadig underlagt reglerne om tavshedspligt, habilitet og i vid udstrækning også reglerne om vejledning.
De uskrevne retsgrundsætninger og administrativ praksis skal også inddrages i behandlingen. Du kan læse mere om de uskrevne retsgrundsætninger her. Ligeledes anbefales det, at der gives en begrundelse, så de saglige grunde til et afslag bliver tydelige, ligesom det dermed er muligt at holde snor i egen praksis.
Det er ikke et krav, at en beslutning om faktisk forvaltning skal være skriftlig. Så hvis det i situationen giver mere mening at meddele beslutningen mundtligt, er dette også en mulighed.
Men hvis du vælger at skrive i stedet, er der flere forhold, der har betydning, når du skal skrive en god beslutning om faktisk forvaltning: beslutningens indhold, sprogbrug og sagsbehandlingstid. Nedenfor er de tre forhold beskrevet. Det er vigtigt for en god beslutning, at alle tre forhold er taget i betragtning.
Nedenfor følger forslag til opbygning af en beslutning. Hvis du giver medhold, anbefaldes det, at beslutningen indeholder punkterne 1 og 3. Hvis du giver delvist medhold eller afslag, skal afgørelsen indeholde punkterne 1,2,3 og 5.
1. Selve beslutningen. Start med at skrive hvad universitetet har modtaget (f.eks Universitetet har dd.mm.åå. modtaget din ansøgnng om xxx). Dernæst skriver du selve beslutningen (f.eks Universitetet kan ikke imødekomme din ansøgning). Det er vigtigt at skrive konklusionen på beslutningen indledningsvist, da det er denne, ansøgeren er mest intersseret i.
2. Fakta. Dernæst opridser du, hvilke fakta der ligger til grund for beskutningen (f.eks. Du skriver i din ansøgning at...).
3. Begrundelse. Selvom der ikke er et krav om en begrundelse i en beslutning om faktisk forvaltning, anbefales du at give en sådan, så de saglige grunde til afslaget er tydelige, ligesom det dermed også bliver muligt at holde styr på jeres egen praksis.
Når du skal skrive begrundelsen, skal du huske at skrive en sammenhængende og fyldestgørende forklaring på beslutningen. Dette gør du lettest ved at tage stilling til ansøgers argumenter, som du kobler til den praksis og/eller interne regel, der ligger til grund for beslutningen. Således har ansøger også mulighed for at se, om beslutningen er truffet i overensstemmelse med universitetets praksis.
Herunder kan du også forklare, hvorfor ansøgers argumenter evt. ikke er blevet tillagt betydning.
4. Klagevejledning. Det er vigtigt at huske, at der ved beslutninger om faktisk forvaltning ikke er direkte klageadgang til Styrelsen for Forskning og Uddannelse. Derfor skal der heller ikke påsættes en klagevejledning til Styrelsen. Da beslutninger om faktisk forvaltning ikke er underlagt forvaltningslovens regler, er der heller ikke et krav om klagevejledning generelt. Dette er dog ikke det samme, som at ansøgeren ikke kan klage over en beslutning om faktisk forvaltning.
5. Vejledning. Hvis du har givet afslag, er det en god idé at hjælpe ansøgeren med at komme videre. Hvis du fx har givet afslag på at få en for sent indleveret eksamensbesvarelse bedømt, kan du i vejledningsafsnittet forklare ansøger, hvordan vedkommende bliver tilmeldt en eventuel reeksamen. Det kan også være en god idé at henvise ansøgeren til studievejledningen eller den centrale vejledning, hvis du vurderer, at ansøger har brug for yderligere hjælp og støtte. Husk kontaktoplysninger (evt. link til web-side med disse oplysninger).
En beslutning skal ligesom en afgørelse formuleres enkelt og præcist i korte og klare sætninger, og formuleringerne skal være venlige og hensynsfulde. Husk at tilpasse dit sprog til modtageren og ikke bruge unødige fagudtryk og fremmedord.
Anmodningen skal behandles så hurtigt, som det er muligt og forvarligt. Hvis der ikke kan træffes en beslutning i sagen inden for en måned, bør den studerende orienteres om den forventede sagsbehandlingstid. Den studerende skal desuden orienteres, hvis anmodningens behandling trækker yderligere ud.