Fire forhold har betydning, når du skal skrive en god afgørelse: Afgørelsens indhold, sprogbrug, underskrift og sagsbehandlingstid. Nedenfor er de fire forhold beskrevet. Det er vigtigt for en god afgørelse, at alle fire forhold er taget i betragtning.
Nedenfor følger forslag til opbygning af en afgørelse. Hvis du giver medhold, skal afgørelsen indeholde punkterne 1 og 4. Hvis du giver delvist medhold eller afslag, skal afgørelsen indeholde alle punkter.
1. Selve afgørelsen. Start med at skrive hvad universitetet har modtaget (f.eks. Tak for din ansøgning om xxx som universitetet har modtaget den dd.mm.åå). Dernæst skriver du afgørelsen (f.eks. Universitetet kan ikke imødekomme din ansøgning). Det er vigtigt at skrive konklusionen på afgørelsen indledningsvist, da det er denne, som ansøger er mest interesseret i.
2. Fakta. Dernæst opridser du, hvilke fakta der ligger til grund for afgørelsen (f.eks. Du skriver i din ansøgning at...).
3. Begrundelse. Så skriver du en sammenhængende og fyldestgørende forklaring på afgørelsen. Dette gør du lettest ved at tage stilling til ansøgers argumenter, som du kobler til de regler, der ligger til grund for afgørelsen. Du kan evt. indsætte et kort citat fra regelteksten.
Du skal også huske at forklare, hvorfor ansøgers argumenter evt. ikke er blevet tillagt betydning (f.eks. hvorfor der ikke er tale om usædvanlige forhold).
For at ansøger kan se, at afgørelsen er truffet i overensstemmelse med universitetets praksis, skal du huske at oplyse i hvilke lignende situationer, universitetet har givet en ansøger medhold.
4. Hjemmel. Dernæst henviser du til de retsregler, der ligger til grund for afgørelsen. For love og bekendtgørelser skal du anføre navn, nummer, årstal og de relevante paragraffer. For studieordninger skal du anføre årstal. Det er en god service at henvise til AU's regelsamling eller Retsinformation, hvor man kan finde reglerne. Evt. AU's studieordninger.
5. Klagevejledning. Hvis du ikke giver ansøger fuldt ud medhold, skal der gives en klagevejledning. Denne skal beskrive klageinstans og fremgangsmåde samt frist for indgivelse af klage. Se siden Klager for forslag til klagevejledninger.
6. Vejledning. Hvis du har givet et afslag, er det en god ide at hjælpe ansøgeren med at komme videre. Hvis du f.eks. har givet afslag på optagelse p.g.a. manglende faglige kvalifikationer, kan du i vejledningsafsnittet forklare ansøger, hvordan vedkommende kan opgradere sine kompetencer på f.eks. VUC. Det er også en god ide at henvise ansøger til studievejledningen eller den centrale vejledning, hvis du vurderer, at ansøger har brug for yderligere hjælp og støtte. Husk kontaktoplysninger (evt. linke til web-side med disse oplysninger).
En afgørelse skal formuleres enkelt og præcist i korte og klare sætninger, og formuleringerne skal være venlige og hensynsfulde. Husk at tilpasse dit sprog til modtageren og ikke bruge unødige fagudtryk og fremmedord.
Når du har skrevet en afgørelse, skal denne underskrives. I henhold til forvaltningsloven § 32b, stk. 1 skal en afgørelse være forsynet med en personlig underskrift eller være udformet på en måde, der sikrer en entydig identifikation af den, som er afsender af afgørelse, og at dokumentet er endeligt.
Hvis afgørelsen sendes pr. brevpost skal den således være forsynet med en personlig underskrift.
Hvis afgørelsen i stedet sendes digitalt til e-Boks, kan kravet om underskrift opfyldes på en anden måde. Kravet om en entydig identifikation kan således opfyldes ved, at navnet på afsenderen af afgørelsen fremgår af afgørelsen. Det skal være det fulde navn, så modtageren kan identificere afsenderen, det er altså ikke nok at skrive initialerne eller enhedens navn. Det er heller ikke nok, at der kun står oplysninger om afsender i kolofonen.
Kravet, om at dokumentet er endeligt, kan opfyldes ved, at dokumentet sendes i et ikke redigerbart filformat som PDF, eller hvis dokumentet gemmes som arkiveret i et ESDH-system (Captia/WorkZone). Modtageren skal således kunne have tillid til, at vedkommende har modtaget en endelig afgørelse og ikke et udkast. Da alle afgørelser sendt med digital post bliver konverteret til PDF filer, er dette krav allerede opfyldt.
Det er således ikke nødvendigt at sætte en indscannet underskrift på, når du sender afgørelser ud, hvis du sørger for, at afsenderen af afgørelsen er identificerbar og afgørelsen sendes med digital post, således at den bliver endeligt.
Inden kravet om underskrift blev lovfæstet i forvaltningsloven, har ombudsmanden tidligere fremhævet 6 hensyn, som begrunder hvorfor afgørelser truffet af en forvaltningsmyndighed, og i princippet også udgående breve fra en forvaltningsmyndighed (altså også breve som ikke indeholder en egentlig afgørelse) i det hele taget skal være forsynet med underskrift eller tydelig identifikation:
Sagen skal behandles så hurtigt, som det er muligt og forsvarligt. Hvis der ikke kan træffes afgørelse i sagen inden for en måned, bør den studerende orienteres om den forventede sagsbehandlingstid. Den studerende skal desuden orienteres, hvis sagens behandling trækker yderligere ud.