Når vi kommunikerer elektronisk med enkelte studerende, gælder persondatalovens regler om elektronisk behandling af personoplysninger. 

I praksis betyder det, at vi kun må sende fortrolige og personfølsomme oplysninger via sikker mail.

Ved overgangen til nyt mailsystem er alle ansatte på AU placeret på samme mailsystem. Derfor er det sikkert at sende e-mails med fortrolige og personfølsomme oplysninger internt på AU.

Er du i tvivl om hvorvidt en given adresse er intern, er det en rigtig god idé at se efter, om adressen fremgår af den globale adresseliste i dit adressekartotek. Gør adressen det, er den intern og derfor sikker.

Det er derimod ikke sikkert at sende e-mails ud af huset. Du må derfor ikke sende e-mails med personfølsomme oplysninger til studerendes private e-mailadresser. Dog kan du sende e-mails med personfølsomme oplysninger til studerende via E-Boks samt den nuværende studentermailløsning, der også betragtes som en sikker kanal.